Înțelegerea importanței comerciale a implementării software-ului

Achiziționarea unui nou instrument digital va fi întotdeauna o decizie importantă și se gândește mult la alegerea celui potrivit.

Cu toate acestea, nu doar software-ul pe care îl cumpărați, ci și modul în care îl implementați decide dacă rezultatul va fi la fel de reușit pe cât doriți să fie. Cu siguranță nu este la fel de distractiv ca alegerea unui instrument fizic (cui nu-i place un nou ciocan?), dar un plan detaliat de implementare poate face sau distruge succesul fazei dvs. de implementare a software-ului.

Ce este implementarea în software?

În primul rând, pentru a ne asigura că suntem cu toții pe aceeași pagină aici, să cădem de acord despre ce este implementarea software-ului.

În ceea ce privește software-ul de management, faza de implementare vine imediat după încheierea procesului de cumpărare și sunteți gata să începeți să introduceți noua soluție echipei dumneavoastră. Faza de implementare va acoperi intervalul de timp în care compania dumneavoastră va trece de la neutilizarea unui nou software la utilizarea eficientă.

Ca și în cazul oricărui alt instrument de afaceri, nu vă puteți aștepta ca toată lumea să lovească la sol în prima zi; software-ul de afaceri bun este ușor de utilizat, sigur, dar nu este o aplicație gratuită pe care ați descărcat-o dintr-un capriciu.

Instrumentele digitale se pot explica de la sine, dar nu doriți ca echipa dvs. să învețe doar prin încercări și erori. Aici intervine un plan de implementare a software-ului: vei dori ca echipa ta să se obișnuiască să folosească software-ul conform celor mai bune practici recomandate.

Alternativa este ca ei să-și dezvolte propriile metode giratorii și să rămână cu acestea până când baza ta de date se transformă într-o mizerie prost formatată, deoarece nu exista un standard pentru început, sau modelele tale de schimbare sunt peste tot în calendar, deoarece nimeni nu s-a obosit să ștergă toate. conturile de testare „încercare și eroare”.

Din partea dezvoltatorului, este responsabilitatea acestora să creeze un program de instruire pentru implementarea software-ului pentru a ajuta clienții să tranzițieze, fie de la nicio soluție la a lor, fie de la o soluție diferită la una nouă. Dacă acest lucru implică instruire față în față sau prin telefon, acces la o bază de date de cunoștințe cu tutoriale sau videoclipuri de auto-ajutorare, clientul ar trebui să fie conștient de faptul că există costuri asociate cu implementarea asistată.

Diferența dintre implementarea software-ului și lansarea software-ului

De cele mai multe ori, o lansare de software face parte din procesul de dezvoltare a unui nou instrument digital și se deosebește de faza de implementare; este responsabilitatea dezvoltatorului să facă acest lucru frecvent. Acesta din urmă va elabora, de asemenea, un plan de implementare în timpul fazei de lansare a software-ului, acoperind planul de instruire menționat mai sus și eliberând un set de cerințe minime de echipamente pentru a rula software-ul în mod eficient.

9 avantaje ale implementării eficiente a software-ului

Iată nouă avantaje ale implementării software-ului de care ar trebui să fii conștient, mai întâi într-o infografică la îndemână și apoi prezentate mai detaliat mai jos.

1. Eficientizați operațiunile interne și procesele de afaceri

Scopul principal al implementării unui software de management este de a aduce fiecare operațiune pe un singur ecran. Adesea, managerii și liderii de afaceri se luptă să decidă între utilizarea mai multor software pentru fiecare zonă (de exemplu, programarea schimburilor, inventarul, asistența clienților) sau o soluție all-in-one.

Primul permite mai multă flexibilitate și profunzime a funcțiilor, deoarece scopul său este să facă un lucru și să-l facă bine, în timp ce cel de-al doilea poate fi mai accesibil și mai eficient, deoarece utilizatorii nu trebuie să introducă date duble sau să răsfoiască ecranele. În general, companiile mai mici optează pentru mai multe soluții gratuite, în timp ce cele care își propun să se dezvolte sustenabil optează pentru all-in-one plătit.

2. Implementați software cu ușurință pentru noi utilizatori și dispozitive

Unul dintre avantajele de a avea o strategie amănunțită de implementare a software-ului este contabilizarea noilor angajați, precum și upgrade-urile echipamentelor. Nu trebuie să vă bazați pe niciun hardware anume înseamnă că aveți flexibilitatea de a vă dicta propriul echipament, iar noii angajați pot folosi resursele de instruire existente pentru a se familiariza rapid cu instrumentul.

În același timp, puteți face ca anumite programe să fie o cerință atunci când recrutați și să ocoliți această fază dacă soluțiile sunt suficient de comune (de exemplu HubSpot pentru vânzări).

S-ar putea să întâmpinați o oarecare rezistență dacă doriți brusc să introduceți instrumente digitale angajaților mai tradiționali, cum ar fi tehnicienii de service, așa că asigurați-vă că comunicați bine beneficiile și îi instruiți în mod corespunzător pentru a folosi dispozitivele mobile în afaceri.

Potrivit lui Nisha Raghwani, șeful serviciilor clienți la Commusoft:

„Ai fi surprins să vezi că mulți dintre oamenii tradiționali și s-au ferit de tehnologie sunt adesea cei mai ușor de antrenat, deoarece nu au obiceiuri proaste din alte surse. Dar chiar dacă ai venit dintr-un alt software, toată lumea trebuie să prețuiască formarea și să prețuiască ceea ce poți învăța.”

3. Mențineți toate dispozitivele software într-o locație centralizată

Centralizarea datelor înseamnă a avea acces deplin la informațiile despre clienți și angajați, în orice moment, pe un singur ecran. Fără introducere dublă a datelor, fără e-mailuri dus-întors cu diverși angajați, fără colecție de foi de calcul.

Centralizarea informațiilor este unul dintre cele mai mari avantaje ale implementării software-ului deoarece fiecare angajat are acces la aceleași informații, care se actualizează în timp real, reducând astfel potențialul de erori și neînțelegeri. În același timp, echipa ta devine și mai eficientă, deoarece poate elimina documentele redundante și se poate concentra pe alte priorități.

4. Ajută utilizatorii să se conecteze la dispozitive de la distanță

Lucrul de acasă a fost cu siguranță în mintea noastră în ultima vreme, dar ar fi trebuit să fie întotdeauna un subiect, indiferent de circumstanțe. Angajamentul pentru un plan bun de implementare a software-ului va necesita efort, dar va da roade pe termen lung, deoarece angajații dvs. vor avea întotdeauna acces la tabloul de bord de lucru, indiferent de locația lor. A fi capabil să vă conectați pentru a lucra de la distanță înseamnă că productivitatea dvs. nu va avea de suferit în circumstanțe neprevăzute.

Software-ul de gestionare a locurilor de muncă bazat pe cloud înseamnă posibilitatea de a conecta informații de la distanță, totul astfel încât datele să nu fie pur și simplu păstrate într-un singur loc. Cel puțin nu în niciun sistem fizic. În schimb, este stocat în cloud-ul virtual, ceea ce înseamnă că vă puteți accesa informațiile de oriunde în lume, atâta timp cât aveți o conexiune la internet.

Când datele se sincronizează automat cu cloud-ul, vă puteți menține personalul interconectat și la curent cu ceea ce se întâmplă și nu aveți nevoie să vă anunțăm că poate reduce semnificativ timpul pierdut cu neînțelegeri. În plus, este un plus de securitate, vă poate economisi spațiu și se poate dovedi a fi mai ieftin decât trimiterea unei facturi greșite către un client.

5. Permiteți utilizatorilor să instaleze aplicații printr-un portal de autoservire

Transformarea unei provocări într-o oportunitate este cu siguranță calea de urmat atunci când vine vorba de navigarea în circumstanțe dificile, iar permiterea utilizatorilor să instaleze software-ul ei înșiși și pe orice dispozitiv va ajuta cu siguranță. Atâta timp cât utilizați un software cu niveluri de autoritate încorporate (de exemplu, angajat, administrator, manager) care limitează ceea ce pot face anumiți utilizatori, portalurile web cu autoservire sunt o modalitate excelentă de a vă elibera echipa IT.

Dacă soluția digitală aleasă de dvs. trebuie să instaleze orice aplicație direct pe dispozitivele dvs., atunci cel mai bine este ca utilizatorul final să o facă singur. Imaginați-vă dacă ar trebui să instalați manual o aplicație pe fiecare dispozitiv mobil în loc să le cereți pur și simplu oamenilor să viziteze App Store sau Play Store.

6. Automatizați actualizările software

Liderii de afaceri și managerii care au investit în software proprietar vor cunoaște durerea de a trebui să arunce mereu o privire la concurență pentru a se asigura că rămân în frunte. Software-ul proprietar are avantajele sale, deoarece este complet personalizat pentru afacerea dvs., dar odată implementat, este și responsabilitatea dvs. să îl actualizați. Acest lucru, cu excepția cazului în care aveți deja o echipă de dezvoltare de software internă, va avea, desigur, un cost.

Un software disponibil, pe de altă parte, implică un cost continuu, mai degrabă decât o taxă unică, dar responsabilitatea de a ține pasul cu Jones este transferată către furnizor. Acestea fiind spuse, verificați întotdeauna recenziile și actualizările înainte de a vă angaja la o soluție; nu vrei un instrument care nu a fost actualizat de ani de zile.

7. Instruirea în timpul fazei de implementare a software-ului îmbunătățește eficiența

Apropo de recenzii, suntem siguri că nimeni nu mișcă niciun muşchi în lumea afacerilor în aceste zile fără să citească recenzii, dar instruirea software nu pare să fie menționată prea mult în acestea. În timpul fazei de implementare, instruirea software este primordială, în special pentru întreprinderile mici, care nu au echipe IT dedicate la îndemână.

Dacă angajații trebuie să apeleze zilnic la asistență, atunci productivitatea afacerii are de suferit. Includerea instruirii în faza dvs. de implementare nu numai că îi face pe angajați să lucreze la întregul potențial mai rapid, dar îi asigură și că profită la maximum de investiție.

8. Eficiența sporită vă economisește bani pe termen lung

Software-ul adecvat și faza sa de implementare mai extinsă pot împiedica oamenii să investească în instrumente digitale, deoarece reprezintă o presiune suplimentară asupra resurselor lor. Cu toate acestea, în comparație cu aderarea la metodele manuale bazate pe hârtie, câștigurile pe termen lung depășesc cu mult costurile.

De exemplu, acest calculator de economii fără hârtie arată cât de mult poate economisi o companie de servicii prin utilizarea unui software de management. Sigur, s-ar putea să nu faci parte din industria serviciilor, dar introducând propriile costuri de afaceri, poți înțelege potențialul de economii, în ciuda a ceea ce ar putea părea o investiție inițială mare.

9. Configurarea integrărilor relevante de la început

Un alt avantaj al unei faze dedicate de implementare a software-ului este că vă oferă posibilitatea de a lucra împreună cu dezvoltatorul și la implementarea integrărilor. Acest lucru vă asigură că nu va trebui să potriviți o bază de date existentă cu formatul cerut de o integrare care poate necesita timp și multă răbdare.

De exemplu, Sage, software-ul de contabilitate, se integrează cu multe soluții de management și vă poate accelera în mod semnificativ procesul de facturare - atâta timp cât introducerea informațiilor despre clienți urmează liniile directoare ale acestora. Aceasta poate fi, de asemenea, o oportunitate excelentă pentru dvs. de a lua în considerare și alte software-uri noi care pot funcționa împreună cu soluția dvs. de implementare în prezent.

Concluzie

Cu siguranță, mai sunt multe de explorat atunci când vine vorba de angajarea unei soluții software, dar faza de implementare este cu siguranță una cu care nu veți dori să vă zgâriați. În plus, este important să ne uităm și la aspectul uman, deoarece implementarea unui nou instrument poate părea descurajantă pentru angajați dacă nu se simt consultați și nu le lasă ceva timp pentru a se adapta.

Ori de câte ori investiți într-un instrument nou, digital sau de altă natură, rețineți că scopul final este să vă dezvoltați afacerea și să îmbunătățiți procesele care vă rețin acum. Ajustarea KPI-urilor și comunicarea beneficiilor subliniate mai sus cu angajații dvs. vă va ajuta să-i aduceți pe toți pe drumul cel bun și să fie motivați. Una peste alta, implementarea software-ului vă poate face ca pauza să aveți șanse de succes, așa că asigurați-vă că o faceți bine!