فهم أهمية الأعمال لنشر البرامج

سيكون شراء أداة رقمية جديدة دائمًا قرارًا كبيرًا ويفكر كثيرًا في اختيار الأداة المناسبة.

ومع ذلك ، ليس فقط البرنامج الذي تشتريه ، ولكن أيضًا كيفية نشره هو الذي يقرر ما إذا كانت النتيجة ستكون ناجحة كما تريدها. من المؤكد أنها ليست ممتعة مثل اختيار أداة مادية (من لا يحب المطرقة الجديدة؟) ، ولكن خطة النشر التفصيلية يمكن أن تحقق نجاحًا في مرحلة تنفيذ البرنامج أو تفسده.

ما هو النشر في البرنامج؟

أولاً وقبل كل شيء ، للتأكد من أننا جميعًا على نفس الصفحة هنا ، دعنا نتفق على ماهية نشر البرامج.

بقدر ما يذهب برنامج الإدارة ، تأتي مرحلة النشر مباشرة بعد انتهاء عملية الشراء وأنت على استعداد لبدء تقديم الحل الجديد لفريقك. ستغطي مرحلة النشر الفترة الزمنية التي تنتقل فيها شركتك من عدم استخدام برنامج جديد إلى استخدامه بكفاءة.

كما هو الحال مع أي أداة عمل أخرى ، لا يمكنك أن تتوقع أن يبدأ الجميع في العمل في اليوم الأول ؛ برنامج الأعمال الجيد سهل الاستخدام ، بالتأكيد ، لكنه ليس تطبيقًا مجانيًا قمت بتنزيله لمجرد نزوة.

يمكن للأدوات الرقمية أن تشرح نفسها بنفسها ، لكنك لا تريد أن يتعلم فريقك من خلال التجربة والخطأ وحدهما. هذا هو المكان الذي تلعب فيه خطة لنشر البرنامج: ستحتاج إلى أن يعتاد فريقك على استخدام البرنامج وفقًا لأفضل الممارسات الموصى بها.

البديل بالنسبة لهم هو تطوير طرق الالتفاف الخاصة بهم والالتزام بها حتى تتحول قاعدة البيانات الخاصة بك إلى فوضى سيئة التنسيق ، حيث لا يوجد معيار لتبدأ به ، أو أن أنماط التحول الخاصة بك موجودة في التقويم لأنه لم يكلف أحد عناء حذف الكل حسابات اختبار "التجربة والخطأ".

من جانب المطور ، تقع على عاتقه مسؤولية إنشاء جدول تدريب لنشر البرامج لمساعدة العملاء على الانتقال ، إما من عدم وجود حل إلى حلهم أو من حل مختلف إلى حل جديد. إذا كان هذا يتضمن تدريبًا وجهاً لوجه أو عبر الهاتف ، أو الوصول إلى قاعدة بيانات المعرفة مع البرامج التعليمية ، أو مقاطع فيديو المساعدة الذاتية ، فيجب أن يدرك العميل أن هناك تكاليف مرتبطة بالنشر المساعد.

الفرق بين نشر البرامج مقابل إصدار البرامج

في أغلب الأحيان ، يعد إصدار البرنامج جزءًا من عملية تطوير أداة رقمية جديدة ويقف بعيدًا عن مرحلة النشر ؛ تقع على عاتق المطور مسؤولية القيام بذلك بشكل متكرر. سيضع الأخير أيضًا خطة نشر خلال مرحلة إصدار البرنامج ، تغطي خطة التدريب المذكورة أعلاه وتطلق مجموعة من متطلبات المعدات الدنيا لتشغيل البرنامج بشكل فعال.

9 مزايا لنشر البرامج بكفاءة

فيما يلي تسع مزايا لنشر البرنامج يجب أن تكون على دراية بها ، أولاً في رسم بياني مفيد ثم توضيحها بمزيد من التفاصيل أدناه.

1. تبسيط العمليات الداخلية والعمليات التجارية

الغرض الرئيسي من نشر برنامج الإدارة هو عرض كل عملية على شاشة واحدة. في كثير من الأحيان ، يواجه المدراء وقادة الأعمال صعوبة في الاختيار بين استخدام برامج متعددة لكل مجال (مثل جدولة المناوبات ، والمخزون ، وخدمة العملاء) أو حل الكل في واحد.

يسمح الأول بمزيد من المرونة وعمق الميزات نظرًا لأن الغرض منه هو القيام بشيء واحد والقيام به بشكل جيد ، في حين أن الأخير يمكن أن يكون أكثر كفاءة وبأسعار معقولة حيث لا يتعين على المستخدمين القيام بأي إدخال مزدوج للبيانات أو التنقل عبر الشاشات. بشكل عام ، تختار الشركات الصغيرة حلولاً مجانية متعددة ، بينما أولئك الذين يهدفون إلى النمو بشكل مستدام يختارون حلول الكل في واحد المدفوعة.

2. نشر البرامج بسهولة للمستخدمين والأجهزة الجديدة

تتمثل إحدى مزايا وجود إستراتيجية شاملة لنشر البرامج في مراعاة التعيينات الجديدة ، فضلاً عن ترقيات المعدات. عدم الاضطرار إلى الاعتماد على أي جهاز معين يعني أن لديك المرونة في إملاء المعدات الخاصة بك ويمكن للموظفين الجدد الاستفادة من موارد التدريب الحالية من أجل التعرف بسرعة على الأداة.

في الوقت نفسه ، يمكنك بالفعل جعل بعض البرامج أحد المتطلبات عند التوظيف وتجاوز هذه المرحلة إذا كانت الحلول شائعة بدرجة كافية (مثل HubSpot للمبيعات).

قد تواجه بعض المقاومة إذا كنت ترغب فجأة في تقديم أدوات رقمية للموظفين التقليديين ، مثل فنيي الخدمة ، لذا تأكد من توصيل الفوائد جيدًا وتدريبهم بشكل صحيح على استخدام الأجهزة المحمولة للأعمال.

وفقًا لنيشا راغواني ، رئيس خدمات العملاء في Commusoft:

"ستندهش عندما ترى أن الكثير من الأشخاص التقليديين والذين ابتعدوا عن التكنولوجيا غالبًا ما يكونون الأسهل تدريبًا لأنهم ليس لديهم أي عادات سيئة من مصادر أخرى. ولكن حتى لو كنت قد أتيت من برنامج آخر ، يحتاج الجميع إلى تقدير التدريب وتقدير ما يمكنك تعلمه ".

3. الحفاظ على جميع أجهزة البرامج في موقع مركزي

تعني مركزية البيانات الوصول الكامل إلى معلومات العملاء والموظفين ، في جميع الأوقات ، على شاشة واحدة. لا يوجد إدخال مزدوج للبيانات ، ولا رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا مع العديد من الموظفين ، ولا مجموعة من جداول البيانات.

مركزية المعلومات هي واحدة من أكبر مزايا نشر البرامج لأن كل موظف لديه حق الوصول إلى نفس المعلومات ، والتي يتم تحديثها في الوقت الفعلي ، وبالتالي تقليل احتمالية الأخطاء وسوء الفهم. في الوقت نفسه ، يصبح فريقك أيضًا أكثر كفاءة لأنه يمكنه قطع الأعمال الورقية الزائدة والتركيز على الأولويات الأخرى.

4. مساعدة المستخدمين على الاتصال بالأجهزة عن بعد

لقد كان العمل من المنزل بالتأكيد في أذهاننا مؤخرًا ولكن كان يجب أن يكون دائمًا موضوعًا بغض النظر عن الظروف. يتطلب الالتزام بخطة نشر جيدة للبرامج جهدًا ولكنه سيؤتي ثماره على المدى الطويل ، حيث سيتمكن موظفوك دائمًا من الوصول إلى لوحة معلومات العمل الخاصة بهم ، بغض النظر عن موقعهم. القدرة على الاتصال بالعمل عن بُعد تعني أن إنتاجيتك لن تتأثر في ظروف غير متوقعة.

تدور برامج إدارة الوظائف المستندة إلى السحابة حول القدرة على توصيل المعلومات عن بُعد ، كل ذلك بحيث لا يتم الاحتفاظ بالبيانات في مكان واحد. على الأقل ليس في أي نظام فيزيائي واحد. بدلاً من ذلك ، يتم تخزينها في السحابة الافتراضية ، مما يعني أنه يمكنك الوصول إلى معلوماتك من أي مكان في العالم طالما لديك اتصال بالإنترنت.

عندما تتم مزامنة البيانات تلقائيًا مع السحابة ، يمكنك إبقاء موظفيك متصلين ومطلعين على ما يحدث ولا تحتاج منا لإعلامك بأن ذلك يمكن أن يقلل بشكل كبير من مقدار الوقت الضائع في سوء الفهم. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يوفر أمانًا إضافيًا ، ويمكن أن يوفر لك مساحة ، ويمكن أن يصبح أرخص من إرسال فاتورة خاطئة إلى العميل.

5. السماح للمستخدمين بتثبيت التطبيقات عبر بوابة الخدمة الذاتية

إن تحويل التحدي إلى فرصة هو بالتأكيد السبيل للذهاب عندما يتعلق الأمر بالتنقل في الظروف الصعبة ، والسماح للمستخدمين بتثبيت البرامج بأنفسهم وعلى أي جهاز سيساعد بالتأكيد. طالما أنك تستخدم برنامجًا بمستويات سلطة مضمنة (مثل الموظف والمسؤول والمدير) التي تحد من ما يمكن أن يفعله بعض المستخدمين ، فإن بوابات الويب ذاتية الخدمة هي طريقة رائعة للتخلص من أعباء فريق تكنولوجيا المعلومات لديك.

إذا كان الحل الرقمي الذي اخترته يحتاج إلى تثبيت أي تطبيق مباشرة على أجهزتك ، فمن الأفضل أن يقوم المستخدم النهائي بذلك بنفسه. تخيل لو اضطررت إلى تثبيت تطبيق يدويًا على كل جهاز محمول بدلاً من مجرد مطالبة الأشخاص بزيارة App Store أو Play Store.

6. أتمتة تحديثات البرامج

سيعرف قادة الأعمال والمديرون الذين استثمروا في البرمجيات الاحتكارية ألم الاضطرار دائمًا إلى إلقاء نظرة خاطفة على المنافسة للتأكد من استمرارهم في الصدارة. تتميز البرامج الاحتكارية بمزاياها ، حيث إنها مخصصة بالكامل لعملك ، ولكن بمجرد نشرها ، تقع على عاتقك أيضًا مسؤولية تحديثها. هذا ، ما لم يكن لديك بالفعل فريق تطوير برمجيات داخلي ، فسيكون لك ثمنًا طبيعيًا.

من ناحية أخرى ، ينطوي البرنامج الجاهز على تكلفة مستمرة ، وليس رسومًا لمرة واحدة ، ولكن يتم تحويل مسؤولية مواكبة الجيران إلى المزود. ومع ذلك ، تحقق دائمًا من المراجعات والتحديثات قبل الالتزام بالحل ؛ لا تريد أداة لم يتم تحديثها منذ سنوات.

7. التدريب أثناء مرحلة نشر البرنامج يحسن الكفاءة

عند الحديث عن المراجعات ، نحن على يقين من أنه لا أحد يتحرك بقوة في عالم الأعمال هذه الأيام دون قراءة المراجعات ، ولكن لا يبدو أن التدريب على البرامج مذكور كثيرًا في هذه. أثناء مرحلة النشر ، يعد التدريب على البرامج أمرًا بالغ الأهمية ، خاصة للشركات الصغيرة ، التي ليس لديها فرق مخصصة لتكنولوجيا المعلومات في متناول اليد.

إذا اضطر الموظفون إلى الاتصال بالدعم يوميًا ، فستتأثر إنتاجية العمل. لا يؤدي تضمين التدريب في مرحلة النشر إلى جعل الموظفين يعملون بكامل طاقتهم بشكل أسرع فحسب ، بل يضمن أيضًا تحقيق أقصى استفادة من الاستثمار.

8. الكفاءة المتزايدة توفر لك المال على المدى الطويل

يمكن أن تؤدي البرامج المناسبة ومرحلة النشر الأكثر شمولاً إلى إبعاد الأشخاص عن الاستثمار في الأدوات الرقمية نظرًا لأنها تشكل ضغطًا إضافيًا على مواردهم. ومع ذلك ، مقارنة بالالتزام بالطرق اليدوية الورقية ، فإن الأرباح طويلة المدى تفوق التكاليف بكثير.

على سبيل المثال ، تُظهر حاسبة المدخرات غير الورقية هذه المقدار الذي يمكن أن توفره شركة الخدمات من خلال استخدام برامج الإدارة. بالتأكيد ، قد لا تكون في صناعة الخدمات ، ولكن من خلال إدخال تكاليف عملك الخاص ، يمكنك فهم إمكانات المدخرات ، على الرغم مما قد يبدو أنه استثمار أولي كبير.

9. إعداد عمليات التكامل ذات الصلة من البداية

ميزة أخرى لوجود مرحلة مخصصة لنشر البرامج هي أنها تمنحك الفرصة للعمل مع المطور على تنفيذ عمليات الدمج أيضًا. هذا يضمن أنك لن تضطر في النهاية إلى مطابقة قاعدة بيانات موجودة بالتنسيق المطلوب من خلال التكامل الذي قد يستغرق وقتًا وكثيرًا من الصبر.

على سبيل المثال ، يتكامل برنامج المحاسبة Sage مع العديد من حلول الإدارة ويمكنه تسريع عملية الفواتير بشكل كبير - طالما أن إدخال معلومات العميل يتبع إرشاداتهم. يمكن أن تكون هذه أيضًا فرصة ممتازة لك للنظر في برامج جديدة أخرى يمكنها العمل جنبًا إلى جنب مع حل النشر الخاص بك حاليًا.

استنتاج

من المؤكد أنه لا يزال هناك الكثير لاستكشافه عندما يتعلق الأمر بالالتزام بحل برمجي ، ولكن مرحلة النشر هي بالتأكيد مرحلة لن ترغب في الاستغناء عنها. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم النظر إلى الجانب الإنساني أيضًا ، لأن تطبيق أداة جديدة قد يبدو أمرًا شاقًا للموظفين إذا لم يشعروا بالاستشارة وسمحوا لبعض الوقت للتكيف.

عندما تستثمر في أداة جديدة ، رقمية أو غير ذلك ، ضع في اعتبارك أن الهدف النهائي هو تنمية عملك وتحسين العمليات التي تعيقك الآن. سيساعدك تعديل مؤشرات الأداء الرئيسية وتوصيل الفوائد الموضحة أعلاه مع موظفيك في جعل الجميع على المسار الصحيح وتحفيزهم. بشكل عام ، يمكن أن يؤدي نشر البرامج إلى كسر فرص نجاحك ، لذا تأكد من قيامك بذلك بشكل جيد!