ソフトウェア展開のビジネス上の重要性を理解する

新しいデジタル ツールを購入することは常に大きな決断であり、適切なツールを選択するには多くの検討が必要です。

ただし、どのソフトウェアを購入するかだけでなく、それをどのように展開するかによって、結果が期待どおりに成功するかどうかが決まります。 確かに、物理的なツールを選択するのは楽しいことではありませんが (新しいハンマーが好きではない人はいますか?)、詳細な展開計画は、ソフトウェアの実装フェーズの成功を左右する可能性があります。

ソフトウェアでの展開とは?

何よりもまず、ここで全員が同じページにいることを確認するために、ソフトウェアの展開とは何かについて合意しましょう。

管理ソフトウェアに関する限り、購入プロセスが終了した直後に導入フェーズが始まり、チームに新しいソリューションを導入する準備が整います。 展開フェーズでは、会社が新しいソフトウェアを使用しない状態から効率的に使用するまでの期間をカバーします。

他のビジネス ツールと同様に、全員が初日に作業を開始できるとは期待できません。 優れたビジネス ソフトウェアは確かにユーザー フレンドリーですが、気まぐれにダウンロードした無料のアプリではありません。

デジタル ツールは一目瞭然ですが、試行錯誤だけでチームが学習することは望ましくありません。 ここで、ソフトウェア展開の計画を立てます。推奨されるベスト プラクティスに従って、チームがソフトウェアの使用に慣れる必要があります。

別の方法としては、彼らが独自のラウンドアバウト方式を開発し、そもそも標準がなかったためにデータベースが不適切にフォーマットされた混乱になるまで、またはシフトパターンがカレンダー全体に及ぶまで、これらを使い続けることです。 「試行錯誤」のテストアカウント。

開発者側では、ソフトウェア展開トレーニング スケジュールを作成して、顧客がソリューションがない状態から独自のソリューションに移行するか、別のソリューションから新しいソリューションに移行するのを支援する責任があります。 これが、対面または電話によるトレーニング、チュートリアル付きのナレッジ データベースへのアクセス、またはセルフ ヘルプ ビデオへのアクセスを意味する場合、顧客は、支援された展開に関連するコストがあることに注意する必要があります。

ソフトウェア展開とソフトウェア リリースの違い

多くの場合、ソフトウェア リリースは新しいデジタル ツールの開発プロセスの一部であり、展開フェーズとは別のものです。 これを頻繁に行うのは開発者の責任です。 後者は、ソフトウェア リリース フェーズ中に展開計画を考案し、前述のトレーニング計画をカバーし、ソフトウェアを効果的に実行するための一連の最小機器要件をリリースします。

効率的なソフトウェア展開の 9 つの利点

ここでは、知っておくべきソフトウェア展開の 9 つの利点を紹介します。最初は便利なインフォグラフィックで、次に詳しく説明します。

1. 社内業務と業務プロセスの合理化

管理ソフトウェアを展開する主な目的は、すべての操作を 1 つの画面にまとめることです。 多くの場合、マネージャーやビジネス リーダーは、各領域 (シフト スケジューリング、在庫管理、カスタマー ケアなど) に複数のソフトウェアを使用するか、オールインワン ソリューションを使用するかの決定に苦労します。

前者は、目的が 1 つのことを適切に実行することであるため、柔軟性と機能の深さを高めることができます。一方、後者は、ユーザーが二重のデータ入力を行ったり、画面をめくったりする必要がないため、より手頃で効率的です。 一般的に言えば、小規模な企業は複数の無料ソリューションを選択しますが、持続的な成長を目指す企業は有料のオールインワンを選択します.

2. 新しいユーザーとデバイスにソフトウェアを簡単に展開する

徹底したソフトウェア展開戦略を持つ利点の 1 つは、新規雇用と機器のアップグレードを考慮することです。 特定のハードウェアに依存する必要がないということは、独自の機器を柔軟に指示できることを意味し、新規採用者は既存のトレーニング リソースを利用してツールにすばやく慣れることができます。

同時に、ソリューションが十分に一般的である場合は、採用時に特定のソフトウェアを実際に要件にして、このフェーズをバイパスすることができます (例: 営業用の HubSpot)。

サービス技術者などの従来型の従業員にデジタル ツールを突然導入したい場合、多少の抵抗に遭遇する可能性があります。そのため、そのメリットを十分に伝え、ビジネスでモバイル デバイスを使用するように適切にトレーニングするようにしてください。

Commusoft のクライアント サービス責任者である Nisha Raghwani 氏は次のように述べています。

「伝統的でテクノロジーを敬遠している多くの人々は、他のソースからの悪い習慣を持っていないため、トレーニングが最も簡単であることが多いことに驚かれることでしょう. しかし、あなたが別のソフトウェアから来たとしても、誰もがトレーニングを大切にし、あなたが学べることを大切にする必要があります。」

3. すべてのソフトウェア デバイスを一元管理する

データの一元化とは、顧客と従業員の情報にいつでも 1 つの画面から完全にアクセスできることを意味します。 二重のデータ入力、さまざまな従業員とのメールのやり取り、スプレッドシートの収集はありません。

情報を一元化することは、ソフトウェアを展開する最大の利点の 1 つです。これは、すべての従業員がリアルタイムで更新される同じ情報にアクセスできるため、エラーや誤解の可能性が減少するためです。 同時に、冗長な事務処理を削減し、他の優先事項に集中できるため、チームの効率も向上します。

4. ユーザーがリモートでデバイスに接続できるようにする

在宅勤務は間違いなく最近私たちの頭の中にありますが、状況に関係なく常に話題にすべきでした. 優れたソフトウェア導入計画を立てるには努力が必要ですが、従業員は場所に関係なく常に自分の作業ダッシュボードにアクセスできるため、長期的には報われます。 リモートで仕事に接続できるということは、不測の事態が発生しても生産性が損なわれないことを意味します。

クラウドベースのジョブ管理ソフトウェアは、情報をリモートで接続できるようにするためのものであり、データが単に 1 か所に保持されるだけではありません。 少なくとも、どの物理システムにもありません。 代わりに、仮想クラウドに保存されます。つまり、インターネットに接続している限り、世界中のどこからでも情報にアクセスできます。

データがクラウドと自動的に同期されると、スタッフが相互にリンクされ、何が起こっているかを最新の状態に保つことができ、誤解に費やされる時間を大幅に減らすことができることを知らせる必要がなくなります. さらに、セキュリティが強化され、スペースを節約でき、間違った請求書を顧客に送信するよりも安くなる可能性があります.

5. ユーザーがセルフサービス ポータル経由でアプリケーションをインストールできるようにする

課題を機会に変えることは、困難な状況を切り抜けていく上で間違いなく進むべき道であり、ユーザーがソフトウェアを自分で任意のデバイスにインストールできるようにすることは間違いなく役に立ちます。 特定のユーザーができることを制限する権限レベル (従業員、管理者、マネージャーなど) が組み込まれたソフトウェアを使用している限り、セルフサービス Web ポータルは IT チームの負担を軽減する優れた方法です。

選択したデジタル ソリューションでアプリケーションをデバイスに直接インストールする必要がある場合は、エンド ユーザーが自分でインストールするのが最善です。 単純に App Store や Play Store にアクセスするように求めるのではなく、各モバイル デバイスにアプリを手動でインストールする必要がある場合を想像してみてください。

6. ソフトウェアの更新を自動化する

プロプライエタリ ソフトウェアに投資してきたビジネス リーダーやマネージャーは、常に競争相手をのぞき見して優位に立っていることを確認しなければならないことの苦痛を知っているでしょう。 独自のソフトウェアには、ビジネスに合わせて完全にカスタマイズできるという利点がありますが、展開した後は、ソフトウェアを更新する責任もあります。 すでに社内にソフトウェア開発チームを持っていない限り、これには当然コストがかかります。

一方、既製のソフトウェアは、1 回限りの料金ではなく、継続的なコストを意味しますが、Jones についていく責任はプロバイダーに移されます。 そうは言っても、解決策を実行する前に、常にレビューと更新を確認してください。 何年も更新されていないツールは必要ありません。

7. ソフトウェア導入段階でのトレーニングにより効率が向上

レビューといえば、最近のビジネスの世界では、レビューを読まずに筋肉を動かす人はいないと確信していますが、ソフトウェア トレーニングについてはあまり言及されていないようです。 展開段階では、特に専任の IT チームを持たない中小企業にとっては、ソフトウェア トレーニングが最も重要です。

従業員が毎日サポートに電話しなければならない場合、ビジネスの生産性が低下します。 導入フェーズにトレーニングを含めることで、従業員がより迅速に最大限の能力を発揮できるようになるだけでなく、投資を最大限に活用できるようになります。

8. 効率の向上により、長期的にはコストを節約できます

適切なソフトウェアとそのより広範な展開フェーズは、リソースへの負担が増えるため、デジタル ツールへの投資を遠ざける可能性があります。 ただし、紙ベースの手動の方法に固執する場合と比較すると、長期的な収益はコストをはるかに上回ります。

たとえば、このペーパーレス節約計算機は、管理ソフトウェアの展開を使用してサービス ビジネスがどれだけ節約できるかを示しています。 確かに、あなたはサービス業界にいるわけではないかもしれませんが、自分のビジネス コストを入力することで、大きな初期投資のように見えるかもしれませんが、節約の可能性を理解できます。

9. 最初から関連する統合を設定する

専用のソフトウェア展開フェーズを持つことのもう 1 つの利点は、開発者と協力して統合の実装を行う機会が得られることです。 これにより、統合に必要なフォーマットに既存のデータベースを一致させる必要がなくなります。統合には時間と忍耐が必要です。

たとえば、会計ソフトウェアである Sage は、多くの管理ソリューションと統合されており、顧客情報の入力がガイドラインに従っている限り、請求プロセスを大幅にスピードアップできます。 これは、現在展開しているソリューションと連携できる他の新しいソフトウェアを検討する絶好の機会でもあります。

結論

ソフトウェア ソリューションへの取り組みに関しては、探求すべきことがたくさん残っていることは確かですが、デプロイ フェーズは、けちをしたくないフェーズであることは間違いありません。 さらに、人的側面にも目を向けることが重要です。なぜなら、新しいツールを実装することは、従業員が相談を受け、調整する時間がないと感じた場合、気が遠くなるように見えるからです。

デジタルであろうとなかろうと、新しいツールに投資するときはいつでも、最終的な目標はビジネスを成長させ、現在あなたを妨げているプロセスを改善することであることを忘れないでください. KPI を調整し、上記のメリットを従業員に伝えることで、全員が順調に進み、やる気を引き出すことができます。 全体として、ソフトウェアの展開は成功のチャンスを生む可能性があるため、うまく展開していることを確認してください。