Yazılım Dağıtımının İş İçin Önemini Anlamak

Yeni bir dijital araç satın almak her zaman büyük bir karar olacak ve doğru olanı seçmek için çokça düşünülecek.

Ancak, yalnızca hangi yazılımı satın aldığınız değil, aynı zamanda sonucun istediğiniz kadar başarılı olup olmayacağına karar veren onu nasıl dağıttığınızdır. Kesinlikle fiziksel bir araç seçmek kadar eğlenceli değil (kim yeni bir çekici sevmez ki?), ancak ayrıntılı bir dağıtım planı, yazılım uygulama aşamanızın başarısını sağlayabilir veya bozabilir.

Yazılımda dağıtım nedir?

Her şeyden önce, burada hepimizin aynı sayfada olduğundan emin olmak için, yazılım dağıtımının ne olduğu konusunda anlaşalım.

Yönetim yazılımı söz konusu olduğunda, dağıtım aşaması, satın alma süreci tamamlandıktan hemen sonra gelir ve yeni çözümü ekibinize tanıtmaya başlamaya hazırsınız. Dağıtım aşaması, şirketinizin yeni bir yazılımı kullanmamaktan onu verimli bir şekilde kullanmaya geçeceği zaman aralığını kapsayacaktır.

Diğer herhangi bir iş aracında olduğu gibi, ilk gün herkesin işe koyulmasını bekleyemezsiniz; İyi bir iş yazılımı elbette kullanıcı dostudur, ancak bir hevesle indirdiğiniz ücretsiz bir uygulama değildir.

Dijital araçlar kendi kendini açıklayıcı olabilir, ancak ekibinizin yalnızca deneme yanılma yoluyla öğrenmesini istemezsiniz. Yazılım dağıtımı için bir plana sahip olmanın devreye girdiği yer burasıdır: Ekibinizin yazılımı önerilen en iyi uygulamalara göre kullanmaya alışmasını isteyeceksiniz.

Bunun alternatifi, kendi dolambaçlı yöntemlerini geliştirmeleri ve veritabanınız kötü biçimlendirilmiş bir karmaşaya dönüşene kadar bunlara bağlı kalmaktır, çünkü başlangıçta bir standart yoktur veya vardiya kalıplarınız takvimin her yerindedir, çünkü kimse hepsini silmekle uğraşmamıştır. 'deneme yanılma' test hesapları.

Geliştirici tarafında, müşterilerin çözümsüz durumdan kendi çözümlerine veya farklı bir çözümden yeni bir çözüme geçişlerine yardımcı olacak bir yazılım dağıtım eğitim programı oluşturmak onların sorumluluğundadır. Bu, yüz yüze veya telefonla eğitim, öğreticiler veya kendi kendine yardım videoları içeren bir bilgi veritabanına erişim gerektiriyorsa, müşteri, destekli dağıtımla ilişkili maliyetlerin olduğunun farkında olmalıdır.

Yazılım dağıtımı ile yazılım sürümü arasındaki fark

Çoğu zaman, bir yazılım sürümü , yeni bir dijital aracın geliştirme sürecinin bir parçasıdır ve dağıtım aşamasından ayrıdır; Bunu sık sık yapmak geliştiricinin sorumluluğundadır. İkincisi ayrıca, yazılımın yayın aşaması sırasında, yukarıda belirtilen eğitim planını kapsayan ve yazılımı etkin bir şekilde çalıştırmak için bir dizi minimum ekipman gereksinimini serbest bırakan bir dağıtım planı tasarlayacaktır.

Verimli yazılım dağıtımının 9 avantajı

İşte, önce kullanışlı bir infografikte ve daha sonra aşağıda daha ayrıntılı olarak ortaya konan, yazılım dağıtımının farkında olmanız gereken dokuz avantajı.

1. Şirket içi operasyonları ve iş süreçlerini kolaylaştırın

Bir yönetim yazılımı dağıtmanın temel amacı, her işlemi tek bir ekrana getirmektir. Çoğu zaman, yöneticiler ve iş liderleri, her alan için birden fazla yazılım (örneğin vardiya planlaması, envanter, müşteri hizmetleri) kullanma veya hepsi bir arada bir çözüm arasında karar vermekte zorlanırlar.

İlki, amacı bir şeyi yapmak ve onu iyi yapmak olduğundan, daha fazla esneklik ve özellik derinliği sağlarken, ikincisi, kullanıcıların herhangi bir çift veri girişi yapması veya ekranlar arasında geçiş yapması gerekmediğinden daha uygun fiyatlı ve verimli olabilir. Genel olarak konuşursak, daha küçük şirketler birden fazla ücretsiz çözümü tercih ederken, sürdürülebilir bir şekilde büyümeyi hedefleyenler ücretli hepsi bir arada ürünü tercih ediyor.

2. Yazılımı yeni kullanıcılara ve cihazlara kolayca dağıtın

Kapsamlı bir yazılım dağıtım stratejisine sahip olmanın avantajlarından biri, yeni işe alımların yanı sıra ekipman yükseltmelerini de hesaba katmaktır. Belirli bir donanıma güvenmek zorunda kalmamanız, kendi ekipmanınızı dikte etme esnekliğine sahip olduğunuz anlamına gelir ve yeni işe alınanlarınız, araca hızlı bir şekilde alışmak için mevcut eğitim kaynaklarından yararlanabilir.

Aynı zamanda, işe alım sırasında belirli yazılımları gerçekten bir gereklilik haline getirebilir ve çözümler yeterince yaygınsa (örneğin satış için HubSpot) bu aşamayı atlayabilirsiniz.

Servis teknisyenleri gibi daha geleneksel çalışanlara birdenbire dijital araçları tanıtmak isterseniz bir miktar dirençle karşılaşabilirsiniz.

Commusoft Müşteri Hizmetleri Başkanı Nisha Raghwani'ye göre:

"Geleneksel olan ve teknolojiden bir şekilde uzak duran pek çok insanın, başka kaynaklardan gelen kötü alışkanlıkları olmadığı için eğitilmesi en kolay insanlar olduğunu görünce şaşıracaksınız. Ancak başka bir yazılım parçasından gelmiş olsanız bile, herkesin eğitime ve öğrenebileceklerinize değer vermesi gerekir.”

3. Tüm yazılım cihazlarını merkezi bir konumda koruyun

Veri merkezileştirme, müşteri ve çalışan bilgilerine her zaman tek bir ekranda tam erişim anlamına gelir. Çift veri girişi yok, çeşitli çalışanlarla ileri geri e-posta gönderme yok, elektronik tablo koleksiyonu yok.

Bilgiyi merkezileştirmek, yazılım dağıtmanın en büyük avantajlarından biridir, çünkü her çalışan aynı bilgiye gerçek zamanlı olarak güncellenir ve böylece hata ve yanlış anlama olasılığını azaltır. Aynı zamanda ekibiniz daha verimli hale gelir çünkü gereksiz evrak işlerini kesip diğer önceliklere odaklanabilirler.

4. Kullanıcıların cihazlara uzaktan bağlanmasına yardımcı olun

Evden çalışmak son zamanlarda kesinlikle aklımızdaydı ama şartlar ne olursa olsun her zaman gündemimizde olmalıydı. İyi bir yazılım dağıtım planına bağlı kalmak çaba gerektirecektir, ancak uzun vadede işe yarayacaktır, çünkü çalışanlarınız konumlarından bağımsız olarak her zaman iş kontrol panellerine erişebileceklerdir. İşe uzaktan bağlanabilmek, öngörülemeyen durumlarda üretkenliğinizin zarar görmeyeceği anlamına gelir.

Bulut tabanlı iş yönetimi yazılımı, verilerin tek bir yerde tutulmaması için bilgileri uzaktan bağlayabilmekle ilgilidir. En azından herhangi bir fiziksel sistemde değil. Bunun yerine sanal bulutta depolanır, bu da internet bağlantınız olduğu sürece dünyanın her yerinden bilgilerinize erişebileceğiniz anlamına gelir.

Veriler bulutla otomatik olarak senkronize edildiğinde, çalışanlarınızı neler olup bittiğiyle bağlantılı ve güncel tutabilirsiniz ve bunun yanlış anlamalara harcanan zamanı önemli ölçüde azaltabileceğini size bildirmemize gerek yoktur. Ek olarak, ek güvenlik sağlar, size yerden tasarruf sağlayabilir ve bir müşteriye yanlış fatura göndermekten daha ucuz olabilir.

5. Kullanıcıların bir self servis portalı aracılığıyla uygulamaları yüklemesine izin verin

Zor koşullarda gezinmek söz konusu olduğunda, bir zorluğu fırsata dönüştürmek kesinlikle gidilecek yoldur ve kullanıcıların yazılımı kendilerine ve herhangi bir cihaza yüklemelerine izin vermek kesinlikle yardımcı olacaktır. Belirli kullanıcıların yapabileceklerini sınırlayan yerleşik yetki düzeylerine (örneğin çalışan, yönetici, yönetici) sahip bir yazılım kullandığınız sürece, self servis web portalları BT ekibinizin yükünü hafifletmenin harika bir yoludur.

Seçtiğiniz dijital çözümün herhangi bir uygulamayı doğrudan cihazlarınıza yüklemesi gerekiyorsa, son kullanıcının bunu kendisinin yapması en iyisidir. İnsanlardan App Store'u veya Play Store'u ziyaret etmelerini istemek yerine her bir mobil cihaza manuel olarak bir uygulama yüklemeniz gerekip gerekmediğini hayal edin.

6. Yazılım güncellemelerini otomatikleştirin

Tescilli yazılıma yatırım yapan iş liderleri ve yöneticiler, önde olduklarından emin olmak için her zaman rekabete bakmanın acısını bilirler. Tescilli yazılımın avantajları vardır, çünkü tamamen işinize göre özelleştirilmiştir, ancak bir kez dağıtıldıktan sonra onu güncellemek de sizin sorumluluğunuzdadır. Bu, halihazırda şirket içinde bir yazılım geliştirme ekibiniz yoksa, doğal olarak bir maliyeti olacaktır.

Öte yandan, kullanıma hazır bir yazılım, tek seferlik bir ücret yerine sürekli bir maliyet anlamına gelir, ancak Jones'lara ayak uydurma sorumluluğu sağlayıcıya geçer. Bununla birlikte, bir çözüme karar vermeden önce her zaman incelemeleri ve güncellemeleri kontrol edin; yıllardır güncellenmemiş bir araç istemezsiniz.

7. Yazılım devreye alma aşamasında eğitim, verimliliği artırır

İncelemelerden bahsetmişken, bugünlerde iş dünyasında kimsenin incelemeleri okumadan bir kasını kıpırdatmadığına eminiz, ancak bunlarda yazılım eğitiminden pek bahsedilmiyor gibi görünüyor. Dağıtım aşamasında, özellikle ellerinde özel BT ekipleri olmayan küçük işletmeler için yazılım eğitimi çok önemlidir.

Çalışanların günlük olarak desteğe başvurmaları gerekiyorsa, iş verimliliği düşer. Dağıtım aşamanıza eğitimi dahil etmek, çalışanların tam potansiyelde daha hızlı çalışmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yatırımdan en iyi şekilde yararlanmalarını sağlar.

8. Artan verimlilik, uzun vadede paradan tasarruf etmenizi sağlar

Doğru yazılım ve daha kapsamlı dağıtım aşaması, kaynakları üzerinde ek bir yük oluşturduğundan, insanları dijital araçlara yatırım yapmaktan alıkoyabilir. Bununla birlikte, kağıt tabanlı, manuel yöntemlere bağlı kalmakla karşılaştırıldığında, uzun vadeli kazançlar maliyetlerden çok daha ağır basmaktadır.

Örneğin, bu kağıtsız tasarruf hesaplayıcısı, bir hizmet şirketinin yönetim yazılımı kullanarak ne kadar tasarruf edebileceğini gösterir. Elbette hizmet sektöründe olmayabilirsiniz, ancak kendi işletme maliyetlerinizi girerek, büyük bir ilk yatırım gibi görünse de tasarruf potansiyelini anlayabilirsiniz.

9. Hareket halindeyken ilgili entegrasyonları ayarlama

Özel bir yazılım dağıtım aşamasına sahip olmanın bir başka avantajı da, entegrasyonların uygulanmasında geliştiriciyle birlikte çalışma fırsatı vermesidir. Bu, zaman ve çok sabır gerektirebilecek bir entegrasyonun gerektirdiği formatla mevcut bir veritabanını eşleştirmek zorunda kalmamanızı sağlar.

Örneğin, muhasebe yazılımı olan Sage, birçok yönetim çözümüyle entegre olur ve müşteri bilgileri girdiniz onların yönergelerine uyduğu sürece faturalama sürecinizi önemli ölçüde hızlandırabilir. Bu aynı zamanda, şu anda dağıtılan çözümünüzle birlikte çalışabilecek diğer yeni yazılımları değerlendirmeniz için mükemmel bir fırsat olabilir.

Çözüm

Bir yazılım çözümünü taahhüt etmek söz konusu olduğunda kesinlikle keşfedilecek çok şey var, ancak dağıtım aşaması kesinlikle gözden kaçırmak istemeyeceğiniz bir aşamadır. Ek olarak, insan yönüne de bakmak önemlidir, çünkü yeni bir araç uygulamak, kendilerine danışılmadığını ve uyum sağlamaları için biraz zaman tanınmadığı takdirde çalışanlar için göz korkutucu görünebilir.

Dijital veya başka bir şekilde yeni bir araca yatırım yaptığınızda, nihai hedefin işinizi büyütmek ve sizi şu anda engelleyen süreçleri iyileştirmek olduğunu unutmayın. KPI'ları ayarlamak ve yukarıda özetlenen faydaları çalışanlarınızla paylaşmak, herkesi doğru yolda ve motive etmenize yardımcı olacaktır. Sonuç olarak, yazılım dağıtımı başarı şansınızı kırabilir, bu yüzden bunu iyi yaptığınızdan emin olun!