Memahami Pentingnya Bisnis dari Penerapan Perangkat Lunak

Membeli alat digital baru akan selalu menjadi keputusan besar dan banyak pertimbangan untuk memilih yang tepat.

Namun bukan hanya perangkat lunak apa yang Anda beli, tetapi juga bagaimana Anda menerapkannya yang menentukan apakah hasilnya akan sesukses yang Anda inginkan. Ini tentu tidak semenyenangkan memilih alat fisik (siapa yang tidak suka palu baru?), Tetapi rencana penerapan yang terperinci dapat membuat atau menghancurkan keberhasilan fase implementasi perangkat lunak Anda.

Apa itu penyebaran dalam perangkat lunak?

Pertama dan terpenting, untuk memastikan bahwa kita semua berada di halaman yang sama di sini, mari kita sepakati apa itu penerapan perangkat lunak.

Sejauh perangkat lunak manajemen berjalan, fase penerapan datang tepat setelah proses pembelian selesai dan Anda siap untuk mulai memperkenalkan solusi baru kepada tim Anda. Fase penyebaran akan mencakup rentang waktu di mana perusahaan Anda akan beralih dari tidak menggunakan perangkat lunak baru menjadi menggunakannya secara efisien.

Seperti halnya alat bisnis lainnya, Anda tidak dapat mengharapkan semua orang mulai bekerja pada hari pertama; perangkat lunak bisnis yang baik tentu saja ramah pengguna, tetapi ini bukan aplikasi gratis yang Anda unduh secara tiba-tiba.

Alat digital bisa cukup jelas, tetapi Anda tidak ingin tim Anda belajar melalui coba-coba saja. Di sinilah memiliki rencana untuk penyebaran perangkat lunak berperan: Anda ingin tim Anda terbiasa menggunakan perangkat lunak sesuai dengan praktik terbaik yang disarankan.

Alternatifnya adalah bagi mereka untuk mengembangkan metode bundaran mereka sendiri dan tetap dengan ini sampai database Anda berubah menjadi berantakan yang diformat dengan buruk, karena tidak ada standar untuk memulai, atau pola shift Anda ada di seluruh kalender karena tidak ada yang peduli untuk menghapus semua akun uji 'coba-coba'.

Di pihak pengembang, merupakan tanggung jawab mereka untuk membuat jadwal pelatihan penerapan perangkat lunak untuk membantu transisi pelanggan, baik dari tidak ada solusi ke solusi mereka atau dari solusi berbeda ke solusi baru. Jika ini menyiratkan pelatihan tatap muka atau telepon, akses ke basis data pengetahuan dengan tutorial, atau video swadaya, pelanggan harus menyadari bahwa ada biaya yang terkait dengan penerapan berbantuan.

Perbedaan antara penyebaran perangkat lunak vs. rilis perangkat lunak

Lebih sering daripada tidak, rilis perangkat lunak adalah bagian dari proses pengembangan alat digital baru dan berdiri terpisah dari fase penyebaran; itu adalah tanggung jawab pengembang untuk sering melakukan ini. Yang terakhir juga akan menyusun rencana penyebaran selama fase rilis perangkat lunak, yang mencakup rencana pelatihan yang disebutkan di atas dan merilis serangkaian persyaratan peralatan minimum untuk menjalankan perangkat lunak secara efektif.

9 keuntungan dari penyebaran perangkat lunak yang efisien

Berikut adalah sembilan keuntungan penerapan perangkat lunak yang harus Anda ketahui, pertama dalam infografis praktis dan kemudian dijelaskan lebih detail di bawah ini.

1. Merampingkan operasi internal dan proses bisnis

Tujuan utama dari penerapan perangkat lunak manajemen adalah untuk membawa setiap operasi ke dalam satu layar. Sering kali, manajer dan pemimpin bisnis berjuang untuk memutuskan antara menggunakan beberapa perangkat lunak untuk setiap area (misalnya penjadwalan shift, inventaris, layanan pelanggan) atau solusi all-in-one.

Yang pertama memungkinkan lebih banyak fleksibilitas dan kedalaman fitur karena tujuannya adalah untuk melakukan satu hal dan melakukannya dengan baik, sedangkan yang kedua bisa lebih terjangkau dan efisien karena pengguna tidak perlu melakukan entri data ganda atau membolak-balik layar. Secara umum, perusahaan kecil memilih beberapa solusi gratis, sementara mereka yang bertujuan untuk tumbuh secara berkelanjutan memilih all-in-one berbayar.

2. Menyebarkan perangkat lunak dengan mudah ke pengguna dan perangkat baru

Salah satu keuntungan memiliki strategi penyebaran perangkat lunak yang menyeluruh adalah memperhitungkan karyawan baru, serta peningkatan peralatan. Tidak harus bergantung pada perangkat keras tertentu berarti Anda memiliki fleksibilitas untuk mendikte peralatan Anda sendiri dan karyawan baru Anda dapat menggunakan sumber daya pelatihan yang ada untuk membiasakan diri dengan cepat dengan alat tersebut.

Pada saat yang sama, Anda sebenarnya dapat menjadikan perangkat lunak tertentu sebagai persyaratan saat merekrut dan melewati fase ini jika solusinya cukup umum (misalnya HubSpot untuk penjualan).

Anda mungkin menghadapi beberapa penolakan jika tiba-tiba ingin memperkenalkan alat digital kepada karyawan yang lebih tradisional, seperti teknisi servis, jadi pastikan Anda mengomunikasikan manfaatnya dengan baik dan melatih mereka dengan benar untuk menggunakan perangkat seluler untuk bisnis.

Menurut Nisha Raghwani, Kepala Layanan Klien di Commusoft:

“Anda akan terkejut melihat banyak orang yang tradisional dan agak menjauhi teknologi seringkali paling mudah dilatih karena mereka tidak memiliki kebiasaan buruk dari sumber lain. Tetapi bahkan jika Anda berasal dari perangkat lunak lain, semua orang perlu menghargai pelatihan dan menghargai apa yang dapat Anda pelajari.”

3. Pertahankan semua perangkat lunak di lokasi terpusat

Sentralisasi data berarti memiliki akses penuh ke informasi pelanggan dan karyawan, setiap saat, di satu layar. Tidak ada entri data ganda, tidak ada email bolak-balik dengan berbagai karyawan, tidak ada koleksi spreadsheet.

Pemusatan informasi adalah salah satu keuntungan terbesar dari penerapan perangkat lunak karena setiap karyawan memiliki akses ke informasi yang sama, yang diperbarui secara real-time, sehingga mengurangi potensi kesalahan dan kesalahpahaman. Pada saat yang sama, tim Anda juga menjadi lebih efisien karena mereka dapat memotong dokumen yang berlebihan dan fokus pada prioritas lain.

4. Bantu pengguna terhubung ke perangkat dari jarak jauh

Bekerja dari rumah pasti ada di pikiran kita akhir-akhir ini, tetapi itu seharusnya selalu menjadi topik terlepas dari keadaan. Berkomitmen pada rencana penerapan perangkat lunak yang baik akan membutuhkan upaya tetapi akan terbayar dalam jangka panjang, karena karyawan Anda akan selalu memiliki akses ke dasbor kerja mereka, di mana pun lokasi mereka. Mampu terhubung untuk bekerja dari jarak jauh berarti produktivitas Anda tidak akan terganggu dalam keadaan yang tidak terduga.

Perangkat lunak manajemen pekerjaan berbasis cloud adalah tentang dapat menghubungkan informasi dari jarak jauh, sehingga data tidak hanya disimpan di satu tempat. Setidaknya tidak dalam satu sistem fisik. Alih-alih disimpan di cloud virtual, yang berarti Anda dapat mengakses informasi Anda dari mana saja di dunia selama Anda memiliki koneksi internet.

Ketika data secara otomatis disinkronkan dengan cloud, Anda dapat membuat staf Anda saling terhubung dan mengetahui apa yang terjadi dan Anda tidak perlu kami memberi tahu Anda bahwa hal itu dapat secara signifikan mengurangi jumlah waktu yang terbuang karena kesalahpahaman. Selain itu, ini menambahkan keamanan, dapat menghemat ruang, dan ternyata lebih murah daripada mengirim faktur yang salah ke pelanggan.

5. Izinkan pengguna untuk menginstal aplikasi melalui portal swalayan

Mengubah tantangan menjadi peluang jelas merupakan cara yang harus dilakukan saat menavigasi keadaan sulit, dan mengizinkan pengguna untuk menginstal perangkat lunak sendiri dan di perangkat apa pun pasti akan membantu. Selama Anda menggunakan perangkat lunak dengan tingkat otoritas bawaan (misalnya karyawan, admin, manajer) yang membatasi apa yang dapat dilakukan pengguna tertentu, portal web swalayan adalah cara yang bagus untuk membebaskan tim TI Anda.

Jika solusi digital pilihan Anda perlu menginstal aplikasi apa pun langsung ke perangkat Anda, maka sebaiknya pengguna akhir melakukannya sendiri. Bayangkan jika Anda harus menginstal aplikasi secara manual di setiap perangkat seluler alih-alih hanya meminta orang untuk mengunjungi App Store atau Play Store.

6. Otomatiskan pembaruan perangkat lunak

Para pemimpin dan manajer bisnis yang telah berinvestasi dalam perangkat lunak berpemilik akan mengetahui rasa sakit karena harus selalu mengintip persaingan untuk memastikan mereka tetap unggul. Perangkat lunak berpemilik memiliki kelebihan, karena sepenuhnya disesuaikan dengan bisnis Anda, tetapi setelah diterapkan, Anda juga bertanggung jawab untuk memperbaruinya. Ini, kecuali Anda sudah memiliki tim pengembangan perangkat lunak di rumah, secara alami akan dikenakan biaya.

Perangkat lunak siap pakai, di sisi lain, menyiratkan biaya berkelanjutan, bukan biaya satu kali, tetapi tanggung jawab untuk mengikuti Jones dialihkan ke penyedia. Karena itu, selalu periksa ulasan dan pembaruan sebelum berkomitmen pada solusi; Anda tidak ingin alat yang belum diperbarui selama bertahun-tahun.

7. Pelatihan selama fase penerapan perangkat lunak meningkatkan efisiensi

Berbicara tentang ulasan, kami yakin tidak ada yang menggerakkan otot di dunia bisnis akhir-akhir ini tanpa membaca ulasan, tetapi pelatihan perangkat lunak tampaknya tidak banyak disebutkan dalam hal ini. Selama fase penerapan, pelatihan perangkat lunak sangat penting, terutama untuk usaha kecil, yang tidak memiliki tim TI khusus.

Jika karyawan harus menghubungi dukungan setiap hari, maka produktivitas bisnis akan terganggu. Menyertakan pelatihan ke dalam fase penerapan Anda tidak hanya membuat karyawan bekerja dengan potensi penuh lebih cepat, tetapi juga memastikan mereka memanfaatkan investasi secara maksimal.

8. Peningkatan efisiensi menghemat uang Anda dalam jangka panjang

Perangkat lunak yang tepat dan fase penerapannya yang lebih ekstensif dapat membuat orang berhenti berinvestasi pada alat digital karena ini merupakan beban tambahan pada sumber daya mereka. Namun, dibandingkan dengan tetap berpegang pada metode manual berbasis kertas, pendapatan jangka panjang jauh lebih besar daripada biayanya.

Misalnya, kalkulator penghematan tanpa kertas ini menunjukkan seberapa banyak bisnis jasa dapat menghemat dengan menggunakan perangkat lunak manajemen yang digunakan. Tentu, Anda mungkin tidak berada di industri jasa, tetapi dengan memasukkan biaya bisnis Anda sendiri, Anda dapat memahami potensi penghematan, terlepas dari apa yang mungkin tampak seperti investasi awal yang besar.

9. Menyiapkan integrasi yang relevan sejak awal

Keuntungan lain memiliki fase penyebaran perangkat lunak khusus adalah memberi Anda kesempatan untuk bekerja sama dengan pengembang dalam mengimplementasikan integrasi juga. Ini memastikan bahwa Anda tidak harus mencocokkan database yang ada dengan format yang diperlukan oleh integrasi yang dapat memakan waktu dan banyak kesabaran.

Misalnya, Sage, perangkat lunak akuntansi, terintegrasi dengan banyak solusi manajemen dan dapat mempercepat proses faktur Anda secara signifikan - selama masukan informasi pelanggan Anda mengikuti pedoman mereka. Ini juga bisa menjadi peluang bagus bagi Anda untuk mempertimbangkan perangkat lunak baru lainnya yang dapat bekerja bersama dengan solusi penerapan Anda saat ini.

Kesimpulan

Tentu masih banyak yang harus dijelajahi dalam hal berkomitmen pada solusi perangkat lunak, tetapi fase penerapan jelas merupakan fase yang tidak ingin Anda lewatkan. Selain itu, penting untuk melihat aspek manusia juga, karena menerapkan alat baru dapat tampak menakutkan bagi karyawan jika mereka tidak merasa dikonsultasikan dan diberi waktu untuk menyesuaikan diri.

Kapan pun Anda berinvestasi dalam alat baru, digital atau lainnya, ingatlah bahwa tujuan akhirnya adalah mengembangkan bisnis Anda dan meningkatkan proses yang menghambat Anda sekarang. Menyesuaikan KPI dan mengkomunikasikan manfaat yang diuraikan di atas dengan karyawan Anda akan membantu Anda membuat semua orang di jalur dan termotivasi. Secara keseluruhan, penerapan perangkat lunak dapat membuat peluang Anda untuk sukses semakin besar, jadi pastikan Anda melakukannya dengan baik!