Zrozumienie znaczenia biznesowego wdrażania oprogramowania

Zakup nowego narzędzia cyfrowego zawsze będzie poważną decyzją, a wybór właściwego narzędzia wymaga wiele przemyśleń.

Jednak nie tylko to, jakie oprogramowanie kupujesz, ale także jak je wdrażasz, decyduje o tym, czy wynik będzie tak pomyślny, jak chcesz. Z pewnością nie jest to tak zabawne, jak wybór fizycznego narzędzia (kto nie lubi nowego młotka?), ale szczegółowy plan wdrożenia może przyczynić się do sukcesu fazy wdrażania oprogramowania.

Co to jest wdrożenie w oprogramowaniu?

Przede wszystkim, aby upewnić się, że wszyscy jesteśmy na tej samej stronie, uzgodnijmy, czym jest wdrażanie oprogramowania.

Jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania, faza wdrożenia następuje zaraz po zakończeniu procesu zakupu i możesz rozpocząć wprowadzanie nowego rozwiązania do swojego zespołu. Faza wdrożenia obejmie okres, w którym Twoja firma przejdzie od nieużywania nowego oprogramowania do efektywnego korzystania z niego.

Podobnie jak w przypadku każdego innego narzędzia biznesowego, nie możesz oczekiwać, że każdy zacznie działać już pierwszego dnia; dobre oprogramowanie biznesowe jest oczywiście przyjazne dla użytkownika, ale nie jest to darmowa aplikacja, którą pobierasz dla zachcianki.

Narzędzia cyfrowe mogą być oczywiste, ale nie chcesz, aby Twój zespół uczył się wyłącznie metodą prób i błędów. W tym miejscu w grę wchodzi plan wdrażania oprogramowania: chcesz, aby Twój zespół przyzwyczaił się do korzystania z oprogramowania zgodnie z zalecanymi najlepszymi praktykami.

Alternatywą jest dla nich opracowanie własnych metod okrężnych i trzymanie się ich, dopóki baza danych nie zamieni się w źle sformatowany bałagan, ponieważ nie było od początku standardu lub wzorce zmian są w całym kalendarzu, ponieważ nikt nie zadał sobie trudu, aby usunąć wszystkie konta testowe „prób i błędów”.

Po stronie dewelopera jest odpowiedzialny za stworzenie harmonogramu szkoleń w zakresie wdrażania oprogramowania, aby pomóc klientom w przejściu z braku rozwiązania na ich własne lub z innego rozwiązania na nowe. Jeśli wiąże się to ze szkoleniem osobistym lub telefonicznym, dostępem do bazy wiedzy z samouczkami lub samouczkami wideo, klient powinien mieć świadomość, że asystowane wdrożenie wiąże się z kosztami.

Różnica między wdrożeniem oprogramowania a wydaniem oprogramowania

Częściej niż nie, wydanie oprogramowania jest częścią procesu rozwoju nowego narzędzia cyfrowego i różni się od fazy wdrażania; to programista jest odpowiedzialny za częste robienie tego. Ta ostatnia opracuje również plan wdrożenia w fazie wydawania oprogramowania, obejmujący wspomniany wcześniej plan szkoleniowy i uwolnienie zestawu minimalnych wymagań sprzętowych w celu efektywnego działania oprogramowania.

9 zalet wydajnego wdrażania oprogramowania

Oto dziewięć zalet wdrażania oprogramowania, o których powinieneś wiedzieć, najpierw w przydatnej infografice, a następnie szczegółowo omówione poniżej.

1. Usprawnij operacje wewnętrzne i procesy biznesowe

Głównym celem wdrożenia oprogramowania do zarządzania jest przeniesienie każdej operacji na jeden ekran. Często menedżerowie i liderzy biznesowi zmagają się z wyborem między używaniem wielu programów dla każdego obszaru (np. planowanie zmian, zapasy, obsługa klienta) a rozwiązaniem typu „wszystko w jednym”.

Pierwsza z nich pozwala na większą elastyczność i głębię funkcji, ponieważ jej celem jest zrobienie jednej rzeczy i zrobienie tego dobrze, podczas gdy druga może być bardziej przystępna cenowo i wydajna, ponieważ użytkownicy nie muszą dokonywać podwójnego wprowadzania danych ani przerzucać ekranów. Ogólnie rzecz biorąc, mniejsze firmy wybierają wiele darmowych rozwiązań, podczas gdy ci, którzy chcą się rozwijać w sposób zrównoważony, wybierają płatne all-in-one.

2. Łatwo wdrażaj oprogramowanie dla nowych użytkowników i urządzeń

Jedną z zalet posiadania dokładnej strategii wdrażania oprogramowania jest uwzględnienie nowych pracowników, a także aktualizacji sprzętu. Brak konieczności polegania na żadnym konkretnym sprzęcie oznacza, że ​​masz swobodę dyktowania własnego sprzętu, a nowo zatrudnieni mogą korzystać z istniejących zasobów szkoleniowych, aby szybko zapoznać się z narzędziem.

Jednocześnie możesz faktycznie uczynić pewne oprogramowanie wymaganiem podczas rekrutacji i ominąć tę fazę, jeśli rozwiązania są wystarczająco powszechne (np. HubSpot do sprzedaży).

Możesz napotkać pewien opór, jeśli nagle zechcesz wprowadzić narzędzia cyfrowe do bardziej tradycyjnych pracowników, takich jak serwisanci, więc upewnij się, że dobrze komunikujesz korzyści i odpowiednio przeszkolisz ich w zakresie korzystania z urządzeń mobilnych w biznesie.

Według Nisha Raghwani, szefa działu obsługi klienta w Commusoft:

„Zdziwiłbyś się, widząc, że wielu ludzi, którzy są tradycyjni i w pewnym sensie unikają technologii, często najłatwiej jest wyszkolić, ponieważ nie mają żadnych złych nawyków z innych źródeł. Ale nawet jeśli korzystasz z innego oprogramowania, każdy musi docenić szkolenie i to, czego możesz się nauczyć”.

3. Utrzymuj wszystkie urządzenia programowe w scentralizowanej lokalizacji

Centralizacja danych oznacza stały dostęp do informacji o klientach i pracownikach na jednym ekranie. Bez podwójnego wprowadzania danych, bez korespondencji e-mail z różnymi pracownikami, bez zbierania arkuszy kalkulacyjnych.

Centralizacja informacji to jedna z największych zalet wdrażania oprogramowania, ponieważ każdy pracownik ma dostęp do tych samych informacji, które aktualizują się w czasie rzeczywistym, co zmniejsza ryzyko błędów i nieporozumień. Jednocześnie Twój zespół staje się bardziej wydajny, ponieważ może wyeliminować zbędną papierkową robotę i skupić się na innych priorytetach.

4. Pomóż użytkownikom zdalnie łączyć się z urządzeniami

Praca w domu zdecydowanie ostatnio zaprzątała nam głowę, ale zawsze powinna być tematem, niezależnie od okoliczności. Zaangażowanie się w dobry plan wdrażania oprogramowania będzie wymagało wysiłku, ale opłaci się na dłuższą metę, ponieważ Twoi pracownicy zawsze będą mieli dostęp do swojego pulpitu roboczego, niezależnie od ich lokalizacji. Możliwość łączenia się w celu pracy zdalnej oznacza, że ​​Twoja produktywność nie ucierpi w nieprzewidzianych okolicznościach.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami w chmurze umożliwia zdalne łączenie informacji, a wszystko po to, aby dane nie były po prostu przechowywane w jednym miejscu. Przynajmniej nie w żadnym systemie fizycznym. Zamiast tego są przechowywane w wirtualnej chmurze, co oznacza, że ​​możesz uzyskać dostęp do swoich informacji z dowolnego miejsca na świecie, o ile masz połączenie z Internetem.

Gdy dane automatycznie synchronizują się z chmurą, możesz zapewnić swoim pracownikom łączność i aktualne informacje o tym, co się dzieje, i nie musisz nas informować, co może znacznie zmniejszyć ilość czasu traconego na nieporozumienia. Dodatkowo zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo, pozwala zaoszczędzić miejsce i może okazać się tańszy niż wysłanie niewłaściwej faktury do klienta.

5. Zezwól użytkownikom na instalowanie aplikacji za pośrednictwem portalu samoobsługowego

Przekształcenie wyzwania w szansę jest zdecydowanie właściwą drogą, jeśli chodzi o poruszanie się w trudnych okolicznościach, a umożliwienie użytkownikom samodzielnego instalowania oprogramowania i na dowolnym urządzeniu z pewnością pomoże. Dopóki korzystasz z oprogramowania z wbudowanymi poziomami uprawnień (np. pracownik, administrator, menedżer), które ograniczają możliwości niektórych użytkowników, samoobsługowe portale internetowe są świetnym sposobem na odciążenie Twojego zespołu IT.

Jeśli wybrane rozwiązanie cyfrowe wymaga zainstalowania dowolnej aplikacji bezpośrednio na urządzeniach, najlepiej, aby użytkownik końcowy zrobił to sam. Wyobraź sobie, że musisz ręcznie zainstalować aplikację na każdym urządzeniu mobilnym, zamiast po prostu prosić ludzi o odwiedzenie App Store lub Play Store.

6. Automatyzacja aktualizacji oprogramowania

Liderzy biznesowi i menedżerowie, którzy zainwestowali w oprogramowanie własnościowe, zdadzą sobie sprawę z tego, że zawsze muszą zerkać na konkurencję, aby upewnić się, że wyprzedzają konkurencję. Oprogramowanie własnościowe ma swoje zalety, ponieważ jest w pełni dostosowane do Twojej firmy, ale po wdrożeniu Twoim obowiązkiem jest również jego aktualizacja. To oczywiście będzie kosztować, chyba że masz już własny zespół programistyczny.

Z drugiej strony, oprogramowanie z półki oznacza stały koszt, a nie jednorazową opłatę, ale odpowiedzialność za nadążanie za Jonesami zostaje przeniesiona na dostawcę. Biorąc to pod uwagę, zawsze sprawdzaj recenzje i aktualizacje przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu; nie chcesz narzędzia, które nie było aktualizowane od lat.

7. Szkolenie w fazie wdrażania oprogramowania poprawia wydajność

Mówiąc o recenzjach, jesteśmy pewni, że w dzisiejszych czasach nikt nie porusza się w świecie biznesu bez czytania recenzji, ale wydaje się, że szkolenie z oprogramowania nie jest w nich często wspominane. W fazie wdrażania szkolenie w zakresie oprogramowania ma kluczowe znaczenie, szczególnie dla małych firm, które nie mają pod ręką dedykowanych zespołów IT.

Jeśli pracownicy muszą codziennie dzwonić do pomocy technicznej, ucierpi na tym produktywność firmy. Włączenie szkolenia do fazy wdrożenia nie tylko przyspiesza pracę pracowników z pełnym potencjałem, ale także zapewnia, że ​​w pełni wykorzystują inwestycję.

8. Zwiększona wydajność oszczędza pieniądze na dłuższą metę

Właściwe oprogramowanie i jego bardziej rozbudowana faza wdrażania może zniechęcić ludzi do inwestowania w narzędzia cyfrowe, ponieważ jest to dodatkowe obciążenie dla ich zasobów. Jednak w porównaniu z trzymaniem się metod ręcznych opartych na papierze, długoterminowe zarobki znacznie przewyższają koszty.

Na przykład ten elektroniczny kalkulator oszczędności pokazuje, ile firma usługowa może zaoszczędzić dzięki wdrożeniu oprogramowania do zarządzania. Jasne, możesz nie być w branży usługowej, ale wprowadzając własne koszty biznesowe, możesz zrozumieć potencjał oszczędności, pomimo tego, co może wydawać się dużą inwestycją początkową.

9. Konfigurowanie odpowiednich integracji od samego początku

Kolejną zaletą posiadania dedykowanej fazy wdrażania oprogramowania jest możliwość współpracy z programistą również przy wdrażaniu integracji. Gwarantuje to, że nie będziesz musiał dopasowywać istniejącej bazy danych do formatu wymaganego przez integrację, co może zająć dużo czasu i dużo cierpliwości.

Na przykład oprogramowanie księgowe Sage integruje się z wieloma rozwiązaniami do zarządzania i może znacznie przyspieszyć proces wystawiania faktur — o ile wprowadzane informacje o klientach są zgodne z ich wytycznymi. Może to być również doskonałą okazją do rozważenia innego nowego oprogramowania, które może współpracować z aktualnie wdrażanym rozwiązaniem.

Wniosek

Z pewnością pozostaje wiele do odkrycia, jeśli chodzi o zaangażowanie w rozwiązanie programowe, ale faza wdrażania to zdecydowanie ta, na której nie chcesz oszczędzać. Ponadto ważne jest, aby przyjrzeć się również aspektowi ludzkiemu, ponieważ wdrożenie nowego narzędzia może wydawać się zniechęcające dla pracowników, jeśli nie czują się konsultowani i mają trochę czasu na dostosowanie.

Za każdym razem, gdy inwestujesz w nowe narzędzie, cyfrowe lub inne, pamiętaj, że ostatecznym celem jest rozwój firmy i usprawnienie procesów, które teraz Cię powstrzymują. Dopasowanie wskaźników KPI i poinformowanie o korzyściach opisanych powyżej pracownikom pomoże Ci zmotywować wszystkich do działania. Podsumowując, wdrożenie oprogramowania może zmniejszyć szanse na sukces, więc upewnij się, że robisz to dobrze!