Comprensión de la importancia comercial de la implementación de software

Comprar una nueva herramienta digital siempre será una gran decisión y se requiere mucha reflexión para elegir la correcta.

Sin embargo, no es solo el software que compra, sino también cómo lo implementa lo que decide si el resultado será tan exitoso como usted desea. Ciertamente no es tan divertido como elegir una herramienta física (¿a quién no le encanta un martillo nuevo?), pero un plan de implementación detallado puede hacer o deshacer el éxito de la fase de implementación de su software.

¿Qué es la implementación en el software?

En primer lugar, para asegurarnos de que todos estamos en la misma página aquí, acordemos qué es la implementación de software.

En lo que respecta al software de administración, la fase de implementación llega justo después de que finaliza el proceso de compra y está listo para comenzar a presentar la nueva solución a su equipo. La fase de implementación cubrirá el lapso de tiempo en el que su empresa pasará de no usar un nuevo software a usarlo de manera eficiente.

Al igual que con cualquier otra herramienta comercial, no puede esperar que todos comiencen a funcionar el primer día; Un buen software empresarial es fácil de usar, claro, pero no es una aplicación gratuita que haya descargado por capricho.

Las herramientas digitales pueden explicarse por sí mismas, pero no desea que su equipo aprenda solo mediante prueba y error. Aquí es donde entra en juego tener un plan para la implementación del software: querrá que su equipo se acostumbre a usar el software de acuerdo con las mejores prácticas recomendadas.

La alternativa es que desarrollen sus propios métodos indirectos y se apeguen a ellos hasta que su base de datos se convierta en un desastre mal formateado, ya que no había un estándar para empezar, o sus patrones de turnos están por todo el calendario porque nadie se molestó en borrarlos todos. las cuentas de prueba de 'ensayo y error'.

Por parte del desarrollador, es su responsabilidad crear un cronograma de capacitación en implementación de software para ayudar a los clientes a hacer la transición, ya sea de no tener una solución a la suya o de una solución diferente a una nueva. Si esto implica capacitación presencial o telefónica, acceso a una base de datos de conocimiento con tutoriales o videos de autoayuda, el cliente debe saber que hay costos asociados con la implementación asistida.

Diferencia entre implementación de software y lanzamiento de software

La mayoría de las veces, un lanzamiento de software es parte del proceso de desarrollo de una nueva herramienta digital y se destaca de la fase de implementación; es responsabilidad del desarrollador hacer esto con frecuencia. Este último también diseñará un plan de implementación durante la fase de lanzamiento del software, que cubrirá el plan de capacitación antes mencionado y lanzará un conjunto de requisitos mínimos de equipo para ejecutar el software de manera efectiva.

9 ventajas de la implementación eficiente de software

Aquí hay nueve ventajas de la implementación de software que debe tener en cuenta, primero en una práctica infografía y luego se describen con más detalle a continuación.

1. Agilice las operaciones internas y los procesos comerciales

El objetivo principal de implementar un software de gestión es llevar todas las operaciones a una sola pantalla. A menudo, los gerentes y los líderes empresariales tienen dificultades para decidir entre usar múltiples software para cada área (por ejemplo, programación de turnos, inventario, atención al cliente) o una solución todo en uno.

El primero permite una mayor flexibilidad y profundidad de las funciones, ya que su propósito es hacer una cosa y hacerlo bien, mientras que el segundo puede ser más asequible y eficiente, ya que los usuarios no tienen que ingresar datos dos veces o pasar las pantallas. En términos generales, las empresas más pequeñas optan por múltiples soluciones gratuitas, mientras que aquellas que buscan crecer de manera sostenible optan por el todo en uno pagado.

2. Implemente software fácilmente para nuevos usuarios y dispositivos

Una de las ventajas de tener una estrategia completa de implementación de software es tener en cuenta las nuevas contrataciones, así como las actualizaciones de equipos. No tener que depender de ningún hardware en particular significa que tiene la flexibilidad de dictar su propio equipo y sus nuevos empleados pueden hacer uso de los recursos de capacitación existentes para familiarizarse rápidamente con la herramienta.

Al mismo tiempo, puede hacer que cierto software sea un requisito al contratar y omitir esta fase si las soluciones son lo suficientemente comunes (por ejemplo, HubSpot para ventas).

Es posible que encuentre cierta resistencia si de repente desea presentar herramientas digitales a los empleados más tradicionales, como los técnicos de servicio, así que asegúrese de comunicar bien los beneficios y capacitarlos adecuadamente para usar dispositivos móviles para los negocios.

Según Nisha Raghwani, directora de servicios al cliente de Commusoft:

“Te sorprendería ver que muchas de las personas que son tradicionales y se han alejado un poco de la tecnología suelen ser las más fáciles de capacitar porque no tienen malos hábitos de otras fuentes. Pero incluso si proviene de otra pieza de software, todos deben valorar la capacitación y valorar lo que puede aprender”.

3. Mantenga todos los dispositivos de software en una ubicación centralizada

La centralización de datos significa tener acceso completo a la información de clientes y empleados, en todo momento, en una sola pantalla. Sin entrada doble de datos, sin correos electrónicos de ida y vuelta con varios empleados, sin recopilación de hojas de cálculo.

Centralizar la información es una de las mayores ventajas de implementar un software porque todos los empleados tienen acceso a la misma información, que se actualiza en tiempo real, lo que reduce la posibilidad de errores y malentendidos. Al mismo tiempo, su equipo también se vuelve más eficiente porque pueden eliminar el papeleo redundante y concentrarse en otras prioridades.

4. Ayude a los usuarios a conectarse a dispositivos de forma remota

Trabajar desde casa definitivamente ha estado en nuestras mentes últimamente, pero siempre debería haber sido un tema independientemente de las circunstancias. Comprometerse con un buen plan de implementación de software requerirá esfuerzo, pero valdrá la pena a largo plazo, ya que sus empleados siempre tendrán acceso a su panel de trabajo, independientemente de su ubicación. Poder conectarse para trabajar de forma remota significa que su productividad no se verá afectada en circunstancias imprevistas.

El software de administración de trabajos basado en la nube se trata de poder conectar información de forma remota, todo para que los datos no se mantengan simplemente en un solo lugar. Al menos no en ningún sistema físico. En cambio, se almacena en la nube virtual, lo que significa que puede acceder a su información desde cualquier parte del mundo siempre que tenga una conexión a Internet.

Cuando los datos se sincronizan automáticamente con la nube, puede mantener a su personal interconectado y actualizado con lo que sucede y no necesita que le avisemos, eso puede reducir significativamente la cantidad de tiempo perdido en malentendidos. Además, es seguridad adicional, puede ahorrarle espacio y puede resultar más económico que enviar la factura incorrecta a un cliente.

5. Permita que los usuarios instalen aplicaciones a través de un portal de autoservicio

Convertir un desafío en una oportunidad es definitivamente el camino a seguir cuando se trata de navegar por circunstancias difíciles, y permitir que los usuarios instalen el software ellos mismos y en cualquier dispositivo definitivamente ayudará. Siempre que utilice un software con niveles de autoridad integrados (por ejemplo, empleado, administrador, gerente) que limitan lo que pueden hacer ciertos usuarios, los portales web de autoservicio son una excelente manera de descargar su equipo de TI.

Si su solución digital elegida necesita instalar cualquier aplicación directamente en sus dispositivos, entonces es mejor que el usuario final lo haga por sí mismo. Imagínese si tuviera que instalar manualmente una aplicación en cada dispositivo móvil en lugar de simplemente pedirle a la gente que visite App Store o Play Store.

6. Automatice las actualizaciones de software

Los líderes empresariales y gerentes que han invertido en software patentado sabrán el dolor de tener que mirar siempre a la competencia para asegurarse de que se mantienen a la cabeza. El software propietario tiene sus ventajas, ya que está completamente personalizado para su negocio, pero una vez implementado, también es su responsabilidad actualizarlo. Esto, a menos que ya tenga un equipo de desarrollo de software interno, naturalmente tendrá un costo.

Un software listo para usar, por otro lado, implica un costo continuo, en lugar de una tarifa única, pero la responsabilidad de mantenerse al día con los Jones se transfiere al proveedor. Dicho esto, siempre revise las revisiones y actualizaciones antes de comprometerse con una solución; no desea una herramienta que no se haya actualizado en años.

7. La capacitación durante la fase de implementación del software mejora la eficiencia

Hablando de reseñas, estamos seguros de que nadie mueve un músculo en el mundo de los negocios en estos días sin leer las reseñas, pero la capacitación en software no parece mencionarse mucho en ellas. Durante la fase de implementación, la capacitación en software es fundamental, especialmente para las pequeñas empresas, que no cuentan con equipos de TI dedicados.

Si los empleados tienen que llamar para pedir ayuda todos los días, la productividad empresarial se resiente. Incluir la capacitación en su fase de implementación no solo hace que los empleados trabajen con todo su potencial más rápido, sino que también garantiza que aprovechen al máximo la inversión.

8. Una mayor eficiencia le ahorra dinero a largo plazo

El software adecuado y su fase de implementación más extensa pueden disuadir a las personas de invertir en herramientas digitales, ya que es una carga adicional para sus recursos. Sin embargo, en comparación con los métodos manuales basados ​​en papel, las ganancias a largo plazo superan con creces los costos.

Por ejemplo, esta calculadora de ahorro sin papel muestra cuánto puede ahorrar una empresa de servicios mediante la implementación de un software de gestión. Claro, es posible que no esté en la industria de servicios, pero al ingresar sus propios costos comerciales, puede comprender el potencial de ahorro, a pesar de lo que podría parecer una gran inversión inicial.

9. Configuración de integraciones relevantes desde el primer momento

Otra ventaja de tener una fase de implementación de software dedicada es que le brinda la oportunidad de trabajar junto con el desarrollador en la implementación de integraciones también. Esto asegura que no tendrá que hacer coincidir una base de datos existente con el formato requerido por una integración que puede llevar tiempo y mucha paciencia.

Por ejemplo, Sage, el software de contabilidad, se integra con muchas soluciones de gestión y puede acelerar significativamente su proceso de facturación, siempre que la entrada de información de sus clientes siga sus pautas. Esta también puede ser una excelente oportunidad para considerar otro software nuevo que pueda funcionar junto con la solución que está implementando actualmente.

Conclusión

Sin duda, queda mucho por explorar cuando se trata de comprometerse con una solución de software, pero la fase de implementación es definitivamente una en la que no querrá escatimar. Además, también es importante tener en cuenta el aspecto humano, porque implementar una nueva herramienta puede parecer desalentador para los empleados si no se sienten consultados y no se les da tiempo para adaptarse.

Siempre que invierta en una nueva herramienta, digital o de otro tipo, tenga en cuenta que el objetivo final es hacer crecer su negocio y mejorar los procesos que lo están frenando ahora. Ajustar los KPI y comunicar los beneficios descritos anteriormente a sus empleados lo ayudará a mantener a todos encaminados y motivados. En general, la implementación de software puede hacer que rompa sus posibilidades de éxito, ¡así que asegúrese de hacerlo bien!