การทำความเข้าใจความสำคัญทางธุรกิจของการปรับใช้ซอฟต์แวร์

การซื้อเครื่องมือดิจิทัลใหม่ถือเป็นการตัดสินใจครั้งใหญ่ และต้องใช้ความคิดมากมายในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ ที่ คุณซื้อเท่านั้น แต่ยังรวม ถึงวิธีการ ปรับใช้ซอฟต์แวร์ด้วย ซึ่งจะตัดสินว่าผลลัพธ์จะสำเร็จตามที่คุณต้องการหรือไม่ แน่นอนว่ามันไม่สนุกเท่าการเลือกเครื่องมือทางกายภาพ (ใครไม่ชอบค้อนตัวใหม่) แต่แผนการปรับใช้โดยละเอียดสามารถสร้างหรือทำลายความสำเร็จของขั้นตอนการใช้งานซอฟต์แวร์ของคุณได้

การปรับใช้ในซอฟต์แวร์คืออะไร?

ก่อนอื่น เพื่อให้แน่ใจว่าเราทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน มาตกลงกันว่าการปรับใช้ซอฟต์แวร์คืออะไร

เท่าที่ซอฟต์แวร์การจัดการดำเนินไป ขั้นตอนการปรับใช้จะเกิดขึ้นทันทีหลังจากกระบวนการซื้อสิ้นสุดลง และคุณพร้อมที่จะเริ่มแนะนำโซลูชันใหม่ให้กับทีมของคุณ ขั้นตอนการปรับใช้จะครอบคลุมช่วงเวลาที่บริษัทของคุณจะเปลี่ยนจากการไม่ใช้ซอฟต์แวร์ใหม่เป็นการใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

เช่นเดียวกับเครื่องมือทางธุรกิจอื่น ๆ คุณไม่สามารถคาดหวังให้ทุกคนเริ่มดำเนินการในวันแรก ซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ดีนั้นเป็นมิตรกับผู้ใช้อย่างแน่นอน แต่ไม่ใช่แอปฟรีที่คุณดาวน์โหลดมาโดยไม่ได้ตั้งใจ

เครื่องมือดิจิทัลสามารถอธิบายตนเองได้ แต่คุณไม่ต้องการให้ทีมของคุณเรียนรู้ผ่านการลองผิดลองถูกเพียงอย่างเดียว นี่คือจุดเริ่มต้นของการวางแผนสำหรับการปรับใช้ซอฟต์แวร์: คุณจะต้องให้ทีมของคุณคุ้นเคยกับการใช้ซอฟต์แวร์ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่แนะนำ

อีกทางเลือกหนึ่งคือให้พวกเขาพัฒนาวิธีวงเวียนของตัวเองและยึดติดกับสิ่งเหล่านี้จนกว่าฐานข้อมูลของคุณจะกลายเป็นระเบียบที่มีรูปแบบไม่ดี เนื่องจากไม่มีมาตรฐานในการเริ่มต้น หรือรูปแบบกะของคุณอยู่เหนือปฏิทินเพราะไม่มีใครใส่ใจที่จะลบทั้งหมด บัญชีทดสอบ 'การลองผิดลองถูก'

ในด้านของนักพัฒนา เป็นความรับผิดชอบของพวกเขาในการสร้างตารางการฝึกอบรมการปรับใช้ซอฟต์แวร์เพื่อช่วยลูกค้าในการเปลี่ยนผ่าน จากที่ไม่มีโซลูชันเป็นโซลูชันของพวกเขา หรือจากโซลูชันอื่นไปเป็นโซลูชันใหม่ หากเป็นนัยถึงการฝึกอบรมแบบเห็นหน้าหรือทางโทรศัพท์ การเข้าถึงฐานข้อมูลความรู้พร้อมบทช่วยสอน หรือวิดีโอช่วยเหลือตนเอง ลูกค้าควรทราบว่ามีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการปรับใช้ที่มีความช่วยเหลือ

ความแตกต่างระหว่างการปรับใช้ซอฟต์แวร์กับการเปิดตัวซอฟต์แวร์

บ่อยครั้งกว่านั้น การ เปิดตัวซอฟต์แวร์ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการพัฒนาเครื่องมือดิจิทัลใหม่ และแตกต่างจากขั้นตอนการปรับใช้ เป็นความรับผิดชอบของนักพัฒนาที่จะต้องทำเช่นนี้บ่อยๆ ฝ่ายหลังจะวางแผนการปรับใช้ในระหว่างขั้นตอนการเปิดตัวซอฟต์แวร์ ซึ่งครอบคลุมแผนการฝึกอบรมดังกล่าวและการออกชุดข้อกำหนดขั้นต่ำของอุปกรณ์เพื่อเรียกใช้ซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อดี 9 ข้อของการปรับใช้ซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อดี 9 ข้อของการปรับใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณควรทราบ อันดับแรกในอินโฟกราฟิกที่มีประโยชน์ จากนั้นจึงระบุรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง

1. ปรับปรุงการดำเนินงานภายในองค์กรและกระบวนการทางธุรกิจ

วัตถุประสงค์หลักในการปรับใช้ซอฟต์แวร์การจัดการคือการนำทุกการดำเนินการมาไว้บนหน้าจอเดียว บ่อยครั้ง ผู้จัดการและผู้นำธุรกิจมีปัญหาในการตัดสินใจระหว่างการใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวสำหรับแต่ละพื้นที่ (เช่น การจัดตารางกะ สินค้าคงคลัง การดูแลลูกค้า) หรือโซลูชันแบบครบวงจร

ฟีเจอร์แรกช่วยให้มีความยืดหยุ่นและความลึกของฟีเจอร์มากขึ้น เนื่องจากจุดประสงค์ของมันคือการทำสิ่งหนึ่งและทำได้ดี ในขณะที่ฟีเจอร์หลังนั้นมีราคาไม่แพงและมีประสิทธิภาพมากกว่า เนื่องจากผู้ใช้ไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำสองหรือพลิกหน้าจอ โดยทั่วไป บริษัทขนาดเล็กเลือกใช้โซลูชันฟรีหลายตัว ในขณะที่บริษัทที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืนก็เลือกใช้โซลูชันแบบครบวงจรแบบชำระเงิน

2. ปรับใช้ซอฟต์แวร์อย่างง่ายดายกับผู้ใช้และอุปกรณ์ใหม่

ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีกลยุทธ์การปรับใช้ซอฟต์แวร์อย่างละเอียดคือการบัญชีสำหรับพนักงานใหม่ รวมถึงการอัปเกรดอุปกรณ์ การไม่ต้องพึ่งพาฮาร์ดแวร์ใดๆ หมายความว่าคุณมีความยืดหยุ่นในการกำหนดอุปกรณ์ของคุณเอง และพนักงานใหม่ของคุณสามารถใช้ทรัพยากรการฝึกอบรมที่มีอยู่ เพื่อทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือได้อย่างรวดเร็ว

ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถกำหนดให้ซอฟต์แวร์บางตัวเป็นข้อกำหนดได้จริงเมื่อทำการสรรหาและข้ามขั้นตอนนี้ หากโซลูชันนั้นใช้ร่วมกันได้เพียงพอ (เช่น HubSpot สำหรับการขาย)

คุณอาจพบกับการต่อต้าน หากคุณต้องการแนะนำเครื่องมือดิจิทัลให้กับพนักงานแบบเดิมๆ เช่น ช่างเทคนิคบริการ ดังนั้น ให้แน่ใจว่าคุณสื่อสารถึงประโยชน์ต่างๆ เป็นอย่างดี และฝึกอบรมพวกเขาอย่างเหมาะสมเพื่อใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับธุรกิจ

ตามที่ Nisha Raghwani หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้าของ Commusoft:

“คุณจะแปลกใจที่เห็นว่าผู้คนจำนวนมากที่เป็นแบบดั้งเดิมและเลิกใช้เทคโนโลยีมักจะง่ายที่สุดในการฝึกอบรมเพราะพวกเขาไม่มีนิสัยที่ไม่ดีจากแหล่งอื่น แต่ถึงคุณจะมาจากซอฟต์แวร์ชิ้นอื่น ทุกคนก็ต้องเห็นคุณค่าของการฝึกอบรมและให้คุณค่ากับสิ่งที่คุณเรียนรู้ได้”

3. รักษาอุปกรณ์ซอฟต์แวร์ทั้งหมดไว้ในตำแหน่งที่รวมศูนย์

การรวมศูนย์ข้อมูลหมายถึงการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและพนักงานอย่างเต็มรูปแบบตลอดเวลาบนหน้าจอเดียว ไม่มีการป้อนข้อมูลซ้ำ ไม่มีการส่งอีเมลไปมากับพนักงานหลายคน ไม่มีการรวบรวมสเปรดชีต

การรวมศูนย์ข้อมูลเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของการปรับใช้ซอฟต์แวร์ เนื่องจากพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน ซึ่งจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ จึงช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิด ในขณะเดียวกัน ทีมของคุณก็มีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน เนื่องจากพวกเขาสามารถตัดงานเอกสารที่ซ้ำซ้อนออกไปและให้ความสำคัญกับลำดับความสำคัญอื่นๆ ได้

4. ช่วยให้ผู้ใช้เชื่อมต่อกับอุปกรณ์จากระยะไกล

การทำงานจากที่บ้านเป็นสิ่งที่อยู่ในความคิดของเราในช่วงที่ผ่านมา แต่ควรเป็นหัวข้อเสมอโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ ความมุ่งมั่นในแผนการปรับใช้ซอฟต์แวร์ที่ดีนั้นต้องใช้ความพยายาม แต่มันจะได้ผลในระยะยาว เนื่องจากพนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงแดชบอร์ดการทำงานของพวกเขาได้เสมอ โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของพวกเขา ความสามารถในการเชื่อมต่อกับที่ทำงานจากระยะไกลหมายถึงประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะไม่ได้รับผลกระทบในสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน

ซอฟต์แวร์การจัดการงานบนระบบคลาวด์เป็นเรื่องเกี่ยวกับความสามารถในการเชื่อมต่อข้อมูลจากระยะไกล ทั้งหมดนี้เพื่อไม่ให้ข้อมูลถูกเก็บไว้ในที่เดียว อย่างน้อยก็ไม่ได้อยู่ในระบบทางกายภาพใดระบบหนึ่ง แต่จะถูกเก็บไว้ในคลาวด์เสมือน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้จากทุกที่ในโลก ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

เมื่อข้อมูลซิงโครไนซ์กับระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำให้พนักงานของคุณเชื่อมโยงกันและอัปเดตกับสิ่งที่เกิดขึ้นได้ และคุณไม่จำเป็นต้องให้เราแจ้งให้คุณทราบ ซึ่งสามารถลดระยะเวลาที่เสียไปกับความเข้าใจผิดได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังเพิ่มความปลอดภัย ช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ และอาจถูกกว่าการส่งใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องไปยังลูกค้า

5. อนุญาตให้ผู้ใช้ติดตั้งแอปพลิเคชันผ่านพอร์ทัลบริการตนเอง

การเปลี่ยนความท้าทายให้เป็นโอกาสเป็นวิธีที่จะไปได้อย่างแน่นอนเมื่อต้องเผชิญสถานการณ์ที่ยากลำบาก และการอนุญาตให้ผู้ใช้ติดตั้งซอฟต์แวร์ด้วยตนเองและบนอุปกรณ์ใดๆ ก็ตามจะช่วยได้อย่างแน่นอน ตราบใดที่คุณใช้ซอฟต์แวร์ที่มีระดับอำนาจในตัว (เช่น พนักงาน ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการ) ที่จำกัดสิ่งที่ผู้ใช้บางรายสามารถทำได้ เว็บพอร์ทัลแบบบริการตนเองเป็นวิธีที่ดีในการคลายภาระให้กับทีมไอทีของคุณ

หากโซลูชันดิจิทัลที่คุณเลือกจำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชันใดๆ ลงในอุปกรณ์ของคุณโดยตรง วิธีที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ปลายทางคือการติดตั้งด้วยตนเอง ลองนึกภาพว่าถ้าคุณต้องติดตั้งแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่แต่ละเครื่องด้วยตนเอง แทนที่จะขอให้ผู้คนไปที่ App Store หรือ Play Store

6. อัปเดตซอฟต์แวร์อัตโนมัติ

ผู้นำธุรกิจและผู้จัดการที่ลงทุนในซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์จะทราบถึงความเจ็บปวดของการต้องคอยดูการแข่งขันอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะเป็นผู้นำ ซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์มีข้อดี เนื่องจากได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจของคุณอย่างเต็มที่ แต่เมื่อปรับใช้แล้ว ก็เป็นความรับผิดชอบ ของคุณ ในการอัปเดตด้วย เว้นแต่ว่าคุณมีทีมพัฒนาซอฟต์แวร์อยู่แล้ว จะต้องเสียค่าใช้จ่าย

ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์ที่ไม่มีวางจำหน่ายทั่วไปหมายถึงค่าใช้จ่ายอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะเป็นค่าธรรมเนียมแบบครั้งเดียว แต่ความรับผิดชอบในการติดตามความเคลื่อนไหวของ Joneses จะเปลี่ยนไปเป็นผู้ให้บริการ ดังที่กล่าวไปแล้ว ให้ตรวจสอบบทวิจารณ์และการอัปเดตก่อนดำเนินการแก้ไขเสมอ คุณไม่ต้องการเครื่องมือที่ไม่ได้รับการปรับปรุงมาหลายปีแล้ว

7. การฝึกอบรมระหว่างขั้นตอนการปรับใช้ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

เมื่อพูดถึงบทวิจารณ์ เรามั่นใจว่าทุกวันนี้ไม่มีใครขยับเขยื้อนในโลกธุรกิจโดยไม่ได้อ่านบทวิจารณ์ แต่ดูเหมือนว่าการฝึกอบรมด้านซอฟต์แวร์จะไม่ได้รับการกล่าวถึงมากนักในสิ่งเหล่านี้ ในระหว่างขั้นตอนการปรับใช้ การฝึกอบรมซอฟต์แวร์เป็นสิ่งสำคัญยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีทีมไอทีโดยเฉพาะในมือ

หากพนักงานต้องขอความช่วยเหลือทุกวัน ผลผลิตของธุรกิจก็จะได้รับผลกระทบไปด้วย การรวมการฝึกอบรมในขั้นตอนการปรับใช้ของคุณไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานทำงานได้เต็มศักยภาพเร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขากำลังใช้เงินลงทุนให้เกิดประโยชน์สูงสุด

8. ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นช่วยให้คุณประหยัดเงินในระยะยาว

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและขั้นตอนการปรับใช้ที่กว้างขวางยิ่งขึ้นอาจทำให้ผู้คนเลิกลงทุนในเครื่องมือดิจิทัล เนื่องจากเป็นการเพิ่มภาระให้กับทรัพยากรของพวกเขา อย่างไรก็ตาม เมื่อเทียบกับการใช้วิธีการแบบใช้กระดาษด้วยตนเอง รายได้ระยะยาวมีมากกว่าต้นทุนมาก

ตัวอย่างเช่น เครื่องคำนวณการประหยัดแบบไร้กระดาษนี้แสดงให้เห็นว่าธุรกิจบริการสามารถประหยัดเงินได้มากเพียงใดโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการที่ปรับใช้ แน่นอนว่าคุณอาจไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมการบริการ แต่การป้อนต้นทุนทางธุรกิจของคุณเอง จะทำให้คุณเข้าใจถึงศักยภาพในการออม แม้ว่าสิ่งที่อาจดูเหมือนเป็นการลงทุนเริ่มต้นครั้งใหญ่

9. การตั้งค่าการผสานรวมที่เกี่ยวข้องตั้งแต่เริ่มต้น

ข้อดีอีกประการของการมีขั้นตอนการปรับใช้ซอฟต์แวร์โดยเฉพาะคือเปิดโอกาสให้คุณทำงานร่วมกับนักพัฒนาในการนำการผนวกรวมไปใช้เช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ต้องจับคู่ฐานข้อมูลที่มีอยู่กับรูปแบบที่ต้องการโดยการผสานรวม ซึ่งอาจใช้เวลาและความอดทนอย่างมาก

ตัวอย่างเช่น Sage ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การบัญชีที่ผสานรวมกับโซลูชันการจัดการจำนวนมาก และสามารถเร่งกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้อย่างมาก ตราบใดที่การป้อนข้อมูลลูกค้าของคุณเป็นไปตามหลักเกณฑ์ นี่อาจเป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณในการพิจารณาซอฟต์แวร์ใหม่อื่นๆ ที่สามารถทำงานร่วมกับโซลูชันที่ปรับใช้อยู่ในปัจจุบันของคุณ

บทสรุป

มีอะไรอีกมากให้สำรวจเมื่อต้องตกลงกับโซลูชันซอฟต์แวร์ แต่ขั้นตอนการปรับใช้เป็นขั้นตอนที่คุณไม่ต้องการมองข้ามอย่างแน่นอน นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องมองในแง่มุมของมนุษย์ด้วยเช่นกัน เนื่องจากการใช้เครื่องมือใหม่อาจดูน่ากลัวสำหรับพนักงาน หากพวกเขาไม่ได้รับคำปรึกษาและให้เวลาในการปรับตัว

เมื่อใดก็ตามที่คุณลงทุนในเครื่องมือใหม่ ดิจิทัลหรืออย่างอื่น โปรดทราบว่าเป้าหมายสุดท้ายคือการขยายธุรกิจของคุณและปรับปรุงกระบวนการที่รั้งคุณไว้ การปรับ KPI และการสื่อสารผลประโยชน์ที่กล่าวไว้ข้างต้นกับพนักงานของคุณจะช่วยให้คุณติดตามและจูงใจทุกคนได้ โดยรวมแล้ว การปรับใช้ซอฟต์แวร์อาจทำให้คุณเสียโอกาสในการประสบความสำเร็จ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณทำได้ดี!