Verständnis der geschäftlichen Bedeutung der Softwarebereitstellung

Der Kauf eines neuen digitalen Tools ist immer eine große Entscheidung und es wird viel nachgedacht, um das richtige auszuwählen.

Allerdings entscheidet nicht nur, welche Software Sie kaufen, sondern auch, wie Sie sie einsetzen, ob das Ergebnis so erfolgreich ist, wie Sie es sich wünschen. Es macht sicherlich nicht so viel Spaß wie die Auswahl eines physischen Tools (wer liebt keinen neuen Hammer?), aber ein detaillierter Bereitstellungsplan kann über den Erfolg Ihrer Softwareimplementierungsphase entscheiden.

Was ist Deployment in Software?

Um sicherzustellen, dass wir hier alle auf derselben Seite sind, sollten wir uns zuallererst darauf einigen, was Softwarebereitstellung ist.

Bei der Verwaltungssoftware kommt die Bereitstellungsphase direkt nach Abschluss des Kaufprozesses und Sie sind bereit, Ihrem Team die neue Lösung vorzustellen. Die Bereitstellungsphase umfasst die Zeitspanne, in der Ihr Unternehmen von der Nichtverwendung einer neuen Software zu einer effizienten Nutzung übergeht.

Wie bei jedem anderen Business-Tool können Sie nicht erwarten, dass alle am ersten Tag voll durchstarten; Gute Business-Software ist benutzerfreundlich, sicher, aber es ist keine kostenlose App, die Sie aus einer Laune heraus heruntergeladen haben.

Digitale Tools können selbsterklärend sein, aber Sie möchten nicht, dass Ihr Team nur durch Versuch und Irrtum lernt. Hier kommt ein Plan für die Softwarebereitstellung ins Spiel: Sie möchten, dass sich Ihr Team an die Verwendung der Software gemäß den empfohlenen Best Practices gewöhnt.

Die Alternative ist, dass sie ihre eigenen Umwege entwickeln und dabei bleiben, bis Ihre Datenbank zu einem schlecht formatierten Durcheinander wird, da es keinen Standard gab, oder Ihre Schichtmuster im Kalender verstreut sind, weil sich niemand die Mühe gemacht hat, alle zu löschen die „Trial-and-Error“-Testkonten.

Auf der Seite des Entwicklers liegt es in seiner Verantwortung, einen Schulungsplan für die Softwarebereitstellung zu erstellen, um Kunden beim Übergang zu helfen, entweder von keiner Lösung zu ihrer oder von einer anderen Lösung zu einer neuen. Wenn dies persönliche oder telefonische Schulungen, Zugriff auf eine Wissensdatenbank mit Tutorials oder Selbsthilfevideos beinhaltet, sollte sich der Kunde darüber im Klaren sein, dass mit der unterstützten Bereitstellung Kosten verbunden sind.

Unterschied zwischen Softwarebereitstellung und Softwarefreigabe

In den meisten Fällen ist ein Software-Release Teil des Entwicklungsprozesses eines neuen digitalen Tools und steht außerhalb der Bereitstellungsphase; Es liegt in der Verantwortung eines Entwicklers, dies häufig zu tun. Letzterer wird während der Softwarefreigabephase auch einen Bereitstellungsplan erstellen, der den oben genannten Schulungsplan abdeckt und eine Reihe von Mindestanforderungen an die Ausrüstung für den effektiven Betrieb der Software festlegt.

9 Vorteile einer effizienten Softwarebereitstellung

Hier sind neun Vorteile der Softwarebereitstellung, die Sie kennen sollten, zuerst in einer praktischen Infografik und dann weiter unten ausführlicher beschrieben.

1. Optimieren Sie interne Abläufe und Geschäftsprozesse

Der Hauptzweck der Bereitstellung einer Verwaltungssoftware besteht darin, alle Vorgänge auf einen Bildschirm zu bringen. Manager und Führungskräfte haben oft Schwierigkeiten, sich zwischen der Verwendung mehrerer Software für jeden Bereich (z. B. Schichtplanung, Inventar, Kundenbetreuung) oder einer All-in-One-Lösung zu entscheiden.

Ersteres ermöglicht mehr Flexibilität und Funktionsumfang, da sein Zweck darin besteht, eine Sache gut zu machen, während letzteres erschwinglicher und effizienter sein kann, da Benutzer keine doppelte Dateneingabe vornehmen oder durch Bildschirme blättern müssen. Im Allgemeinen entscheiden sich kleinere Unternehmen für mehrere kostenlose Lösungen, während diejenigen, die nachhaltig wachsen wollen, sich für das kostenpflichtige All-in-One entscheiden.

2. Stellen Sie Software einfach für neue Benutzer und Geräte bereit

Einer der Vorteile einer gründlichen Software-Bereitstellungsstrategie ist die Berücksichtigung von Neueinstellungen sowie Geräte-Upgrades. Da Sie nicht auf eine bestimmte Hardware angewiesen sind, haben Sie die Flexibilität, Ihre eigene Ausrüstung vorzugeben, und Ihre neuen Mitarbeiter können die vorhandenen Schulungsressourcen nutzen, um sich schnell mit dem Tool vertraut zu machen.

Gleichzeitig können Sie bestimmte Software beim Recruiting tatsächlich zur Voraussetzung machen und diese Phase umgehen, wenn die Lösungen gängig genug sind (z. B. HubSpot für den Vertrieb).

Sie könnten auf Widerstand stoßen, wenn Sie plötzlich traditionellere Mitarbeiter wie Servicetechniker mit digitalen Tools vertraut machen möchten. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Vorteile gut kommunizieren und sie angemessen darin schulen, mobile Geräte für geschäftliche Zwecke zu verwenden.

Laut Nisha Raghwani, Head of Client Services bei Commusoft:

„Sie werden überrascht sein zu sehen, dass viele der Menschen, die traditionell sind und sich irgendwie vor Technologie gescheut haben, oft am einfachsten zu trainieren sind, weil sie keine schlechten Angewohnheiten aus anderen Quellen haben. Aber selbst wenn Sie von einer anderen Software kommen, muss jeder das Training und das, was Sie lernen können, zu schätzen wissen.“

3. Pflegen Sie alle Softwaregeräte an einem zentralen Ort

Datenzentralisierung bedeutet, jederzeit vollen Zugriff auf Kunden- und Mitarbeiterinformationen auf einem einzigen Bildschirm zu haben. Keine doppelte Dateneingabe, kein Hin- und Hermailen mit verschiedenen Mitarbeitern, kein Sammeln von Tabellenkalkulationen.

Die Zentralisierung von Informationen ist einer der größten Vorteile der Bereitstellung von Software, da jeder Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen hat, die in Echtzeit aktualisiert werden, wodurch das Potenzial für Fehler und Missverständnisse verringert wird. Gleichzeitig wird Ihr Team auch effizienter, da es redundanten Papierkram eliminieren und sich auf andere Prioritäten konzentrieren kann.

4. Helfen Sie Benutzern, sich remote mit Geräten zu verbinden

Das Arbeiten von zu Hause aus hat uns in letzter Zeit definitiv beschäftigt, aber es sollte unabhängig von den Umständen immer ein Thema gewesen sein. Sich auf einen guten Plan für die Softwarebereitstellung festzulegen, ist mühsam, zahlt sich aber auf lange Sicht aus, da Ihre Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort immer Zugriff auf ihr Arbeits-Dashboard haben. Die Möglichkeit, sich aus der Ferne mit der Arbeit zu verbinden, bedeutet, dass Ihre Produktivität unter unvorhergesehenen Umständen nicht leidet.

Bei Cloud-basierter Auftragsverwaltungssoftware geht es darum, Informationen aus der Ferne zu verbinden, damit Daten nicht einfach an einem Ort gespeichert werden. Zumindest nicht in einem physikalischen System. Stattdessen werden sie in der virtuellen Cloud gespeichert, was bedeutet, dass Sie von überall auf der Welt auf Ihre Informationen zugreifen können, solange Sie eine Internetverbindung haben.

Wenn Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert werden, können Sie Ihre Mitarbeiter vernetzen und auf dem Laufenden halten, ohne dass wir Sie darüber informieren müssen, was die Zeitverschwendung durch Missverständnisse erheblich verringern kann. Darüber hinaus bietet es zusätzliche Sicherheit, kann Ihnen Platz sparen und kann sich als billiger erweisen, als einem Kunden die falsche Rechnung zu senden.

5. Benutzern erlauben, Anwendungen über ein Self-Service-Portal zu installieren

Eine Herausforderung in eine Chance zu verwandeln, ist definitiv der richtige Weg, wenn es darum geht, schwierige Umstände zu meistern, und es wird definitiv hilfreich sein, Benutzern die Möglichkeit zu geben, Software selbst und auf jedem Gerät zu installieren. Solange Sie eine Software mit integrierten Autoritätsebenen (z. B. Mitarbeiter, Administrator, Manager) verwenden, die die Möglichkeiten bestimmter Benutzer einschränken, sind Self-Service-Webportale eine großartige Möglichkeit, Ihr IT-Team zu entlasten.

Wenn Ihre gewählte digitale Lösung eine Anwendung direkt auf Ihren Geräten installieren muss, sollte der Endbenutzer dies am besten selbst tun. Stellen Sie sich vor, Sie müssten manuell eine App auf jedem Mobilgerät installieren, anstatt die Leute einfach zu bitten, den App Store oder Play Store zu besuchen.

6. Software-Updates automatisieren

Führungskräfte und Manager, die in proprietäre Software investiert haben, kennen den Schmerz, immer einen Blick auf die Konkurrenz werfen zu müssen, um sicherzustellen, dass sie die Nase vorn haben. Proprietäre Software hat ihre Vorteile, da sie vollständig an Ihr Unternehmen angepasst ist, aber nach der Bereitstellung liegt es auch in Ihrer Verantwortung, sie zu aktualisieren. Dies ist natürlich mit Kosten verbunden, es sei denn, Sie haben bereits ein internes Softwareentwicklungsteam.

Eine Standardsoftware hingegen impliziert eher laufende Kosten als eine einmalige Gebühr, aber die Verantwortung, mit den Joneses Schritt zu halten, wird auf den Anbieter verlagert. Überprüfen Sie jedoch immer Bewertungen und Aktualisierungen, bevor Sie sich auf eine Lösung festlegen. Sie möchten kein Tool, das seit Jahren nicht aktualisiert wurde.

7. Training während der Softwarebereitstellungsphase verbessert die Effizienz

Apropos Rezensionen, wir sind sicher, dass heutzutage niemand in der Geschäftswelt einen Muskel bewegt, ohne Rezensionen zu lesen, aber Softwareschulungen scheinen in diesen nicht oft erwähnt zu werden. Während der Bereitstellungsphase ist Softwareschulung von größter Bedeutung, insbesondere für kleine Unternehmen, die nicht über dedizierte IT-Teams verfügen.

Wenn Mitarbeiter täglich den Support anrufen müssen, leidet die Unternehmensproduktivität. Durch das Einbeziehen von Schulungen in Ihre Bereitstellungsphase können Mitarbeiter nicht nur schneller ihr volles Potenzial ausschöpfen, sondern auch sicherstellen, dass sie das Beste aus der Investition herausholen.

8. Mehr Effizienz spart Ihnen langfristig Geld

Die richtige Software und ihre umfangreichere Bereitstellungsphase können Menschen davon abhalten, in digitale Tools zu investieren, da dies ihre Ressourcen zusätzlich belastet. Im Vergleich zum Festhalten an papierbasierten, manuellen Methoden überwiegen die langfristigen Einnahmen jedoch bei weitem die Kosten.

Dieser papierlose Sparrechner zeigt beispielsweise, wie viel ein Dienstleistungsunternehmen durch den Einsatz von Verwaltungssoftware einsparen kann. Sicher, Sie sind vielleicht nicht in der Dienstleistungsbranche tätig, aber wenn Sie Ihre eigenen Geschäftskosten eingeben, können Sie das Einsparpotenzial erkennen, trotz einer scheinbar großen Anfangsinvestition.

9. Relevante Integrationen von Anfang an einrichten

Ein weiterer Vorteil einer dedizierten Softwarebereitstellungsphase besteht darin, dass Sie die Möglichkeit haben, auch bei der Implementierung von Integrationen mit dem Entwickler zusammenzuarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nicht am Ende eine vorhandene Datenbank mit dem für eine Integration erforderlichen Format abgleichen müssen, was Zeit und viel Geduld in Anspruch nehmen kann.

Sage, die Buchhaltungssoftware, lässt sich beispielsweise in viele Verwaltungslösungen integrieren und kann Ihren Rechnungsprozess erheblich beschleunigen – solange Ihre Eingabe von Kundeninformationen deren Richtlinien entspricht. Dies kann auch eine ausgezeichnete Gelegenheit für Sie sein, andere neue Software in Betracht zu ziehen, die mit Ihrer derzeit bereitgestellten Lösung zusammenarbeiten kann.

Fazit

Es gibt sicherlich noch viel zu entdecken, wenn es darum geht, sich für eine Softwarelösung zu entscheiden, aber die Bereitstellungsphase ist definitiv eine, an der Sie nicht sparen möchten. Darüber hinaus ist es wichtig, auch den menschlichen Aspekt zu betrachten, denn die Implementierung eines neuen Tools kann für die Mitarbeiter entmutigend wirken, wenn sie sich nicht beraten fühlen und ihnen nicht die Zeit gegeben wird, sich anzupassen.

Wann immer Sie in ein neues Tool investieren, ob digital oder auf andere Weise, denken Sie daran, dass das Endziel darin besteht, Ihr Geschäft auszubauen und die Prozesse zu verbessern, die Sie derzeit zurückhalten. Durch die Anpassung von KPIs und die Kommunikation der oben beschriebenen Vorteile mit Ihren Mitarbeitern können Sie alle auf Kurs bringen und motivieren. Alles in allem kann die Softwarebereitstellung Ihre Pause zu Ihren Erfolgschancen machen, also stellen Sie sicher, dass Sie es gut machen!