Entendendo a importância comercial da implantação de software

A compra de uma nova ferramenta digital sempre será uma grande decisão e muita reflexão é necessária para escolher a ferramenta certa.

No entanto, não é apenas o software que você compra, mas também como você o implanta que decide se o resultado será tão bem-sucedido quanto você deseja. Certamente não é tão divertido quanto escolher uma ferramenta física (quem não ama um novo martelo?), mas um plano de implantação detalhado pode fazer ou quebrar o sucesso da sua fase de implementação de software.

O que é implantação em software?

Em primeiro lugar, para garantir que estamos todos na mesma página aqui, vamos concordar sobre o que é implantação de software.

No que diz respeito ao software de gestão, a fase de implantação ocorre logo após o término do processo de compra e você está pronto para começar a apresentar a nova solução para sua equipe. A fase de implantação abrangerá o período de tempo em que sua empresa deixará de usar um novo software para usá-lo com eficiência.

Como acontece com qualquer outra ferramenta de negócios, você não pode esperar que todos comecem a trabalhar no primeiro dia; um bom software de negócios é fácil de usar, claro, mas não é um aplicativo gratuito que você baixou por capricho.

As ferramentas digitais podem ser autoexplicativas, mas você não quer que sua equipe aprenda apenas por tentativa e erro. É aqui que entra em jogo um plano de implantação de software: você deseja que sua equipe se acostume a usar o software de acordo com as melhores práticas recomendadas.

A alternativa é que eles desenvolvam seus próprios métodos indiretos e fiquem com eles até que seu banco de dados se transforme em uma bagunça mal formatada, já que não havia um padrão para começar, ou seus padrões de turno estão por todo o calendário porque ninguém se preocupou em excluir todos as contas de teste de 'tentativa e erro'.

Do lado do desenvolvedor, é sua responsabilidade criar um cronograma de treinamento de implantação de software para ajudar os clientes a fazer a transição de nenhuma solução para a deles ou de uma solução diferente para uma nova. Se isso implicar treinamento presencial ou por telefone, acesso a um banco de dados de conhecimento com tutoriais ou vídeos de autoajuda, o cliente deve estar ciente de que há custos associados à implantação assistida.

Diferença entre implantação de software e lançamento de software

Na maioria das vezes, uma versão de software faz parte do processo de desenvolvimento de uma nova ferramenta digital e se destaca da fase de implantação; é responsabilidade do desenvolvedor fazer isso com frequência. Este último também elaborará um plano de implantação durante a fase de lançamento do software, abrangendo o plano de treinamento mencionado anteriormente e liberando um conjunto de requisitos mínimos de equipamentos para executar o software de maneira eficaz.

9 vantagens da implantação de software eficiente

Aqui estão nove vantagens da implantação de software que você deve conhecer, primeiro em um infográfico útil e, em seguida, apresentado com mais detalhes abaixo.

1. Simplifique as operações internas e os processos de negócios

O principal objetivo da implantação de um software de gerenciamento é trazer todas as operações para uma tela. Muitas vezes, gerentes e líderes de negócios lutam para decidir entre usar vários softwares para cada área (por exemplo, programação de turnos, estoque, atendimento ao cliente) ou uma solução completa.

O primeiro permite mais flexibilidade e profundidade de recursos, pois seu objetivo é fazer uma coisa e fazê-lo bem, enquanto o último pode ser mais acessível e eficiente, pois os usuários não precisam fazer nenhuma entrada de dados dupla ou percorrer as telas. De um modo geral, as empresas menores optam por várias soluções gratuitas, enquanto aquelas que pretendem crescer de forma sustentável optam pelo all-in-one pago.

2. Implante software facilmente para novos usuários e dispositivos

Uma das vantagens de ter uma estratégia completa de implantação de software é a contabilização de novas contratações, bem como atualizações de equipamentos. Não ter que depender de nenhum hardware específico significa que você tem a flexibilidade de ditar seu próprio equipamento e seus novos contratados podem fazer uso dos recursos de treinamento existentes para se familiarizar rapidamente com a ferramenta.

Ao mesmo tempo, você pode realmente tornar determinado software um requisito ao recrutar e ignorar essa fase se as soluções forem comuns o suficiente (por exemplo, HubSpot para vendas).

Você pode encontrar alguma resistência se de repente quiser introduzir ferramentas digitais para funcionários mais tradicionais, como técnicos de serviço, portanto, certifique-se de comunicar bem os benefícios e treiná-los adequadamente para usar dispositivos móveis para negócios.

De acordo com Nisha Raghwani, chefe de atendimento ao cliente da Commusoft:

“Você ficaria surpreso ao ver que muitas das pessoas que são tradicionais e meio que evitam a tecnologia geralmente são as mais fáceis de treinar porque não têm maus hábitos de outras fontes. Mas mesmo que você tenha vindo de outro software, todos precisam valorizar o treinamento e valorizar o que você pode aprender.”

3. Mantenha todos os dispositivos de software em um local centralizado

Centralização de dados significa ter acesso total às informações de clientes e funcionários, a todo momento, em uma única tela. Sem entrada dupla de dados, sem troca de e-mails com vários funcionários, sem coleta de planilhas.

A centralização das informações é uma das maiores vantagens da implantação de software, pois todos os funcionários têm acesso às mesmas informações, que são atualizadas em tempo real, reduzindo assim o potencial de erros e mal-entendidos. Ao mesmo tempo, sua equipe também se torna mais eficiente porque pode eliminar a papelada redundante e se concentrar em outras prioridades.

4. Ajude os usuários a se conectarem a dispositivos remotamente

Trabalhar em casa definitivamente está em nossas mentes ultimamente, mas sempre deveria ter sido um tópico, independentemente das circunstâncias. Comprometer-se com um bom plano de implantação de software exigirá esforço, mas valerá a pena a longo prazo, pois seus funcionários sempre terão acesso ao painel de trabalho, independentemente de sua localização. Ser capaz de se conectar ao trabalho remotamente significa que sua produtividade não sofrerá em circunstâncias imprevistas.

O software de gerenciamento de tarefas baseado em nuvem tem tudo a ver com a capacidade de conectar informações remotamente, tudo para que os dados não sejam simplesmente mantidos em um só lugar. Pelo menos não em qualquer sistema físico. Em vez disso, é armazenado na nuvem virtual, o que significa que você pode acessar suas informações de qualquer lugar do mundo, desde que tenha uma conexão com a Internet.

Quando os dados são sincronizados automaticamente com a nuvem, você pode manter sua equipe interligada e atualizada com o que está acontecendo e não precisa que nós o informemos, o que pode diminuir significativamente a quantidade de tempo desperdiçado em mal-entendidos. Além disso, é mais segurança, pode economizar espaço e pode ser mais barato do que enviar a fatura errada a um cliente.

5. Permitir que os usuários instalem aplicativos por meio de um portal de autoatendimento

Transformar um desafio em uma oportunidade é definitivamente o caminho a seguir quando se trata de navegar em circunstâncias difíceis, e permitir que os usuários instalem o software por conta própria e em qualquer dispositivo definitivamente ajudará. Desde que você esteja usando um software com níveis de autoridade integrados (por exemplo, funcionário, administrador, gerente) que limitam o que determinados usuários podem fazer, os portais da Web de autoatendimento são uma ótima maneira de aliviar sua equipe de TI.

Se a solução digital escolhida precisar instalar qualquer aplicativo diretamente em seus dispositivos, é melhor que o usuário final faça isso sozinho. Imagine se você tivesse que instalar manualmente um aplicativo em cada dispositivo móvel em vez de simplesmente pedir para as pessoas visitarem a App Store ou a Play Store.

6. Automatize as atualizações de software

Líderes de negócios e gerentes que investiram em software proprietário conhecerão a dor de ter que sempre espiar a concorrência para garantir que eles estejam à frente. O software proprietário tem suas vantagens, pois é totalmente personalizado para o seu negócio, mas uma vez implantado, também é sua responsabilidade atualizá-lo. Isso, a menos que você já tenha uma equipe de desenvolvimento de software interna, naturalmente terá um custo.

Um software de prateleira, por outro lado, implica um custo contínuo, em vez de uma taxa única, mas a responsabilidade de acompanhar os Joneses é transferida para o provedor. Dito isto, sempre verifique as revisões e atualizações antes de se comprometer com uma solução; você não quer uma ferramenta que não tenha sido atualizada em anos.

7. O treinamento durante a fase de implantação do software melhora a eficiência

Falando em resenhas, temos certeza de que ninguém move um músculo no mundo dos negócios hoje em dia sem ler resenhas, mas o treinamento de software não parece ser muito mencionado nelas. Durante a fase de implantação, o treinamento de software é fundamental, especialmente para pequenas empresas, que não possuem equipes de TI dedicadas à disposição.

Se os funcionários precisam ligar para o suporte diariamente, a produtividade dos negócios é prejudicada. A inclusão de treinamento em sua fase de implantação não apenas faz com que os funcionários trabalhem com todo o potencial mais rapidamente, mas também garante que eles aproveitem ao máximo o investimento.

8. O aumento da eficiência economiza dinheiro a longo prazo

O software adequado e sua fase de implantação mais extensa podem afastar as pessoas de investir em ferramentas digitais, pois é uma pressão adicional sobre seus recursos. No entanto, em comparação com os métodos manuais baseados em papel, os ganhos de longo prazo superam em muito os custos.

Por exemplo, esta calculadora de economia sem papel mostra o quanto uma empresa de serviços pode economizar usando a implantação de software de gerenciamento. Claro, você pode não estar no setor de serviços, mas ao inserir seus próprios custos de negócios, você pode entender o potencial de economia, apesar do que pode parecer um grande investimento inicial.

9. Configurando integrações relevantes desde o início

Outra vantagem de ter uma fase de implantação de software dedicada é que ela também oferece a oportunidade de trabalhar em conjunto com o desenvolvedor na implementação de integrações. Isso garante que você não terá que combinar um banco de dados existente com o formato exigido por uma integração que pode levar tempo e muita paciência.

Por exemplo, o Sage, o software de contabilidade, integra-se a muitas soluções de gerenciamento e pode acelerar significativamente seu processo de faturamento - desde que a entrada de informações do cliente siga suas diretrizes. Essa também pode ser uma excelente oportunidade para você considerar outro novo software que possa funcionar junto com sua solução atualmente implantada.

Conclusão

Certamente há muito o que explorar quando se trata de se comprometer com uma solução de software, mas a fase de implantação é definitivamente uma que você não vai querer economizar. Além disso, é importante olhar também para o aspecto humano, porque a implementação de uma nova ferramenta pode parecer assustadora para os funcionários se eles não se sentirem consultados e tiverem algum tempo para se ajustarem.

Sempre que você investir em uma nova ferramenta, digital ou não, lembre-se de que o objetivo final é expandir seus negócios e melhorar os processos que estão atrapalhando você agora. Ajustar os KPIs e comunicar os benefícios descritos acima com seus funcionários ajudará você a manter todos no caminho certo e motivados. Em suma, a implantação de software pode fazer com que suas chances de sucesso sejam interrompidas, portanto, certifique-se de estar fazendo isso bem!