Comprendere l'importanza aziendale della distribuzione del software

L'acquisto di un nuovo strumento digitale sarà sempre una decisione importante e si riflette molto nella scelta di quello giusto.

Tuttavia, non è solo il software che acquisti, ma anche il modo in cui lo distribuisci che decide se il risultato avrà il successo che desideri. Non è certamente divertente come scegliere uno strumento fisico (chi non ama un nuovo martello?), ma un piano di distribuzione dettagliato può creare o distruggere il successo della fase di implementazione del software.

Che cos'è la distribuzione nel software?

Innanzitutto, per garantire che siamo tutti sulla stessa pagina qui, concordiamo su quale sia la distribuzione del software.

Per quanto riguarda il software di gestione, la fase di implementazione arriva subito dopo che il processo di acquisto è terminato e sei pronto per iniziare a presentare la nuova soluzione al tuo team. La fase di implementazione coprirà l'intervallo di tempo in cui la tua azienda passerà dal non utilizzare un nuovo software all'utilizzarlo in modo efficiente.

Come con qualsiasi altro strumento aziendale, non puoi aspettarti che tutti inizino a lavorare il primo giorno; un buon software aziendale è facile da usare, certo, ma non è un'app gratuita che hai scaricato per capriccio.

Gli strumenti digitali possono essere autoesplicativi, ma non vuoi che il tuo team impari solo attraverso tentativi ed errori. È qui che entra in gioco un piano per la distribuzione del software: vorrai che il tuo team si abitui a utilizzare il software secondo le migliori pratiche consigliate.

L'alternativa è che sviluppino i propri metodi rotondi e li mantengano fino a quando il database non si trasforma in un pasticcio mal formattato, dal momento che non c'era uno standard per cominciare, o i tuoi schemi di turno sono dappertutto perché nessuno si è preso la briga di eliminare tutto gli account di prova "per tentativi ed errori".

Da parte dello sviluppatore, è sua responsabilità creare un programma di formazione per la distribuzione del software per aiutare i clienti a passare da nessuna soluzione alla loro o da una soluzione diversa a una nuova. Se ciò implica una formazione diretta o telefonica, l'accesso a un database di conoscenze con tutorial o video di auto-aiuto, il cliente deve essere consapevole dei costi associati alla distribuzione assistita.

Differenza tra la distribuzione del software e la versione del software

Il più delle volte, una versione del software fa parte del processo di sviluppo di un nuovo strumento digitale e si distingue dalla fase di implementazione; è responsabilità dello sviluppatore farlo frequentemente. Quest'ultimo elaborerà anche un piano di implementazione durante la fase di rilascio del software, coprendo il suddetto piano di formazione e rilasciando una serie di requisiti minimi di equipaggiamento per eseguire il software in modo efficace.

9 vantaggi di un'efficiente distribuzione del software

Ecco nove vantaggi della distribuzione del software di cui dovresti essere a conoscenza, prima in una pratica infografica e poi spiegati in modo più dettagliato di seguito.

1. Semplificare le operazioni interne e i processi aziendali

Lo scopo principale della distribuzione di un software di gestione è portare ogni operazione su un'unica schermata. Spesso manager e leader aziendali hanno difficoltà a decidere tra l'utilizzo di più software per ciascuna area (ad es. pianificazione dei turni, inventario, assistenza clienti) o una soluzione all-in-one.

Il primo consente una maggiore flessibilità e profondità delle funzionalità poiché il suo scopo è fare una cosa e farlo bene, mentre il secondo può essere più conveniente ed efficiente poiché gli utenti non devono eseguire alcuna doppia immissione di dati o sfogliare le schermate. In generale, le aziende più piccole optano per più soluzioni gratuite, mentre quelle che mirano a crescere in modo sostenibile scelgono la soluzione all-in-one a pagamento.

2. Distribuisci facilmente il software a nuovi utenti e dispositivi

Uno dei vantaggi di avere una strategia completa di distribuzione del software è tenere conto delle nuove assunzioni, nonché degli aggiornamenti delle apparecchiature. Non dover fare affidamento su alcun hardware particolare significa avere la flessibilità di dettare la propria attrezzatura e i nuovi assunti possono utilizzare le risorse di formazione esistenti per familiarizzare rapidamente con lo strumento.

Allo stesso tempo, puoi effettivamente rendere determinati software un requisito durante il reclutamento e bypassare questa fase se le soluzioni sono abbastanza comuni (ad es. HubSpot per le vendite).

Potresti incontrare qualche resistenza se all'improvviso desideri introdurre strumenti digitali a dipendenti più tradizionali, come i tecnici dell'assistenza, quindi assicurati di comunicare bene i vantaggi e addestrarli adeguatamente all'uso dei dispositivi mobili per le aziende.

Secondo Nisha Raghwani, Head of Client Services presso Commusoft:

“Sareste sorpresi di vedere che molte delle persone tradizionaliste e che hanno in qualche modo evitato la tecnologia sono spesso le più facili da addestrare perché non hanno cattive abitudini da altre fonti. Ma anche se provieni da un altro software, tutti devono apprezzare la formazione e apprezzare ciò che puoi imparare".

3. Mantenere tutti i dispositivi software in una posizione centralizzata

Centralizzazione dei dati significa avere pieno accesso alle informazioni su clienti e dipendenti, in qualsiasi momento, su un unico schermo. Nessuna doppia immissione di dati, nessuna e-mail avanti e indietro con vari dipendenti, nessuna raccolta di fogli di calcolo.

La centralizzazione delle informazioni è uno dei maggiori vantaggi dell'implementazione del software perché ogni dipendente ha accesso alle stesse informazioni, che si aggiornano in tempo reale, riducendo così il rischio di errori e incomprensioni. Allo stesso tempo, il tuo team diventa anche più efficiente perché può eliminare le scartoffie ridondanti e concentrarsi su altre priorità.

4. Aiuta gli utenti a connettersi ai dispositivi in ​​remoto

Il lavoro da casa è stato sicuramente nei nostri pensieri ultimamente, ma avrebbe dovuto sempre essere un argomento indipendentemente dalle circostanze. Impegnarsi in un buon piano di distribuzione del software richiederà uno sforzo, ma a lungo termine ripagherà, poiché i dipendenti avranno sempre accesso al proprio dashboard di lavoro, indipendentemente dalla loro posizione. Essere in grado di connetterti per lavorare in remoto significa che la tua produttività non ne risentirà in circostanze impreviste.

Il software di gestione dei lavori basato su cloud si basa sulla possibilità di connettere le informazioni in remoto, il tutto in modo che i dati non siano semplicemente conservati in un unico posto. Almeno non in nessun sistema fisico. Invece è archiviato nel cloud virtuale, il che significa che puoi accedere alle tue informazioni da qualsiasi parte del mondo purché tu disponga di una connessione Internet.

Quando i dati si sincronizzano automaticamente con il cloud, puoi mantenere il tuo personale interconnesso e aggiornato su ciò che sta accadendo e non è necessario che ti informiamo che può ridurre significativamente la quantità di tempo sprecato in incomprensioni. Inoltre, è una maggiore sicurezza, può farti risparmiare spazio e può rivelarsi più economico rispetto all'invio della fattura sbagliata a un cliente.

5. Consenti agli utenti di installare applicazioni tramite un portale self-service

Trasformare una sfida in un'opportunità è sicuramente la strada da percorrere quando si tratta di affrontare circostanze difficili e consentire agli utenti di installare il software da soli e su qualsiasi dispositivo sarà sicuramente di aiuto. Finché si utilizza un software con livelli di autorità incorporati (ad es. dipendente, amministratore, manager) che limitano ciò che alcuni utenti possono fare, i portali Web self-service sono un ottimo modo per alleggerire il proprio team IT.

Se la soluzione digitale scelta deve installare qualsiasi applicazione direttamente sui tuoi dispositivi, è meglio che l'utente finale lo faccia da solo. Immagina di dover installare manualmente un'app su ogni dispositivo mobile invece di chiedere semplicemente alle persone di visitare l'App Store o il Play Store.

6. Automatizza gli aggiornamenti software

I leader e i manager aziendali che hanno investito in software proprietario conosceranno il dolore di dover sempre sbirciare la concorrenza per assicurarsi di stare al passo. Il software proprietario ha i suoi vantaggi, in quanto è completamente personalizzato per la tua azienda, ma una volta distribuito, è anche tua responsabilità aggiornarlo. Questo, a meno che tu non abbia già un team di sviluppo software interno, avrà naturalmente un costo.

Un software standard, d'altra parte, implica un costo continuo, piuttosto che una commissione una tantum, ma la responsabilità di stare al passo con i Jones viene spostata sul fornitore. Detto questo, controlla sempre le recensioni e gli aggiornamenti prima di impegnarti in una soluzione; non vuoi uno strumento che non viene aggiornato da anni.

7. La formazione durante la fase di distribuzione del software migliora l'efficienza

A proposito di recensioni, siamo sicuri che nessuno muova un muscolo nel mondo degli affari in questi giorni senza leggere le recensioni, ma la formazione del software non sembra essere menzionata molto in queste. Durante la fase di implementazione, la formazione sul software è fondamentale, soprattutto per le piccole imprese, che non dispongono di team IT dedicati.

Se i dipendenti devono chiamare il supporto ogni giorno, la produttività aziendale ne risente. Includere la formazione nella fase di implementazione non solo consente ai dipendenti di lavorare a pieno potenziale più rapidamente, ma garantisce anche che traggano il massimo dall'investimento.

8. Una maggiore efficienza consente di risparmiare denaro a lungo termine

Un software adeguato e la sua fase di implementazione più ampia possono dissuadere le persone dall'investire in strumenti digitali poiché è un ulteriore sforzo per le loro risorse. Tuttavia, rispetto all'attenersi a metodi manuali basati su carta, i guadagni a lungo termine superano di gran lunga i costi.

Ad esempio, questo calcolatore di risparmio senza carta mostra quanto può risparmiare un'azienda di servizi utilizzando il software di gestione. Certo, potresti non essere nel settore dei servizi, ma inserendo i tuoi costi aziendali, puoi capire il potenziale di risparmio, nonostante quello che potrebbe sembrare un grande investimento iniziale.

9. Impostazione delle integrazioni pertinenti fin dall'inizio

Un altro vantaggio di avere una fase di distribuzione del software dedicata è che ti dà l'opportunità di lavorare insieme allo sviluppatore anche per implementare le integrazioni. Ciò garantisce che non dovrai far corrispondere un database esistente con il formato richiesto da un'integrazione che può richiedere tempo e molta pazienza.

Ad esempio, Sage, il software di contabilità, si integra con molte soluzioni di gestione e può accelerare notevolmente il processo di fatturazione, a condizione che l'immissione delle informazioni sui clienti segua le loro linee guida. Questa può anche essere un'ottima opportunità per prendere in considerazione altri nuovi software che possono funzionare insieme alla soluzione attualmente in distribuzione.

Conclusione

C'è sicuramente molto ancora da esplorare quando si tratta di impegnarsi in una soluzione software, ma la fase di distribuzione è sicuramente quella su cui non vorrai lesinare. Inoltre, è importante considerare anche l'aspetto umano, perché l'implementazione di un nuovo strumento può sembrare scoraggiante per i dipendenti se non si sentono consultati e gli viene concesso un po' di tempo per adattarsi.

Ogni volta che investi in un nuovo strumento, digitale o meno, tieni presente che l'obiettivo finale è far crescere il tuo business e migliorare i processi che ti stanno trattenendo ora. L'adeguamento dei KPI e la comunicazione dei vantaggi sopra descritti con i tuoi dipendenti ti aiuteranno a mettere tutti sulla buona strada e motivati. Tutto sommato, l'implementazione del software può aumentare le tue possibilità di successo, quindi assicurati di farlo bene!