了解軟件部署的業務重要性

購買新的數字工具始終是一個重大決定，選擇合適的工具需要考慮很多。

然而，不僅僅是您購買的軟件，還有您如何部署它來決定結果是否會像您希望的那樣成功。 這當然不如選擇物理工具有趣（誰不喜歡新錘子？），但是詳細的部署計劃可以決定您的軟件實施階段的成功或失敗。

什麼是軟件部署？

首先，為了確保我們都在同一頁面上，讓我們就什麼是軟件部署達成一致。

就管理軟件而言，部署階段是在購買過程結束後立即開始，您已準備好開始向您的團隊介紹新的解決方案。 部署階段將涵蓋貴公司從不使用新軟件到有效使用它的時間跨度。

與任何其他業務工具一樣，您不能指望每個人都在第一天就開始運作。 好的商業軟件是用戶友好的，當然，但它不是你一時興起下載的免費應用程序。

數字工具可以不言自明，但您不希望您的團隊僅通過反複試驗來學習。 這就是製定軟件部署計劃發揮作用的地方：您希望您的團隊根據推薦的最佳實踐習慣使用該軟件。

另一種方法是讓他們開發自己的迂迴方法並堅持使用這些方法，直到您的數據庫變成格式不正確的混亂，因為一開始沒有標準，或者您的輪班模式遍布日曆，因為沒有人願意刪除所有“試錯”測試帳戶。

在開發人員方面，他們有責任制定軟件部署培訓計劃，以幫助客戶從沒有解決方案過渡到他們的解決方案，或者從不同的解決方案過渡到新的解決方案。 如果這意味著面對面或電話培訓、訪問包含教程的知識數據庫或自助視頻，客戶應該意識到輔助部署會產生相關成本。

軟件部署與軟件發布之間的區別

通常，軟件發布是新數字工具開發過程的一部分，與部署階段不同； 經常這樣做是開發人員的責任。 後者還將在軟件發布階段製定部署計劃，涵蓋上述培訓計劃並發布一組最低設備要求以有效運行軟件。

高效軟件部署的9大優勢

以下是您應該了解的軟件部署的九個優勢，首先是在一個方便的信息圖中，然後在下面更詳細地列出。

1. 簡化內部運營和業務流程

部署管理軟件的主要目的是將每個操作都集中在一個屏幕上。 通常情況下，經理和業務領導者在為每個領域（例如輪班安排、庫存、客戶服務）使用多個軟件還是一體化解決方案之間做出決定時會遇到困難。

前者允許更大的靈活性和功能深度，因為它的目的是做一件事並做好它，而後者可以更實惠和高效，因為用戶不必進行任何雙重數據輸入或翻閱屏幕。 一般來說，較小的公司選擇多種免費解決方案，而那些旨在可持續發展的公司則選擇付費的一體化解決方案。

2. 為新用戶和設備輕鬆部署軟件

擁有徹底的軟件部署策略的優勢之一是考慮到新員工以及設備升級。 不必依賴任何特定的硬件意味著您可以靈活地決定自己的設備，並且您的新員工可以利用現有的培訓資源來快速熟悉該工具。

同時，如果解決方案足夠普遍（例如用於銷售的 HubSpot），您實際上可以在招聘時將某些軟件作為要求並繞過此階段。

如果您突然想向更傳統的員工（例如服務技術人員）引入數字工具，您可能會遇到一些阻力，因此請確保您很好地傳達了這些好處並正確培訓他們使用移動設備開展業務。

Commusoft 客戶服務主管 Nisha Raghwani 表示：

“你會驚訝地發現，很多傳統的、有點迴避技術的人通常最容易訓練，因為他們沒有任何來自其他來源的壞習慣。 但即使你來自其他軟件，每個人都需要重視培訓，重視你能學到的東西。”

3. 將所有軟件設備維護在一個集中位置

數據集中意味著在一個屏幕上始終可以完全訪問客戶和員工信息。 沒有雙重數據輸入，沒有與不同員工的來回電子郵件，沒有電子表格的收集。

集中信息是部署軟件的最大優勢之一，因為每個員工都可以訪問相同的信息，這些信息會實時更新，從而減少錯誤和誤解的可能性。 同時，您的團隊也變得更有效率，因為他們可以減少多餘的文書工作並專注於其他優先事項。

4.幫助用戶遠程連接設備

在家工作最近肯定是我們的想法，但無論情況如何，它都應該一直是一個話題。 制定一個好的軟件部署計劃需要付出努力，但從長遠來看會有所回報，因為您的員工將始終可以訪問他們的工作儀表板，無論他們身在何處。 能夠遠程連接工作意味著您的工作效率不會在不可預見的情況下受到影響。

基於雲的工作管理軟件就是能夠遠程連接信息，這樣數據就不會簡單地保存在一個地方。 至少不在任何一個物理系統中。 相反，它存儲在虛擬雲中，這意味著只要您有互聯網連接，您就可以從世界任何地方訪問您的信息。

當數據自動與云同步時，您可以讓您的員工保持相互聯繫並及時了解正在發生的事情，並且您不需要我們讓您知道，這可以顯著減少浪費在誤解上的時間。 此外，它增加了安全性，可以節省您的空間，並且比向客戶發送錯誤的發票更便宜。

5. 允許用戶通過自助服務門戶安裝應用程序

將挑戰轉化為機遇絕對是應對困難環境的必經之路，並且允許用戶自行安裝軟件並在任何設備上安裝軟件肯定會有所幫助。 只要您使用的軟件具有內置權限級別（例如員工、管理員、經理）來限制某些用戶可以執行的操作，自助服務 Web 門戶就是減輕 IT 團隊負擔的好方法。

如果您選擇的數字解決方案需要將任何應用程序直接安裝到您的設備上，那麼最終用戶最好自己安裝。 想像一下，如果您必須在每台移動設備上手動安裝應用程序，而不是簡單地要求人們訪問 App Store 或 Play Store。

6. 自動化軟件更新

投資於專有軟件的商業領袖和經理會知道必須始終窺視競爭以確保他們保持領先的痛苦。 專有軟件有其優勢，因為它完全根據您的業務定制，但一旦部署，您也有責任對其進行更新。 除非您內部已經有一個軟件開發團隊，否則這自然會付出代價。

另一方面，現成的軟件意味著持續的成本，而不是一次性的費用，但跟上瓊斯的責任轉移到了供應商身上。 話雖如此，在提交解決方案之前，請務必檢查評論和更新； 您不想要多年未更新的工具。

7. 軟件部署階段的培訓提高效率

說到評論，我們確信這些天沒有人在不閱讀評論的情況下在商業世界中發揮作用，但軟件培訓似乎並沒有在這些評論中得到很多提及。 在部署階段，軟件培訓至關重要，尤其是對於手頭沒有專門的 IT 團隊的小型企業。

如果員工必須每天尋求支持，那麼企業生產力就會受到影響。 將培訓納入您的部署階段不僅可以讓員工更快地發揮全部潛力，還可以確保他們充分利用投資。

8. 從長遠來看，提高效率可以為您節省資金

適當的軟件及其更廣泛的部署階段可以讓人們不再投資於數字工具，因為這會增加他們的資源壓力。 然而，與堅持紙質手工方法相比，長期收益遠大於成本。

例如，這個無紙化儲蓄計算器顯示了服務企業通過使用部署管理軟件可以節省多少。 當然，您可能不在服務行業，但通過輸入您自己的業務成本，您可以了解節省的潛力，儘管這可能看起來像是一筆巨大的初始投資。

9. 從一開始就設置相關集成

擁有專門的軟件部署階段的另一個優勢是，它使您有機會與開發人員一起實施集成。 這可確保您最終不必將現有數據庫與集成所需的格式進行匹配，這可能需要時間和很大的耐心。

例如，會計軟件 Sage 與許多管理解決方案集成，可以顯著加快您的發票流程 - 只要您的客戶信息輸入遵循他們的指導方針。 這也是您考慮其他可以與您當前部署的解決方案一起使用的新軟件的絕佳機會。

結論

在提交軟件解決方案時，肯定還有很多需要探索的地方，但部署階段絕對是您不想跳過的階段。 此外，考慮人的方面也很重要，因為如果員工不感到被諮詢並允許一些時間進行調整，那麼實施新工具對員工來說似乎是一項艱鉅的任務。

每當您投資新工具（無論是數字工具還是其他工具）時，請記住，最終目標是發展您的業務並改進目前阻礙您的流程。 調整 KPI 並與您的員工溝通上述好處將幫助您讓每個人都走上正軌並充滿動力。 總而言之，軟件部署可以讓您打破成功的機會，所以請確保您做得很好！