8 простых и быстрых способов отправить факс онлайн

Когда цифровая революция находится на пике своего развития, факсы, кажется, остались в прошлом.

Хотя это более традиционная технология, для некоторых предприятий по-прежнему требуется факсимильная связь в качестве основного способа передачи документов. Но утомительное обращение с физическим оборудованием и медленная скорость передачи потребовали обновления для быстрой передачи документов через Интернет.

Появление программного обеспечения для онлайн-факсов объединило лучшее из обоих миров — Интернета и факса — и упростило отправку факсов. Благодаря этой новой технологии вам больше не нужно использовать факсимильный аппарат для отправки документов по факсу физически. Вместо этого вы можете использовать свой компьютер или смартфон для отправки факсов в любом месте и в любое время.

В то время как обычная факсимильная связь использует телефонную сеть общего пользования, онлайн-факс использует всемирную сеть интернет-протокола (IP) для отправки и получения факсов. Это делает весь процесс легким и дешевым.

Вам необходимо зарегистрироваться в надежной онлайн-службе факсов, чтобы отправлять факсы онлайн. Это помогает вам обрабатывать документы в цифровом виде, преобразовывая электронные письма в факсы и факсы в электронные письма.

При отправке факса просто прикрепите цифровую версию документа к электронному письму и отправьте его на номер факсимильного аппарата получателя. Предполагаемый аппарат получает это как обычный факсимильный сигнал для распечатки. Если получатель также является пользователем службы интернет-факса, он может получить цифровой факс через портал поставщика услуг.

8 способов отправить факс онлайн

Поскольку это полезно для цифровой обработки документов, многие компании считают онлайн-факс следующей большой революцией. Существуют различные способы отправки факсов онлайн. Вы можете выбрать один из следующих способов в зависимости от вашего оборудования и получателя.

1. Отправка факса по электронной почте

Вы можете легко отправлять онлайн-факсы через своего поставщика услуг электронной почты, используя только свой смартфон или компьютер. Прикрепите документ, введите номер факса и отправьте его по электронной почте.

Для отправки факсов по электронной почте требуется подписка на надежную службу отправки факсов через Интернет. После подписки ваш поставщик услуг выступает в качестве посредника для онлайн-факсинга. Провайдер получает документы через Интернет и просто передает их на факсимильный аппарат.

Большинству поставщиков услуг требуется номер факса, а также соответствующий код страны и региона в адресе «Кому» вашего электронного письма.

Электронная почта преобразуется в онлайн-факс на принимающей стороне. Вы можете легко получить доступ к документам, отправленным по факсу, на портале вашего поставщика услуг. Все, что вам нужно для получения факса по электронной почте, — это подключенное к Интернету устройство с подпиской на онлайн-факс.

Интернет-факс — один из самых удобных и быстрых способов передачи документов. Никаких дополнительных сборов, кроме обычной платы за подписку и использование Интернета, не взимается.

2. Факс через VoIP

Передача голоса по интернет-протоколу (VoIP) — это еще один способ отправки интернет-факсов. VoIP — это телефонная служба, позволяющая отправлять и принимать звонки через интернет-соединение.

VoIP позволяет отправить факс, набрав номер получателя и введя соответствующий код перед его номером факса. За этим кодом должен следовать ваш адрес электронной почты, который доставляет все документы, отправленные через VoIP, в папку «Входящие».

Факсы используют аналоговые сигналы для передачи данных по телефонным линиям. Однако вы используете шлюз VoIP для преобразования аналогового сигнала факсимильного аппарата в удобные для Интернета пакеты данных с помощью VoIP. Эти сообщения собираются и преобразуются в аналоговые сигналы, которые распечатываются факсимильными аппаратами. Этот метод не столь успешен и может дать сбой, поскольку сеть VoIP не оптимизирована для передачи факсимильных сигналов на аналоговом уровне.

3. Отправка факса с компьютера (Windows или macOS)

Интернет-службы факсимильной связи могут помочь вам отправлять и получать факсы с вашего компьютера. Просто установите веб-расширение или программный интерфейс поставщика услуг и используйте его для отправки факсов через Интернет.

4. Отправка факса через Google Документы

Большинство служб интернет-факса имеют функцию Google Fax. Используя эту функцию, вы можете интегрировать свой онлайн-факс в различные сервисы Google Workspace и отправлять факсы прямо из Google Docs или Google Sheets.

Например, если вы занимаетесь бизнесом, ориентированным на данные, например недвижимостью, Документы Google и Таблицы Google могут предложить вам простоту использования и доступность. При интеграции с этими службами Google вы можете трансформировать свой бизнес в сфере недвижимости, используя онлайн-факс.

Установите надстройку, предназначенную для вашего поставщика услуг онлайн-факса, в Google Workspace. Это дополнение поможет вам отправлять и получать факсы с помощью Google Docs или Google Sheets с вашего компьютера или смартфона.

5. Отправка факса с помощью Microsoft Office

В зависимости от поставщика услуг онлайн-факсинга вы можете отправлять документы по факсу с помощью приложений Microsoft 365. Отправляйте по факсу файлы MS Word, MS Excel или MS Powerpoint, используя функцию «отправить по электронной почте по факсу». Кроме того, вы можете загрузить надстройку поставщика услуг для приложений Microsoft. Таким образом, вы можете отправить документ, электронную таблицу или презентацию по факсу непосредственно через надстройку.

6. Факс с устройств iOS

Если у поставщика услуг онлайн-факсинга есть приложение для iOS, вы можете отправлять факсы с помощью своего устройства iOS. Веб-приложения на Macbook и мобильные приложения, такие как Keynote, Pages и Numbers на мобильных устройствах iOS, также можно использовать для отправки факсов.

7. Факс с устройств Android

Как и устройства Apple, устройства Android могут иметь приложение поставщика услуг факса в Play Store. Вы можете легко отправлять и получать факсы на этих устройствах с помощью приложения. Все, что вам нужно сделать, это загрузить его, войти в свою учетную запись и отправить по факсу.

8. Используйте онлайн-сервис факсимильной связи

Многие провайдеры онлайновых факсимильных услуг предлагают быстрые и беспроблемные онлайновые факсимильные услуги за небольшую плату. Эти поставщики услуг упрощают отправку и получение документов по всему миру через свои удобные веб-сайты или приложения.

Ваш факс будет принят факсимильным аппаратом получателя или онлайн-порталом факсимильной связи.

Различные услуги предлагают профессиональную передачу, аналогичную обычным аналоговым устройствам. Они даже преодолевают многие недостатки традиционной факсимильной связи, делая онлайн-факс предпочтительным маршрутом для бизнеса нового века.

Многие из этих провайдеров также выпустили расширения для различных браузеров. Это позволяет пользователям обходить сложные этапы использования своего поставщика почтовых услуг и своих возможностей электронной почты на факс или факса на электронную почту для отправки и получения онлайн-факсов.

Вы можете сэкономить на оборудовании и других сопутствующих расходах, воспользовавшись услугами онлайн-факсинга. Это даже помогает вам архивировать документы в цифровом виде, что невозможно при автономной отправке факсов, поскольку для сканирования документов и их сохранения требуется сканер.

Преимущества онлайн-факсинга

Отправка факсов через Интернет выгодна во многих отношениях. Внедрение онлайн-факсов в вашем бизнесе может помочь вам оптимизировать ваш бизнес. От экономии вашего времени до предоставления вам простого способа архивирования файлов, отправленных по факсу, он может быть полезен во многих других отношениях.

• Гибкий. Хотя вы все еще можете использовать факсимильные аппараты для отправки факсов через Интернет, они вам не нужны. Вы можете отправлять факсы онлайн, используя только компьютер или смартфон. Это дает вам больше гибкости и избавляет вас от необходимости устанавливать дополнительный аппаратный ресурс и тратить его на обслуживание.
• Никаких сборов за стационарную связь. Вам необходимо стационарное соединение для передачи аналогового сигнала по телефонной линии с обычными факсимильными аппаратами, и за это вам выставляют счет. Стоимость сильно варьируется в зависимости от того, куда вы его отправляете. Она может быть выше для междугородних переводов. Онлайн-факс поможет вам сэкономить на этих расходах. Тарифы одинаковы для междугородной и местной связи — вы платите только за подключение к Интернету.
• Супер безопасный и надежный. Безопасность является серьезной проблемой при использовании традиционных факсов. Телефонные линии, по которым отправляется факс, скорее всего, будут перехвачены, что может привести к утечке файлов, отправленных по факсу. Кроме того, любой человек, находящийся рядом с факсимильным аппаратом, может видеть отправленные по факсу документы, чего нельзя сказать о приеме онлайн-факсов. Благодаря зашифрованным, высоконадежным функциям передачи и хранения отправка факсов через Интернет намного безопаснее, чем вы можете себе представить.
• Легко хранить. Хранение всегда является проблемой при работе с бумажными документами. Вам не нужно хранить, управлять и сортировать полки архивных документов, чтобы вести учет ваших онлайн-транзакций факса. При отправке факса через Интернет легко сохранить факс в определенном месте в вашей системе. Таким образом, вы можете получить доступ к чему угодно и когда угодно.
• Экономическая эффективность. Отправка факсов онлайн помогает сэкономить много денег в долгосрочной перспективе. Использование онлайн-факс-службы для отправки и получения факсов позволяет сэкономить на оборудовании, обслуживании и резервных расходах. Плата взимается только за подписку на факсимильные услуги онлайн, которая минимальна по сравнению с другими расходами.
• Никаких физических барьеров. Факсы не могут быть везде. Вы можете получить к ним доступ только там, где они расположены. Тем не менее, ваше местоположение никогда не является препятствием для отправки факсов через Интернет. Вы можете отправить факс кому угодно, используя любое портативное устройство. Путешествуете ли вы куда-нибудь, где у вас нет факсимильного аппарата, ваш онлайн-факс всегда к вашим услугам.
• Масштабируемость. Отправка факсов может быть утомительной для малого бизнеса. Независимо от того, расширяется ли ваш малый бизнес до уровня предприятия или вы превращаете свой домашний бизнес в малый бизнес, вам не нужно вкладывать средства и устанавливать дополнительные факсимильные аппараты. Достаточно масштабировать пакет подписки с онлайн-поставщиком факсимильных услуг и упростить вашу работу.
• Экологичный. Без физического факсимильного аппарата вы можете сэкономить деньги, пространство, время и, самое главное, расход бумаги. Отказ от бумаги оказывает значительное положительное влияние на окружающую среду. Вы можете эффективно обмениваться документами и сохранять их в цифровом виде, не распечатывая их на бумаге.
• Электронные подписи. Вы также можете легко использовать самые популярные функции цифровой подписи при отправке факсов через Интернет. Делитесь юридическими документами и подписывайте их цифровой подписью с помощью надежного поставщика цифровой подписи. Удобно делать все в одном месте.
• Соблюдения правовых норм. Отправка документов по почте – обычная практика. Однако для некоторых документов, отправляемых по почте, нет никаких юридических положений. В таких случаях отправка по факсу является предпочтительной формой обмена. При отправке факсов через Интернет вы можете воспользоваться электронной передачей и соблюдением законодательства.

Почему стоит выбрать онлайн-факс?

С ростом популярности онлайн-факсинга неудивительно, что люди обращаются к этому методу. Это дает вам несколько преимуществ по сравнению со старым, традиционным методом. Вы экономите на счетах за телефон, наслаждаетесь удобством хранения, экономите на расходах на техническое обслуживание, остаетесь в рамках бюджета и, самое главное, у вас нет физических барьеров, которые ограничивают ваш доступ к документам.

Хороший поставщик услуг онлайн-факсинга гарантирует, что подключение к его веб-сайту будет чрезвычайно безопасным, чтобы вы могли безопасно использовать его веб-интерфейс. Кроме того, безопасное облачное хранилище помогает безопасно хранить конфиденциальные документы и данные.

Нужно выяснить, как хранить эти документы после того, как вы отправили их по факсу? Узнайте все, что вам нужно знать о хранении документов.