8 einfache und schnelle Möglichkeiten, ein Fax online zu senden

Mit der digitalen Revolution auf ihrem Höhepunkt scheint das Faxen der Vergangenheit anzugehören.

Obwohl es sich eher um eine traditionelle Technologie handelt, verlangen bestimmte Unternehmen immer noch das Faxen als primäre Art der Dokumentenübertragung. Aber der mühsame Umgang mit physischer Hardware und die langsame Übertragungsgeschwindigkeit erforderten ein Facelifting für schnelle Dokumentenübertragungen über das Internet.

Das Aufkommen von Online-Faxsoftware brachte das Beste aus beiden Welten – Internet und Fax – zusammen und vereinfachte das Faxen. Mit dieser neuen Technologie müssen Sie kein Faxgerät mehr bedienen, um Dokumente physisch zu faxen. Stattdessen können Sie Ihren Computer oder Ihr Smartphone zum Faxen verwenden – überall und jederzeit.

Während beim normalen Faxen ein öffentliches Telefonnetz verwendet wird, wird beim Online-Faxen das weltweite Internet Protocol (IP)-Netzwerk zum Senden und Empfangen von Faxen verwendet. Dies macht den gesamten Prozess mühelos und kostengünstig.

Sie müssen sich bei einem zuverlässigen Online-Faxdienst registrieren, um online zu faxen. Es hilft Ihnen beim digitalen Umgang mit Dokumenten, indem es E-Mails in Faxe und Faxe in E-Mails umwandelt.

Wenn Sie ein Fax senden, hängen Sie einfach die digitale Version des Dokuments an eine E-Mail an und senden Sie es an die Faxgerätenummer Ihres Empfängers. Das vorgesehene Gerät erhält dies als regelmäßiges Faxsignal für einen Ausdruck. Wenn der Empfänger auch ein Benutzer des Internet-Faxdienstes ist, kann er digitales Fax über das Portal eines Dienstanbieters erhalten.

8 Möglichkeiten, online zu faxen

Da es für die digitale Handhabung von Dokumenten nützlich ist, betrachten viele Unternehmen das Online-Faxen als die nächste große Revolution. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Faxe online zu versenden. Je nach Gerät und Empfänger können Sie eine der folgenden Möglichkeiten wählen.

1. Fax per E-Mail

Sie können ganz einfach Online-Faxe über Ihren E-Mail-Dienstanbieter senden, indem Sie nur Ihr Smartphone oder Ihren Computer verwenden. Hängen Sie das Dokument an, geben Sie die Faxnummer ein und senden Sie es per E-Mail.

Für das E-Mail-Faxen ist ein Abonnement bei einem zuverlässigen Internet-Faxdienst erforderlich. Nach dem Abonnieren fungiert Ihr Dienstanbieter als Vermittler für das Online-Faxen. Der Anbieter empfängt die Dokumente über das Internet und übermittelt sie einfach an das Faxgerät.

Die meisten Dienstanbieter verlangen die Faxnummer und die zutreffende Landes- und Ortsvorwahl in der „An“-Adresse Ihrer E-Mail.

Die E-Mail wird beim Empfänger in ein Online-Fax umgewandelt. Auf die gefaxten Dokumente können Sie bequem im Portal Ihres Dienstleisters zugreifen. Alles, was Sie brauchen, um ein Fax per E-Mail zu empfangen, ist ein mit dem Internet verbundenes Gerät mit einem Abonnement für den Online-Faxdienst.

Das Internet-Fax ist eine der bequemsten und schnellsten Methoden der Dokumentenübertragung. Außer Ihrer üblichen Abonnement- und Internetnutzungsgebühr fallen keine zusätzlichen Gebühren an.

2. Fax über VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) ist eine weitere Möglichkeit, Internetfaxe zu versenden. VoIP ist ein Telefondienst, mit dem Sie Anrufe über eine Internetverbindung senden oder empfangen können.

Mit VoIP können Sie ein Fax senden, indem Sie die Nummer des Empfängers wählen und den entsprechenden Code vor seiner Faxnummer eingeben. Diesem Code sollte Ihre E-Mail-Adresse folgen, die alle per VoIP gesendeten Dokumente an einen Posteingang liefert.

Faxgeräte verwenden analoge Signale, um Daten über Telefonleitungen zu übertragen. Allerdings setzt man bei VoIP ein VoIP-Gateway ein, um das analoge Faxsignal in internettaugliche Datenpakete umzuwandeln. Diese Nachrichten werden zusammengesetzt und in analoge Signale umgewandelt, die Faxgeräte ausdrucken. Diese Methode ist nicht so erfolgreich und kann scheitern, da das VoIP-Netz nicht für die Faxsignalisierung auf analoger Ebene optimiert ist.

3. Faxen von einem Computer (Windows oder macOS)

Online-Faxdienste können Ihnen dabei helfen, Faxe von Ihrem Computer aus zu senden und zu empfangen. Installieren Sie einfach die Weberweiterung oder Softwareschnittstelle Ihres Dienstanbieters und verwenden Sie sie für das Internet-Faxen.

4. Faxen Sie über Google Docs

Die meisten Internet-Faxdienste verfügen über die Google Fax-Funktion. Mit dieser Funktion können Sie Ihr Online-Fax in verschiedene Google Workspace-Dienste einbinden und ein Fax direkt aus Google Docs oder Google Sheets versenden.

Wenn Sie beispielsweise ein datenorientiertes Unternehmen wie Immobilien sind, können Google Docs und Google Sheets Ihnen Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit bieten. Wenn Sie diese Google-Dienste integrieren, können Sie Ihr Immobiliengeschäft mithilfe von Online-Fax transformieren.

Installieren Sie das für Ihren Online-Faxdienstanbieter spezifische Add-on in Google Workspace. Dieses Add-on hilft Ihnen, Faxe mit Google Docs oder Google Sheets von Ihrem Computer oder Smartphone aus zu senden und zu empfangen.

5. Faxen Sie mit Microsoft Office

Abhängig von Ihrem Online-Faxdienstanbieter können Sie Dokumente mit Microsoft 365-Anwendungen faxen. Faxen Sie MS Word-, MS Excel- oder MS Powerpoint-Dateien mit der Funktion „E-Mail an Fax“. Darüber hinaus können Sie das Add-In Ihres Dienstanbieters für Microsoft-Anwendungen herunterladen. Auf diese Weise können Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation direkt über das Add-In faxen.

6. Faxen von iOS-Geräten

Wenn Ihr Online-Faxdienstanbieter über eine iOS-App verfügt, können Sie Faxe mit Ihrem iOS-Gerät senden. Web-Apps auf Macbooks und mobile Apps wie Keynote, Pages und Numbers auf mobilen iOS-Geräten können ebenfalls zum Senden von Faxen verwendet werden.

7. Fax von Android-Geräten

Wie Apple-Geräte können Android-Geräte eine App eines Faxdienstanbieters im Play Store haben. Mit der App können Sie auf diesen Geräten ganz einfach Faxe senden und empfangen. Alles, was Sie tun müssen, ist es herunterzuladen, sich bei Ihrem Konto anzumelden und es zu faxen.

8. Verwenden Sie einen Online-Faxdienst

Viele Anbieter von Online-Faxdiensten bieten gegen eine geringe Gebühr schnelle und problemlose Online-Faxdienste an. Diese Dienstleister machen es einfach, Dokumente über ihre benutzerfreundlichen Websites oder Apps rund um den Globus zu senden oder zu empfangen.

Das Faxgerät oder das Online-Faxportal des Empfängers empfängt Ihr Fax.

Verschiedene Dienste bieten eine professionelle Übertragung ähnlich wie bei herkömmlichen analogen Geräten. Sie überwinden sogar viele Nachteile des herkömmlichen Faxens und machen das Online-Faxen zum bevorzugten Weg für New-Age-Unternehmen.

Viele dieser Anbieter haben auch Erweiterungen für verschiedene Browser veröffentlicht. Auf diese Weise können Benutzer die komplizierten Schritte der Verwendung ihres Mailing-Dienstanbieters und ihrer E-Mail-zu-Fax- oder Fax-zu-E-Mail-Funktionen zum Senden und Empfangen von Online-Faxen umgehen.

Mit Online-Faxdiensten können Sie Gerätekosten und andere damit verbundene Kosten sparen. Es hilft Ihnen sogar, die Dokumente digital zu archivieren, was beim Offline-Faxen nicht möglich ist, da ein Scanner zum Scannen und Speichern der Dokumente erforderlich ist.

Vorteile des Online-Faxens

Online-Faxen ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft. Die Einführung von Online-Fax in Ihrem Unternehmen kann Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu rationalisieren. Von der Zeitersparnis bis hin zur mühelosen Archivierung der gefaxten Dateien kann es in vielerlei Hinsicht großartig sein.

• Flexibel. Sie können zwar immer noch Faxgeräte für das Online-Faxen verwenden, aber Sie brauchen keines. Sie können online nur mit einem Computer oder Smartphone faxen. Dies ermöglicht Ihnen mehr Flexibilität und erspart Ihnen den Aufwand, eine zusätzliche Hardware-Ressource zu installieren und für deren Wartung auszugeben.
• Keine Festnetzgebühren. Für die Übertragung des analogen Signals über die Telefonleitung mit normalen Faxgeräten benötigen Sie einen Festnetzanschluss, der Ihnen in Rechnung gestellt wird. Die Kosten variieren stark, je nachdem, wohin Sie es senden. Bei Fernüberweisungen kann es höher sein. Online-Fax hilft Ihnen, diese Kosten zu sparen. Die Tarife sind für Fern- und Ortsgespräche gleich – Sie zahlen nur für Ihre Internetverbindung.
• Supersicher und sicher. Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen beim herkömmlichen Faxen. Die Telefonleitungen, die das Fax senden, werden wahrscheinlich abgefangen, was dazu führen kann, dass die gefaxten Dateien durchsickern. Außerdem kann jeder in der Nähe des Faxgeräts die gefaxten Dokumente sehen, was beim Empfang von Online-Faxen nicht der Fall ist. Mit den verschlüsselten, hochsicheren Übertragungs- und Speicherfunktionen ist das Online-Faxen viel sicherer, als Sie sich vorstellen können.
• Einfach zu verstauen. Bei papierbasiertem Dokumentenhandling ist die Aufbewahrung immer eine Herausforderung. Sie müssen keine Regale mit Archivdokumenten speichern, verwalten und sortieren, um Ihre Online-Faxtransaktionen aufzuzeichnen. Beim Online-Faxen ist es einfach, das Fax an einem bestimmten Ort auf Ihrem System zu speichern. Auf diese Weise können Sie jederzeit auf alles zugreifen.
• Kosteneffizient. Durch das Online-Faxen sparen Sie auf lange Sicht viel. Durch die Verwendung eines Online-Faxdienstes zum Senden und Empfangen von Faxen sparen Sie Geräte-, Wartungs- und Standby-Kosten. Die einzigen Gebühren sind die für die Online-Fax-Abonnementdienste, die im Vergleich zu den anderen Gebühren minimal sind.
• Keine physischen Barrieren. Faxgeräte können nicht überall sein. Sie können nur dort darauf zugreifen, wo sie sich befinden. Ihr Standort ist jedoch nie ein Hindernis beim Online-Faxen. Sie können unterwegs mit jedem Handheld-Gerät an jeden faxen. Egal, ob Sie irgendwo unterwegs sind, wo Sie kein Faxgerät haben, Ihr Online-Fax ist für Sie da.
• Skalierbar. Für kleine Unternehmen kann das Faxen mühsam sein. Unabhängig davon, ob Ihr kleines Unternehmen zu einem Unternehmen auf Unternehmensebene skaliert oder Sie Ihr Heimgeschäft in ein kleines Unternehmen umwandeln, müssen Sie nicht in zusätzliche Faxgeräte investieren und diese installieren. Es reicht aus, Ihr Abo-Paket mit dem Online-Fax-Dienstleister zu skalieren und Ihre Arbeit zu erleichtern.
• Umweltfreundlich. Ohne ein physisches Faxgerät können Sie Geld, Platz, Zeit und vor allem Papierverbrauch sparen. Papierlos zu werden, hat einen erheblichen positiven Einfluss auf die Umwelt. Sie können Dokumente effektiv teilen und digital speichern, ohne sie auf Papier auszudrucken.
• E-Signaturen. Auch beim Online-Faxen können Sie ganz einfach die gängigsten Funktionen für digitale Signaturen nutzen. Teilen Sie Rechtsdokumente und lassen Sie sie mit Hilfe eines vertrauenswürdigen Anbieters digitaler Signaturen digital signieren. Erledigen Sie alles ganz einfach an einem Ort.
• Rechtskonformität. Das Versenden von Dokumenten ist eine herkömmliche Praxis. Für einige per Post zugestellte Dokumente gibt es jedoch keine gesetzliche Regelung. In solchen Fällen ist das Faxen die bevorzugte Form der Weitergabe. Beim Online-Faxen profitieren Sie von der elektronischen Übermittlung und der Rechtssicherheit.

Warum Online-Faxen wählen?

Da das Online-Faxen immer beliebter wird, ist es kein Wunder, dass sich die Leute dieser Methode zuwenden. Es bietet Ihnen mehrere Vorteile gegenüber der alten, traditionellen Methode. Sie sparen Telefonrechnungen, profitieren von einer einfachen Aufbewahrung, sparen Wartungskosten, halten Ihr Budget ein und sind vor allem frei von physischen Barrieren, die Ihren Zugriff auf Dokumente einschränken.

Ein guter Online-Faxdienstanbieter stellt sicher, dass seine Website-Verbindung extrem sicher ist, damit Sie seine Webschnittstelle sicher verwenden können. Darüber hinaus hilft ein sicherer Cloud-Speicher, vertrauliche Dokumente und Daten sicher zu speichern.

Müssen Sie herausfinden, wie Sie diese Dokumente aufbewahren, nachdem Sie sie gefaxt haben? Informieren Sie sich über alles, was Sie über die Dokumentenspeicherung wissen müssen.