FAXをオンラインで送信する8つの簡単で迅速な方法

デジタル革命がピークに達した今、ファックスは過去のもののようです。

より伝統的な技術ではありますが、一部の企業では依然としてドキュメント送信の主要なモードとして FAX が必要です。 しかし、物理的なハードウェアの扱いが面倒で、転送速度が遅いため、インターネット経由でドキュメントを迅速に転送できるように改良する必要がありました。

オンライン ファックス ソフトウェアの出現により、インターネットとファックスの両方の長所が組み合わされ、ファックスが簡素化されました。 この新しいテクノロジーにより、文書を物理的にファックスするためにファックス機を操作する必要がなくなりました。 代わりに、コンピューターまたはスマートフォンを使用して、いつでもどこでも FAX を送信できます。

通常のファクスでは公衆電話網を使用しますが、オンライン ファクスでは世界中のインターネット プロトコル (IP) ネットワークを使用してファクスを送受信します。 これにより、プロセス全体が簡単かつ安価になります。

オンラインでファックスするには、信頼できるオンライン ファックス サービスに登録する必要があります。 電子メールをファックスに、ファックスを電子メールに変換することにより、ドキュメントをデジタルで処理するのに役立ちます。

FAX を送信する際は、ドキュメントのデジタル版を電子メールに添付して、受信者の FAX 番号に送信するだけです。 目的のマシンは、これを印刷用の通常のファクス信号として受信します。 受信者がインターネット ファックス サービスのユーザーでもある場合は、サービス プロバイダーのポータルからデジタル ファックスを受信できます。

オンラインでファックスする 8 つの方法

ドキュメントをデジタル処理するのに便利なため、多くの企業がオンライン ファックスを次の大きな革命と考えています。 オンラインでファックスを送信するには、さまざまな方法があります。 お使いの機器や受信者に応じて、次のいずれかの方法を選択できます。

1. メールでFAX

スマートフォンやパソコンだけで、メール サービス プロバイダーを介して簡単にオンライン FAX を送信できます。 ドキュメントを添付し、ファックス番号を入力して、電子メールで送信します。

電子メール ファックスには、信頼できるインターネット ファックス サービスへの加入が必要です。 加入すると、サービス プロバイダーがオンライン ファックスの仲介者として機能します。 プロバイダーはインターネット経由でドキュメントを受信し、単にそれらをファックス機に送信します。

ほとんどのサービス プロバイダは、電子メールの「宛先」アドレスにファックス番号と該当する国および市外局番を要求します。

電子メールは、受信側でオンライン ファックスに変換されます。 サービス プロバイダーのポータルで、FAX 送信されたドキュメントに簡単にアクセスできます。 電子メールでファックスを受信するために必要なのは、オンライン ファックス サービスに加入しているインターネットに接続されたデバイスだけです。

インターネット ファックスは、最も便利で最速のドキュメント送信方法の 1 つです。 通常のサブスクリプションとインターネット使用料以外の追加料金はありません。

2. VoIP 経由でファクスする

Voice over Internet Protocol (VoIP) は、インターネット FAX を送信するもう 1 つの方法です。 VoIP は、インターネット接続を介して通話を送受信できる電話サービスです。

VoIP を使用すると、受信者の番号をダイヤルし、対応するコードをファックス番号の前に入力して、ファックスを送信できます。 このコードの後に​​は、VoIP 経由で送信されたすべてのドキュメントを受信トレイに配信するメール アドレスが続く必要があります。

ファックス機はアナログ信号を使用して、電話回線を介してデータを送信します。 ただし、VoIP ゲートウェイを使用して、アナログ ファックス機の信号を VoIP でインターネットに適したデータ パケットに変換します。 これらのメッセージは組み立てられ、ファックス機が印刷するアナログ信号に変換されます。 この方法は、VoIP ネットワークがアナログ レベルでの FAX シグナリング用に最適化されていないため、あまり成功しておらず、失敗する可能性があります。

3. コンピューターからファクスする (Windows または macOS)

オンライン ファックス サービスは、コンピュータからファックスを送受信するのに役立ちます。 サービス プロバイダーの Web 拡張機能またはソフトウェア インターフェースをインストールして、インターネット FAX に使用するだけです。

4. Google ドキュメント経由でファックスする

ほとんどのインターネット ファックス サービスには、Google ファックス機能があります。 この機能を使用すると、オンライン ファックスをさまざまな Google ワークスペース サービスに統合し、Google ドキュメントまたは Google スプレッドシートから直接ファックスを送信できます。

たとえば、不動産などのデータ指向のビジネスの場合、Google ドキュメントと Google スプレッドシートは使いやすさとアクセシビリティを提供します。 これらの Google サービスと統合すると、オンライン FAX を使用して不動産ビジネスを変革できます。

オンライン ファックス サービス プロバイダに固有のアドオンを Google Workspace にインストールします。 このアドオンを使用すると、パソコンやスマートフォンから Google ドキュメントや Google スプレッドシートを使用して FAX を送受信できます。

5. Microsoft Office を使用してファクスする

オンライン FAX サービス プロバイダーによっては、Microsoft 365 アプリケーションを使用してドキュメントを FAX 送信できます。 「電子メールからファックス」機能を使用して、MS Word、MS Excel、または MS Powerpoint ファイルをファックスします。 さらに、Microsoft アプリケーション用のサービス プロバイダーのアドインをダウンロードできます。 このようにして、ドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションをアドイン経由で直接 FAX 送信できます。

6. iOS デバイスからのファクス

オンライン ファックス サービス プロバイダーに iOS アプリがある場合は、iOS デバイスでファックスを送信できます。 Macbook の Web アプリや、モバイル iOS デバイスの Keynote、Pages、Numbers などのモバイル アプリを使用して、FAX を送信することもできます。

7. Android デバイスからのファクス

Apple デバイスと同様に、Android デバイスでも、Play ストアでファックス サービス プロバイダーのアプリを利用できます。 アプリを使用すると、これらのデバイスで簡単に FAX を送受信できます。 ダウンロードしてアカウントにログインし、ファックスで送信するだけです。

8. オンライン FAX サービスを利用する

多くのオンライン ファックス サービス プロバイダーは、高速で手間のかからないオンライン ファックス サービスを少額の料金で提供しています。 これらのサービス プロバイダーは、ユーザー フレンドリーな Web サイトやアプリを通じて、世界中でドキュメントを簡単に送受信できるようにしています。

受信者のファックス機またはオンライン ファックス ポータルがファックスを受信します。

さまざまなサービスにより、従来のアナログ機器と同様のプロフェッショナルな伝送が提供されます。 従来のファックスの多くの欠点を克服し、オンライン ファックスを新時代のビジネスに適した方法にしています。

これらのプロバイダーの多くは、さまざまなブラウザー用の拡張機能もリリースしています。 これにより、ユーザーは、メーリング サービス プロバイダーと、電子メールからファックスまたはファックスから電子メールへの機能を使用してオンライン ファックスを送受信するという複雑な手順を省略できます。

オンライン ファックス サービスを使用すると、機器やその他の関連コストを節約できます。 ドキュメントをスキャンして保存するためにスキャナーが必要なため、オフライン FAX では不可能な、ドキュメントのデジタル アーカイブにも役立ちます。

インターネットFAXのメリット

オンライン FAX は、多くの点で有益です。 ビジネスにオンライン FAX を導入すると、ビジネスの合理化に役立ちます。 時間の節約から、FAX 送信されたファイルを簡単にアーカイブする方法まで、さまざまな点で優れています。

• フレキシブル。 オンライン FAX に FAX 機を使用することはできますが、その必要はありません。 パソコンやスマートフォンだけでインターネットFAXができます。 これにより、柔軟性が向上し、追加のハードウェア リソースをインストールして維持する手間を省くことができます。
• 固定電話料金はかかりません。 通常のファックス機で電話回線を介してアナログ信号を送信するには、固定電話接続が必要であり、これに対して料金が請求されます。 送る場所によって料金が大きく変わります。 長距離移動の場合は高くなる可能性があります。 オンライン ファックスは、これらのコストを節約するのに役立ちます。 料金は、長距離でもローカルでも同じです。インターネット接続の料金のみをお支払いいただきます。
• 超安心・安全。 セキュリティは、従来のファックスの主な懸念事項です。 ファクスを送信する電話回線が傍受される可能性が高く、ファクス ファイルが漏洩する可能性があります。 さらに、ファクス機の近くにいる人は誰でもファクスされたドキュメントを見ることができますが、これはオンライン ファクスを受信する場合には当てはまりません。 暗号化された安全性の高い送信および保存機能により、オンライン FAX は想像以上に安全です。
• 収納が簡単。 紙ベースのドキュメント処理では、保管は常に課題です。 オンライン ファックス トランザクションの記録を保持するために、アーカイブ ドキュメントの棚を保管、管理、および分類する必要はありません。 オンラインで FAX を送信する場合、FAX をシステムの特定の場所に簡単に保存できます。 これにより、いつでも何にでもアクセスできます。
• 効率的なコスト。 オンラインでファックスを送信すると、長期的には大幅に節約できます。 オンライン FAX サービスを使用して FAX を送受信すると、機器、メンテナンス、待機のコストを節約できます。 料金は、オンライン FAX サブスクリプション サービスの料金のみで、他の料金に比べて最小限です。
• 物理的な障壁はありません。 ファックス機がどこにでもあるわけではありません。 それらが配置されている場所にのみアクセスできます。 ただし、オンラインでファックスを送信する場合、現在地が障害になることはありません。 任意のハンドヘルド デバイスを使用して、外出先で誰にでもファックスできます。 ファクス機を持っていない場所に旅行する場合でも、オンライン ファクスが役に立ちます。
• スケーラブル。 中小企業にとってファックスは面倒です。 中小企業をエンタープライズ レベルのビジネスに拡大しようとしている場合でも、在宅ビジネスを小規模ビジネスに転換しようとしている場合でも、追加のファックス機に投資してインストールする必要はありません。 オンライン ファックス サービス プロバイダーでサブスクリプション パッケージを拡張し、作業を容易にするだけで十分です。
• 環境にやさしい。 物理的なファックス機がなくても、お金、スペース、時間、そして最も重要な紙の消費を節約できます。 ペーパーレス化は、環境に大きなプラスの影響をもたらします。 ドキュメントを効果的に共有し、紙に印刷することなくデジタルで保存できます。
• 電子署名。 また、オンライン ファクスで最も一般的な電子署名機能も簡単に使用できます。 法的文書を共有し、信頼できるデジタル署名プロバイダーの助けを借りてデジタル署名してもらいます。 すべてを 1 か所で簡単に実行できます。
• 法令順守。 文書を郵送することは、従来の慣行です。 ただし、一部の郵送書類については法的な規定がありません。 このような場合、ファクスは共有の好ましい形式です。 オンラインでファックスを送信する場合、電子送信と法令順守の恩恵を受けることができます。

オンライン FAX を選ぶ理由

オンライン ファックスの人気が高まっているため、人々がこの方法に目を向けているのも不思議ではありません。 古い従来の方法よりも優れた点がいくつかあります。 電話料金を節約し、簡単に保管でき、メンテナンス コストを節約し、予算を抑え、最も重要なこととして、ドキュメントへのアクセスを制限する物理的な障壁から解放されます。

優れたオンライン ファックス サービス プロバイダーは、Web インターフェイスを安全に使用できるように、Web サイト接続が非常に安全であることを保証します。 さらに、安全なクラウド ストレージにより、機密文書やデータを安全に保管できます。

これらの文書をファックスで送信した後、これらの文書を保管する方法を理解する必要がありますか? ドキュメント ストレージについて知っておくべきことをすべて確認してください。