8 formas fáciles y rápidas de enviar un fax en línea

Con la revolución digital en su apogeo, el envío de faxes parece cosa del pasado.

Aunque es más una tecnología tradicional, ciertas empresas aún requieren el envío de faxes como el modo principal de transmisión de documentos. Pero el tedioso manejo del hardware físico y la baja velocidad de transmisión exigieron su renovación para transferencias rápidas de documentos a través de Internet.

La llegada del software de fax en línea reunió lo mejor de ambos mundos (internet y fax) y simplificó el envío de faxes. Con esta nueva tecnología, ya no tiene que operar una máquina de fax para enviar documentos por fax físicamente. En cambio, puede usar su computadora o teléfono inteligente para enviar faxes, en cualquier lugar y en cualquier momento.

Mientras que el envío de fax normal utiliza una red telefónica pública, el envío de fax en línea utiliza la red mundial de protocolo de Internet (IP) para enviar y recibir faxes. Esto hace que todo el proceso sea sencillo y económico.

Debe registrarse con un servicio de fax en línea confiable para enviar faxes en línea. Le ayuda a manejar documentos digitalmente al convertir correos electrónicos en faxes y faxes en correos electrónicos.

Cuando envíe un fax, simplemente adjunte la versión digital del documento a un correo electrónico y envíelo al número de máquina de fax de su destinatario. La máquina prevista recibe esto como una señal de fax regular para una impresión. Si el destinatario también es un usuario del servicio de fax por Internet, puede obtener un fax digital a través del portal de un proveedor de servicios.

8 formas de enviar faxes en línea

Debido a que es útil para el manejo digital de documentos, muchas empresas consideran que el envío de faxes en línea es la próxima gran revolución. Hay varias formas de enviar faxes en línea. Puede elegir una de las siguientes formas en función de su equipo y destinatario.

1. Enviar fax por correo electrónico

Puede enviar fácilmente faxes en línea a través de su proveedor de servicios de correo electrónico usando solo su teléfono inteligente o computadora. Adjunte el documento, ingrese el número de fax y envíelo por correo electrónico.

El envío de faxes por correo electrónico requiere una suscripción a un servicio confiable de envío de faxes por Internet. Una vez suscrito, su proveedor de servicios actúa como mediador para el envío de faxes en línea. El proveedor recibe los documentos a través de Internet y simplemente los transmite a la máquina de fax.

La mayoría de los proveedores de servicios requieren el número de fax y el código de país y área aplicable en la dirección "Para" de su correo electrónico.

El correo electrónico se convierte en un fax en línea en el extremo receptor. Puede acceder fácilmente a los documentos enviados por fax en el portal de su proveedor de servicios. Todo lo que necesita para recibir un fax por correo electrónico es un dispositivo conectado a Internet con una suscripción al servicio de fax en línea.

El envío de faxes por Internet es uno de los métodos más convenientes y rápidos de transmisión de documentos. No hay cargos adicionales aparte de su tarifa habitual de suscripción y uso de Internet.

2. Fax a través de VoIP

Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) es otra forma de enviar faxes por Internet. VoIP es un servicio telefónico que le permite enviar o recibir llamadas a través de una conexión a Internet.

VoIP le permite enviar un fax marcando el número del destinatario e ingresando el código correspondiente antes de su número de fax. Este código debe ir seguido de su dirección de correo electrónico, que envía todos los documentos enviados a través de VoIP a una bandeja de entrada.

Las máquinas de fax utilizan señales analógicas para transmitir datos a través de líneas telefónicas. Sin embargo, utiliza una puerta de enlace VoIP para convertir la señal de la máquina de fax analógica en paquetes de datos aptos para Internet con VoIP. Estos mensajes se ensamblan y convierten en señales analógicas que imprimen las máquinas de fax. Este método no tiene tanto éxito y puede fallar ya que la red VoIP no está optimizada para la señalización de fax a nivel analógico.

3. Enviar fax desde una computadora (Windows o macOS)

Los servicios de fax en línea pueden ayudarlo a enviar y recibir faxes desde su computadora. Simplemente instale la extensión web o la interfaz de software de su proveedor de servicios y utilícela para enviar y recibir faxes por Internet.

4. Fax a través de Google Docs

La mayoría de los servicios de fax por Internet tienen la función Google Fax. Con esta función, puede integrar su fax en línea en varios servicios de Google Workspace y enviar un fax directamente desde Google Docs o Google Sheets.

Por ejemplo, si tiene una empresa orientada a los datos, como bienes raíces, Google Docs y Google Sheets pueden ofrecerle facilidad de uso y accesibilidad. Cuando se integra con estos servicios de Google, puede transformar su negocio de bienes raíces utilizando el fax en línea.

Instale el complemento específico para su proveedor de servicios de fax en línea en Google Workspace. Este complemento lo ayuda a enviar y recibir faxes usando Google Docs o Google Sheets desde su computadora o teléfono inteligente.

5. Enviar fax con Microsoft Office

Según su proveedor de servicios de fax en línea, puede enviar documentos por fax con las aplicaciones de Microsoft 365. Envíe archivos de MS Word, MS Excel o MS Powerpoint mediante la función "correo electrónico a fax". Además, puede descargar el complemento de su proveedor de servicios para las aplicaciones de Microsoft. De esta forma, puede enviar por fax un documento, una hoja de cálculo o una presentación directamente a través del complemento.

6. Enviar fax desde dispositivos iOS

Si su proveedor de servicios de fax en línea tiene una aplicación iOS, puede enviar faxes con su dispositivo iOS. Las aplicaciones web en Macbooks y aplicaciones móviles como Keynote, Pages y Numbers en dispositivos iOS móviles también se pueden usar para enviar faxes.

7. Enviar fax desde dispositivos Android

Al igual que los dispositivos Apple, los dispositivos Android pueden tener la aplicación de un proveedor de servicios de fax en Play Store. Puede enviar y recibir faxes fácilmente en estos dispositivos con la aplicación. Todo lo que tiene que hacer es descargarlo, iniciar sesión en su cuenta y enviarlo por fax.

8. Utilice un servicio de fax en línea

Muchos proveedores de servicios de fax en línea ofrecen servicios de fax en línea rápidos y sin complicaciones por una pequeña tarifa. Estos proveedores de servicios facilitan el envío o la recepción de documentos en todo el mundo a través de sus sitios web o aplicaciones fáciles de usar.

La máquina de fax del destinatario o el portal de fax en línea recibirán su fax.

Varios servicios ofrecen transmisión profesional similar a los dispositivos analógicos convencionales. Incluso superan muchas desventajas del envío de fax tradicional, lo que hace que el envío de fax en línea sea la ruta preferida para las empresas de la nueva era.

Muchos de estos proveedores también han lanzado extensiones para varios navegadores. Esto permite a los usuarios evitar los complicados pasos de usar su proveedor de servicios de correo y sus capacidades de correo electrónico a fax o de fax a correo electrónico para enviar y recibir faxes en línea.

Puede ahorrar en equipos y otros costos relacionados con los servicios de fax en línea. Incluso lo ayuda a archivar digitalmente los documentos, algo que no es posible con el envío de fax sin conexión, ya que requiere un escáner para escanear los documentos y guardarlos.

Ventajas de enviar faxes en línea

El envío de faxes en línea es beneficioso de muchas maneras. La introducción del fax en línea en su negocio puede ayudarlo a optimizar su negocio. Desde ahorrarle tiempo hasta brindarle una forma sencilla de archivar los archivos enviados por fax, puede ser excelente en muchas más formas.

• Flexible. Si bien aún puede usar máquinas de fax para enviar faxes en línea, no necesita una. Puede enviar faxes en línea con solo una computadora o un teléfono inteligente. Esto le permite una mayor flexibilidad y le ahorra la molestia de instalar un recurso de hardware adicional y gastar en su mantenimiento.
• No hay cargos de teléfono fijo involucrados. Necesita una conexión de línea fija para transmitir la señal analógica a través de la línea telefónica con máquinas de fax normales, y se le factura por esto. El costo varía mucho según a dónde lo envíes. Puede ser mayor para transferencias de larga distancia. El envío de faxes en línea lo ayuda a ahorrar en estos costos. Las tarifas son las mismas para larga distancia o local: solo paga por su conexión a Internet.
• Súper seguro y protegido. La seguridad es una preocupación importante con el envío de fax tradicional. Es probable que las líneas telefónicas que envían el fax sean interceptadas, lo que podría ocasionar que los archivos enviados por fax se filtren. Además, cualquiera que esté cerca de la máquina de fax puede ver los documentos enviados por fax, lo que no ocurre cuando se reciben faxes en línea. Con las funciones de transmisión y almacenamiento encriptadas y altamente seguras, el envío de faxes en línea es mucho más seguro de lo que pueda imaginar.
• Fácil de almacenar. El almacenamiento siempre es un desafío con el manejo de documentos en papel. No necesita almacenar, administrar y clasificar estantes de documentos de archivo para mantener un registro de sus transacciones de fax en línea. Al enviar un fax en línea, es fácil guardar el fax en una ubicación específica de su sistema. De esta manera, puede acceder a cualquier cosa, en cualquier momento.
• Rentable. El envío de faxes en línea le ayuda a ahorrar mucho a largo plazo. El uso de un servicio de fax en línea para enviar y recibir faxes le permite ahorrar costos de equipo, mantenimiento y espera. Los únicos cargos son los de los servicios de suscripción de fax en línea, que son mínimos en comparación con los demás cargos.
• Sin barreras físicas. Las máquinas de fax no pueden estar en todas partes. Solo puede acceder a ellos donde están ubicados. Sin embargo, su ubicación nunca es un obstáculo cuando envía un fax en línea. Puede enviar un fax a cualquier persona sobre la marcha utilizando cualquier dispositivo portátil. Ya sea que viaje a algún lugar donde no tenga una máquina de fax, su fax en línea está ahí para usted.
• Escalable. Puede ser tedioso enviar faxes para las pequeñas empresas. Ya sea que su pequeña empresa se esté ampliando a un negocio de nivel empresarial o esté convirtiendo su negocio en casa en una pequeña empresa, no necesita invertir ni instalar máquinas de fax adicionales. Es suficiente escalar su paquete de suscripción con el proveedor de servicios de fax en línea y facilitar su trabajo.
• Respetuoso del medio ambiente. Sin una máquina de fax física, puede ahorrar dinero, espacio, tiempo y, lo que es más importante, consumo de papel. Ir sin papel tiene un impacto positivo significativo en el medio ambiente. Puede compartir documentos de manera efectiva y guardarlos digitalmente sin imprimirlos en papel.
• Firmas electrónicas. También puede usar fácilmente las funciones de firma digital más populares cuando envía un fax en línea. Comparta documentos legales y pídales que los firmen digitalmente con la ayuda de un proveedor de firmas digitales de confianza. Hazlo todo fácilmente en un solo lugar.
• Cómplice legal. El envío de documentos por correo es una práctica convencional. Sin embargo, no existe ninguna disposición legal para algunos documentos enviados por correo. En tales casos, el envío por fax es la forma preferida de compartir. Al enviar un fax en línea, puede beneficiarse de la transmisión electrónica y el cumplimiento legal.

¿Por qué elegir el envío de faxes en línea?

Con la creciente popularidad del envío de faxes en línea, no es de extrañar que la gente recurra a este método. Le brinda varias ventajas sobre el antiguo método tradicional. Ahorra en facturas telefónicas, disfruta de un fácil almacenamiento, ahorra en costos de mantenimiento, se mantiene dentro del presupuesto y, lo que es más importante, está libre de barreras físicas que limitan su acceso a los documentos.

Un buen proveedor de servicios de fax en línea se asegura de que la conexión de su sitio web sea extremadamente segura para que pueda usar su interfaz web de manera segura. Además, el almacenamiento seguro en la nube ayuda a almacenar documentos y datos confidenciales de forma segura.

¿Necesita averiguar cómo almacenar estos documentos después de haberlos enviado por fax? Consulte todo lo que necesita saber sobre el almacenamiento de documentos.