8 łatwych i szybkich sposobów na wysłanie faksu online

Wraz z apogeum rewolucji cyfrowej faksowanie wydaje się być przeszłością.

Chociaż jest to bardziej tradycyjna technologia, niektóre firmy nadal wymagają faksowania jako podstawowego sposobu przesyłania dokumentów. Ale żmudna obsługa fizycznego sprzętu i niska prędkość transmisji zmusiły go do liftingu w celu szybkiego przesyłania dokumentów przez Internet.

Pojawienie się oprogramowania faksu online połączyło to, co najlepsze z obu światów – Internetu i faksu – oraz uproszczone faksowanie. Dzięki tej nowej technologii nie musisz już obsługiwać faksu, aby fizycznie przesyłać dokumenty. Zamiast tego możesz użyć komputera lub smartfona do faksowania – w dowolnym miejscu i czasie.

Podczas gdy zwykłe faksowanie wykorzystuje publiczną sieć telefoniczną, faksowanie online wykorzystuje ogólnoświatową sieć protokołu internetowego (IP) do wysyłania i odbierania faksów. To sprawia, że ​​cały proces jest łatwy i tani.

Aby móc wysyłać faksy online, musisz zarejestrować się w niezawodnej usłudze faksowania online. Pomaga w cyfrowym przetwarzaniu dokumentów, przekształcając wiadomości e-mail w faksy i faksy w wiadomości e-mail.

Wysyłając faks, po prostu dołącz cyfrową wersję dokumentu do wiadomości e-mail i wyślij ją na numer faksu odbiorcy. Przeznaczone urządzenie odbiera to jako zwykły sygnał faksowy do wydruku. Jeśli odbiorca jest również użytkownikiem usługi faksowania internetowego, może otrzymać faks cyfrowy za pośrednictwem portalu usługodawcy.

8 sposobów na faksowanie online

Ponieważ jest to przydatne do cyfrowej obsługi dokumentów, wiele firm uważa faksowanie online za kolejną wielką rewolucję. Istnieje wiele sposobów wysyłania faksów online. Możesz wybrać jeden z poniższych sposobów w zależności od sprzętu i odbiorcy.

1. Faks za pomocą poczty e-mail

Możesz łatwo wysyłać faksy online za pośrednictwem dostawcy usług poczty e-mail, używając tylko smartfona lub komputera. Załącz dokument, wprowadź numer faksu i wyślij go e-mailem.

Faksowanie poczty e-mail wymaga subskrypcji niezawodnej usługi faksowania przez Internet. Po wykupieniu subskrypcji usługodawca pełni rolę mediatora w zakresie faksowania online. Dostawca odbiera dokumenty przez Internet i po prostu przesyła je do faksu.

Większość usługodawców wymaga podania numeru faksu oraz odpowiedniego kraju i numeru kierunkowego w adresie e-mail „Do”.

Wiadomość e-mail jest przekształcana w faks online po stronie odbiorcy. Możesz łatwo uzyskać dostęp do przefaksowanych dokumentów w portalu usługodawcy. Aby odbierać faksy za pośrednictwem poczty e-mail, potrzebujesz jedynie urządzenia podłączonego do Internetu z subskrypcją usługi faksu online.

Faksowanie przez Internet to jedna z najwygodniejszych i najszybszych metod przesyłania dokumentów. Nie ma żadnych dodatkowych opłat poza zwykłą subskrypcją i opłatą za korzystanie z Internetu.

2. Faks przez VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) to kolejny sposób wysyłania faksów internetowych. VoIP to usługa telefoniczna, która umożliwia wysyłanie i odbieranie połączeń za pośrednictwem połączenia internetowego.

VoIP umożliwia wysłanie faksu poprzez wybranie numeru odbiorcy i wprowadzenie odpowiedniego kodu przed jego numerem faksu. Po tym kodzie należy podać swój adres e-mail, który dostarcza wszystkie dokumenty wysyłane przez VoIP do skrzynki odbiorczej.

Faksy wykorzystują sygnały analogowe do przesyłania danych przez linie telefoniczne. Jednak używasz bramki VoIP do konwersji sygnału faksu analogowego na pakiety danych przyjazne dla Internetu za pomocą VoIP. Komunikaty te są składane i przekształcane na sygnały analogowe, które drukują faksy. Ta metoda nie jest tak skuteczna i może zawieść, ponieważ sieć VoIP nie jest zoptymalizowana pod kątem sygnalizacji faksu na poziomie analogowym.

3. Faksowanie z komputera (Windows lub macOS)

Usługi faksowania online mogą pomóc w wysyłaniu i odbieraniu faksów z komputera. Wystarczy zainstalować rozszerzenie sieciowe lub interfejs oprogramowania dostawcy usług i używać ich do faksowania przez Internet.

4. Faks przez Dokumenty Google

Większość usług faksowania internetowego ma funkcję Google Fax. Korzystając z tej funkcji, możesz zintegrować swój faks online z różnymi usługami obszaru roboczego Google i wysłać faks bezpośrednio z Dokumentów Google lub Arkuszy Google.

Na przykład, jeśli prowadzisz firmę zorientowaną na dane, taką jak nieruchomości, Dokumenty Google i Arkusze Google mogą zapewnić łatwość użytkowania i ułatwienia dostępu. Po zintegrowaniu z tymi usługami Google możesz przekształcić swoją działalność związaną z nieruchomościami za pomocą faksu online.

Zainstaluj w Google Workspace dodatek specyficzny dla dostawcy usług faksu online. Ten dodatek pomaga wysyłać i odbierać faksy za pomocą Dokumentów Google lub Arkuszy Google z komputera lub smartfona.

5. Faksowanie przy użyciu pakietu Microsoft Office

W zależności od dostawcy usług faksowania online możesz faksować dokumenty za pomocą aplikacji Microsoft 365. Faksuj pliki MS Word, MS Excel lub MS Powerpoint za pomocą funkcji „e-mail do faksu”. Ponadto możesz pobrać dodatek usługodawcy dla aplikacji firmy Microsoft. W ten sposób możesz faksować dokument, arkusz kalkulacyjny lub prezentację bezpośrednio przez dodatek.

6. Faks z urządzeń iOS

Jeśli dostawca usług faksowania online ma aplikację na iOS, możesz wysyłać faksy za pomocą urządzenia z systemem iOS. Do wysyłania faksów można również używać aplikacji internetowych na Macbookach i aplikacji mobilnych, takich jak Keynote, Pages i Numbers na urządzeniach mobilnych z systemem iOS.

7. Faks z urządzeń z systemem Android

Podobnie jak urządzenia Apple, urządzenia z systemem Android mogą mieć aplikację dostawcy usług faksowych w Sklepie Play. Dzięki aplikacji możesz łatwo wysyłać i odbierać faksy na tych urządzeniach. Wystarczy go pobrać, zalogować się na swoje konto i przefaksować.

8. Skorzystaj z usługi faksowania online

Wielu dostawców usług faksowania online oferuje szybkie, bezproblemowe usługi faksowania online za niewielką opłatą. Ci dostawcy usług ułatwiają wysyłanie i odbieranie dokumentów na całym świecie za pośrednictwem przyjaznych dla użytkownika witryn lub aplikacji.

Faks odbiorcy lub portal faksowania online odbierze Twój faks.

Różne usługi oferują profesjonalną transmisję podobną do konwencjonalnych urządzeń analogowych. Pokonują nawet wiele wad tradycyjnego faksowania, dzięki czemu faksowanie online jest preferowaną drogą dla firm w nowym wieku.

Wielu z tych dostawców wydało również rozszerzenia dla różnych przeglądarek. Pozwala to użytkownikom na ominięcie skomplikowanych etapów korzystania z usług dostawcy usług pocztowych oraz funkcji poczty e-mail na faks lub faks na e-mail w celu wysyłania i odbierania faksów online.

Dzięki usługom faksowania online możesz zaoszczędzić na sprzęcie i innych powiązanych kosztach. Pomaga nawet w cyfrowej archiwizacji dokumentów, co nie jest możliwe w przypadku faksowania w trybie offline, ponieważ wymaga skanera do skanowania dokumentów i ich zapisywania.

Zalety faksowania online

Faksowanie online jest korzystne na wiele sposobów. Wprowadzenie faksu online w Twojej firmie może pomóc w usprawnieniu działalności. Od zaoszczędzenia czasu po bezproblemową archiwizację przefaksowanych plików — może to być o wiele więcej sposobów.

• Elastyczny. Chociaż nadal możesz używać faksów do faksowania online, nie potrzebujesz ich. Możesz faksować online za pomocą komputera lub smartfona. Zapewnia to większą elastyczność i oszczędza kłopotów z instalacją dodatkowego zasobu sprzętowego i wydatków na jego utrzymanie.
• Brak opłat stacjonarnych. Aby przesyłać sygnał analogowy przez linię telefoniczną za pomocą normalnych faksów, potrzebne jest połączenie stacjonarne, za które jest naliczana opłata. Koszt jest bardzo zróżnicowany w zależności od tego, dokąd go wysyłasz. Może być wyższy w przypadku transferów dalekobieżnych. Faksowanie online pozwala zaoszczędzić na tych kosztach. Stawki są takie same dla połączeń międzymiastowych i lokalnych – płacisz tylko za połączenie internetowe.
• Super bezpieczne i bezpieczne. Bezpieczeństwo jest głównym problemem w przypadku tradycyjnego faksowania. Linie telefoniczne wysyłające faks prawdopodobnie zostaną przechwycone, co może spowodować wyciek przesyłanych faksów. Ponadto każdy, kto znajduje się w pobliżu faksu, może zobaczyć przefaksowane dokumenty, co nie ma miejsca w przypadku odbierania faksów online. Dzięki szyfrowanym, wysoce bezpiecznym funkcjom transmisji i przechowywania faksowanie online jest znacznie bezpieczniejsze, niż możesz sobie wyobrazić.
• Łatwy do przechowywania. Przechowywanie zawsze stanowi wyzwanie w przypadku obsługi dokumentów na papierze. Nie musisz przechowywać, zarządzać i sortować półek dokumentów archiwalnych, aby prowadzić rejestr transakcji faksowych online. Wysyłając faks online, łatwo jest zapisać faks w określonej lokalizacji w systemie. W ten sposób możesz uzyskać dostęp do wszystkiego i o każdej porze.
• Opłacalny. Wysyłanie faksów przez Internet pomaga na dłuższą metę dużo zaoszczędzić. Korzystanie z usługi faksu online do wysyłania i odbierania faksów pozwala zaoszczędzić na sprzęcie, konserwacji i kosztach czuwania. Jedyne opłaty to opłaty za usługi subskrypcji faksu online, które są minimalne w porównaniu z innymi opłatami.
• Żadnych fizycznych barier. Faksy nie mogą być wszędzie. Masz do nich dostęp tylko tam, gdzie się znajdują. Jednak Twoja lokalizacja nigdy nie jest przeszkodą podczas faksowania online. Możesz wysyłać faksy do każdego w podróży za pomocą dowolnego urządzenia przenośnego. Niezależnie od tego, czy podróżujesz gdzieś, gdzie nie masz faksu, Twój faks online jest dla Ciebie.
• Skalowalny. Faksowanie może być uciążliwe dla małych firm. Niezależnie od tego, czy Twoja mała firma rozwija się do poziomu przedsiębiorstwa, czy przekształcasz firmę domową w małą firmę, nie musisz inwestować i instalować dodatkowych faksów. Wystarczy skalować swój pakiet abonamentowy u dostawcy usługi faksu online i ułatwić sobie pracę.
• Ekologiczny. Bez fizycznego faksu możesz zaoszczędzić pieniądze, miejsce, czas i, co najważniejsze, zużycie papieru. Rezygnacja z papieru ma znaczący pozytywny wpływ na środowisko. Możesz efektywnie udostępniać dokumenty i zapisywać je cyfrowo bez drukowania ich na papierze.
• Podpisy elektroniczne. Podczas faksowania online można również z łatwością korzystać z najpopularniejszych funkcji podpisu cyfrowego. Udostępniaj dokumenty prawne i podpisuj je cyfrowo za pomocą zaufanego dostawcy podpisów cyfrowych. Z łatwością zrób to wszystko w jednym miejscu.
• Zgodność z prawem. Wysyłanie dokumentów pocztowych to konwencjonalna praktyka. Nie ma jednak przepisów prawnych dotyczących niektórych dokumentów wysyłanych pocztą. W takich przypadkach preferowaną formą udostępniania jest faksowanie. Wysyłając faksy online, możesz skorzystać z transmisji elektronicznej i zgodności z prawem.

Dlaczego warto wybrać faksowanie online?

Wraz z rosnącą popularnością faksów online, nic dziwnego, że ludzie zwracają się do tej metody. Daje kilka korzyści w stosunku do starej, tradycyjnej metody. Oszczędzasz na rachunkach telefonicznych, cieszysz się łatwym przechowywaniem, oszczędzasz na kosztach utrzymania, trzymasz się budżetu, a co najważniejsze, jesteś wolny od fizycznych barier ograniczających dostęp do dokumentów.

Dobry dostawca usług faksowania online zapewnia, że ​​jego połączenie z witryną internetową jest wyjątkowo bezpieczne, dzięki czemu możesz bezpiecznie korzystać z jego interfejsu internetowego. Ponadto bezpieczne przechowywanie w chmurze pomaga w bezpiecznym przechowywaniu poufnych dokumentów i danych.

Chcesz dowiedzieć się, jak przechowywać te dokumenty po ich przefaksowaniu? Sprawdź wszystko, co musisz wiedzieć o przechowywaniu dokumentów.