8 moduri simple și rapide de a trimite un fax online

Cu revoluția digitală la apogeu, faxurile pare de domeniul trecutului.

Deși este mai mult o tehnologie tradițională, anumite companii necesită încă faxul ca mod principal de transmitere a documentelor. Însă manipularea plictisitoare a hardware-ului fizic și viteza lentă de transmisie au impus transformarea acesteia pentru transferuri rapide de documente pe internet.

Apariția software-ului de fax online a reunit cele mai bune din ambele lumi – internetul și faxul – și faxurile simplificate. Cu această nouă tehnologie, nu mai trebuie să utilizați un fax pentru a trimite documente fizic. În schimb, puteți folosi computerul sau smartphone-ul pentru a trimite fax - oriunde, oricând.

În timp ce faxurile obișnuite utilizează o rețea publică de telefonie, faxurile online utilizează rețeaua IP (Internet Protocol) la nivel mondial pentru a trimite și a primi faxuri. Acest lucru face ca întregul proces să fie ușor și ieftin.

Trebuie să vă înregistrați la un serviciu de fax online de încredere pentru a trimite fax online. Vă ajută să gestionați documentele digital prin conversia e-mailurilor în faxuri și a faxurilor în e-mailuri.

Când trimiteți un fax, pur și simplu atașați versiunea digitală a documentului la un e-mail și trimiteți-o la numărul de fax al destinatarului. Aparatul destinat primește acest semnal ca un semnal de fax obișnuit pentru o imprimare. Dacă destinatarul este și un utilizator al serviciului de fax prin internet, acesta poate obține fax digital prin portalul unui furnizor de servicii.

8 moduri de a trimite fax online

Deoarece este util pentru manipularea digitală a documentelor, multe companii consideră că faxul online este următoarea mare revoluție. Există diferite moduri de a trimite faxuri online. Puteți alege una dintre următoarele moduri, în funcție de echipament și destinatar.

1. Fax folosind e-mail

Puteți trimite cu ușurință faxuri online prin intermediul furnizorului de servicii de e-mail folosind doar smartphone-ul sau computerul. Atașați documentul, introduceți numărul de fax și trimiteți-l prin e-mail.

Trimiterea de e-mail prin fax necesită un abonament la un serviciu de fax pe internet de încredere. Odată abonat, furnizorul dvs. de servicii acționează ca mediator pentru trimiterea de fax online. Furnizorul primește documentele prin internet și le transmite pur și simplu la aparatul de fax.

Majoritatea furnizorilor de servicii solicită numărul de fax și codul de țară și zonă aplicabil în adresa dvs. de e-mail „Către”.

E-mailul este convertit într-un fax online la capătul destinatar. Puteți accesa cu ușurință documentele trimise prin fax în portalul furnizorului dvs. de servicii. Tot ce aveți nevoie pentru a primi faxuri prin e-mail este un dispozitiv conectat la internet cu un abonament la serviciul de fax online.

Faxul prin Internet este una dintre cele mai convenabile și mai rapide metode de transmitere a documentelor. Nu există alte taxe suplimentare decât taxa obișnuită de abonament și de utilizare a internetului.

2. Fax prin VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) este o altă modalitate de a trimite faxuri pe internet. VoIP este un serviciu de telefonie care vă permite să trimiteți sau să primiți apeluri printr-o conexiune la internet.

VoIP vă permite să trimiteți un fax formând numărul destinatarului și introducând codul corespunzător înaintea numărului de fax al acestuia. Acest cod ar trebui să fie urmat de adresa dvs. de e-mail, care trimite toate documentele trimise prin VoIP într-o căsuță de e-mail.

Faxurile folosesc semnale analogice pentru a transmite date prin linii telefonice. Cu toate acestea, utilizați un gateway VoIP pentru a converti semnalul aparatului de fax analogic în pachete de date prietenoase cu internetul cu VoIP. Aceste mesaje sunt asamblate și convertite în semnale analogice pe care aparatele de fax le imprimă. Această metodă nu este atât de reușită și poate eșua, deoarece rețeaua VoIP nu este optimizată pentru semnalizarea faxului la nivel analogic.

3. Fax de pe un computer (Windows sau macOS)

Serviciile de fax online vă pot ajuta să trimiteți și să primiți faxuri de pe computer. Pur și simplu instalați extensia web sau interfața software a furnizorului dvs. de servicii și utilizați-o pentru trimiterea de fax prin internet.

4. Fax prin Google Docs

Majoritatea serviciilor de fax prin internet au funcția Google Fax. Folosind această funcție, puteți integra faxul dvs. online în diferite servicii Google Workspace și puteți trimite un fax direct din Google Docs sau Google Sheets.

De exemplu, dacă sunteți o afacere orientată spre date, cum ar fi imobiliare, Google Docs și Google Sheets vă pot oferi ușurință în utilizare și accesibilitate. Atunci când sunt integrate cu aceste servicii Google, vă puteți transforma afacerea imobiliară folosind faxul online.

Instalați suplimentul specific furnizorului dvs. de servicii de fax online în Google Workspace. Acest supliment vă ajută să trimiteți și să primiți faxuri folosind Google Docs sau Google Sheets de pe computer sau smartphone.

5. Fax folosind Microsoft Office

În funcție de furnizorul de servicii de fax online, puteți trimite documente prin fax cu aplicațiile Microsoft 365. Trimiteți prin fax fișiere MS Word, MS Excel sau MS Powerpoint utilizând caracteristica „e-mail către fax”. În plus, puteți descărca programul de completare al furnizorului de servicii pentru aplicațiile Microsoft. În acest fel, puteți trimite prin fax un document, o foaie de calcul sau o prezentare direct prin intermediul programului de completare.

6. Fax de pe dispozitive iOS

Dacă furnizorul dvs. de servicii de fax online are o aplicație iOS, puteți trimite faxuri cu dispozitivul iOS. Aplicațiile web de pe Macbook-uri și aplicațiile mobile precum Keynote, Pages și Numbers de pe dispozitivele mobile iOS pot fi, de asemenea, folosite pentru a trimite faxuri.

7. Fax de pe dispozitive Android

La fel ca dispozitivele Apple, dispozitivele Android pot avea aplicația unui furnizor de servicii de fax în Magazinul Play. Puteți trimite și primi cu ușurință faxuri pe aceste dispozitive cu aplicația. Tot ce trebuie să faceți este să îl descărcați, să vă conectați la contul dvs. și să îl trimiteți prin fax.

8. Utilizați un serviciu de fax online

Mulți furnizori de servicii de fax online oferă servicii de fax online rapide și fără probleme pentru o taxă mică. Acești furnizori de servicii facilitează trimiterea sau primirea de documente în întreaga lume prin intermediul site-urilor sau aplicațiilor lor ușor de utilizat.

Aparatul de fax al destinatarului sau portalul de fax online va primi faxul dvs.

Diverse servicii oferă transmisie profesională similară cu dispozitivele analogice convenționale. Ei chiar depășesc multe dezavantaje ale faxurilor tradiționale, făcând faxul online calea preferată pentru afacerile nou-age.

Mulți dintre acești furnizori au lansat și extensii pentru diferite browsere. Acest lucru permite utilizatorilor să ocolească pașii complicati de utilizare a furnizorului lor de servicii de corespondență și a capabilităților lor de e-mail-fax sau fax-to-e-mail pentru a trimite și primi faxuri online.

Puteți economisi echipamente și alte costuri aferente cu serviciile de fax online. Vă ajută chiar să arhivați digital documentele, ceea ce nu este posibil cu faxul offline, deoarece necesită un scaner pentru a scana documentele și a le salva.

Avantajele faxului online

Faxul online este benefic din multe puncte de vedere. Introducerea faxului online în afacerea dvs. vă poate ajuta să vă eficientizați afacerea. De la economisirea timpului până la oferirea unui mod fără efort de a arhiva fișierele trimise prin fax, poate fi grozav în mai multe moduri.

• Flexibil. Deși puteți utiliza în continuare aparate de fax pentru fax online, nu aveți nevoie de unul. Puteți trimite fax online doar cu un computer sau un smartphone. Acest lucru vă permite mai multă flexibilitate și vă scutește de bătaia de cap de a instala o resursă hardware suplimentară și de cheltuielile pentru întreținerea acesteia.
• Nu sunt implicate taxe de telefon fix. Aveți nevoie de o conexiune fixă ​​pentru a transmite semnalul analogic prin linia telefonică cu aparatele de fax obișnuite și vi se plătește acest lucru. Costul variază foarte mult în funcție de locul în care îl trimiteți. Poate fi mai mare pentru transferurile pe distanțe lungi. Faxul online vă ajută să economisiți aceste costuri. Tarifele sunt aceleași pentru distanțe lungi sau locale – plătiți doar pentru conexiunea la internet.
• Super sigur și sigur. Securitatea este o preocupare majoră în cazul faxurilor tradiționale. Este posibil ca liniile telefonice care trimit faxul să fie interceptate, ceea ce ar putea cauza scurgerile fișierelor trimise prin fax. În plus, oricine se află în apropierea aparatului de fax poate vedea documentele trimise prin fax, ceea ce nu este cazul când primesc faxuri online. Cu funcțiile de transmisie și stocare criptate, foarte sigure, faxurile online sunt mult mai sigure decât vă puteți imagina.
• Usor de depozitat. Stocarea este întotdeauna o provocare cu manipularea documentelor pe hârtie. Nu trebuie să stocați, să gestionați și să sortați rafturi de documente de arhivă pentru a păstra o evidență a tranzacțiilor dvs. prin fax online. Când trimiteți fax online, este ușor să salvați faxul într-o anumită locație a sistemului dvs. În acest fel, puteți accesa orice, oricând.
• Cost eficient. Trimiterea de faxuri online vă ajută să economisiți mult pe termen lung. Utilizarea unui serviciu de fax online pentru a trimite și a primi faxuri economisește costurile de echipamente, întreținere și standby. Singurele taxe sunt cele pentru serviciile de abonament de fax online, care sunt minime în comparație cu celelalte taxe.
• Fără bariere fizice. Faxurile nu pot fi peste tot. Le puteți accesa doar acolo unde se află. Cu toate acestea, locația dvs. nu este niciodată un obstacol atunci când trimiteți fax online. Puteți trimite fax către oricine din mers folosind orice dispozitiv portabil. Indiferent dacă călătoriți undeva unde nu aveți un aparat de fax, faxul dvs. online este acolo pentru dvs.
• Scalabil. Poate fi plictisitor să trimiteți fax pentru întreprinderile mici. Indiferent dacă afacerea dvs. mică se extinde la o afacere la nivel de întreprindere sau dacă vă transformați afacerea de acasă într-o afacere mică, nu trebuie să investiți și să instalați faxuri suplimentare. Este suficient să vă scalați pachetul de abonament cu furnizorul de servicii de fax online și să vă ușurați munca.
• Ecologic. Fără un fax fizic, puteți economisi bani, spațiu, timp și, cel mai important, consumul de hârtie. Trecerea fără hârtie are un impact pozitiv semnificativ asupra mediului. Puteți partaja eficient documente și le puteți salva digital fără a le imprima pe hârtie.
• Semnături electronice. De asemenea, puteți utiliza cu ușurință cele mai populare funcții de semnătură digitală atunci când trimiteți fax online. Partajați documente legale și semnați-le digital cu ajutorul unui furnizor de semnătură digitală de încredere. Faceți totul cu ușurință într-un singur loc.
• Conformarea legală. Trimiterea documentelor este o practică convențională. Cu toate acestea, nu există nicio prevedere legală pentru unele documente trimise prin poștă. În astfel de cazuri, trimiterea prin fax este forma preferată de partajare. Când trimiteți fax online, puteți beneficia de transmisia electronică și de conformitatea legală.

De ce să alegeți faxul online?

Odată cu creșterea popularității faxurilor online, nu este de mirare că oamenii apelează la această metodă. Vă oferă mai multe avantaje față de metoda veche, tradițională. Economisiți la facturile de telefon, vă bucurați de stocare ușoară, economisiți la costurile de întreținere, rămâneți la buget și, cel mai important, sunteți liber de bariere fizice care vă limitează accesul la documente.

Un bun furnizor de servicii de fax online se asigură că conexiunea la site-ul său este extrem de sigură, astfel încât să puteți utiliza în siguranță interfața sa web. În plus, stocarea securizată în cloud ajută la stocarea în siguranță a documentelor și datelor sensibile.

Trebuie să vă dați seama cum să stocați aceste documente după ce le-ați trimis prin fax? Consultați tot ce trebuie să știți despre stocarea documentelor.