8 maneiras fáceis e rápidas de enviar um fax online

Com a revolução digital no auge, o fax parece coisa do passado.

Embora seja uma tecnologia mais tradicional, algumas empresas ainda exigem fax como principal modo de transmissão de documentos. Mas o manuseio tedioso do hardware físico e a baixa velocidade de transmissão exigiram seu facelift para transferências rápidas de documentos pela Internet.

O advento do software de fax online reuniu o melhor dos dois mundos – internet e fax – e simplificou o envio de fax. Com esta nova tecnologia, você não precisa mais operar uma máquina de fax para enviar documentos por fax fisicamente. Em vez disso, você pode usar seu computador ou smartphone para enviar fax – em qualquer lugar, a qualquer hora.

Enquanto o fax regular usa uma rede telefônica pública, o fax online usa a rede mundial de protocolo de internet (IP) para enviar e receber faxes. Isso torna todo o processo fácil e barato.

Você precisa se registrar em um serviço de fax on-line confiável para enviar fax on-line. Ele ajuda você a lidar com documentos digitalmente convertendo e-mails em faxes e faxes em e-mails.

Ao enviar um fax, basta anexar a versão digital do documento a um e-mail e enviá-lo para o número da máquina de fax do destinatário. A máquina pretendida recebe isso como um sinal de fax regular para uma impressão. Se o destinatário também for um usuário do serviço de fax pela Internet, ele poderá obter um fax digital por meio do portal de um provedor de serviços.

8 maneiras de enviar fax online

Por ser útil para o manuseio digital de documentos, muitas empresas consideram o fax on-line a próxima grande revolução. Existem várias maneiras de enviar faxes online. Você pode escolher uma das seguintes maneiras, dependendo do seu equipamento e destinatário.

1. Fax usando e-mail

Você pode enviar faxes on-line facilmente por meio de seu provedor de serviços de e-mail usando apenas seu smartphone ou computador. Anexe o documento, digite o número do fax e envie-o por e-mail.

O envio de fax por e-mail requer uma assinatura de um serviço confiável de fax pela Internet. Uma vez inscrito, seu provedor de serviços atua como mediador para envio de fax online. O provedor recebe os documentos pela internet e simplesmente os transmite ao aparelho de fax.

A maioria dos provedores de serviços exige o número de fax e o código de país e área aplicável no endereço "Para" do seu e-mail.

O e-mail é convertido em um fax online na extremidade receptora. Você pode acessar facilmente os documentos enviados por fax no portal do seu provedor de serviços. Tudo o que você precisa para receber fax por e-mail é um dispositivo conectado à Internet com uma assinatura de serviço de fax online.

O fax pela Internet é um dos métodos mais convenientes e rápidos de transmissão de documentos. Não há cobranças extras além da sua assinatura habitual e taxa de uso da Internet.

2. Fax via VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) é outra maneira de enviar faxes da Internet. VoIP é um serviço telefônico que permite enviar ou receber chamadas através de uma conexão com a internet.

VoIP permite enviar um fax discando o número do destinatário e digitando o código correspondente antes do número do fax. Este código deve ser seguido do seu endereço de e-mail, que entrega todos os documentos enviados via VoIP para uma caixa de entrada.

As máquinas de fax usam sinais analógicos para transmitir dados por linhas telefônicas. No entanto, você usa um gateway VoIP para converter o sinal do aparelho de fax analógico em pacotes de dados compatíveis com a Internet com VoIP. Essas mensagens são montadas e convertidas em sinais analógicos que as máquinas de fax imprimem. Esse método não é tão bem-sucedido e pode falhar, pois a rede VoIP não é otimizada para sinalização de fax no nível analógico.

3. Fax de um computador (Windows ou macOS)

Os serviços de fax online podem ajudá-lo a enviar e receber faxes de seu computador. Basta instalar a extensão da Web ou a interface de software do seu provedor de serviços e usá-la para enviar fax pela Internet.

4. Fax via Google Docs

A maioria dos serviços de fax pela Internet tem o recurso Google Fax. Usando esta função, você pode integrar seu fax online em vários serviços do Google Workspace e enviar um fax diretamente do Google Docs ou do Google Sheets.

Por exemplo, se você é uma empresa orientada a dados, como imobiliária, o Google Docs e o Google Sheets podem oferecer facilidade de uso e acessibilidade. Quando integrado a esses serviços do Google, você pode transformar seus negócios imobiliários usando o fax online.

Instale o complemento específico para seu provedor de serviços de fax on-line no Google Workspace. Este complemento ajuda você a enviar e receber faxes usando o Google Docs ou o Google Sheets do seu computador ou smartphone.

5. Fax usando o Microsoft Office

Dependendo do seu provedor de serviços de fax online, você pode enviar documentos por fax com os aplicativos do Microsoft 365. Envie por fax arquivos do MS Word, MS Excel ou MS Powerpoint usando o recurso "e-mail para fax". Além disso, você pode baixar o suplemento do seu provedor de serviços para aplicativos da Microsoft. Dessa forma, você pode enviar um documento, planilha ou apresentação por fax diretamente por meio do suplemento.

6. Fax de dispositivos iOS

Se o seu provedor de serviços de fax online tiver um aplicativo iOS, você poderá enviar faxes com seu dispositivo iOS. Aplicativos da Web em Macbooks e aplicativos móveis como Keynote, Pages e Numbers em dispositivos móveis iOS também podem ser usados ​​para enviar faxes.

7. Fax de dispositivos Android

Assim como os dispositivos Apple, os dispositivos Android podem ter um aplicativo de provedor de serviços de fax na Play Store. Você pode enviar e receber faxes facilmente nesses dispositivos com o aplicativo. Tudo o que você precisa fazer é baixá-lo, fazer login na sua conta e enviá-lo por fax.

8. Use um serviço de fax online

Muitos provedores de serviços de fax on-line oferecem serviços de fax on-line rápidos e sem complicações por uma pequena taxa. Esses provedores de serviços facilitam o envio ou recebimento de documentos em todo o mundo por meio de seus sites ou aplicativos fáceis de usar.

A máquina de fax do destinatário ou o portal de fax on-line receberá seu fax.

Vários serviços oferecem transmissão profissional semelhante aos dispositivos analógicos convencionais. Eles até superam muitas desvantagens do fax tradicional, tornando o fax on-line a rota preferida para as empresas da nova era.

Muitos desses provedores também lançaram extensões para vários navegadores. Isso permite que os usuários ignorem as etapas complicadas de usar seu provedor de serviços de correspondência e seus recursos de e-mail para fax ou fax para e-mail para enviar e receber faxes online.

Você pode economizar em equipamentos e outros custos relacionados com serviços de fax online. Ele ainda ajuda a arquivar os documentos digitalmente, o que não é possível com o envio de fax off-line, pois requer um scanner para digitalizar os documentos e salvá-los.

Vantagens do fax online

O envio de fax online é benéfico de várias maneiras. A introdução do fax online na sua empresa pode ajudá-lo a agilizar o seu negócio. Desde a economia de tempo até uma maneira fácil de arquivar os arquivos enviados por fax, pode ser ótimo de muitas outras maneiras.

• Flexível. Embora você ainda possa usar aparelhos de fax para envio de fax on-line, você não precisa de um. Você pode enviar fax online com apenas um computador ou smartphone. Isso permite mais flexibilidade e evita o incômodo de instalar um recurso de hardware adicional e gastar com sua manutenção.
• Sem encargos de telefone fixo envolvidos. Você precisa de uma conexão de linha fixa para transmitir o sinal analógico pela linha telefônica com aparelhos de fax normais, e você é cobrado por isso. O custo varia muito dependendo de onde você está enviando. Pode ser maior para transferências de longa distância. O fax on-line ajuda você a economizar nesses custos. As tarifas são as mesmas para longa distância ou local – você paga apenas pela sua conexão com a internet.
• Super seguro e protegido. A segurança é uma grande preocupação com o fax tradicional. As linhas telefônicas que enviam o fax provavelmente serão interceptadas, o que pode fazer com que os arquivos enviados por fax vazem. Além disso, qualquer pessoa próxima ao aparelho de fax pode ver os documentos enviados por fax, o que não é o caso ao receber faxes online. Com as funções de transmissão e armazenamento criptografadas e altamente seguras, o envio de fax online é muito mais seguro do que você imagina.
• Fácil de armazenar. O armazenamento é sempre um desafio com o manuseio de documentos em papel. Você não precisa armazenar, gerenciar e classificar prateleiras de documentos arquivados para manter um registro de suas transações de fax online. Ao enviar fax on-line, é fácil salvar o fax em um local específico do sistema. Dessa forma, você pode acessar qualquer coisa, a qualquer hora.
• Custo benefício. O envio de fax on-line ajuda a economizar muito a longo prazo. Usar um serviço de fax on-line para enviar e receber fax economiza equipamentos, manutenção e custos de espera. As únicas cobranças são as dos serviços de assinatura de fax online, que são mínimas em comparação com as outras cobranças.
• Sem barreiras físicas. As máquinas de fax não podem estar em todos os lugares. Você só pode acessá-los onde eles estão localizados. No entanto, sua localização nunca é um obstáculo ao enviar fax online. Você pode enviar fax para qualquer pessoa em trânsito usando qualquer dispositivo portátil. Seja viajando para algum lugar onde você não tenha uma máquina de fax, seu fax online está disponível para você.
• Escalável. Pode ser tedioso enviar fax para pequenas empresas. Se sua pequena empresa está se expandindo para um negócio de nível empresarial ou você está convertendo seu negócio doméstico em uma pequena empresa, você não precisa investir e instalar máquinas de fax adicionais. Basta escalar seu pacote de assinatura com o provedor de serviços de fax online e facilitar seu trabalho.
• Eco-amigável. Sem uma máquina de fax física, você pode economizar dinheiro, espaço, tempo e, mais importante, consumo de papel. A eliminação do papel tem um impacto positivo significativo no meio ambiente. Você pode compartilhar documentos com eficiência e salvá-los digitalmente sem imprimi-los em papel.
• Assinaturas eletrônicas. Você também pode usar facilmente as funções de assinatura digital mais populares ao enviar fax online. Compartilhe documentos legais e assine-os digitalmente com a ajuda de um provedor de assinatura digital confiável. Facilmente faça tudo em um só lugar.
• Conformidade legal. O envio de documentos pelo correio é uma prática convencional. No entanto, não há previsão legal para alguns documentos enviados. Nesses casos, o fax é a forma preferida de compartilhamento. Ao enviar fax online, você pode se beneficiar da transmissão eletrônica e da conformidade legal.

Por que escolher o fax online?

Com o fax online crescendo em popularidade, não é de admirar que as pessoas estejam se voltando para esse método. Ele oferece várias vantagens sobre o método antigo e tradicional. Você economiza em contas telefônicas, desfruta de armazenamento fácil, economiza custos de manutenção, permanece dentro do orçamento e, o mais importante, fica livre de barreiras físicas que limitam seu acesso aos documentos.

Um bom provedor de serviços de fax online garante que sua conexão com o site seja extremamente segura para que você possa usar com segurança sua interface da web. Além disso, o armazenamento em nuvem seguro ajuda a armazenar documentos e dados confidenciais com segurança.

Precisa descobrir como armazenar esses documentos depois de enviá-los por fax? Confira tudo o que você precisa saber sobre armazenamento de documentos.