8 façons simples et rapides d'envoyer un fax en ligne

Avec la révolution numérique à son apogée, la télécopie semble appartenir au passé.

Bien qu'il s'agisse davantage d'une technologie traditionnelle, certaines entreprises exigent toujours la télécopie comme principal mode de transmission de documents. Mais la manipulation fastidieuse du matériel physique et la lenteur de la vitesse de transmission ont rendu obligatoire son lifting pour des transferts de documents rapides sur Internet.

L'avènement des logiciels de fax en ligne a réuni le meilleur des deux mondes – Internet et fax – et a simplifié la télécopie. Grâce à cette nouvelle technologie, vous n'avez plus besoin d'utiliser un télécopieur pour télécopier physiquement des documents. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser votre ordinateur ou votre smartphone pour envoyer des fax, n'importe où, n'importe quand.

Alors que la télécopie ordinaire utilise un réseau téléphonique public, la télécopie en ligne utilise le réseau mondial de protocole Internet (IP) pour envoyer et recevoir des télécopies. Cela rend l'ensemble du processus sans effort et bon marché.

Vous devez vous inscrire auprès d'un service de télécopie en ligne fiable pour télécopier en ligne. Il vous aide à gérer les documents numériquement en convertissant les e-mails en fax et les fax en e-mails.

Lors de l'envoi d'un fax, il vous suffit de joindre la version numérique du document à un e-mail et de l'envoyer au numéro de fax de votre destinataire. La machine prévue le reçoit comme un signal de télécopie normal pour une impression. Si le destinataire est également un utilisateur de service de fax Internet, il peut obtenir un fax numérique via le portail d'un fournisseur de services.

8 façons de faxer en ligne

Parce qu'il est utile pour le traitement numérique des documents, de nombreuses entreprises considèrent la télécopie en ligne comme la prochaine grande révolution. Il existe différentes manières d'envoyer des fax en ligne. Vous pouvez choisir l'une des méthodes suivantes en fonction de votre équipement et de votre destinataire.

1. Faxer par e-mail

Vous pouvez facilement envoyer des fax en ligne via votre fournisseur de services de messagerie en utilisant uniquement votre smartphone ou votre ordinateur. Joignez le document, entrez le numéro de fax et envoyez-le par e-mail.

La télécopie par e-mail nécessite un abonnement à un service de télécopie Internet fiable. Une fois abonné, votre fournisseur de service agit en tant que médiateur pour la télécopie en ligne. Le fournisseur reçoit les documents via Internet et les transmet simplement au télécopieur.

La plupart des fournisseurs de services exigent le numéro de fax et le pays et l'indicatif régional applicables dans l'adresse « À » de votre e-mail.

L'e-mail est converti en fax en ligne à la réception. Vous pouvez facilement accéder aux documents faxés dans le portail de votre fournisseur de services. Tout ce dont vous avez besoin pour recevoir des fax par e-mail est un appareil connecté à Internet avec un abonnement au service de fax en ligne.

La télécopie par Internet est l'une des méthodes de transmission de documents les plus pratiques et les plus rapides. Il n'y a pas de frais supplémentaires autres que votre abonnement habituel et les frais d'utilisation d'Internet.

2. Télécopie via VoIP

La voix sur protocole Internet (VoIP) est un autre moyen d'envoyer des fax Internet. VoIP est un service téléphonique qui vous permet d'envoyer ou de recevoir des appels via une connexion Internet.

VoIP vous permet d'envoyer un fax en composant le numéro du destinataire et en saisissant le code correspondant avant son numéro de fax. Ce code doit être suivi de votre adresse e-mail, qui envoie tous les documents envoyés via VoIP dans une boîte de réception.

Les télécopieurs utilisent des signaux analogiques pour transmettre des données sur les lignes téléphoniques. Cependant, vous utilisez une passerelle VoIP pour convertir le signal du télécopieur analogique en paquets de données adaptés à Internet avec VoIP. Ces messages sont assemblés et convertis en signaux analogiques que les télécopieurs impriment. Cette méthode n'est pas aussi efficace et peut échouer car le réseau VoIP n'est pas optimisé pour la signalisation de fax au niveau analogique.

3. Télécopiez depuis un ordinateur (Windows ou macOS)

Les services de télécopie en ligne peuvent vous aider à envoyer et à recevoir des télécopies à partir de votre ordinateur. Installez simplement l'extension Web ou l'interface logicielle de votre fournisseur de services et utilisez-la pour la télécopie par Internet.

4. Télécopiez via Google Docs

La plupart des services de télécopie Internet disposent de la fonction Google Fax. Grâce à cette fonction, vous pouvez intégrer votre fax en ligne dans divers services de l'espace de travail Google et envoyer un fax directement depuis Google Docs ou Google Sheets.

Par exemple, si vous êtes une entreprise axée sur les données comme l'immobilier, Google Docs et Google Sheets peuvent vous offrir facilité d'utilisation et accessibilité. Une fois intégrés à ces services Google, vous pouvez transformer votre activité immobilière en utilisant le fax en ligne.

Installez le module complémentaire spécifique à votre fournisseur de services de télécopie en ligne dans Google Workspace. Ce module complémentaire vous permet d'envoyer et de recevoir des fax à l'aide de Google Docs ou Google Sheets depuis votre ordinateur ou votre smartphone.

5. Télécopiez avec Microsoft Office

Selon votre fournisseur de services de télécopie en ligne, vous pouvez télécopier des documents avec les applications Microsoft 365. Télécopiez des fichiers MS Word, MS Excel ou MS Powerpoint à l'aide de la fonction « e-mail vers fax ». De plus, vous pouvez télécharger le complément de votre fournisseur de services pour les applications Microsoft. De cette façon, vous pouvez faxer un document, une feuille de calcul ou une présentation directement via le complément.

6. Fax depuis des appareils iOS

Si votre fournisseur de services de télécopie en ligne dispose d'une application iOS, vous pouvez envoyer des télécopies avec votre appareil iOS. Les applications Web sur les Macbooks et les applications mobiles telles que Keynote, Pages et Numbers sur les appareils mobiles iOS peuvent également être utilisées pour envoyer des télécopies.

7. Fax depuis des appareils Android

Comme les appareils Apple, les appareils Android peuvent avoir l'application d'un fournisseur de services de télécopie sur le Play Store. Vous pouvez facilement envoyer et recevoir des fax sur ces appareils avec l'application. Tout ce que vous avez à faire est de le télécharger, de vous connecter à votre compte et de le faxer.

8. Utilisez un service de télécopie en ligne

De nombreux fournisseurs de services de télécopie en ligne proposent des services de télécopie en ligne rapides et sans tracas pour une somme modique. Ces fournisseurs de services facilitent l'envoi ou la réception de documents dans le monde entier via leurs sites Web ou applications conviviaux.

Le télécopieur du destinataire ou le portail de télécopie en ligne recevra votre télécopie.

Divers services offrent une transmission professionnelle similaire aux appareils analogiques conventionnels. Ils surmontent même de nombreux inconvénients de la télécopie traditionnelle, faisant de la télécopie en ligne la voie préférée des entreprises de la nouvelle ère.

Beaucoup de ces fournisseurs ont également publié des extensions pour divers navigateurs. Cela permet aux utilisateurs de contourner les étapes compliquées de l'utilisation de leur fournisseur de services de messagerie et de leurs capacités de courrier électronique à télécopie ou de télécopie à courrier électronique pour envoyer et recevoir des télécopies en ligne.

Vous pouvez économiser sur l'équipement et d'autres coûts connexes grâce aux services de télécopie en ligne. Il vous aide même à archiver numériquement les documents, ce qui n'est pas possible avec la télécopie hors ligne car il nécessite un scanner pour numériser les documents et les enregistrer.

Avantages de la télécopie en ligne

La télécopie en ligne est bénéfique à bien des égards. L'introduction du fax en ligne dans votre entreprise peut vous aider à rationaliser votre activité. Qu'il s'agisse de vous faire gagner du temps ou de vous offrir un moyen simple d'archiver les fichiers faxés, cela peut être formidable à bien d'autres égards.

• Flexible. Bien que vous puissiez toujours utiliser des télécopieurs pour envoyer des télécopies en ligne, vous n'en avez pas besoin. Vous pouvez faxer en ligne avec un simple ordinateur ou un smartphone. Cela vous offre plus de flexibilité et vous évite d'avoir à installer une ressource matérielle supplémentaire et à dépenser pour sa maintenance.
• Pas de frais de téléphonie fixe impliqués. Vous avez besoin d'une connexion fixe pour transmettre le signal analogique sur la ligne téléphonique avec des télécopieurs normaux, et vous êtes facturé pour cela. Le coût varie beaucoup selon l'endroit où vous l'envoyez. Il peut être plus élevé pour les transferts longue distance. La télécopie en ligne vous aide à économiser sur ces coûts. Les tarifs sont les mêmes pour les appels interurbains ou locaux - vous ne payez que pour votre connexion Internet.
• Super sûr et sécurisé. La sécurité est une préoccupation majeure avec la télécopie traditionnelle. Les lignes téléphoniques envoyant le fax sont susceptibles d'être interceptées, ce qui pourrait entraîner une fuite des fichiers faxés. De plus, toute personne à proximité du télécopieur peut voir les documents faxés, ce qui n'est pas le cas lors de la réception de fax en ligne. Grâce aux fonctions de transmission et de stockage cryptées et hautement sécurisées, la télécopie en ligne est beaucoup plus sécurisée que vous ne pouvez l'imaginer.
• Facile à ranger. Le stockage est toujours un défi avec la gestion des documents papier. Vous n'avez pas besoin de stocker, de gérer et de trier des étagères de documents d'archives pour conserver une trace de vos transactions de fax en ligne. Lors de la télécopie en ligne, il est facile d'enregistrer la télécopie dans un emplacement spécifique de votre système. De cette façon, vous pouvez accéder à tout, à tout moment.
• Rentable. La télécopie en ligne vous permet d'économiser beaucoup à long terme. L'utilisation d'un service de télécopie en ligne pour envoyer et recevoir des télécopies vous permet d'économiser sur les coûts d'équipement, de maintenance et de veille. Les seuls frais sont ceux des services d'abonnement au fax en ligne, qui sont minimes par rapport aux autres frais.
• Pas de barrières physiques. Les télécopieurs ne peuvent pas être partout. Vous ne pouvez y accéder que là où ils se trouvent. Cependant, votre emplacement n'est jamais un obstacle lors de la télécopie en ligne. Vous pouvez faxer à n'importe qui en déplacement à l'aide de n'importe quel appareil portable. Que vous voyagiez quelque part où vous n'avez pas de télécopieur, votre télécopieur en ligne est là pour vous.
• Évolutif. Il peut être fastidieux de télécopier pour les petites entreprises. Que votre petite entreprise évolue vers une entreprise de niveau entreprise ou que vous convertissiez votre entreprise à domicile en une petite entreprise, vous n'avez pas besoin d'investir dans des télécopieurs supplémentaires ni d'en installer. Il suffit de faire évoluer votre forfait d'abonnement avec le fournisseur de services de fax en ligne et de vous faciliter la tâche.
• Respectueux de la nature. Sans télécopieur physique, vous pouvez économiser de l'argent, de l'espace, du temps et, surtout, de la consommation de papier. La dématérialisation a un impact positif significatif sur l'environnement. Vous pouvez partager efficacement des documents et les enregistrer numériquement sans les imprimer sur papier.
• Signatures électroniques. Vous pouvez également utiliser facilement les fonctions de signature numérique les plus populaires lors de la télécopie en ligne. Partagez des documents juridiques et faites-les signer numériquement avec l'aide d'un fournisseur de signature numérique de confiance. Faites tout facilement en un seul endroit.
• Conformité légale. L'envoi de documents est une pratique classique. Cependant, il n'y a aucune disposition légale pour certains documents postés. Dans de tels cas, la télécopie est la forme préférée de partage. Lors de la télécopie en ligne, vous pouvez bénéficier de la transmission électronique et de la conformité légale.

Pourquoi choisir la télécopie en ligne ?

Avec la popularité croissante de la télécopie en ligne, il n'est pas étonnant que les gens se tournent vers cette méthode. Cela vous donne plusieurs avantages par rapport à l'ancienne méthode traditionnelle. Vous économisez sur les factures de téléphone, bénéficiez d'un stockage facile, économisez sur les coûts de maintenance, respectez votre budget et, plus important encore, vous êtes exempt de barrières physiques qui limitent votre accès aux documents.

Un bon fournisseur de services de télécopie en ligne s'assure que sa connexion à son site Web est extrêmement sécurisée afin que vous puissiez utiliser son interface Web en toute sécurité. De plus, le stockage cloud sécurisé permet de stocker des documents et des données sensibles en toute sécurité.

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