8 Cara Mudah dan Cepat Mengirim Fax Online

Dengan revolusi digital pada puncaknya, faks tampaknya sudah ketinggalan zaman.

Meskipun lebih merupakan teknologi tradisional, bisnis tertentu masih memerlukan faks sebagai mode utama transmisi dokumen. Tetapi penanganan perangkat keras fisik yang membosankan dan kecepatan transmisi yang lambat mengamanatkan facelift untuk transfer dokumen yang cepat melalui internet.

Munculnya perangkat lunak faks online menyatukan yang terbaik dari kedua dunia - internet dan faks - dan faks yang disederhanakan. Dengan teknologi baru ini, Anda tidak perlu lagi mengoperasikan mesin fax untuk memfaks dokumen secara fisik. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan komputer atau ponsel cerdas Anda untuk mengirim faks – di mana saja, kapan saja.

Sementara faks biasa menggunakan jaringan telepon umum, faks online menggunakan jaringan protokol internet (IP) di seluruh dunia untuk mengirim dan menerima faks. Ini membuat seluruh proses menjadi mudah dan murah.

Anda harus mendaftar dengan layanan faks online yang andal untuk mengirim faks online. Ini membantu Anda menangani dokumen secara digital dengan mengubah email menjadi faks dan faks menjadi email.

Saat mengirim faks, cukup lampirkan versi digital dokumen ke email dan kirimkan ke nomor mesin faks penerima Anda. Mesin yang dimaksud menerima ini sebagai sinyal faks biasa untuk hasil cetak. Jika penerima juga merupakan pengguna layanan faks internet, mereka bisa mendapatkan faks digital melalui portal penyedia layanan.

8 cara untuk mengirim faks online

Karena berguna untuk menangani dokumen secara digital, banyak perusahaan menganggap faks online sebagai revolusi besar berikutnya. Ada berbagai cara untuk mengirim faks secara online. Anda dapat memilih salah satu dari cara berikut tergantung pada peralatan dan penerima Anda.

1. Faks menggunakan email

Anda dapat dengan mudah mengirim faks online melalui penyedia layanan email Anda hanya dengan menggunakan ponsel cerdas atau komputer Anda. Lampirkan dokumen, masukkan nomor faks, dan kirimkan melalui email.

Faks email memerlukan berlangganan layanan faks internet yang andal. Setelah berlangganan, penyedia layanan Anda bertindak sebagai mediator untuk faks online. Penyedia menerima dokumen melalui internet dan hanya mengirimkannya ke mesin faks.

Sebagian besar penyedia layanan memerlukan nomor faks dan negara serta kode area yang berlaku di alamat "Kepada" email Anda.

Email diubah menjadi faks online di pihak penerima. Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen faks di portal penyedia layanan Anda. Yang Anda perlukan untuk menerima faks melalui email adalah perangkat yang terhubung ke internet dengan langganan layanan faks online.

Faks internet adalah salah satu metode transmisi dokumen yang paling nyaman dan tercepat. Tidak ada biaya tambahan selain biaya langganan dan penggunaan internet Anda yang biasa.

2. Faks melalui VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) adalah cara lain untuk mengirim faks internet. VoIP adalah layanan telepon yang memungkinkan Anda mengirim atau menerima panggilan melalui koneksi internet.

VoIP memungkinkan Anda mengirim faks dengan menekan nomor penerima dan memasukkan kode yang sesuai sebelum nomor faks mereka. Kode ini harus diikuti dengan alamat email Anda, yang mengirimkan semua dokumen yang dikirim melalui VoIP ke kotak masuk.

Mesin faks menggunakan sinyal analog untuk mengirimkan data melalui saluran telepon. Namun, Anda menggunakan gateway VoIP untuk mengubah sinyal mesin faks analog menjadi paket data yang ramah internet dengan VoIP. Pesan-pesan ini dirakit dan diubah menjadi sinyal analog yang dicetak oleh mesin faks. Metode ini tidak begitu berhasil dan dapat gagal karena jaringan VoIP tidak dioptimalkan untuk pensinyalan faks pada tingkat analog.

3. Faks dari komputer (Windows atau macOS)

Layanan faks online dapat membantu Anda mengirim dan menerima faks dari komputer Anda. Cukup instal ekstensi web atau antarmuka perangkat lunak penyedia layanan Anda dan gunakan untuk faks internet.

4. Faks melalui Google Documents

Sebagian besar layanan faks internet memiliki fitur Google Fax. Dengan menggunakan fungsi ini, Anda dapat mengintegrasikan faks online Anda ke berbagai layanan ruang kerja Google dan mengirim faks langsung dari Google Documents atau Google Spreadsheet.

Misalnya, jika Anda adalah bisnis yang berorientasi pada data seperti real estat, Google Documents dan Google Spreadsheet dapat menawarkan kemudahan penggunaan dan aksesibilitas. Saat terintegrasi dengan layanan Google ini, Anda dapat mengubah bisnis real estat Anda menggunakan faks online.

Instal add-on khusus untuk penyedia layanan faks online Anda di Google Workspace. Pengaya ini membantu Anda mengirim dan menerima faks menggunakan Google Documents atau Google Spreadsheet dari komputer atau ponsel cerdas Anda.

5. Faks menggunakan Microsoft Office

Tergantung pada penyedia layanan faks online, Anda dapat mengirim dokumen melalui faks dengan aplikasi Microsoft 365. Faks file MS Word, MS Excel, atau MS Powerpoint menggunakan fitur "email ke faks". Selain itu, Anda dapat mengunduh add-in penyedia layanan untuk aplikasi Microsoft. Dengan cara ini, Anda dapat mengirim faks dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara langsung melalui add-in.

6. Faks dari perangkat iOS

Jika penyedia layanan faks online Anda memiliki aplikasi iOS, Anda dapat mengirim faks dengan perangkat iOS Anda. Aplikasi web di Macbook dan aplikasi seluler seperti Keynote, Pages, dan Numbers di perangkat iOS seluler juga dapat digunakan untuk mengirim faks.

7. Faks dari perangkat Android

Seperti perangkat Apple, perangkat Android dapat memiliki aplikasi penyedia layanan faks di Play Store. Anda dapat dengan mudah mengirim dan menerima faks di perangkat ini dengan aplikasi. Yang harus Anda lakukan adalah mengunduhnya, masuk ke akun Anda, dan mengirimnya melalui faks.

8. Gunakan layanan faks online

Banyak penyedia layanan faks online menawarkan layanan faks online cepat dan bebas repot dengan sedikit biaya. Penyedia layanan ini memudahkan untuk mengirim atau menerima dokumen di seluruh dunia melalui situs web atau aplikasi mereka yang ramah pengguna.

Mesin faks penerima atau portal faks online akan menerima faks Anda.

Berbagai layanan menawarkan transmisi profesional yang serupa dengan perangkat analog konvensional. Mereka bahkan mengatasi banyak kerugian dari faks tradisional, membuat faks online rute pilihan untuk bisnis zaman baru.

Banyak dari penyedia ini juga telah merilis ekstensi untuk berbagai browser. Hal ini memungkinkan pengguna untuk melewati langkah-langkah rumit dalam menggunakan penyedia layanan surat mereka dan kemampuan email-ke-faks atau faks-ke-email mereka untuk mengirim dan menerima faks online.

Anda dapat menghemat peralatan dan biaya terkait lainnya dengan layanan faks online. Bahkan membantu Anda mengarsipkan dokumen secara digital, tidak mungkin dengan faks offline karena memerlukan pemindai untuk memindai dokumen dan menyimpannya.

Keuntungan dari faks online

Faks online bermanfaat dalam banyak hal. Memperkenalkan faks online dalam bisnis Anda dapat membantu Anda merampingkan bisnis Anda. Dari menghemat waktu Anda hingga memberi Anda cara yang mudah untuk mengarsipkan file faks, ini bisa menjadi hebat dalam lebih banyak cara.

• Fleksibel. Meskipun Anda masih dapat menggunakan mesin faks untuk faks online, Anda tidak memerlukannya. Anda dapat mengirim faks secara online hanya dengan komputer atau smartphone. Ini memungkinkan Anda lebih fleksibel dan menghemat kerumitan menginstal sumber daya perangkat keras tambahan dan pengeluaran untuk memeliharanya.
• Tidak ada biaya darat yang terlibat. Anda memerlukan sambungan telepon rumah untuk mengirimkan sinyal analog melalui saluran telepon dengan mesin faks biasa, dan Anda akan dikenakan biaya untuk ini. Biayanya sangat bervariasi tergantung di mana Anda mengirimnya. Ini bisa lebih tinggi untuk transfer jarak jauh. Faks online membantu Anda menghemat biaya ini. Tarifnya sama untuk jarak jauh atau lokal – Anda hanya membayar untuk koneksi internet Anda.
• Sangat aman dan terjamin. Keamanan merupakan perhatian utama dengan faks tradisional. Saluran telepon yang mengirim faks kemungkinan besar akan disadap, yang dapat menyebabkan kebocoran file faks. Selain itu, siapa pun yang berada di dekat mesin faks dapat melihat dokumen faks, yang tidak terjadi saat menerima faks online. Dengan fungsi penyimpanan dan transmisi terenkripsi yang sangat aman, faks online jauh lebih aman daripada yang dapat Anda bayangkan.
• Mudah disimpan. Penyimpanan selalu menjadi tantangan dengan penanganan dokumen berbasis kertas. Anda tidak perlu menyimpan, mengelola, dan menyortir rak dokumen arsip untuk menyimpan catatan transaksi faks online Anda. Saat mengirim faks secara online, mudah untuk menyimpan faks di lokasi tertentu di sistem Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengakses apa saja, kapan saja.
• Hemat biaya. Faks online membantu menghemat banyak dalam jangka panjang. Menggunakan layanan faks online untuk mengirim dan menerima faks menghemat biaya peralatan, pemeliharaan, dan siaga Anda. Satu-satunya biaya adalah untuk layanan berlangganan faks online, yang minimal dibandingkan dengan biaya lainnya.
• Tidak ada hambatan fisik. Mesin faks tidak bisa di mana-mana. Anda hanya dapat mengaksesnya di tempat mereka berada. Namun, lokasi Anda tidak pernah menjadi kendala saat mengirim faks online. Anda dapat mengirim faks ke siapa saja saat bepergian menggunakan perangkat genggam apa pun. Apakah bepergian ke suatu tempat di mana Anda tidak memiliki mesin faks, faks online Anda ada untuk Anda.
• Dapat diskalakan. Mungkin membosankan untuk mengirim faks untuk bisnis kecil. Baik bisnis kecil Anda sedang berkembang menjadi bisnis tingkat perusahaan atau Anda mengubah bisnis rumahan Anda menjadi bisnis kecil, Anda tidak perlu berinvestasi dan memasang mesin faks tambahan. Cukup dengan menskalakan paket berlangganan Anda dengan penyedia layanan faks online dan membuat pekerjaan Anda lebih mudah.
• Ramah lingkungan. Tanpa mesin faks fisik, Anda dapat menghemat uang, ruang, waktu, dan, yang terpenting, konsumsi kertas. Menjadi tanpa kertas memiliki dampak positif yang signifikan terhadap lingkungan. Anda dapat berbagi dokumen secara efektif dan menyimpannya secara digital tanpa mencetaknya di atas kertas.
• Tanda tangan elektronik. Anda juga dapat dengan mudah menggunakan fungsi tanda tangan digital paling populer saat mengirim faks online. Bagikan dokumen hukum dan mintalah ditandatangani secara digital dengan bantuan penyedia tanda tangan digital tepercaya. Lakukan semuanya dengan mudah di satu tempat.
• Kepatuhan hukum. Mengirim dokumen adalah praktik konvensional. Namun, tidak ada ketentuan hukum untuk beberapa dokumen yang dikirim melalui pos. Dalam kasus seperti itu, mengirim faks adalah bentuk berbagi yang lebih disukai. Saat mengirim faks secara online, Anda dapat memanfaatkan transmisi elektronik dan kepatuhan hukum.

Mengapa memilih faks online?

Dengan popularitas faks online yang semakin meningkat, tidak mengherankan jika orang beralih ke metode ini. Ini memberi Anda beberapa keuntungan dibandingkan metode lama dan tradisional. Anda menghemat tagihan telepon, menikmati penyimpanan yang mudah, menghemat biaya perawatan, sesuai anggaran, dan yang terpenting, bebas dari hambatan fisik yang membatasi akses Anda ke dokumen.

Penyedia layanan faks online yang baik memastikan bahwa koneksi situs webnya sangat aman sehingga Anda dapat menggunakan antarmuka webnya dengan aman. Selain itu, penyimpanan cloud yang aman membantu menyimpan dokumen dan data sensitif dengan aman.

Perlu mencari cara untuk menyimpan dokumen-dokumen ini setelah Anda mengirimkannya melalui faks? Lihat semua yang perlu Anda ketahui tentang penyimpanan dokumen.