8 วิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการส่งแฟกซ์ออนไลน์

ด้วยการปฏิวัติทางดิจิทัลที่จุดสูงสุด การส่งแฟกซ์จึงดูเหมือนเป็นแค่อดีต

แม้ว่าจะเป็นเทคโนโลยีดั้งเดิมมากกว่า แต่บางธุรกิจยังคงต้องการแฟกซ์เป็นโหมดหลักของการส่งเอกสาร แต่การจัดการฮาร์ดแวร์ทางกายภาพที่น่าเบื่อหน่ายและความเร็วในการส่งข้อมูลที่ช้านั้นได้รับคำสั่งให้ปรับโฉมใหม่เพื่อการถ่ายโอนเอกสารที่รวดเร็วผ่านอินเทอร์เน็ต

การถือกำเนิดของซอฟต์แวร์แฟกซ์ออนไลน์ได้รวบรวมสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก - อินเทอร์เน็ตและแฟกซ์ - และการรับส่งแฟกซ์ที่ง่ายขึ้น ด้วยเทคโนโลยีใหม่นี้ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องแฟกซ์อีกต่อไปเพื่อแฟกซ์เอกสารจริง คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนเพื่อส่งแฟกซ์ได้ทุกที่ทุกเวลา

แม้ว่าการรับส่งแฟกซ์ปกติจะใช้เครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ การส่งแฟกซ์ออนไลน์จะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (IP) ทั่วโลกในการส่งและรับแฟกซ์ ทำให้กระบวนการทั้งหมดทำได้ง่ายและราคาถูก

คุณต้องลงทะเบียนกับบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เชื่อถือได้เพื่อส่งแฟกซ์ออนไลน์ ช่วยให้คุณจัดการเอกสารแบบดิจิทัลโดยแปลงอีเมลเป็นแฟกซ์และแฟกซ์เป็นอีเมล

เมื่อส่งแฟกซ์ เพียงแนบเอกสารเวอร์ชันดิจิทัลกับอีเมลแล้วส่งไปที่หมายเลขเครื่องแฟกซ์ของผู้รับ เครื่องที่ต้องการจะรับสิ่งนี้เป็นสัญญาณแฟกซ์ปกติสำหรับการพิมพ์ หากผู้รับเป็นผู้ใช้บริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตด้วย ก็สามารถรับแฟกซ์ดิจิทัลผ่านพอร์ทัลของผู้ให้บริการได้

8 วิธีในการแฟกซ์ออนไลน์

เนื่องจากมีประโยชน์สำหรับการจัดการเอกสารทางดิจิทัล หลายบริษัทจึงพิจารณาว่าการส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นการปฏิวัติครั้งใหญ่ครั้งต่อไป มีหลายวิธีในการส่งแฟกซ์ออนไลน์ คุณสามารถเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และผู้รับของคุณ

1. โทรสารโดยใช้อีเมล

คุณสามารถส่งแฟกซ์ออนไลน์ผ่านผู้ให้บริการอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้เพียงสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ แนบเอกสาร ป้อนหมายเลขแฟกซ์ และส่งอีเมล

การส่งแฟกซ์ทางอีเมลจำเป็นต้องสมัครใช้บริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้ เมื่อสมัครใช้บริการแล้ว ผู้ให้บริการของคุณจะทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการส่งแฟกซ์ออนไลน์ ผู้ให้บริการได้รับเอกสารทางอินเทอร์เน็ตและส่งไปยังเครื่องแฟกซ์

ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ต้องการหมายเลขแฟกซ์และรหัสประเทศและรหัสพื้นที่ที่เกี่ยวข้องในที่อยู่ "ถึง" ของอีเมลของคุณ

อีเมลจะถูกแปลงเป็นแฟกซ์ออนไลน์เมื่อสิ้นสุดการรับ คุณสามารถเข้าถึงเอกสารที่แฟกซ์ในพอร์ทัลของผู้ให้บริการของคุณได้อย่างง่ายดาย สิ่งที่คุณต้องมีในการรับแฟกซ์ทางอีเมลคืออุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตพร้อมการสมัครบริการแฟกซ์ออนไลน์

การส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตเป็นหนึ่งในวิธีการส่งเอกสารที่สะดวกและรวดเร็วที่สุด ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนอกเหนือจากการสมัครสมาชิกปกติและค่าธรรมเนียมการใช้อินเทอร์เน็ต

2. แฟกซ์ผ่าน VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) เป็นอีกวิธีหนึ่งในการส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต VoIP เป็นบริการโทรศัพท์ที่ให้คุณส่งหรือรับสายผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

VoIP ช่วยให้คุณสามารถส่งแฟกซ์โดยกดหมายเลขของผู้รับและป้อนรหัสที่เกี่ยวข้องก่อนหมายเลขแฟกซ์ รหัสนี้ควรตามด้วยที่อยู่อีเมลของคุณ ซึ่งส่งเอกสารทั้งหมดที่ส่งผ่าน VoIP ไปยังกล่องจดหมาย

เครื่องแฟกซ์ใช้สัญญาณแอนะล็อกเพื่อส่งข้อมูลผ่านสายโทรศัพท์ อย่างไรก็ตาม คุณใช้เกตเวย์ VoIP เพื่อแปลงสัญญาณเครื่องแฟกซ์แอนะล็อกเป็นแพ็กเก็ตข้อมูลที่เป็นมิตรกับอินเทอร์เน็ตด้วย VoIP ข้อความเหล่านี้ประกอบและแปลงเป็นสัญญาณแอนะล็อกที่เครื่องแฟกซ์พิมพ์ออกมา วิธีนี้ไม่ประสบความสำเร็จและอาจล้มเหลวได้เนื่องจากเครือข่าย VoIP ไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการส่งสัญญาณแฟกซ์ที่ระดับอะนาล็อก

3. โทรสารจากคอมพิวเตอร์ (Windows หรือ macOS)

บริการแฟกซ์ออนไลน์สามารถช่วยคุณส่งและรับแฟกซ์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ เพียงติดตั้งส่วนขยายเว็บหรืออินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์ของผู้ให้บริการของคุณ และใช้สำหรับแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต

4. แฟกซ์ผ่าน Google Docs

บริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตส่วนใหญ่มีคุณสมบัติ Google Fax เมื่อใช้ฟังก์ชันนี้ คุณสามารถรวมแฟกซ์ออนไลน์ของคุณเข้ากับบริการพื้นที่ทำงานต่างๆ ของ Google และส่งแฟกซ์ได้โดยตรงจาก Google เอกสารหรือ Google ชีต

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นธุรกิจที่เน้นข้อมูล เช่น อสังหาริมทรัพย์ Google เอกสารและ Google ชีตสามารถช่วยให้คุณใช้งานและเข้าถึงได้ง่าย เมื่อผสานรวมกับบริการของ Google เหล่านี้แล้ว คุณสามารถเปลี่ยนธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ได้โดยใช้แฟกซ์ออนไลน์

ติดตั้งส่วนเสริมเฉพาะสำหรับผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ของคุณใน Google Workspace ส่วนเสริมนี้ช่วยให้คุณส่งและรับแฟกซ์โดยใช้ Google เอกสารหรือ Google ชีตจากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณ

5. โทรสารโดยใช้ Microsoft Office

คุณสามารถแฟกซ์เอกสารด้วยแอปพลิเคชัน Microsoft 365 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ของคุณ ส่งแฟกซ์ไฟล์ MS Word, MS Excel หรือ MS Powerpoint โดยใช้คุณสมบัติ "ส่งอีเมลไปยังแฟกซ์" นอกจากนี้ คุณสามารถดาวน์โหลด Add-in ของผู้ให้บริการสำหรับแอปพลิเคชัน Microsoft ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแฟกซ์เอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอได้โดยตรงผ่าน Add-in

6. แฟกซ์จากอุปกรณ์ iOS

หากผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ของคุณมีแอป iOS คุณสามารถส่งแฟกซ์ด้วยอุปกรณ์ iOS ของคุณได้ เว็บแอพบน Macbooks และแอพมือถือ เช่น Keynote, Pages และ Numbers บนอุปกรณ์ iOS มือถือก็สามารถใช้ส่งแฟกซ์ได้เช่นกัน

7. แฟกซ์จากอุปกรณ์ Android

เช่นเดียวกับอุปกรณ์ Apple อุปกรณ์ Android สามารถมีแอพของผู้ให้บริการแฟกซ์ใน Play Store คุณสามารถส่งและรับแฟกซ์บนอุปกรณ์เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายด้วยแอพ สิ่งที่คุณต้องทำคือดาวน์โหลด ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ และส่งแฟกซ์

8. ใช้บริการแฟกซ์ออนไลน์

ผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์จำนวนมากเสนอบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่รวดเร็วและไม่ยุ่งยากโดยมีค่าธรรมเนียมเล็กน้อย ผู้ให้บริการเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการส่งหรือรับเอกสารทั่วโลกผ่านเว็บไซต์หรือแอพที่ใช้งานง่าย

เครื่องแฟกซ์ของผู้รับหรือพอร์ทัลแฟกซ์ออนไลน์จะได้รับแฟกซ์ของคุณ

บริการต่างๆ นำเสนอการส่งสัญญาณแบบมืออาชีพที่คล้ายกับอุปกรณ์แอนะล็อกทั่วไป พวกเขายังเอาชนะข้อเสียมากมายของการรับส่งแฟกซ์แบบเดิม ทำให้การแฟกซ์ออนไลน์เป็นเส้นทางที่เหมาะสำหรับธุรกิจยุคใหม่

ผู้ให้บริการเหล่านี้จำนวนมากได้ออกส่วนขยายสำหรับเบราว์เซอร์ต่างๆ ด้วย ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถข้ามขั้นตอนที่ซับซ้อนของการใช้ผู้ให้บริการไปรษณีย์และความสามารถในการส่งและรับแฟกซ์ออนไลน์

คุณสามารถประหยัดค่าอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ด้วยบริการแฟกซ์ออนไลน์ มันยังช่วยให้คุณเก็บถาวรเอกสารแบบดิจิทัล ไม่สามารถทำได้ด้วยการส่งแฟกซ์แบบออฟไลน์ เนื่องจากต้องใช้เครื่องสแกนเพื่อสแกนเอกสารและบันทึก

ข้อดีของการส่งแฟกซ์ออนไลน์

การส่งแฟกซ์ออนไลน์มีประโยชน์หลายประการ การแนะนำแฟกซ์ออนไลน์ในธุรกิจของคุณสามารถช่วยปรับปรุงธุรกิจของคุณได้ ตั้งแต่การประหยัดเวลาของคุณไปจนถึงวิธีการเก็บถาวรไฟล์ที่แฟกซ์ได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีในหลายๆ ด้าน

• ยืดหยุ่นได้. แม้ว่าคุณจะยังคงใช้เครื่องแฟกซ์สำหรับการส่งแฟกซ์ออนไลน์ได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องแฟกซ์ คุณสามารถแฟกซ์ออนไลน์ได้ด้วยคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน นี้ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการติดตั้งทรัพยากรฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมและค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา
• ไม่มีค่าโทรศัพท์พื้นฐานที่เกี่ยวข้อง คุณต้องมีการเชื่อมต่อโทรศัพท์บ้านเพื่อส่งสัญญาณแอนะล็อกผ่านสายโทรศัพท์ด้วยเครื่องแฟ็กซ์ปกติ และคุณจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับสิ่งนี้ ค่าใช้จ่ายแตกต่างกันไปมากขึ้นอยู่กับว่าคุณส่งไปที่ใด อาจสูงกว่าสำหรับการถ่ายโอนทางไกล การส่งแฟกซ์ออนไลน์ช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ อัตราค่าบริการทางไกลหรือในพื้นที่เท่ากัน คุณจ่ายเฉพาะการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเท่านั้น
• ปลอดภัยสุด ๆ การรักษาความปลอดภัยเป็นปัญหาหลักในการส่งแฟกซ์แบบเดิมๆ สายโทรศัพท์ที่ส่งแฟกซ์มีแนวโน้มที่จะถูกสกัดกั้น ซึ่งอาจทำให้ไฟล์แฟกซ์รั่วไหล นอกจากนี้ ใครก็ตามที่อยู่ใกล้เครื่องแฟกซ์สามารถเห็นเอกสารแฟกซ์ซึ่งไม่ใช่กรณีที่ได้รับแฟกซ์ออนไลน์ ด้วยฟังก์ชันการรับส่งและการจัดเก็บที่มีความปลอดภัยสูง การรับส่งแฟกซ์ออนไลน์มีความปลอดภัยมากกว่าที่คุณจะจินตนาการได้
• ง่ายต่อการจัดเก็บ การจัดเก็บเป็นสิ่งที่ท้าทายในการจัดการเอกสารแบบกระดาษ คุณไม่จำเป็นต้องจัดเก็บ จัดการ และจัดเรียงชั้นวางเอกสารที่เก็บถาวรเพื่อเก็บบันทึกธุรกรรมแฟกซ์ออนไลน์ของคุณ เมื่อส่งแฟกซ์ออนไลน์ การบันทึกแฟกซ์ในตำแหน่งเฉพาะบนระบบของคุณทำได้ง่าย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเข้าถึงอะไรก็ได้ ทุกเวลา
• ประหยัดค่าใช้จ่าย การส่งแฟกซ์ออนไลน์ช่วยให้คุณประหยัดได้มากในระยะยาว การใช้บริการโทรสารออนไลน์เพื่อส่งและรับแฟกซ์ช่วยให้คุณประหยัดค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา และสแตนด์บาย ค่าบริการเพียงอย่างเดียวคือค่าบริการสมัครรับแฟกซ์ออนไลน์ ซึ่งถือว่าน้อยมากเมื่อเทียบกับค่าบริการอื่นๆ
• ไม่มีอุปสรรคทางกายภาพ เครื่องแฟกซ์ไม่สามารถได้ทุกที่ คุณสามารถเข้าถึงได้เฉพาะในที่ที่พวกเขาอยู่เท่านั้น อย่างไรก็ตาม ตำแหน่งของคุณไม่เคยเป็นอุปสรรคเมื่อส่งแฟกซ์ออนไลน์ คุณสามารถส่งแฟกซ์ให้ใครก็ได้โดยใช้อุปกรณ์มือถือเครื่องใดก็ได้ ไม่ว่าจะเดินทางไปที่ไหนสักแห่งที่คุณไม่มีเครื่องแฟกซ์ เครื่องแฟกซ์ออนไลน์ก็พร้อมให้คุณใช้งาน
• ปรับขนาดได้ การส่งแฟกซ์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย ไม่ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณจะขยายไปถึงธุรกิจระดับองค์กร หรือคุณกำลังแปลงธุรกิจที่บ้านของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก คุณไม่จำเป็นต้องลงทุนและติดตั้งเครื่องแฟกซ์เพิ่มเติม การขยายขนาดแพ็คเกจการสมัครของคุณกับผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์นั้นเพียงพอแล้ว และทำให้งานของคุณง่ายขึ้น
• เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม หากไม่มีเครื่องแฟกซ์จริง คุณสามารถประหยัดเงิน พื้นที่ เวลา และที่สำคัญที่สุดคือการใช้กระดาษ การไร้กระดาษส่งผลกระทบเชิงบวกอย่างมีนัยสำคัญต่อสิ่งแวดล้อม คุณสามารถแชร์เอกสารและบันทึกแบบดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาบนกระดาษ
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันลายเซ็นดิจิทัลยอดนิยมได้อย่างง่ายดายเมื่อส่งแฟกซ์ออนไลน์ แชร์เอกสารทางกฎหมายและให้เซ็นแบบดิจิทัลด้วยความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัลที่เชื่อถือได้ ง่าย ๆ ครบจบในที่เดียว
• การปฏิบัติตามกฎหมาย การส่งเอกสารเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ อย่างไรก็ตาม ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับเอกสารบางฉบับที่ส่งทางไปรษณีย์ ในกรณีเช่นนี้ การแฟกซ์เป็นรูปแบบการแบ่งปันที่ต้องการ เมื่อส่งแฟกซ์ออนไลน์ คุณจะได้รับประโยชน์จากการส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์และการปฏิบัติตามกฎหมาย

ทำไมถึงเลือกส่งแฟกซ์ออนไลน์?

ด้วยความนิยมในการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ที่เพิ่มขึ้น จึงไม่น่าแปลกใจที่ผู้คนหันมาใช้วิธีนี้ ช่วยให้คุณได้เปรียบกว่าวิธีการแบบเก่าหลายประการ คุณประหยัดค่าโทรศัพท์ เพลิดเพลินกับการจัดเก็บที่ง่าย ประหยัดค่าบำรุงรักษา อยู่ในงบประมาณ และที่สำคัญที่สุดคือปราศจากอุปสรรคทางกายภาพที่จำกัดการเข้าถึงเอกสารของคุณ

ผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่ดีต้องแน่ใจว่าการเชื่อมต่อเว็บไซต์มีความปลอดภัยสูง คุณจึงสามารถใช้เว็บอินเตอร์เฟสได้อย่างปลอดภัย นอกจากนี้ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยยังช่วยจัดเก็บเอกสารและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างปลอดภัย

ต้องการทราบวิธีจัดเก็บเอกสารเหล่านี้หลังจากที่คุณส่งแฟกซ์ไปแล้วหรือไม่ ตรวจสอบทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร