8 modi semplici e veloci per inviare un fax online

Con la rivoluzione digitale al culmine, l'invio di fax sembra un ricordo del passato.

Sebbene sia più una tecnologia tradizionale, alcune aziende richiedono ancora il fax come modalità principale di trasmissione dei documenti. Ma la noiosa gestione dell'hardware fisico e la bassa velocità di trasmissione ne hanno imposto il restyling per veloci trasferimenti di documenti su Internet.

L'avvento del software per fax online ha riunito il meglio di entrambi i mondi – Internet e fax – e ha semplificato l'invio di fax. Con questa nuova tecnologia, non è più necessario utilizzare un apparecchio fax per inviare fisicamente i documenti via fax. Invece, puoi utilizzare il tuo computer o smartphone per inviare fax, ovunque e in qualsiasi momento.

Mentre l'invio di fax normale utilizza una rete telefonica pubblica, l'invio di fax in linea utilizza la rete IP (Internet Protocol) mondiale per inviare e ricevere fax. Ciò rende l'intero processo semplice ed economico.

È necessario registrarsi con un servizio di fax online affidabile per inviare fax online. Ti aiuta a gestire i documenti digitalmente convertendo le e-mail in fax e i fax in e-mail.

Quando si invia un fax, è sufficiente allegare la versione digitale del documento a un'e-mail e inviarla al numero di fax del destinatario. La macchina prevista lo riceve come un normale segnale fax per una stampa. Se il destinatario è anche un utente di un servizio di fax Internet, può ricevere un fax digitale tramite il portale di un provider di servizi.

8 modi per inviare fax online

Poiché è utile per la gestione digitale dei documenti, molte aziende considerano il fax online la prossima grande rivoluzione. Esistono vari modi per inviare fax online. È possibile scegliere uno dei seguenti modi a seconda dell'attrezzatura e del destinatario.

1. Inviare un fax tramite e-mail

Puoi inviare facilmente fax online tramite il tuo provider di servizi di posta elettronica utilizzando solo il tuo smartphone o computer. Allega il documento, inserisci il numero di fax e invialo tramite e-mail.

L'invio di fax tramite posta elettronica richiede un abbonamento a un servizio di fax Internet affidabile. Una volta abbonato, il tuo fornitore di servizi funge da mediatore per l'invio di fax online. Il provider riceve i documenti su Internet e li trasmette semplicemente al fax.

La maggior parte dei fornitori di servizi richiede il numero di fax e il prefisso nazionale e di zona applicabile nell'indirizzo "A" della tua e-mail.

L'e-mail viene convertita in un fax online sul lato ricevente. È possibile accedere facilmente ai documenti inviati tramite fax nel portale del provider di servizi. Tutto ciò che serve per ricevere fax via e-mail è un dispositivo connesso a Internet con un abbonamento al servizio fax online.

L'invio di fax via Internet è uno dei metodi più convenienti e veloci di trasmissione dei documenti. Non ci sono costi aggiuntivi oltre al normale abbonamento e alla tariffa per l'utilizzo di Internet.

2. Fax tramite VoIP

Voice over Internet Protocol (VoIP) è un altro modo per inviare fax Internet. VoIP è un servizio telefonico che consente di inviare o ricevere chiamate tramite una connessione Internet.

VoIP consente di inviare un fax componendo il numero del destinatario e inserendo il codice corrispondente prima del suo numero di fax. Questo codice dovrebbe essere seguito dal tuo indirizzo email, che consegna tutti i documenti inviati tramite VoIP a una casella di posta.

I fax utilizzano segnali analogici per trasmettere dati sulle linee telefoniche. Tuttavia, si utilizza un gateway VoIP per convertire il segnale del fax analogico in pacchetti di dati compatibili con Internet con VoIP. Questi messaggi vengono assemblati e convertiti in segnali analogici che i fax stampano. Questo metodo non ha molto successo e può fallire poiché la rete VoIP non è ottimizzata per la segnalazione fax a livello analogico.

3. Fax da un computer (Windows o macOS)

I servizi di fax in linea possono aiutarti a inviare e ricevere fax dal tuo computer. È sufficiente installare l'estensione Web o l'interfaccia software del provider di servizi e utilizzarla per l'invio di fax via Internet.

4. Fax tramite Google Docs

La maggior parte dei servizi di fax Internet dispone della funzione Google Fax. Utilizzando questa funzione, puoi integrare il tuo fax online in vari servizi di Google Workspace e inviare un fax direttamente da Google Docs o Google Sheets.

Ad esempio, se sei un'azienda orientata ai dati come quella immobiliare, Google Documenti e Fogli Google possono offrirti facilità d'uso e accessibilità. Se integrato con questi servizi Google, puoi trasformare la tua attività immobiliare utilizzando il fax online.

Installa il componente aggiuntivo specifico per il tuo provider di servizi fax online in Google Workspace. Questo componente aggiuntivo ti aiuta a inviare e ricevere fax utilizzando Google Documenti o Fogli Google dal tuo computer o smartphone.

5. Inviare un fax utilizzando Microsoft Office

A seconda del provider di servizi di fax in linea, è possibile inviare via fax documenti con le applicazioni Microsoft 365. Invia per fax file MS Word, MS Excel o MS Powerpoint utilizzando la funzione "e-mail a fax". Inoltre, puoi scaricare il componente aggiuntivo del tuo provider di servizi per le applicazioni Microsoft. In questo modo, puoi inviare via fax un documento, un foglio di calcolo o una presentazione direttamente tramite il componente aggiuntivo.

6. Fax da dispositivi iOS

Se il tuo fornitore di servizi di fax online dispone di un'app iOS, puoi inviare fax con il tuo dispositivo iOS. Per inviare fax possono essere utilizzate anche app Web su Macbook e app mobili come Keynote, Pages e Numbers su dispositivi iOS mobili.

7. Fax da dispositivi Android

Come i dispositivi Apple, i dispositivi Android possono avere l'app di un fornitore di servizi fax sul Play Store. Puoi facilmente inviare e ricevere fax su questi dispositivi con l'app. Tutto quello che devi fare è scaricarlo, accedere al tuo account e inviarlo via fax.

8. Utilizzare un servizio di fax in linea

Molti fornitori di servizi di fax online offrono servizi di fax online veloci e senza problemi a un piccolo costo. Questi fornitori di servizi semplificano l'invio o la ricezione di documenti in tutto il mondo tramite i loro siti Web o app di facile utilizzo.

Il fax o il portale di fax online del destinatario riceveranno il tuo fax.

Vari servizi offrono una trasmissione professionale simile ai dispositivi analogici convenzionali. Superano anche molti svantaggi del fax tradizionale, rendendo il fax in linea il percorso preferito per le imprese new age.

Molti di questi provider hanno anche rilasciato estensioni per vari browser. Ciò consente agli utenti di aggirare i complicati passaggi dell'utilizzo del proprio provider di servizi di posta e delle loro capacità di e-mail-fax o fax-e-mail per inviare e ricevere fax online.

È possibile risparmiare sulle apparecchiature e altri costi correlati con i servizi di fax online. Ti aiuta anche ad archiviare digitalmente i documenti, cosa impossibile con l'invio di fax offline in quanto richiede uno scanner per scansionare i documenti e salvarli.

Vantaggi del fax online

Il fax in linea è vantaggioso in molti modi. L'introduzione del fax online nella tua azienda può aiutarti a semplificare la tua attività. Dal risparmio di tempo alla possibilità di archiviare facilmente i file inviati tramite fax, può essere fantastico in molti altri modi.

• Flessibile. Sebbene sia ancora possibile utilizzare i fax per l'invio di fax online, non ne hai bisogno. Puoi inviare fax online solo con un computer o uno smartphone. Ciò ti consente una maggiore flessibilità e ti evita il fastidio di installare una risorsa hardware aggiuntiva e di spendere per mantenerla.
• Nessun costo di rete fissa coinvolto. Hai bisogno di una connessione di rete fissa per trasmettere il segnale analogico sulla linea telefonica con i normali fax e questo ti viene addebitato. Il costo varia molto a seconda di dove lo stai inviando. Può essere più alto per i trasferimenti a lunga distanza. Il fax online ti aiuta a risparmiare su questi costi. Le tariffe sono le stesse per le tratte interurbane o locali: paghi solo per la connessione a Internet.
• Super sicuro e protetto. La sicurezza è una delle principali preoccupazioni dei fax tradizionali. È probabile che le linee telefoniche che inviano il fax vengano intercettate, il che potrebbe causare la perdita di file fax. Inoltre, chiunque si trovi vicino al fax può vedere i documenti inviati via fax, cosa che non accade quando si ricevono fax online. Con le funzioni di trasmissione e archiviazione crittografate e altamente sicure, l'invio di fax online è molto più sicuro di quanto tu possa immaginare.
• Facile da riporre. L'archiviazione è sempre una sfida con la gestione dei documenti cartacei. Non è necessario archiviare, gestire e ordinare scaffali di documenti di archivio per tenere traccia delle transazioni fax online. Quando si invia un fax in linea, è facile salvare i fax in una posizione specifica sul sistema. In questo modo, puoi accedere a qualsiasi cosa, in qualsiasi momento.
• Costo efficiente. Inviare fax online ti aiuta a risparmiare molto a lungo termine. L'utilizzo di un servizio fax online per inviare e ricevere fax consente di risparmiare sui costi di apparecchiature, manutenzione e standby. Le uniche tariffe sono quelle per i servizi di abbonamento fax online, che sono minime rispetto alle altre tariffe.
• Nessuna barriera fisica. I fax non possono essere ovunque. Puoi accedervi solo dove si trovano. Tuttavia, la tua posizione non è mai un ostacolo quando si invia un fax online. È possibile inviare fax a chiunque in movimento utilizzando qualsiasi dispositivo palmare. Sia che viaggi da qualche parte dove non hai un fax, il tuo fax online è lì per te.
• scalabile. Può essere noioso inviare fax per le piccole imprese. Sia che la tua piccola impresa stia diventando un'impresa di livello aziendale o che tu stia convertendo la tua attività da casa in una piccola impresa, non è necessario investire e installare ulteriori fax. È sufficiente ridimensionare il pacchetto di abbonamento con il provider di servizi fax online e semplificare il lavoro.
• Ecologico. Senza un fax fisico, puoi risparmiare denaro, spazio, tempo e, soprattutto, consumo di carta. L'eliminazione della carta ha un impatto positivo significativo sull'ambiente. Puoi condividere documenti in modo efficace e salvarli digitalmente senza stamparli su carta.
• Firme elettroniche. È inoltre possibile utilizzare facilmente le funzioni di firma digitale più popolari durante l'invio di fax in linea. Condividi documenti legali e falli firmare digitalmente con l'aiuto di un fornitore di firma digitale affidabile. Facilmente tutto in un unico posto.
• Conformità legale. Spedire i documenti è una pratica convenzionale. Tuttavia, non esiste alcuna disposizione legale per alcuni documenti inviati per posta. In questi casi, il fax è la forma preferita di condivisione. Quando invii un fax online, puoi beneficiare della trasmissione elettronica e della conformità legale.

Perché scegliere il fax online?

Con la crescente popolarità dei fax online, non c'è da meravigliarsi se le persone si stanno rivolgendo a questo metodo. Ti offre diversi vantaggi rispetto al vecchio metodo tradizionale. Risparmiate sulle bollette telefoniche, godete di una facile memorizzazione, risparmiate sui costi di manutenzione, rispettate il budget e, soprattutto, siete liberi da barriere fisiche che limitano l'accesso ai documenti.

Un buon fornitore di servizi di fax online garantisce che la connessione al proprio sito Web sia estremamente sicura in modo da poter utilizzare in modo sicuro la sua interfaccia web. Inoltre, l'archiviazione su cloud sicura consente di archiviare documenti e dati sensibili in modo sicuro.

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