Çevrimiçi Faks Göndermenin 8 Kolay ve Hızlı Yolu

Dijital devrim zirvedeyken, faks artık geçmişte kaldı.

Daha çok geleneksel bir teknoloji olmasına rağmen, bazı işletmeler hala birincil belge iletim modu olarak faksa ihtiyaç duyuyor. Ancak fiziksel donanımın sıkıcı kullanımı ve yavaş aktarım hızı, internet üzerinden hızlı belge aktarımları için makyajını zorunlu kıldı.

Çevrimiçi faks yazılımının ortaya çıkışı, her iki dünyanın en iyilerini (internet ve faks) ve basitleştirilmiş fakslamayı bir araya getirdi. Bu yeni teknolojiyle, belgeleri fiziksel olarak fakslamak için artık bir faks makinesi kullanmanıza gerek yok. Bunun yerine, bilgisayarınızı veya akıllı telefonunuzu her yerde, her zaman faks göndermek için kullanabilirsiniz.

Normal faks, genel bir telefon ağını kullanırken, çevrimiçi faks, faks göndermek ve almak için dünya çapındaki internet protokolü (IP) ağını kullanır. Bu, tüm süreci zahmetsiz ve ucuz hale getirir.

Çevrimiçi faks göndermek için güvenilir bir çevrimiçi faks hizmetine kaydolmanız gerekir. E-postaları faksa ve faksları e-postaya dönüştürerek belgeleri dijital olarak yönetmenize yardımcı olur.

Faks gönderirken, belgenin dijital sürümünü bir e-postaya eklemeniz ve alıcınızın faks makinesi numarasına göndermeniz yeterlidir. Amaçlanan makine bunu çıktı için normal bir faks sinyali olarak alır. Alıcı aynı zamanda bir internet faks hizmeti kullanıcısıysa, bir hizmet sağlayıcının portalı aracılığıyla dijital faks alabilir.

Çevrimiçi faks göndermenin 8 yolu

Belgeleri dijital olarak işlemek için kullanışlı olduğundan, birçok şirket bir sonraki büyük devrimi çevrimiçi fakslamayı düşünüyor. Çevrimiçi faks göndermenin çeşitli yolları vardır. Ekipmanınıza ve alıcınıza bağlı olarak aşağıdaki yollardan birini seçebilirsiniz.

1. E-posta kullanarak faks

Yalnızca akıllı telefonunuzu veya bilgisayarınızı kullanarak e-posta servis sağlayıcınız aracılığıyla çevrimiçi faksları kolayca gönderebilirsiniz. Belgeyi ekleyin, faks numarasını girin ve e-posta ile gönderin.

E-posta faksı, güvenilir bir internet faks hizmetine abonelik gerektirir. Abone olduktan sonra, servis sağlayıcınız çevrimiçi faks için aracı görevi görür. Sağlayıcı, belgeleri internet üzerinden alır ve faks makinesine iletir.

Çoğu servis sağlayıcı, e-postanızın “Kime” adresinde faks numarası ile geçerli ülke ve alan kodunu ister.

E-posta, alıcı tarafta çevrimiçi bir faksa dönüştürülür. Fakslanan belgelere servis sağlayıcınızın portalından kolayca ulaşabilirsiniz. E-posta yoluyla faks almak için ihtiyacınız olan tek şey, çevrimiçi faks hizmeti aboneliğine sahip internet bağlantılı bir cihazdır.

İnternet faksı, belge iletiminin en uygun ve en hızlı yöntemlerinden biridir. Normal abonelik ve internet kullanım ücretiniz dışında herhangi bir ekstra ücret ödemezsiniz.

2. VoIP ile Faks

İnternet Protokolü Üzerinden Ses (VoIP), internet faksı göndermenin başka bir yoludur. VoIP, bir internet bağlantısı üzerinden arama göndermenizi veya almanızı sağlayan bir telefon hizmetidir.

VoIP, alıcının numarasını çevirerek ve faks numaralarından önce ilgili kodu girerek faks göndermenize olanak tanır. Bu kodu, VoIP yoluyla gönderilen tüm belgeleri bir gelen kutusuna teslim eden e-posta adresiniz takip etmelidir.

Faks makineleri, verileri telefon hatları üzerinden iletmek için analog sinyaller kullanır. Ancak analog faks makinesi sinyalini VoIP ile internet dostu veri paketlerine dönüştürmek için bir VoIP ağ geçidi kullanırsınız. Bu mesajlar birleştirilir ve faks makinelerinin yazdırdığı analog sinyallere dönüştürülür. Bu yöntem o kadar başarılı değildir ve VoIP ağı analog düzeyde faks sinyali için optimize edilmediğinden başarısız olabilir.

3. Bilgisayardan faks gönderme (Windows veya macOS)

Çevrimiçi faks hizmetleri, bilgisayarınızdan faks gönderip almanıza yardımcı olabilir. Servis sağlayıcınızın web uzantısını veya yazılım arayüzünü kurun ve internet faksı için kullanın.

4. Google Dokümanlar ile Faks

Çoğu internet faks hizmetinin Google Faks özelliği vardır. Bu işlevi kullanarak çevrimiçi faksınızı çeşitli Google çalışma alanı hizmetlerine entegre edebilir ve doğrudan Google Dokümanlar veya Google E-Tablolar'dan bir faks gönderebilirsiniz.

Örneğin, emlak gibi veri odaklı bir işletmeyseniz, Google Dokümanlar ve Google E-Tablolar size kullanım kolaylığı ve erişilebilirlik sunabilir. Bu Google hizmetleriyle entegre edildiğinde, çevrimiçi faksı kullanarak emlak işletmenizi dönüştürebilirsiniz.

Google Workspace'te çevrimiçi faks servis sağlayıcınıza özel eklentiyi yükleyin. Bu eklenti, bilgisayarınızdan veya akıllı telefonunuzdan Google Dokümanlar veya Google E-Tablolar'ı kullanarak faks gönderip almanıza yardımcı olur.

5. Microsoft Office kullanarak faks gönderme

Çevrimiçi faks hizmeti sağlayıcınıza bağlı olarak, Microsoft 365 uygulamalarıyla belgeleri fakslayabilirsiniz. "E-postadan faksa" özelliğini kullanarak MS Word, MS Excel veya MS Powerpoint dosyalarını fakslayın. Ek olarak, servis sağlayıcınızın Microsoft uygulamaları eklentisini indirebilirsiniz. Bu şekilde, bir belgeyi, elektronik tabloyu veya sunumu doğrudan eklenti aracılığıyla fakslayabilirsiniz.

6. iOS aygıtlarından faks

Çevrimiçi faks hizmeti sağlayıcınızın bir iOS uygulaması varsa, iOS aygıtınızla faks gönderebilirsiniz. Macbook'lardaki web uygulamaları ve mobil iOS aygıtlarındaki Keynote, Pages ve Numbers gibi mobil uygulamalar da faks göndermek için kullanılabilir.

7. Android cihazlardan faks

Apple cihazları gibi, Android cihazların da Play Store'da bir faks servis sağlayıcısının uygulaması olabilir. Uygulama ile bu cihazlarda kolayca faks gönderip alabilirsiniz. Tek yapmanız gereken indirmek, hesabınıza giriş yapmak ve fakslamak.

8. Bir çevrimiçi faks hizmeti kullanın

Birçok çevrimiçi faks hizmeti sağlayıcısı, küçük bir ücret karşılığında hızlı, sorunsuz çevrimiçi faks hizmetleri sunar. Bu hizmet sağlayıcılar, kullanıcı dostu web siteleri veya uygulamaları aracılığıyla dünya çapında belge göndermeyi veya almayı kolaylaştırır.

Alıcının faks makinesi veya çevrimiçi faks portalı faksınızı alacaktır.

Çeşitli hizmetler, geleneksel analog cihazlara benzer profesyonel aktarım sunar. Hatta geleneksel faksın birçok dezavantajının üstesinden gelerek çevrimiçi faksı yeni çağdaki işletmeler için tercih edilen yol haline getiriyorlar.

Bu sağlayıcıların çoğu, çeşitli tarayıcılar için uzantılar da yayınladı. Bu, kullanıcıların çevrimiçi faks göndermek ve almak için posta hizmeti sağlayıcılarını ve e-postadan faksa veya fakstan e-postaya yeteneklerini kullanmanın karmaşık adımlarını atlamalarına olanak tanır.

Çevrimiçi faks hizmetleri ile ekipman ve diğer ilgili maliyetlerden tasarruf edebilirsiniz. Belgeleri taramak ve kaydetmek için bir tarayıcı gerektirdiğinden çevrimdışı faks ile mümkün olmayan belgeleri dijital olarak arşivlemenize bile yardımcı olur.

Çevrimiçi faksın avantajları

Çevrimiçi faks birçok yönden faydalıdır. İşletmenize çevrimiçi faksı tanıtmak, işinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Size zaman kazandırmaktan, fakslanan dosyaları zahmetsiz bir şekilde arşivlemeye kadar birçok yönden harika olabilir.

• Esnek. Çevrimiçi faks için faks makinelerini kullanmaya devam edebilirsiniz, ancak buna ihtiyacınız yoktur. Yalnızca bir bilgisayar veya akıllı telefon ile çevrimiçi faks gönderebilirsiniz. Bu size daha fazla esneklik sağlar ve sizi ek bir donanım kaynağı kurma ve onu korumak için harcama zahmetinden kurtarır.
• Hiçbir sabit hat ücreti dahil değildir. Normal faks makinelerinde analog sinyali telefon hattı üzerinden iletmek için bir sabit hat bağlantısına ihtiyacınız vardır ve bunun için faturalandırılırsınız. Maliyet, nereye göndereceğinize bağlı olarak çok değişir. Uzun mesafeli transferler için daha yüksek olabilir. Çevrimiçi faks, bu maliyetlerden tasarruf etmenize yardımcı olur. Ücretler şehirlerarası veya şehir içi için aynıdır - sadece internet bağlantınız için ödeme yaparsınız.
• Süper güvenli ve güvenli. Güvenlik, geleneksel fakslamada büyük bir endişe kaynağıdır. Faksı gönderen telefon hatlarının ele geçirilmesi muhtemeldir ve bu, fakslanan dosyaların sızmasına neden olabilir. Ayrıca, faks makinesinin yakınında bulunan herkes, fakslanan belgeleri görebilir, ancak çevrimiçi faks alırken durum böyle değildir. Şifreli, son derece güvenli iletim ve depolama işlevleriyle çevrimiçi faks, hayal edebileceğinizden çok daha güvenlidir.
• Saklamak kolay. Kağıt tabanlı belge işleme ile depolama her zaman bir zorluktur. Çevrimiçi faks işlemlerinizin kaydını tutmak için arşiv belgelerinin raflarını saklamanız, yönetmeniz ve sıralamanız gerekmez. Çevrimiçi faks gönderirken, faksı sisteminizde belirli bir konuma kaydetmek kolaydır. Bu şekilde, istediğiniz zaman istediğiniz şeye erişebilirsiniz.
• Uygun maliyetli. Çevrimiçi faks göndermek, uzun vadede çok tasarruf etmenize yardımcı olur. Faks göndermek ve almak için çevrimiçi bir faks hizmeti kullanmak size ekipman, bakım ve bekleme maliyetlerinden tasarruf sağlar. Tek ücret, diğer ücretlerle karşılaştırıldığında minimum olan çevrimiçi faks abonelik hizmetleri için geçerlidir.
• Fiziksel engel yok. Faks makineleri her yerde olamaz. Onlara yalnızca bulundukları yerden erişebilirsiniz. Ancak, konumunuz çevrimiçi faks gönderirken asla bir engel değildir. Herhangi bir el cihazını kullanarak hareket halindeyken herkese faks gönderebilirsiniz. Faks makinenizin olmadığı bir yere seyahat ediyor olun, çevrimiçi faksınız sizin için orada.
• Ölçeklenebilir. Küçük işletmeler için faks göndermek sıkıcı olabilir. Küçük işletmeniz ister kurumsal düzeyde bir işletmeye ölçekleniyor, ister ev işinizi küçük bir işletmeye dönüştürüyor olun, ek faks makinelerine yatırım yapmanız ve kurmanız gerekmez. Abonelik paketinizi çevrimiçi faks servis sağlayıcısıyla ölçeklendirmeniz ve işinizi kolaylaştırmanız yeterlidir.
• Çevre dostu. Fiziksel bir faks makinesi olmadan paradan, yerden, zamandan ve en önemlisi kağıt tüketiminden tasarruf edebilirsiniz. Kağıtsız kalmanın çevre üzerinde önemli bir olumlu etkisi vardır. Belgeleri etkin bir şekilde paylaşabilir ve kağıda yazdırmadan dijital olarak kaydedebilirsiniz.
• E-imzalar. Çevrimiçi faks gönderirken en popüler dijital imza işlevlerini de kolayca kullanabilirsiniz. Yasal belgeleri paylaşın ve güvenilir bir dijital imza sağlayıcısının yardımıyla dijital olarak imzalatın. Hepsini tek bir yerde kolayca yapın.
• Yasal uyum. Belgeleri postalamak geleneksel bir uygulamadır. Ancak, bazı postalanan belgeler için yasal bir hüküm yoktur. Bu gibi durumlarda, fakslama tercih edilen paylaşım şeklidir. Online faks gönderirken, elektronik iletim ve yasal uyumluluktan yararlanabilirsiniz.

Neden çevrimiçi faksı seçmelisiniz?

Çevrimiçi faksın popülaritesinin artmasıyla, insanların bu yönteme yönelmesi şaşırtıcı değil. Eski, geleneksel yönteme göre size birçok avantaj sağlar. Telefon faturalarından tasarruf edin, kolay depolamanın keyfini çıkarın, bakım maliyetlerinden tasarruf edin, bütçenizi koruyun ve en önemlisi belgelere erişiminizi sınırlayan fiziksel engellerden kurtulun.

İyi bir çevrimiçi faks hizmeti sağlayıcısı, web arayüzünü güvenli bir şekilde kullanabilmeniz için web sitesi bağlantısının son derece güvenli olmasını sağlar. Ek olarak, güvenli bulut depolama, hassas belgelerin ve verilerin güvenli bir şekilde saklanmasına yardımcı olur.

Bu belgeleri faksladıktan sonra nasıl saklayacağınızı bulmanız mı gerekiyor? Belge depolama hakkında bilmeniz gereken her şeye göz atın.