Что такое блокировка времени? Руководство для начинающих

Будь то импровизированные встречи, коллеги, отвлекающие наше внимание, или бесконечный поток электронных писем, идущий в ногу со временем и контролирующий свое расписание, может показаться невозможным.

Вот почему методы управления временем становятся все более популярными в последние годы. В нашей «всегда включенной» цифровой культуре большинство из нас живет в состоянии постоянного отвлечения внимания. Чтобы иметь возможность работать так, как мы хотим, нам нужно реализовать реальную, осязаемую структуру. И из всех многочисленных систем тайм-менеджмента, о которых сейчас говорят, блокировка времени может быть той, которая может наиболее существенно изменить нашу жизнь к лучшему.

Но что такое блокировка времени и как мы можем использовать ее, чтобы работать эффективнее?

Что такое блокировка времени?

Блокировка времени — это система управления временем, которая разбивает ваш день на конечные части. Это включает в себя планирование вашего дня заранее и выделение определенных частей времени для определенных задач, например, 20 минут для электронной почты, 30 минут для встреч, два часа для серьезной работы и т. д.

Продолжительность времени, которую вы выделяете, зависит от вас — и Илон Маск и Билл Гейтс — всего лишь два примера людей, которые предпочитают работать в более короткие промежутки времени; оба являются поклонниками микропланирования , что означает планировать свой день пятиминутными блоками. Учитывая довольно легендарную производительность обоих магнатов, пяти минут может быть недостаточно для большинства из нас, чтобы разобраться с электронной почтой, но вы можете использовать эту систему так, как вам удобно, вашим обязанностям и вашим возможностям.

Суть временной блокировки в том, что она позволяет вам работать без перерыва и колебаний и убедиться, что все действительно сделано. Как часто вы были погружены в важную задачу, но отвлекались на пингующиеся входящие, а затем теряли весь свой импульс и концентрацию? Также легко настолько увлечься одной задачей, что вы начнете пренебрегать другими обязанностями.

В конечном счете, поскольку вы не можете стать цифровым отшельником и полностью отключиться от внешнего мира, блокировка времени позволяет вам создать время и пространство, необходимые для того, чтобы оставаться сосредоточенным и заниматься делами.

Почему блокировка времени эффективна?

Есть несколько причин, по которым блокировка времени так эффективна, но в основном она сводится к тому, что этот способ работы специально разработан для фокусировки.

Если вы знакомы с концепцией закона Паркинсона, вы знаете, что работа, которую мы должны выполнить, увеличивается в соответствии с временем, за которое мы должны ее выполнить. Так что, если у вас есть шесть часов, чтобы написать статью, это займет у вас шесть часов, чтобы закончить его — когда это могло бы занять у вас всего четыре, или даже три. Причина этого в том, что мы заполняем лишнее время прокрастинацией, переключением контекста или попытками многозадачности, что, как показывают исследования, может нанести вред нашему мозгу и нашей карьере, а также нашей продуктивности.

Но давайте подробнее рассмотрим, почему блокировка по времени работает так хорошо.

Блокировка времени способствует глубокой работе

Планируя свой день таким детальным образом, вы можете сосредоточиться исключительно на поставленной задаче — и без постоянных сбоев или переключения контекста вы можете сделать гораздо больше. Кэл Ньюпорт, автор книги «Углубленная работа» и всесторонний гуру продуктивности, — один из самых ярых сторонников блокировки времени.

Хотя вы можете подумать, что тратить так много времени на планирование своего графика вместо того, чтобы просто приступить к работе, контрпродуктивно, Ньюпорт говорит, что верно обратное:

«Это обеспечивает огромную производительность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с ограниченным временем дает такой же объем продукции, как и 60-часовая рабочая неделя без какой-либо структуры».

Это связано с тем, что блокировка времени способствует более глубокой работе, чем любая другая техника тайм-менеджмента. Когда у вас есть определенное количество времени для работы над одной задачей, вы можете посвятить ей все свое внимание, вместо того, чтобы прыгать от задачи к задаче. И когда вы достигнете состояния потока, вы обнаружите, что можете сделать гораздо больше — и все это, вероятно, также будет ощущаться намного легче.

Вы можете этого не осознавать, но каждый раз, когда вы теряете фокус и переключаете свое внимание на что-то другое, вы страдаете от так называемого «остатка внимания» — когда ваша способность к концентрации постепенно ослабевает по мере того, как вы переключаете контекст в течение дня. Исследования показывают, что каждый раз, когда вы отвлекаетесь, требуется около 25 минут, чтобы вернуться в нужное русло .

Блокировка времени не только способствует углубленной работе, но и защищает от переключения контекста и, в конечном счете, позволяет нам развивать навыки, необходимые для успешной углубленной работы.

Блокировка времени помогает выполнять малоценную работу

Для большинства из нас незначительная поверхностная работа является необходимой частью работы. Но у него также есть способ занять весь день — и постоянное состояние занятости не способствует вашей продуктивности, не говоря уже о вашем психическом благополучии или физическом здоровье .

Такие задачи, как ответы на электронные письма, посещение дополнительных встреч, телефонные звонки и ответы коллегам в чатах, могут быть бесконечным циклом, но, хотя эти задачи могут быть срочными, они редко помогают, когда дело доходит до реального достижения ваших собственных целей. -срочные цели. И если вы когда-либо тратили целый день на поверхностную работу, вы, вероятно, знаете, что это может вызвать у вас чувство истощения и стресса ... но также и то, что вы не добились ничего ценного.

Поскольку достичь легендарного статуса нулевого почтового ящика или быть на 100 % актуальным со всеми ответами коллег и статусами задач очень сложно, вам не следует тратить драгоценное время на попытки сделать это. Вместо этого вы должны выделить некоторое время, чтобы справиться с поверхностной работой, и когда это время истечет, вы просто остановитесь, даже если вы еще не закончили все.

Кроме того, спланировав всю свою мелкую работу вместе, вы сможете найти правильное свободное пространство для этого типа работы и выполнить ее более эффективно. Затем вы можете сесть и расслабиться, зная, что вы посвятили большую часть своего дня работе над действительно важными вещами.

Блокировка времени помогает использовать время более целенаправленно

Еще одним мощным преимуществом блокировки времени является то, что она дает вам представление о том, куда на самом деле уходит ваше время. Большинство из нас не умеет управлять временем. Мы также склонны сильно недооценивать, сколько времени мы тратим на проверку социальных сетей, чтение электронной почты или просто отвлекаемся на повседневную жизнь.

У нас также есть привычка недооценивать, сколько времени займут задачи — независимо от того, сколько раз мы пытались уложиться в одни и те же сроки в прошлом! Это явление называется ошибкой планирования и может вызвать серьезные проблемы.

Но когда вы используете блокировку времени, вы вынуждены лучше осознавать, куда на самом деле уходит ваше время, что позволяет вам более осознанно относиться к тому, как вы хотите его использовать. Не хотите тратить два часа на переписку по электронной почте? Запланируйте на это всего 10 минут. Хотите найти место для работы над вещами, которые действительно что-то для вас значат? Выделите место в своем календаре, а затем убедитесь, что вы активно его защищаете.

Блокировка времени поможет вам достичь ваших целей

Блокировка времени работает не только в краткосрочной перспективе, помогая вам работать так, как вы хотите каждый день; это также позволяет вам достичь ваших долгосрочных целей. Независимо от того, с каким энтузиазмом вы пишете списки дел и вычеркиваете задачи, исследования показывают, что 41% дел никогда не выполняются.

Несмотря на наши самые лучшие намерения, исследования показывают, что наличие реальной структуры и твердых планов сильно влияет на вероятность того, что вы действительно будете действовать в соответствии с этими намерениями. Когда дело доходит до выполнения дел и достижения ваших целей, просто хотеть этого недостаточно; вам нужны конкретные планы, чтобы продвигать вас вперед и гарантировать, что вы сделаете все, что нужно.

И это именно то, что делает блокировка времени.

Как начать блокировать время в своем расписании

Итак, когда вы знаете, что хотите попробовать блокировку времени, как лучше всего это сделать? Вот три самых важных шага, которые помогут вам начать.

1. Определите ежедневные приоритеты и результаты

Во-первых, постарайтесь определить свои самые важные приоритеты. Подумайте, почему именно вы хотите использовать временную блокировку. Это для того, чтобы защитить свое внимание и перестать прокрастинировать? Это для достижения ваших долгосрочных целей? Или это просто для того, чтобы быстрее выполнять больше работы, чтобы вы могли наслаждаться большим временем простоя?

Знание точной причины, по которой вы используете блокировку времени, поможет вам понять, как лучше всего планировать свой день. Например, если вы хотите, наконец, выполнить важную задачу, над которой вы работали какое-то время, вы можете построить свои блоки вокруг создания пространства для этого; если вы обнаружите, что вас отягощает поверхностная работа, вы можете объединить эти задачи вместе и запланировать конечный период времени для работы, насколько это возможно.

2. Определите срочные и менее срочные задачи

Как только вы узнаете, каковы ваши приоритеты, вам нужно подумать о том, какие задачи вы собираетесь расставить по приоритетам. Хотя одна из основных причин, по которой люди используют блокировку времени, заключается в том, чтобы создать и защитить пространство для углубленной работы, также важно убедиться, что у вас достаточно времени в течение дня для выполнения поверхностной работы.

Но самое замечательное в распределении времени то, что вы можете составить расписание, которое подходит для того, как вам нравится работать. Так что, если вам требуется час или около того, чтобы полностью проснуться утром, или вы достигаете точки, когда вы чувствуете, что ваши творческие соки текут, вы можете запланировать работу над легкими, поверхностными задачами в течение первого часа, а затем запланировать свою работу. сложная работа, когда вы чувствуете себя более продуктивным.

Вам также может быть полезно начинать и заканчивать свой день более легкими делами, которые позволят вам подготовиться, а затем расслабиться в течение дня. Проверка и ответы на электронные письма первым делом с утра, а затем еще раз до того, как вы отработаете, может быть хорошим способом чувствовать себя в курсе и контролировать ситуацию, если вы не отклоняетесь от своего плана и проверяете свой почтовый ящик в течение дня. .

3. Учитывайте простои, обеденные перерывы и выходные.

Чтобы получить максимальную отдачу от блокировки времени, важно запланировать время для перерывов и свободного времени. Мы люди, а не машины, и нам нужны перерывы, чтобы работать с максимальной отдачей, но если мы не планируем их, легко увязнуть в работе. Создайте пространство, чтобы занять время, заблокировав куски своего дня, а затем защитите это пространство, даже если вы чувствуете, что слишком заняты, чтобы остановиться.

Вы также можете добавлять свободные 30 минут каждый день только для решения любых непредвиденных задач, которые неожиданно возникают; таким образом вы можете убедиться, что вы не отстаете.

Подтипы блокировки времени

Прелесть блокировки времени в том, что вы можете легко адаптировать ее к тому, как вам нравится работать, к типу задач, которые вы должны выполнять, и к желаемому расписанию. Но помимо «классической» версии временной блокировки существуют и другие варианты, которые могут вам больше подойти. Этими подтипами являются пакетная обработка задач, дневная тематика и тайм-боксинг.

Пакетная обработка задач

Если вам, как правило, приходится выполнять много мелкой работы, вам может быть полезно сгруппировать их все вместе. Этот метод называется пакетированием задач, и он предназначен для уменьшения переключения контекста и помогает вам не сбиться с пути.

Например, если у вас много электронной почты, которую нужно просмотреть, вместо того, чтобы прыгать в папку «Входящие» в течение всего дня, вы можете запланировать отвечать на все свои электронные письма в течение 20 минут в 10:00 и 15:00. мышления для этого типа работы, и, сгруппировав все эти задачи вместе, вы сможете справиться с ними гораздо эффективнее.

Хотя группирование задач обычно применяется к более мелким задачам, вы можете использовать его по своему усмотрению. Если вы считаете полезным группировать более сложные или творческие задачи вместе и работать над ними, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно, это тоже сработает.

Тематика дня

Дневная тематика — это когда вы посвящаете определенные дни различным обязанностям. Этот метод тайм-менеджмента может работать очень хорошо, когда у вас много разных обязанностей; его широко использует Илон Маск, который работает в SpaceX по понедельникам и вторникам, в Tesla по средам и четвергам, а затем снова в SpaceX по пятницам.

Если у вас есть много задач и обязанностей, требующих вашего внимания, вы можете обнаружить, что вам нужно посвящать больше времени каждой теме — поэтому вместо того, чтобы выделять два часа каждый день на задачу, вы выделяете целый день, например, понедельники для маркетинга вторник — для создания контента, среда — для разработки продукта и так далее.

Опять же, это может помочь избежать переключения контекста и гарантировать, что вы будете оставаться сосредоточенными и настроенными на тип работы, которую вы делаете.

Тайм бокс

Блокировка времени и блокировка времени могут показаться похожими — и это так, — но есть одно ключевое отличие. В то время как блокировка по времени требует, чтобы вы установили ограничение на то, сколько времени вы потратите на задачу в этот день (например, вы будете работать над задачей с 11:00 до 13:00), блокировка по времени предполагает установку ограничения на то, как долго вы будете работать над задачей. потратить на выполнение задачи.

Поэтому, когда вы ограничиваете время, вместо того, чтобы дать себе два часа на работу над контент-планом, вы стремитесь закончить свой план в течение этих двух часов. Тайм-боксинг иногда может работать лучше, чем блокировка времени, потому что ограниченное время для завершения задачи может заставить вас работать быстрее и помочь вам бросить вызов самому себе.

Инструменты, которые помогут с блокировкой времени

Возможно, вы захотите попробовать различные типы блокировки времени и посмотреть, какой из них лучше всего подходит для вас. Какой бы тип блокировки времени вы ни хотели попробовать, хорошая новость заключается в том, что существует множество инструментов, которые упрощают весь процесс. Кроме того, эти инструменты также могут помочь вам показать, действительно ли работает ваш метод блокировки времени или нет.

Приложения календаря

Почти все приложения-календари хорошо работают для блокировки времени, и если вы делитесь календарями со своими коллегами, они могут легко оставаться в курсе того, над чем работают все остальные. Когда вы используете приложение календаря, вы можете блокировать отрезки времени прямо в своем приложении, а это значит, что вы будете в безопасности, зная, что ваш календарь и задачи находятся в одном месте.

Кроме того, инструменты и приложения календаря обычно поставляются с функциями дедлайна и напоминания, которые могут помочь убедиться, что у вас достаточно времени, чтобы поработать над всем.

Инструменты планирования проекта

Существуют десятки инструментов планирования проектов, которые можно использовать для блокировки времени, но обычно они работают, разбивая ваши проекты на отдельные задачи, которым вы затем выделяете время. Эти типы инструментов часто интегрируются с другими инструментами планирования проектов, поэтому после создания задачи она может автоматически подключаться к вашему календарю. Это может помочь вам расслабиться, зная, что ничто не ускользнет из сети.

Инструменты управления задачами

С помощью инструментов управления задачами вы можете назначать задачи, устанавливать сроки выполнения и получать четкое представление о том, сколько времени тратится на каждый проект и задачу. Инструменты приоритезации задач могут помочь вам лучше понять, над чем вам нужно работать каждый день, и упростить мониторинг предстоящих задач, а также расставить приоритеты. Например, управление задачами для форекс-трейдеров помогает в управлении важными процессами, такими как бухгалтерский учет, проведение маркетинговых исследований и ребалансировка. Каждая из этих задач требует значительного времени и внимания для того, чтобы трейдер преуспел. Таким образом, блокировка времени с помощью инструмента управления задачами может держать трейдера на вершине своей игры.

Таймеры/часы

Таймеры и часы могут быть хорошими способами помочь сохранить ваше внимание и сосредоточиться на задаче. Наблюдение за тем, как тикает время, часто может мотивировать людей работать быстрее и эффективнее, поэтому, если вы действительно любите гонку на время, эти инструменты могут иметь решающее значение.

Инструменты отслеживания времени

Отслеживание всего, что вы делаете, особенно если вы используете автоматический трекер, который не требует усилий, помогает вам увидеть, когда и где вы склонны отвлекаться, чтобы затем попытаться решить проблему. Это также поможет вам определить любые потери времени и выяснить, когда вы наиболее продуктивны, что позволит вам запланировать самую сложную работу на эти периоды.

В целом, инструменты отслеживания времени помогают вам более разумно распределять свое время. Как только вы получите информацию, необходимую для точного определения того, сколько времени вам нужно тратить на электронную почту каждый день, вы можете убедиться, что не выделяете слишком много времени на эти задачи, и сосредоточитесь на более важной работе.

Вывод

В наши дни может показаться, что существует слишком много методов и систем управления временем, которые обещают изменить нашу жизнь, не говоря уже об инструментах и ​​приложениях для повышения производительности. Но блокировка времени так популярна по одной причине: потому что она работает, и потому что это простой способ структурировать и сфокусировать свой день.

Блокировка времени может помочь вам не только более продуктивно выполнять глубокую работу, но и гораздо эффективнее выполнять поверхностную работу. Кроме того, это помогает вам использовать свое время более целенаправленно и, в конечном счете, облегчает достижение ваших долгосрочных целей.

Что еще хорошо в блокировке времени, так это то, что это система, которая может работать для всех — и в зависимости от ваших обязанностей и способов, которыми вы предпочитаете работать, существуют разные способы ее применения. Когда дело доходит до методов блокировки времени, один размер не подходит для всех, и хотя классическая система блокировки времени может быть идеальной для некоторых людей, вы можете обнаружить, что один из подтипов, например пакетная обработка задач, тематика дня или временной блок, работает лучше всего. для тебя.

Как и в случае с любой новой техникой, пробуйте, позволяйте себе спотыкаться и вносите изменения и коррективы по ходу дела. Вместо того, чтобы быть рабом своего календаря или чувствовать, что вы постоянно работаете на время, блокировка времени может быть тем, что вам нужно, чтобы не сбиться с пути и чувствовать, что вы действительно контролируете свое расписание.