Управление документами сотрудников: организация записей компании

Отдел кадров часто является домом для сложных документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Эти файлы могут быть неорганизованными внутри картотеки, заполненной до краев записями сотрудников. Или их можно хранить безопасно, надежно и хорошо организованно благодаря системе управления документами сотрудников.

Эффективное управление документами сотрудников через   Программное обеспечение для предоставления кадровых услуг   упрощает поиск, хранение и управление всеми данными о сотрудниках. Таким образом, если вам нужно получить доступ к файлу или записи о сотруднике, вы можете быстро найти его, не просматривая бесконечное количество документов.

Как настроить кадровый документооборот

Создать стратегию управления документами сотрудников легко, если вы знаете необходимые шаги. Вот как начать.

1. Определить необходимые документы

Во-первых, определите файлы и записи, которые собирает ваша компания. Документы обычно связаны с функциями отдела кадров, которыми занимается отдел.

2. Определите ограничения доступа

Некоторые кадровые документы являются конфиденциальными или требуют ограниченного доступа для определенных сотрудников. Когда вы упорядочиваете файлы, вам нужно определить потребности в доступе.

Чтобы контролировать доступ к записям, подумайте, всем ли сотрудникам, руководителям или только отделу кадров нужен доступ к документам. Вы также можете определить разрешения, когда и как часто этим людям могут понадобиться эти файлы. Кроме того, подумайте, как вы хотите, чтобы эти люди получили доступ к этим конкретным документам.

3. Определите срок действия информации

Как занятому специалисту по кадрам, было бы полезно просто создать один документ один раз и покончить с ним.

Обычно это не так, поскольку иногда данные в этих файлах имеют срок действия. Кроме того, иногда отдел кадров должен хранить документы в течение определенного периода времени, прежде чем они станут недействительными. Когда вы приступите к настройке управления документами сотрудников, подумайте о том, какие файлы имеют срок действия, и настройте напоминания об истечении срока их действия. Управление делами также может помочь определить начало и конец конкретной проблемы.

4. Определите уровни безопасности

По мере оптимизации процесса управления документами вы обнаружите, что некоторые записи нуждаются в большей безопасности и защите, чем другие. Например, некоторая информация в этих файлах может быть защищена законом, например информация о состоянии здоровья и инвалидности, которую необходимо хранить отдельно от папок с файлами сотрудников.

Кроме того, если срок действия документа истек или его больше не нужно хранить в организации, как его можно выбросить? Некоторые файлы, например устаревшие учебные документы, можно просто выбросить. Те, которые содержат личную информацию о прошлом или нынешнем сотруднике, должны быть уничтожены.

5. Создайте план хранения и архивации файлов

Как только вы лучше поймете, в какой безопасности нуждаются ваши файлы, вы сможете перейти к управлению файлами. Вы захотите определить, какие файлы останутся в виде бумажных копий (например, те, которые вам в конечном итоге нужно будет уничтожить), а какие можно хранить в цифровом виде. Если вы можете полностью отказаться от бумаги, это может быть самый простой вариант.

Затем вы можете решить, как сгруппировать файлы. Например, сотрудники могут иметь доступ к библиотеке ресурсов с ключевой информацией о страховании или налогах, а менеджеры и руководители групп могут получать доступ к записям сотрудников.

6. Используйте программное обеспечение

Когда вашей организации требуется время, чтобы найти подходящее программное обеспечение для предоставления HR-услуг, вы можете легко использовать этот инструмент для упрощения управления документами сотрудников. Все нужные вам файлы будут в одном месте, что упрощает настройку параметров, ограничений и настроек безопасности для тех записей, которые в этом больше всего нуждаются.

Преимущества системы документооборота сотрудников

Независимо от того, к какой сфере относится ваша организация или отрасль, внедрение системы управления документами сотрудников в вашей кадровой команде дает множество преимуществ.

Оставайтесь совместимыми

Одним из основных преимуществ системы управления документами для HR-файлов является то, что она позволяет организации оставаться в безопасности и соответствовать требованиям. Эти системы позволяют отделам кадров легко видеть, какие документы находятся в файле, отсутствуют, устарели или соответствуют требованиям. Наличие комплексной системы хранения документов помогает обеспечить соответствие вашей организации всем соответствующим требованиям.

Законная защита

Когда дело доходит до ваших общих потребностей бизнеса, вы всегда хотите оставаться в рамках ограничений закона. В соответствии с многочисленными федеральными законами, требующими от работодателей хранить определенные записи о сотрудниках, использование программного обеспечения для управления документами сотрудников является абсолютной необходимостью. В дополнение к этим федеральным требованиям вы должны иметь возможность легко получить доступ к документам сотрудников, чтобы отвечать на определенные судебные иски, проверки и запросы регулирующих органов, а также жалобы сотрудников.

Например, если сотрудник подает жалобу на дискриминацию в отношении вашей организации, вероятно, отделу кадров потребуется сослаться на прошлые оценки эффективности, данные о компенсации и записи о посещаемости. Если жалоба превращается в юридическое расследование и затрагивает Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), отдел кадров может использовать эти записи для защиты организации от судебного иска.

Сохраняйте безопасность и конфиденциальность

Некоторые записи сотрудников должны храниться в надежном месте, в то время как другие имеют определенные сроки хранения, поэтому лучше хранить все это в одном месте. По закону работодатели обязаны защищать конфиденциальные данные сотрудников, такие как файлы, относящиеся к медицинской информации, сведениям об инвалидности, номерам социального страхования и другой личной информации.

Наличие системы управления документами сотрудников будет иметь протоколы безопасности, соответствующие этим юридическим требованиям.

Повышение производительности персонала
Отделы кадров работают более продуктивно, когда могут легко искать документы и улучшать согласованность файлов сотрудников. Они смогут тратить меньше времени на поиск в шкафах или коробках, полных неорганизованных документов, и уделять больше времени своим повседневным обязанностям, например управлению   отношения с трудовым коллективом.

Например, представьте себе время и усилия, затрачиваемые на управление задачами сотрудников, такими как внутренние переводы или переезды. Обеспечение того, чтобы все их файлы находились в одном месте, может помочь сделать управление перемещением еще более простым процессом.

Улучшить рабочий процесс

Автоматизация процесса преобразования бумажных файлов в электронные документы улучшает рабочий процесс отдела кадров, а также других менеджеров и руководителей высшего звена. Независимо от того, когда требуется важная запись о сотруднике или когда необходимо внести изменения в   управление льготами   политики, сделать это можно быстро и эффективно.

В дополнение к улучшению рабочего процесса отдела кадров и других менеджеров, безопасная организация и хранение этих файлов в облачной системе управления документами позволяет сотрудникам легко получать доступ к необходимым им документам, не обращаясь за помощью к отделу кадров. .

Проблемы системы документооборота сотрудников

С другой стороны, внедрение системы управления документами сотрудников сопряжено с некоторыми проблемами. Одной из основных проблем является процесс обучения, который идет рука об руку с использованием нового процесса в первый раз. Помимо инвестиций в это новое программное обеспечение, вам также потребуется потратить время и усилия на обучение своих сотрудников тому, как использовать его безопасным и совместимым образом.

В зависимости от инструмента, который выбирает ваш бизнес, переход от бумажных файлов к безбумажным также может занять некоторое время. Потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть, и вам нужно будет полностью нарастить скорость, прежде чем вы сможете воспользоваться преимуществами.

Переход к цифровому рабочему месту

Перестаньте тратить часы на поиск важных файлов сотрудников и воспользуйтесь преимуществами управления документами сотрудников. Вы обнаружите, что спрашиваете: «Куда я положил этот лист бумаги?» гораздо меньше и вместо этого иметь больше времени, чтобы сосредоточиться на том, чтобы убедиться, что правильные процессы работают для достижения успеха.

Когда у вас есть все важные файлы в вашей системе управления документами сотрудников, посмотрите, как еще вы можете улучшить соответствие кадров вашей организации.