Коммуникационные методы для использования во время управления проектом

Одним из наиболее важных качеств, необходимых менеджерам, является создание прочных каналов связи с сотрудниками.

Благодаря надежным методам общения вы можете развивать рабочие отношения, основанные на доверии, уважении и понимании. И это может оказаться разницей между стандартным и успешным управлением.

Откройте для себя лучшие методы коммуникации для использования во время управления проектами. И какие методы использовать для создания морального духа и успеха на рабочем месте.

Что считается хорошей техникой общения?

В управлении проектами используются три основные формы коммуникативных технологий:

1. Интерактивное общение.
2. Тянущее общение.
3. Подтолкнуть общение.

Интерактивное общение

Интерактивное общение используется, когда менеджерам необходимо раскрыть конфиденциальные или ценные данные. Обычно информация подтверждается как можно скорее и может быть передана через:

• Телефонные звонки.
• Личные встречи
• Видеоконференции.

Во время социальных и экономических изменений мы научились приспосабливаться к новым методам коммуникации.

Удаленная адаптация, работа из дома и виртуальное создание клиентуры — все это новые нормальные бизнес-практики. И интерактивная коммуникация стала авангардом этого в компаниях по всему миру.

Встречи «лицом к лицу» теперь виртуализированы технологическими достижениями. И на этих встречах вы все еще можете отражать такие вещи, как атмосфера чтения, язык тела и даже тон голоса.

Интерактивное общение — отличное средство для определения потребностей конкретных клиентов. Не говоря уже о том, что это лучший способ представления новых данных или обновлений для текущих проектов. Особенно для тех, кому нужна жизненно важная информация без промедления, таких как проектные работники, подрядчики или брокеры.

Внутренний блог

Если вы хотите создать более открытую культуру на рабочем месте, вам следует рассмотреть возможность внутреннего ведения блогов.

Это отличный инструмент, который позволяет сотрудникам публиковать и быть в курсе новых разработок и проектов на рабочем месте.

Внутреннее ведение блога считается одним из самых передовых методов общения в нашем нынешнем цифровом мире. Виртуальная письменная форма позволяет нам выражать себя и делиться собой на совершенно новой платформе и для новой аудитории.

Это может звучать как причудливая доска объявлений или ежемесячный информационный бюллетень. Но внутренний блог предоставляет платформу для обмена контентом, как никогда раньше. Будь то краткий пост о лайфхаке на рабочем месте или короткая статья в блоге о новом проекте — подобное общение вызывает сплоченность и сплоченность на рабочем месте.

Компании глобального масштаба, такие как Microsoft, Whole Foods и Facebook, поддерживают ведение внутренних блогов, и дела у них идут не так уж плохо. Узнайте, почему вам следует подумать о создании внутреннего блога в вашем бизнесе.

Push-коммуникация

Push-коммуникация используется для отправки информации или данных без необходимости мгновенного ответа. Некоторые методы, используемые для push-коммуникации, включают:

• Электронные письма.
• Информационные бюллетени и бюллетени.
• Планы и шаблоны проектов.

Информация, отправляемая посредством push-коммуникаций, обычно не является критической по времени . Обычно он используется для отправки набросков проектов или обновлений планов.

Вы не должны придерживаться метода нажима для всех форм общения на рабочем месте. Он не допускает восприимчивого общения с клиентами или участниками проекта. И сотрудники могут рассматривать одностороннюю форму общения как довольно пренебрежительную.

В идеале push-коммуникация должна использоваться в таких вещах, как ежемесячные информационные бюллетени или оценки проектов. А также при отправке сквозной информации и отзывов клиентам.

Вытяните связь

Вытягивающая коммуникация позволяет нам получать информацию и данные, когда мы этого хотим. Некоторые примеры вытягивающей коммуникации могут включать:

• Веб-сайты и целевые страницы.

• База знаний.

• Программное обеспечение и приложения для управления.

Это оказалось особенно полезным, когда клиенты хотят получить доступ к информации о проекте на досуге. Или когда информацию необходимо передать подрядчикам. Он олицетворяет четкий уровень доверия и прозрачности между вами и участниками вашего проекта или клиентами.

Как я могу обеспечить хорошую коммуникацию во время проектов?

В деловом мире вы должны использовать все три формы коммуникативных технологий.

И, конечно же, это также ложится на ваших клиентов и их потребности в обслуживании. Эти шаги-примеры могут помочь создать хорошую коммуникацию на рабочем месте.

• Используйте интерактивную связь, когда требуется немедленная передача и ответ.

• Используйте вытягивающую коммуникацию при представлении больших объемов информации.

• Используйте push-коммуникацию, когда клиентам и участникам проекта нужна доступность.

Есть несколько дополнительных методов, которые вы можете усвоить, чтобы обеспечить хорошее общение во время проектов.

Регулярно проводите встречи

Один из самых эффективных способов убедиться, что все в курсе сроков проекта и достижений, — это регулярное общение.

Проведение регулярных совещаний является проверенным методом улучшения взаимопонимания. Это особенно важно для такой информации, как сроки, цели и изменения.

Встреча позволяет не только менеджерам представить информацию, но и позволяет участникам проекта выразить себя. Они могут использовать это время, чтобы задать идеи и вопросы о проекте. Или даже поднять проблемы и проблемы, с которыми они столкнулись во время производства.

Подобные встречи могут оказаться отличным методом предоставления руководства и поддержки. Это может помочь сотрудникам почувствовать, что их ценят, уважают и о них заботятся, что является фундаментальной юридической обязанностью, возлагаемой на работодателей и менеджеров.

Тем не менее, разумно регулировать эти встречи, комментируя моменты и придерживаясь разумной продолжительности для каждого из них. Вы также можете представить схему, где люди могут поделиться любыми идеями и вопросами о проекте.

Стремитесь к четкому и ясному общению

Может оказаться невозможным немедленно и без колебаний реагировать на каждый запрос. Но когда вы передаете обновления и отзывы, позаботьтесь о том, чтобы представить их четко и точно.

Будьте осторожны, чтобы не тратить время во время личного общения, особенно при отправке ответов. Таким образом, будут даны ответы на животрепещущие вопросы, и проекты могут продолжаться до завершения.

Посвятите некоторое время тому, чтобы обрисовать в общих чертах свой ответ, рассмотрев:

• С кем вы разговариваете (это сотрудники, клиенты, заказчики и т. д.?).

• Как скоро они потребуют вашего отзыва?

• Если требуется дополнительная информация (любые прошлые запросы, которые требуют решения?).

Выслушаю все пожелания и мнения

Мы не просим вас реализовать каждую идею в ящике для предложений. Но постарайтесь выслушать мнение каждого и принять его во внимание.

Общий взгляд на идею или точку зрения может оказаться более продуктивным, чем оценка ее с помощью вашего подсознания. Ваши сотрудники будут уважать вас за то, что вы нашли время, чтобы оценить их идею и предоставить исчерпывающую обратную связь.

Идеальной модели для общения на рабочем месте не существует. Разным видам бизнеса подойдут разные методы.

Культура рабочего места задает тон поведения и результатов сотрудников. Таким образом, вы можете попробовать и использовать наилучшую форму, которая соответствует настройке вашей компании. Разработав лучший метод, вы можете значительно повысить вовлеченность сотрудников, рабочие достижения и приверженность клиентов.

По мере укрепления каждой связи результаты хорошего общения превратятся в исключительное завершение проекта и преуспевание в бизнесе.