เทคนิคการสื่อสารเพื่อใช้ในระหว่างการบริหารโครงการ

หนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการต้องมีคือการสร้าง ช่องทางการสื่อสาร ที่แข็งแกร่งกับพนักงาน

ด้วยวิธีการสื่อสารที่มั่นคง คุณสามารถพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่สร้างจากความไว้วางใจ ความเคารพ และความเข้าใจ และสิ่งนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นข้อแตกต่างระหว่างการจัดการมาตรฐานและการจัดการที่ประสบความสำเร็จ

ค้นพบเทคนิคการสื่อสารที่ดีที่สุดเพื่อใช้ในระหว่างการจัดการโครงการ และต้องปฏิบัติตามวิธีใดในการสร้างขวัญกำลังใจในการทำงานและความสำเร็จ

ข้อใดถือเป็นเทคนิคการสื่อสารที่ดี

มีเทคนิคการสื่อสารสามรูปแบบหลักที่ใช้ระหว่างการจัดการโครงการ:

1. การสื่อสารแบบโต้ตอบ
2. ดึงการสื่อสาร
3. สื่อสารแบบพุช

การสื่อสารแบบโต้ตอบ

การสื่อสารเชิงโต้ตอบจะใช้เมื่อผู้จัดการจำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือมีค่า โดยปกติ ข้อมูลจะได้รับการยอมรับโดยเร็วที่สุด และสามารถแชร์ผ่าน:

• โทรศัพท์.
• การประชุมแบบตัวต่อตัว
• การประชุมทางวิดีโอ

ระหว่างการเปลี่ยนแปลงทางสังคมและเศรษฐกิจ เราได้เรียนรู้ที่จะปรับตัวเข้ากับวิธีการสื่อสารแบบใหม่

การเริ่มต้นใช้งานจากระยะไกล การทำงานจากบ้านของเรา และการสร้างลูกค้าแบบเสมือนจริง ล้วนเป็นการดำเนินธุรกิจแบบใหม่ที่เป็นมาตรฐาน และการสื่อสารแบบโต้ตอบได้กลายเป็นแนวหน้าในธุรกิจต่างๆ ทั่วโลก

การประชุม แบบ 'ตัวต่อตัว' ได้รับการจำลองเสมือนด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี และภายในการประชุมเหล่านี้ คุณยังคงสามารถสะท้อนถึงสิ่งต่างๆ เช่น บรรยากาศในการอ่าน ภาษากาย หรือแม้แต่น้ำเสียง

การสื่อสารเชิงโต้ตอบเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประเมินความต้องการเฉพาะของลูกค้า ไม่ต้องพูดถึง เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอข้อมูลใหม่หรืออัปเดตสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องการข้อมูลสำคัญโดยไม่ชักช้า เช่น พนักงานโครงการ ผู้รับเหมา หรือนายหน้า

บล็อกภายใน

หากคุณต้องการสร้างวัฒนธรรมในที่ทำงานที่เปิดกว้างมากขึ้น คุณควรพิจารณาแนะนำการเขียนบล็อกภายใน

เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้พนักงานสามารถโพสต์และติดตามการพัฒนาสถานที่ทำงานและโครงการใหม่ๆ

การเขียนบล็อกภายในถือเป็นวิธีการสื่อสารระดับแนวหน้าที่สุดวิธีหนึ่งในโลกดิจิทัลปัจจุบันของเรา แบบฟอร์มการเขียนเสมือนจริงช่วยให้เราสามารถแสดงและแบ่งปันตัวเองบนแพลตฟอร์มและผู้ชมใหม่ทั้งหมด

อาจดูเหมือนกระดานข่าวแฟนซีหรือจดหมายข่าวรายเดือน แต่บล็อกภายในเป็นพื้นที่สำหรับการแบ่งปันเนื้อหาอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นการโพสต์สั้นๆ เกี่ยวกับการแฮ็กในที่ทำงานหรือบล็อกสั้นๆ เกี่ยวกับโปรเจ็กต์ใหม่ การสื่อสารเช่นนี้จะกระตุ้นความสัมพันธ์และความสามัคคีในที่ทำงาน

ธุรกิจระดับโลกเช่น Microsoft, Whole Foods และ Facebook ล้วนเป็นแชมป์บล็อกภายใน – และพวกเขาก็ไม่ได้แย่เกินไป อ่านเหตุผลที่คุณควรพิจารณาเริ่มต้นบล็อกภายในในธุรกิจของคุณ

สื่อสารแบบพุช

การสื่อสารแบบพุชใช้เพื่อส่งข้อมูลหรือข้อมูลโดยไม่จำเป็นต้องตอบกลับทันที วิธีการบางอย่างที่ใช้สำหรับการสื่อสารแบบพุชเกี่ยวข้องกับ:

• อีเมล
• จดหมายข่าวและกระดานข่าว
• แผนโครงการและแม่แบบ

ข้อมูลที่ส่งผ่านการสื่อสารแบบพุชมักไม่ "สำคัญต่อเวลา" มักใช้สำหรับส่งข้ามโครงร่างโครงการหรืออัปเดตแผน

คุณไม่ควรยึดติดกับวิธีการพุชสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานทุกรูปแบบ ไม่อนุญาตให้มีการสื่อสารแบบเปิดกว้างจากลูกค้าหรือสมาชิกโครงการ และพนักงานอาจมองว่าการสื่อสารด้านเดียวเป็นสิ่งที่ค่อนข้างละเลย

ตามหลักการแล้ว การสื่อสารแบบพุชควรใช้ในสิ่งต่างๆ เช่น จดหมายข่าวรายเดือนหรือการประเมินโครงการ และเมื่อส่งข้อมูลและรีวิวให้กับลูกค้า

ดึงการสื่อสาร

การสื่อสารแบบดึงช่วยให้เราได้รับข้อมูลและข้อมูลเมื่อใดก็ตามที่เราต้องการ ตัวอย่างบางส่วนของการสื่อสารแบบดึงอาจรวมถึง:

• เว็บไซต์และแลนดิ้งเพจ

• ฐานความรู้.

• ซอฟต์แวร์การจัดการและแอพ

ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อลูกค้าต้องการเข้าถึงข้อมูลโครงการในยามว่าง หรือเมื่อต้องส่งข้อมูลให้ผู้รับเหมา แสดงถึงระดับความไว้วางใจและความโปร่งใสที่ชัดเจนระหว่างคุณกับสมาชิกโครงการหรือลูกค้าของคุณ

ฉันจะมั่นใจได้อย่างไรว่าการสื่อสารที่ดีระหว่างโครงการ?

ภายในโลกธุรกิจ คุณควรใช้เทคนิคการสื่อสารทั้งสามรูปแบบ

และแน่นอนว่ายังขึ้นอยู่กับลูกค้าของคุณและความต้องการบริการของพวกเขาด้วย ขั้นตอนตัวอย่างเหล่านี้สามารถช่วยสร้างการสื่อสารที่ดีในที่ทำงาน

• ใช้การสื่อสารแบบโต้ตอบเมื่อต้องการถ่ายทอดและตอบสนองทันที

• ใช้การสื่อสารแบบดึงข้อมูลเมื่อนำเสนอข้อมูลจำนวนมาก

• ใช้การสื่อสารแบบพุชเมื่อลูกค้าและสมาชิกโครงการต้องการการเข้าถึง

มีเทคนิคเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อช่วยให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่ดีระหว่างโครงการ

ประชุมเป็นประจำ

วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการรับรองว่าทุกคนสามารถติดตามไทม์ไลน์และความสำเร็จของโครงการได้ทันท่วงทีคือผ่านการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

การจัดประชุมเป็นประจำเป็นวิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการเพิ่มความเข้าใจร่วมกัน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับข้อมูล เช่น วันครบกำหนด วัตถุประสงค์ และการเปลี่ยนแปลง

การประชุมไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถนำเสนอข้อมูลได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้สมาชิกโครงการได้แสดงความคิดเห็นอีกด้วย พวกเขาสามารถใช้เวลานี้เพื่อถามแนวคิดและคำถามเกี่ยวกับโครงการ หรือแม้แต่แจ้งปัญหาและข้อกังวลที่พบระหว่างการผลิต

การประชุมเช่นนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นวิธีการที่ยอดเยี่ยมในการให้คำแนะนำและการสนับสนุน ซึ่งสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่า เคารพ และห่วงใย ซึ่งเป็นหน้าที่ทางกฎหมายขั้นพื้นฐานที่ตกเป็นของนายจ้างและผู้จัดการ

อย่างไรก็ตาม ก็ควรที่จะควบคุมการประชุมเหล่านี้ โดยการใส่คำอธิบายประกอบในประเด็นต่างๆ และใช้ระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละการประชุม คุณยังสามารถนำเสนอโครงร่างที่ผู้คนสามารถแบ่งปันความคิดและคำถามเกี่ยวกับโครงการได้

มุ่งสู่การสื่อสารที่แม่นยำและชัดเจน

อาจพิสูจน์ได้ว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะดำเนินการทุกคำขอที่แจ้งในทันทีและโดยไม่ลังเล แต่เมื่อคุณถ่ายทอดการอัปเดตและข้อเสนอแนะ ให้ดูแลให้แน่ใจว่าคุณนำเสนออย่างชัดเจนและแม่นยำ

ระวังอย่าเสียเวลาระหว่างการสื่อสารต่อหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อส่งการตอบกลับ ด้วยวิธีนี้ คำถามที่ร้อนระอุจะได้รับคำตอบและโครงการต่างๆ สามารถดำเนินการจนเสร็จสิ้นได้

อุทิศเวลาสักครู่เพื่อร่างคำตอบของคุณโดยพิจารณา:

• คุณกำลังพูดกับใคร (เป็นพนักงาน ลูกค้า ลูกค้า ฯลฯ ?)

• พวกเขาต้องการความคิดเห็นของคุณเร็วแค่ไหน?

• หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม (มีการร้องขอที่ผ่านมาซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขหรือไม่)

รับฟังคำขอและความคิดเห็นทั้งหมด

เราไม่ได้ขอให้คุณทำตามทุกความคิดในกล่องข้อเสนอแนะ แต่ลองฟังความคิดเห็นของทุกคนและพิจารณาดู

มุมมองร่วมกันเกี่ยวกับแนวคิดหรือมุมมองสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิผลมากกว่าการประเมินด้วยจิตใต้สำนึกของคุณ พนักงานของคุณจะเคารพคุณที่สละเวลาเพื่อประเมินความคิดของพวกเขาและให้ข้อเสนอแนะอย่างถี่ถ้วน

ไม่มีรูปแบบใดที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน วิธีการต่างๆ จะเหมาะกับธุรกิจประเภทต่างๆ

วัฒนธรรมในที่ทำงานเป็นตัวกำหนดพฤติกรรมและผลงานของพนักงาน ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับคุณที่จะทดลองใช้และใช้รูปแบบที่ดีที่สุดที่เหมาะกับการตั้งค่าบริษัทของคุณ ด้วยการสร้างวิธีการที่ดีที่สุด คุณสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ความสำเร็จในการทำงาน และความมุ่งมั่นต่อลูกค้าได้อย่างมาก

เมื่อพันธบัตรแต่ละอย่างแข็งแกร่งขึ้น ผลลัพธ์ของการสื่อสารที่ดีจะกลายเป็นความสำเร็จของโครงการที่ยอดเยี่ยมและการสืบทอดธุรกิจ