プロジェクト管理中に使用するコミュニケーション手法

公開: 2022-01-18

管理者が必要とする最も重要な資質の1つは、従業員との強力なコミュニケーションチャネルを構築することです。

しっかりとしたコミュニケーション方法を通じて、信頼、尊敬、理解に基づいた仕事上の関係を築くことができます。そして、これが標準的な管理と成功した管理の違いであることがわかります。

プロジェクト管理中に使用するのに最適なコミュニケーション手法を見つけてください。そして、職場の士気と成功を生み出すために従うべき方法。

優れたコミュニケーション手法とは何ですか？

プロジェクト管理中に使用されるコミュニケーション手法には、主に3つの形式があります。

インタラクティブなコミュニケーション。
通信をプルします。
プッシュ通信。

インタラクティブコミュニケーション

インタラクティブなコミュニケーションは、管理者が機密データや貴重なデータを開示する必要がある場合に使用されます。通常、情報はできるだけ早く確認され、次の方法で共有できます。

電話。
対面会議
ビデオ会議。

社会的および経済的変化の中で、私たちは新しいコミュニケーション方法に適応することを学びました。

リモートでのオンボーディング、自宅での作業、仮想的な顧客の構築は、すべて新しく正規化されたビジネス慣行です。そして、世界中の企業において、インタラクティブなコミュニケーションがこの最前線になっています。

「対面」の会議は、技術の進歩によって仮想化されました。そして、これらの会議の中で、あなたはまだ読書の雰囲気、ボディーランゲージ、さらには声のトーンのようなものを反映することができます。

インタラクティブなコミュニケーションは、特定の顧客のニーズを測定するための優れた手段です。言うまでもなく、これは進行中のプロジェクトの新しいデータや更新を提示するための最良の方法です。特に、プロジェクトワーカー、請負業者、ブローカーなど、重要な情報を遅滞なく必要とする人向けです。

内部ブログ

よりオープンな職場文化を作りたい場合は、社内ブログの導入を検討する必要があります。

これは、従業員が新しい職場の開発やプロジェクトを投稿して追いつくことができる優れたツールです。

内部ブログは、現在のデジタル世界におけるコミュニケーションの最も重要な方法の1つとして数えられています。仮想の書面によるフォームにより、まったく新しいプラットフォームとオーディエンスで自分自身を表現し、共有することができます。

派手な掲示板や月刊ニュースレターのように聞こえるかもしれません。しかし、内部ブログには、これまでにないようなコンテンツ共有のためのプラットフォームがあります。職場のハッキングに関する簡単な投稿であろうと、新しいプロジェクトに関する短いブログ記事であろうと、このようなコミュニケーションは職場の絆と結束を呼び起こします。

Microsoft、Whole Foods、Facebookなどの世界規模の企業はすべて、社内ブログを支持しています。あなたがあなたのビジネスで内部ブログを始めることを考慮すべき理由を読んでください。

プッシュ通信

プッシュ通信は、即時の応答を必要とせずに情報またはデータを送信するために使用されます。プッシュ通信に使用されるいくつかの方法には、次のものが含まれます。

メール。
ニュースレターと会報。
プロジェクト計画とテンプレート。

プッシュ通信を介して送信される情報は、通常、 「タイムクリティカル」ではありません。これは通常、プロジェクトの概要や計画の更新を送信するために使用されます。

あらゆる形態の職場のコミュニケーションでプッシュ方式に固執するべきではありません。クライアントやプロジェクトメンバーからの受容的なコミュニケーションは許可されません。また、従業員は一方的なコミュニケーション形態をまったく無視していると見なす可能性があります。

理想的には、プッシュコミュニケーションは月刊ニュースレターやプロジェクト評価などで使用する必要があります。また、情報やレビューをクライアントに送信する場合も同様です。

プルコミュニケーション

プル通信により、必要なときにいつでも情報やデータを取得できます。プル通信の例には、次のものがあります。

ウェブサイトとランディングページ。
知識ベース。
管理ソフトウェアとアプリ。

これは、クライアントが自分の暇なときにプロジェクト情報にアクセスしたい場合に特に便利であることが証明されています。または、情報を請負業者に中継する必要がある場合。それはあなたとあなたのプロジェクトメンバーまたはクライアントの間の明確なレベルの信頼と透明性を体現しています。

プロジェクト中に良好なコミュニケーションを確保するにはどうすればよいですか？

ビジネスの世界では、3つの形式のコミュニケーション手法すべてを利用する必要があります。

そしてもちろん、それはあなたの顧客と彼らのサービスのニーズにも当てはまります。これらの手順例は、職場での良好なコミュニケーションを作成するのに役立ちます。

即時のリレーと応答が必要な場合は、対話型通信を使用してください。
大量の情報を提示する場合は、プル通信を使用してください。
クライアントとプロジェクトメンバーがアクセシビリティを必要とする場合は、プッシュ通信を使用します。

プロジェクト中の良好なコミュニケーションを確保するために内部化できる追加のテクニックがいくつかあります。

定期的に会議を開く

全員がプロジェクトのタイムラインと成果に精通していることを確認するための最も効率的な方法の1つは、定期的なコミュニケーションを介することです。

定期的な会議を開くことは、共通の理解を深めるための実証済みの方法です。これは、締め切り、目的、変更などの情報にとって特に重要です。

この会議では、マネージャーが情報を提示できるだけでなく、プロジェクトメンバーが自分自身を表現することもできます。彼らはこの時間を使ってプロジェクトについてのアイデアや質問をすることができます。または、制作中に遭遇した問題や懸念を提起することもできます。

このような会議は、ガイダンスとサポートを提供するための優れた方法であることがわかります。これは、従業員が大切にされ、尊敬され、世話をされていると感じるのに役立ちます。これは、雇用主と管理者に課せられる基本的な法的義務です。

ただし、ポイントに注釈を付け、各会議の妥当な時間の長さに固執することによって、これらの会議を規制することは賢明です。また、プロジェクトに関するアイデアや質問を人々が共有できるスキームを提示することもできます。

正確で明確なコミュニケーションを目指す

すぐにそしてためらうことなく提起されたすべての要求に対応することは不可能であることがわかるかもしれません。ただし、更新とフィードバックを中継するときは、明確かつ正確に提示するように注意してください。

特に応答を返信するときは、対面でのコミュニケーション中に時間を無駄にしないように注意してください。そうすることで、燃えるような質問に答え、プロジェクトを完了に向けて続けることができます。

以下を考慮して、回答の概要を説明するために時間を割いてください。

あなたは誰と話しているのですか（彼らは従業員、クライアント、顧客などですか？）。
彼らはどれくらい早くあなたのフィードバックを必要としますか？
追加情報が必要な場合（対処が必要な過去の要求が発生しましたか？）。

すべての要求と意見を聞く

提案ボックス内のすべてのアイデアを実行するように求めているわけではありません。しかし、みんなの意見を聞いて、それを考慮に入れてみてください。

アイデアや視点についての共有された視点は、潜在意識でそれを評価するよりも生産的であることがわかります。従業員は、時間をかけて自分のアイデアを評価し、徹底的なフィードバックを提供してくれたことを尊重します。

職場のコミュニケーションの完璧なモデルというものはありません。さまざまな方法がさまざまなタイプのビジネスに適しています。

職場の文化は、従業員の行動と成果のトーンを設定します。したがって、会社の設定に適した最適なフォームを試して利用するのはあなた次第です。最良の方法を構築することにより、従業員の関与、仕事の成果、および顧客のコミットメントを大幅に強化できます。

それぞれの絆が強まるにつれ、良好なコミュニケーションの結果は、並外れたプロジェクトの完了と事業の継承に変わります。