Teknik Komunikasi untuk Digunakan Selama Manajemen Proyek

Salah satu kualitas terpenting yang dibutuhkan manajer adalah membangun saluran komunikasi yang kuat dengan karyawan.

Melalui metode komunikasi yang solid, Anda dapat mengembangkan hubungan kerja yang dibangun di atas kepercayaan, rasa hormat, dan pengertian. Dan ini bisa menjadi perbedaan antara manajemen standar dan manajemen yang sukses.

Temukan teknik komunikasi terbaik untuk digunakan selama manajemen proyek. Dan metode apa yang harus diikuti dalam menciptakan semangat kerja dan kesuksesan.

Apa yang dianggap sebagai teknik komunikasi yang baik?

Ada tiga bentuk utama teknik komunikasi yang digunakan selama manajemen proyek:

1. Komunikasi interaktif.
2. Tarik komunikasi.
3. Komunikasi dorong.

komunikasi interaktif

Komunikasi interaktif digunakan ketika manajer perlu mengungkapkan data sensitif atau berharga. Biasanya, informasi tersebut diakui sesegera mungkin, dan dapat dibagikan melalui:

• Panggilan telepon.
• Pertemuan langsung
• Konferensi video.

Selama perubahan sosial dan ekonomi, kami telah belajar untuk beradaptasi dengan metode komunikasi baru.

Orientasi dari jarak jauh, bekerja dari rumah kita, dan membangun klien secara virtual, semuanya merupakan praktik bisnis yang baru dinormalisasi. Dan komunikasi interaktif telah menjadi yang terdepan dalam hal ini, dalam bisnis di seluruh dunia.

Pertemuan 'tatap muka' kini telah divirtualisasikan dengan kemajuan teknologi. Dan dalam rapat ini, Anda masih dapat merefleksikan hal-hal seperti suasana membaca, bahasa tubuh, bahkan nada suara.

Komunikasi interaktif adalah cara yang bagus untuk mengukur kebutuhan klien tertentu. Belum lagi, ini adalah metode terbaik untuk menyajikan data baru atau pembaruan untuk proyek yang sedang berlangsung. Terutama bagi mereka yang membutuhkan informasi penting tanpa penundaan, seperti pekerja proyek, kontraktor, atau calo.

blog internal

Jika Anda ingin menciptakan budaya tempat kerja yang lebih terbuka, Anda harus mempertimbangkan untuk memperkenalkan blog internal.

Ini adalah alat hebat yang memungkinkan karyawan memposting dan mengikuti perkembangan dan proyek tempat kerja baru.

Blogging internal dianggap sebagai salah satu metode komunikasi terdepan di dunia digital kita saat ini. Formulir tertulis virtual memungkinkan kami untuk mengekspresikan dan berbagi diri di platform dan audiens yang sama sekali baru.

Ini mungkin terdengar seperti papan buletin mewah atau buletin bulanan. Tetapi blog internal memiliki platform untuk berbagi konten yang belum pernah ada sebelumnya. Baik itu postingan singkat tentang peretasan tempat kerja atau artikel blog singkat tentang proyek baru – komunikasi seperti ini membangkitkan ikatan dan kohesi di tempat kerja.

Bisnis berskala global seperti Microsoft, Whole Foods, dan Facebook semuanya mendukung blogging internal – dan kinerja mereka tidak terlalu buruk. Baca mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk memulai blog internal dalam bisnis Anda.

Komunikasi dorong

Komunikasi push digunakan untuk mengirim informasi atau data tanpa memerlukan respons instan. Beberapa metode yang digunakan untuk komunikasi push meliputi:

• Email.
• Buletin dan buletin.
• Rencana dan template proyek.

Informasi yang dikirim melalui komunikasi push biasanya tidak 'waktu-kritis' . Ini biasanya digunakan untuk mengirim seluruh garis besar proyek atau pembaruan rencana.

Anda tidak harus tetap berpegang pada metode push untuk semua bentuk komunikasi di tempat kerja. Itu tidak mengizinkan komunikasi reseptif dari klien atau anggota proyek. Dan karyawan mungkin memandang bentuk komunikasi sepihak sebagai hal yang sangat mengabaikan.

Idealnya, komunikasi push harus digunakan dalam hal-hal seperti buletin bulanan atau penilaian proyek. Dan juga saat mengirimkan informasi dan ulasan kepada klien.

Tarik komunikasi

Komunikasi tarik memungkinkan kita memperoleh informasi dan data kapan pun kita menginginkannya. Beberapa contoh komunikasi tarik dapat mencakup:

• Situs web dan halaman arahan.

• Dasar pengetahuan.

• Perangkat lunak dan aplikasi manajemen.

Ini terbukti sangat berguna ketika klien ingin mengakses informasi proyek di waktu luang mereka sendiri. Atau ketika informasi perlu disampaikan kepada kontraktor. Ini melambangkan tingkat kepercayaan dan transparansi yang jelas antara Anda dan anggota proyek atau klien Anda.

Bagaimana saya bisa memastikan komunikasi yang baik selama proyek?

Dalam dunia bisnis, Anda harus menggunakan ketiga bentuk teknik komunikasi.

Dan tentu saja, itu juga tergantung pada klien Anda dan kebutuhan layanan mereka. Langkah-langkah contoh ini dapat membantu menciptakan komunikasi di tempat kerja yang baik.

• Gunakan komunikasi interaktif ketika relai dan respons segera diperlukan.

• Gunakan komunikasi tarik saat menyajikan informasi dalam jumlah besar.

• Gunakan komunikasi push saat klien dan anggota proyek menginginkan aksesibilitas.

Ada beberapa teknik tambahan yang dapat Anda internalisasikan untuk membantu memastikan komunikasi yang baik selama proyek.

Mengadakan pertemuan secara rutin

Salah satu cara paling efisien untuk memastikan semua orang mengetahui jadwal dan pencapaian proyek adalah melalui komunikasi reguler.

Mengadakan pertemuan rutin adalah metode yang terbukti untuk meningkatkan pemahaman bersama. Ini sangat penting untuk informasi seperti tenggat waktu, tujuan, dan perubahan.

Pertemuan tidak hanya memungkinkan manajer untuk menyajikan informasi tetapi juga memungkinkan anggota proyek untuk mengekspresikan diri. Mereka dapat menggunakan waktu ini untuk mengajukan ide dan pertanyaan tentang proyek tersebut. Atau bahkan mengangkat masalah dan kekhawatiran yang mereka temui selama produksi.

Pertemuan seperti ini terbukti menjadi metode yang bagus untuk memberikan bimbingan dan dukungan. Yang dapat membantu karyawan merasa dihargai, dihormati, dan diperhatikan – kewajiban hukum mendasar yang menjadi tanggung jawab pemberi kerja dan manajer.

Namun, adalah bijaksana untuk mengatur pertemuan ini, dengan membubuhi keterangan poin dan tetap berpegang pada jangka waktu yang wajar untuk masing-masing. Anda juga dapat menyajikan skema di mana orang dapat berbagi ide dan pertanyaan tentang proyek tersebut.

Bertujuan untuk komunikasi yang tepat dan jelas

Mungkin terbukti tidak mungkin untuk bertindak setiap permintaan yang diajukan segera dan tanpa ragu-ragu. Tetapi ketika Anda menyampaikan pembaruan dan umpan balik, berhati-hatilah untuk memastikan Anda menyajikannya dengan jelas dan tepat.

Berhati-hatilah untuk tidak membuang waktu selama komunikasi tatap muka, terutama saat mengirim balasan. Dengan begitu, pertanyaan yang membara dijawab dan proyek dapat berlanjut hingga selesai.

Luangkan waktu untuk menguraikan tanggapan Anda dengan mempertimbangkan:

• Dengan siapa Anda berbicara (apakah mereka karyawan, klien, pelanggan, dll.?).

• Seberapa cepat mereka membutuhkan umpan balik Anda?

• Jika informasi tambahan diperlukan (ada permintaan sebelumnya yang diajukan, mana yang perlu ditangani?).

Dengarkan semua permintaan dan pendapat

Kami tidak meminta Anda untuk menindaklanjuti setiap ide di kotak saran. Tetapi cobalah mendengarkan pendapat semua orang dan mempertimbangkannya.

Perspektif bersama tentang suatu ide atau sudut pandang terbukti lebih produktif daripada mengevaluasinya dengan alam bawah sadar Anda. Karyawan Anda akan menghormati Anda karena meluangkan waktu untuk mengevaluasi ide mereka dan memberikan umpan balik yang menyeluruh.

Tidak ada model yang sempurna untuk komunikasi di tempat kerja. Metode yang berbeda akan sesuai dengan jenis bisnis yang berbeda.

Budaya tempat kerja menentukan nada untuk perilaku dan keluaran karyawan. Jadi, terserah Anda untuk mencoba dan menggunakan formulir terbaik yang sesuai dengan pengaturan perusahaan Anda. Dengan membangun metode terbaik, Anda dapat secara signifikan meningkatkan keterlibatan karyawan, pencapaian kerja, dan komitmen klien.

Saat setiap ikatan menguat, hasil komunikasi yang baik akan berubah menjadi penyelesaian proyek dan suksesi bisnis yang luar biasa.