Techniques de communication à utiliser pendant la gestion de projet

L'une des qualités les plus importantes dont les managers ont besoin est de créer des canaux de communication solides avec les employés.

Grâce à de solides méthodes de communication, vous pouvez développer des relations de travail fondées sur la confiance, le respect et la compréhension. Et cela peut s'avérer être la différence entre une gestion standard et une gestion réussie.

Découvrez les meilleures techniques de communication à utiliser lors de la gestion de projet. Et quelles méthodes suivre pour créer le moral et le succès au travail.

Qu'est-ce qu'une bonne technique de communication ?

Il existe trois principales formes de techniques de communication utilisées lors de la gestion de projet :

1. Communications interactives.
2. Tirez la communication.
3. Pousser la communication.

Communication interactive

La communication interactive est utilisée lorsque les responsables doivent divulguer des données sensibles ou précieuses. Normalement, les informations sont reconnues dès que possible et peuvent être partagées via :

• Appels téléphoniques.
• Rencontres en personne
• Visioconférences.

Au cours des changements sociétaux et économiques, nous avons appris à nous adapter aux nouveaux modes de communication.

L'intégration à distance, le travail à domicile et la constitution virtuelle d'une clientèle sont toutes des pratiques commerciales nouvellement normalisées. Et la communication interactive est devenue l'avant-garde de cela, dans les entreprises du monde entier.

La réunion « face à face » a maintenant été virtualisée par les avancées technologiques. Et au sein de ces réunions, vous pouvez toujours refléter des choses comme les atmosphères de lecture, le langage corporel, voire le ton de la voix.

La communication interactive est un excellent moyen de mesurer les besoins spécifiques de la clientèle. Sans oublier que c'est la meilleure méthode pour présenter de nouvelles données ou des mises à jour pour les projets en cours. Surtout pour ceux qui ont besoin d'informations vitales sans délai, comme les travailleurs du projet, les entrepreneurs ou les courtiers.

Blogs internes

Si vous souhaitez créer une culture de travail plus ouverte, vous devriez envisager d'introduire des blogs internes.

C'est un excellent outil qui permet aux employés de publier et de suivre les nouveaux développements et projets en milieu de travail.

Les blogs internes comptent parmi les méthodes de communication les plus avancées dans notre monde numérique actuel. Une forme écrite virtuelle nous permet de nous exprimer et de nous partager sur une plateforme et un public entièrement nouveaux.

Cela peut ressembler à un tableau d'affichage sophistiqué ou à un bulletin mensuel. Mais les blogs internes abritent une plate-forme de partage de contenu comme jamais auparavant. Qu'il s'agisse d'un article rapide sur un hack en milieu de travail ou d'un court article de blog sur un nouveau projet, une communication comme celle-ci évoque le lien et la cohésion au travail.

Des entreprises à l'échelle mondiale comme Microsoft, Whole Foods et Facebook défendent toutes les blogs internes - et elles ne s'en sortent pas trop mal. Découvrez pourquoi vous devriez envisager de créer un blog interne dans votre entreprise.

Communication poussée

La communication push est utilisée pour envoyer des informations ou des données sans avoir besoin d'une réponse instantanée. Certaines méthodes utilisées pour la communication push impliquent :

• E-mails.
• Bulletins et bulletins.
• Plans et modèles de projet.

Les informations envoyées via la communication push ne sont normalement pas « urgentes » . Il est généralement utilisé pour envoyer des aperçus de projet ou des mises à jour de plans.

Vous ne devriez pas vous en tenir à la méthode push pour toutes les formes de communication en milieu de travail. Il ne permet pas une communication réceptive de la part des clients ou des membres du projet. Et les employés peuvent considérer la forme de communication unilatérale comme assez négligente.

Idéalement, la communication push devrait être utilisée dans des choses comme les newsletters mensuelles ou les évaluations de projets. Et aussi lors de l'envoi d'informations et d'avis aux clients.

Tirez la communication

La communication pull nous permet d'accéder aux informations et aux données quand nous le voulons. Voici quelques exemples de communication pull :

• Sites Web et pages de destination.

• Base de connaissances.

• Logiciels et applications de gestion.

Il s'avère particulièrement utile lorsque les clients souhaitent accéder aux informations du projet à leur guise. Ou lorsque des informations doivent être transmises aux sous-traitants. Il personnifie un niveau clair de confiance et de transparence entre vous et les membres ou clients de votre projet.

Comment puis-je assurer une bonne communication pendant les projets ?

Dans le monde des affaires, vous devez utiliser les trois formes de techniques de communication.

Et bien sûr, cela dépend aussi de votre clientèle et de ses besoins de service. Ces exemples d'étapes peuvent aider à créer une bonne communication sur le lieu de travail.

• Utilisez la communication interactive lorsqu'un relais et une réponse immédiats sont nécessaires.

• Utilisez la communication pull lorsque vous présentez de grandes quantités d'informations.

• Utilisez la communication push lorsque les clients et les membres du projet souhaitent l'accessibilité.

Il existe des techniques supplémentaires que vous pouvez internaliser pour assurer une bonne communication pendant les projets.

Organiser régulièrement des réunions

L'un des moyens les plus efficaces de s'assurer que tout le monde est au courant des délais et des réalisations du projet consiste à communiquer régulièrement.

La tenue de réunions régulières est une méthode éprouvée pour accroître la compréhension partagée. Ceci est particulièrement important pour les informations telles que les délais, les objectifs et les changements.

La réunion permet non seulement aux managers de présenter des informations mais aussi aux membres du projet de s'exprimer. Ils peuvent utiliser ce temps pour poser des idées et poser des questions sur le projet. Ou même soulever des problèmes et des préoccupations qu'ils ont rencontrés pendant la production.

Des réunions comme celles-ci peuvent s'avérer être une excellente méthode pour fournir des conseils et un soutien. Ce qui peut aider les employés à se sentir valorisés, respectés et pris en charge - une obligation légale fondamentale qui incombe aux employeurs et aux gestionnaires.

Il est cependant judicieux de réglementer ces rendez-vous, en annotant des points et en respectant une durée raisonnable pour chacun. Vous pouvez également présenter un schéma où les gens peuvent partager des idées et des questions sur le projet.

Viser une communication précise et claire

Il pourrait s'avérer impossible de donner suite à chaque demande soulevée immédiatement et sans hésitation. Mais lorsque vous relayez des mises à jour et des commentaires, veillez à les présenter clairement et avec précision.

Soyez conscient de ne pas perdre de temps lors de la communication en personne, en particulier lors du renvoi des réponses. De cette façon, les questions brûlantes trouvent une réponse et les projets peuvent se poursuivre jusqu'à leur achèvement.

Consacrez du temps pour décrire votre réponse en considérant :

• À qui vous adressez-vous (sont-ils des employés, des clients, des clients, etc. ?).

• Dans combien de temps ont-ils besoin de vos commentaires ?

• Si des informations supplémentaires sont nécessaires (des demandes passées qui doivent être traitées ?).

Écoutez toutes les demandes et opinions

Nous ne vous demandons pas de donner suite à toutes les idées de la boîte à suggestions. Mais essayez d'écouter l'opinion de chacun et de les prendre en considération.

Une perspective partagée sur une idée ou un point de vue peut s'avérer plus productive que de l'évaluer avec votre subconscient. Vos employés vous respecteront pour avoir pris le temps d'évaluer leur idée et de fournir des commentaires approfondis.

Il n'y a pas de modèle parfait pour la communication en milieu de travail. Différentes méthodes conviendront à différents types d'entreprises.

La culture du lieu de travail donne le ton au comportement et à la production des employés. C'est donc à vous d'essayer et d'utiliser le meilleur formulaire qui correspond à la configuration de votre entreprise. En créant la meilleure méthode, vous pouvez considérablement améliorer l'engagement des employés, les réalisations professionnelles et l'engagement de la clientèle.

Au fur et à mesure que chaque lien se renforce, les résultats d'une bonne communication se transformeront en un achèvement de projet exceptionnel et en une relève commerciale.