Полное руководство по подписанию проекта (включая 7 шаблонов)

В любом творческом процессе не может быть окончательного завершения новых идей, которые, кажется, появляются по пути. Хотя, с одной стороны, изменения и дополнения к проекту могут значительно повысить ценность проекта, они также могут подорвать его, если их не контролировать. Использование листа подписания — это эффективный способ держать ваш проект в соответствии с целями, а также информировать всех заинтересованных сторон и радоваться его прогрессу.

Почему лист подписи незаменим

Листы утверждения являются одним из тех ключевых элементов документации , которые необходимы для любого творческого процесса для ведения записей о том, что было согласовано , на каком этапе находится проект и согласны ли все стороны с конечный результат.

Без подписных листов, сопровождающих проект, ваша проектная команда и ваш клиент могут иметь разные представления о концепции проекта , форме результатов и даже сроках, в которые они должны быть доставлены.

Даже для менеджеров проектов, которые ненавидят бумажную работу, лист согласования является скрытым благословением, поскольку он служит простым напоминанием об ожиданиях как клиента, так и команды проекта . Любой, у кого есть вопросы о различных этапах проекта, может вернуться к листу утверждения, чтобы увидеть, какие действия были предприняты на данный момент и кто утвердил каждое из них.

3 преимущества подписных листов

• Управление ожиданиями между клиентом и творческой командой
• Оставьте место для дополнений или изменений, сохраняя при этом ясность коммуникации.
• Поддерживает полную ответственность за каждый этап проекта

Использование бланков подписи не позволяет проектам опережать самих себя, что особенно важно в любой творческой фирме. Каждый основной этап проекта проверяется и утверждается, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны довольны его прогрессом, прежде чем двигаться дальше.

БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН

Получите БЕСПЛАТНЫЕ шаблоны листов подписи

Как выглядит процесс утверждения проекта?

Получение официального одобрения важно, потому что оно означает официальное завершение проекта или завершение работы и приемку продукта заказчиком (внутренним или внешним). Хотя этот процесс не является сложным, он является важным шагом в обеспечении удовлетворенности клиентов.

Процесс для завершенных результатов

Когда ваша проектная группа подошла к завершению работы над результатом, вы готовы обсудить его с клиентом. Предоставление возможности для полного обзора клиента даст всем заинтересованным сторонам возможность рассмотреть и принять результат или предоставить обратную связь, чтобы привести его в большее соответствие с ожиданиями клиента.

Инструмент проверки и утверждения, такой как Filestage, может помочь вам собрать отзывы о результатах и ​​проектах от всех заинтересованных сторон. Вот как это делается за 6 простых шагов:

1. Начните бесплатную пробную версию Filestage здесь

2. Настройте этапы просмотра в Filestage

Прежде чем вы сможете начать, вы должны воспроизвести существующий процесс проверки и утверждения в Filestage. Настройте этапы проверки для каждого экземпляра проверки, который должны пройти ваши файлы.

На каждом этапе рецензирования могут участвовать разные рецензенты и разные файлы. Например, ваш первый этап проверки может быть использован для просмотра брифинга по вашим результатам вместе с вашей командой, в то время как ваш второй этап проверки включает в себя руководство, чтобы получить одобрение для вашего окончательного результата.

3. Загрузите результат в Filestage

Теперь вам нужно загрузить результат в Filestage, просто нажав кнопку ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ .

В нашем примере вы сначала загрузите брифинг на первом этапе проверки, а окончательный результат — на втором этапе проверки.

4. Пригласите всех соответствующих рецензентов

Для каждого этапа рецензирования приглашайте нужных рецензентов, щелкнув значок Рецензенты или напрямую поделившись ссылкой на рецензирование.

5. Попросите их оставить свой отзыв

После того, как рецензент был приглашен и узнал, что такое Filestage, ему все еще может быть любопытно, как работает это новое программное обеспечение.

Имея видимый комментарий к файлу, рецензенты могут фактически увидеть преимущества инструмента, прежде чем оставить свой собственный отзыв. Кроме того, гораздо менее пугающе оставлять заметный отзыв, когда кто-то уже оставил первую отметку.

6. Получите готовые подписи

После того, как ваши рецензенты закончат проверку вашего результата, они могут либо запросить изменения, либо одобрить файл.

Получение подписей еще никогда не было таким простым. 🎉

После того, как все заинтересованные стороны признают проект удовлетворительным, вступает в действие лист согласования. Все основные заинтересованные стороны подпишут свою часть этого листа. Как только этот лист будет одобрен, проект официально завершится .

Процесс для завершенных проектов

Если вы используете лист утверждения для завершения одного результата, который является частью более крупного проекта, вы будете повторять предыдущий процесс, пока все результаты в проекте не будут завершены и утверждены.

Заполненный лист подписания необходим для обозначения завершения проекта по той единственной причине, что клиенты могут часто возвращаться с изменяющимися требованиями, желаемыми дополнениями или расширениями исходных продуктов. Как только проект официально закрыт, ваша команда может начать новый проект для этого клиента с новыми условиями оплаты. Таким образом, вы не работаете бесконечно и открыто над одним проектом за конечную сумму денег.

После того, как подписанный лист заполнен и проект завершен, менеджеры проекта могут захотеть просмотреть проект в целом со своей командой, чтобы определить, что прошло хорошо, а что можно улучшить. Вы даже можете запросить отзывы клиентов о проекте в целом, качестве результатов и согласованности общения между творческой командой и клиентом.

Шаблон листа утверждения Filestage для результатов

Лучший способ соответствовать ожиданиям клиента и проектной команды — использовать лист согласования для каждого результата проекта. Это предотвратит добавление клиентом запросов в последнюю минуту, которые не входят в рамки проекта.

Это также дает клиенту полное представление о более мелких компонентах всего проекта, предоставляя им важный доступ к ходу проекта. Они должны подписать результаты, подтвердив свое удовлетворение продуктом и дав добро на переход к следующему этапу проекта.

Листы согласования результатов обеспечивают дополнительную защиту проектной группы, поскольку гарантируют, что ожидания клиентов полностью соответствуют ожиданиям творческой группы. Таким образом, на пути к завершению проекта не будет сюрпризов.

Вот как выглядит шаблон:

ПРЕДСТАВЛЯЕМАЯ ГРАФИКА – ПОДПИСЬ НА ЛИСТ

Название результата: __________________________

Результат №: ______________ ИЗ ____________________

Дата доставки: __________________________

Имя клиента: __________________________

Утверждающий представитель клиента: __________________________

Название проектной организации: __________________________

Руководитель дизайн-проекта: __________________________

ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ

Подписание этого документа означает, что утверждающий представитель клиента удовлетворен завершенным результатом, указанным выше. Клиент подтверждает удовлетворение и завершение всех элементов результата.

Подпись клиента: _______________________________

Дата: __________________________

Подпись руководителя проекта: __________________________

Дата: __________________________

ДОСТАВКА НЕ УТВЕРЖДЕНА

Если вы не готовы одобрить этот результат, оставьте отзыв ниже и приложите любую соответствующую информацию, чтобы помочь команде проекта внести необходимые изменения:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Подпись клиента: _______________________________

Дата: __________________________

Шаблон листа утверждения Filestage для завершенных проектов

Так же важен, как и каждый подписанный лист готовой продукции, полный завершенный лист утверждения проекта. Без подписанного листа подписания клиент может чувствовать себя вправе вернуться с дополнительными запросами или изменениями, полагая, что проект так и не был официально закрыт, особенно если нет подписи клиента, подтверждающей его.

Это ставит вашу команду проекта в затруднительное положение, особенно если вы перешли к новому проекту для другого клиента. Чем больше вы можете сделать, чтобы задокументировать взаимопонимание между клиентом и творческой командой, не увязая в бюрократии и не становясь лишним, тем лучше вы будете в своей команде.

Лист подписания также служит громким и четким сообщением клиенту о том, что ему необходимо уделить этому проекту все свое внимание, чтобы убедиться, что он полностью доволен работой, которую вы для него предоставили. Если это не так, лист подписи — это ваш способ сказать: «Говори сейчас или молчи навсегда».

БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН

Получите БЕСПЛАТНЫЕ шаблоны листов подписи

ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА – ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

Название проекта: __________________________

Дата доставки: __________________________

Имя клиента: __________________________

Утверждающий представитель клиента: __________________________

Название проектной организации: __________________________

Руководитель дизайн-проекта: __________________________

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОЕКТА

Подписание этого документа означает, что утверждающий представитель клиента удовлетворен выполненными результатами, перечисленными в таблице выше, и не упускает никаких результатов. Клиент подтверждает удовлетворение и завершение всех элементов проекта.

Подпись клиента: _______________________________

Дата: __________________________

Подпись руководителя проекта: __________________________

Дата: __________________________

ПРОЕКТ НЕ УТВЕРЖДЕН

Если вы не готовы одобрить этот результат, оставьте отзыв ниже и приложите любую соответствующую информацию, чтобы помочь команде проекта внести необходимые изменения:

__________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Подпись клиента: _______________________________

Дата: __________________________

6 дополнительных шаблонов и примеров подписанных листов, которые вы можете украсть

Листы подписания действительно могут быть настолько простыми или сложными, насколько вам нужно. Однако вам не нужно изобретать велосипед, создавая его. Используйте один из приведенных выше примеров или просмотрите множество шаблонов, доступных в Интернете.

1. Дизайн формы утверждения

(Источник: СТУДИЛИБ)

Этот пример формы утверждения проекта конкретно определяет параметры утверждения проекта. Подписывая эту форму, клиент соглашается с предложенным командой дизайнеров выбором и размером шрифта, выбором цвета, размещением навигации, информационной иерархией, макетом страницы, шириной страницы и выбором изображения. Они также заявляют в этом разрешении, что за любые изменения, необходимые в конструкции после подписания этого утверждения, будет взиматься дополнительная плата.

Это простой способ убедиться, что вам платят за работу, которую вы делаете, и что клиент доволен тем, что вы создали для него до сих пор. Добавляйте или удаляйте элементы этой формы в соответствии с вашими потребностями.

2. Маркетинговый лист подписи

(Источник: Лучшие предложения)

Это пример встроенной системы управления проектами с клиентским интерфейсом для всей сопроводительной документации. Для маркетинговых фирм одобрение клиентом каждого аспекта предлагаемой маркетинговой стратегии необходимо для успешного управления ожиданиями. Наряду с маркетингом, подписанный лист должен быть подробной копией предлагаемого маркетингового плана.

3. Шаблон подписи клиента

(Источник: Gameis.us )

Лист подписания клиента очень похож на лист подписания проекта. Один можно использовать вместо другого, или оба они могут использоваться, чтобы подчеркнуть согласие клиента со всеми результатами в рамках проекта. Что бы вы ни использовали, язык внутри должен быть написан четко. Он должен включать поля для имени клиента (или спонсора), имени руководителя проекта и места для подписи обеих сторон под заявлением, аналогичным приведенному в образце: «Подписывая этот документ, я подтверждаю, что я выполнил все заявленные результаты». или «Подписывая этот документ, я подтверждаю, что я получил все документы штата».

4. Форма принятия клиента

(Источник: Scribd)

Форма принятия клиента устанавливает характер отношений между творческой фирмой и клиентом и включает все соответствующие данные о клиенте, которые творческая фирма должна была бы предоставить для выполнения согласованных услуг.

В зависимости от характера вашего бизнеса вам может не понадобиться такая подробная форма принятия клиента. Просто включите необходимую информацию. Вы даже можете объединить форму принятия клиента с формой утверждения клиента или формой утверждения проекта, чтобы свести к минимуму дополнительную бумажную работу.

5. Документ об утверждении проекта

(Источник: StudyLib)

Этот лист утверждения проекта является примером простого шаблона, который можно использовать для получения окончательного утверждения клиентом завершенного проекта. Этот тип формы особенно полезен для небольших фирм или небольших проектов, которые состоят только из одного или нескольких результатов.

Используйте эту форму как есть или расширьте ее, включив в нее все ваши результаты для клиента, чтобы у него был отчет обо всем, что он получил на данный момент, прежде чем утвердить окончательный проект. Введите столько информации, сколько вам нужно, не загромождая форму бесполезной или посторонней информацией. Чем более прямолинейны вы со своим клиентом, тем больше вероятность, что он станет вашим постоянным клиентом.

6. Форма принятия проекта

(Источник: ProposalKit)

Эта форма принятия проекта включает в себя поле для полного контракта между фирмой и клиентом. Независимо от того, хотите ли вы включить договор или нет, важная часть находится в первой половине формы: данные клиента и фирмы и место для подписи о принятии.

Формы принятия проекта можно использовать в начале проекта, чтобы отметить его начало. Или его можно использовать после завершения проекта, чтобы продемонстрировать одобрение клиентом результатов.

Вывод

Используйте формы подписания всякий раз, когда вам нужно создать четкое и законное представление о начале или завершении проекта или о доставке продуктов и результатов. Если вы в настоящее время не используете программное обеспечение для управления проектами, можно использовать простой шаблон документа для создания листа подписи.

Если вы используете программное обеспечение для управления проектами или планируете его использовать, знайте, что многие приложения для управления имеют клиентский интерфейс или конструктор форм как часть пакета. Вы можете создавать собственные формы и отправлять их своим клиентам на утверждение. Независимо от того, используете ли вы конструктор форм, встроенную форму, заполняете шаблон онлайн или создаете свой собственный лист подписи, обязательно используйте его для каждого клиента, чтобы оптимизировать ваши отношения и сделать вашу работу максимально эффективной.

Вас интересует тема управления проектами?

• Как создать эффективную временную шкалу проекта (включая 5 шаблонов)
• 25+ лучших программных решений для управления творческими проектами (которые повысят производительность вашей команды)
• 50+ БЕСПЛАТНЫХ шаблонов управления проектами для ваших творческих проектов в 2020 году
• Как эффективно обрабатывать запросы на изменение проекта (включая 10 шаблонов)
• 75+ лучших инструментов управления проектами для ваших проектов
• 30 лучших бесплатных программных решений для управления проектами для достижения цели
• 20+ лучших практик управления проектами (которые увеличат ваши проекты до небес)