项目管理期间使用的沟通技巧

已发表: 2022-01-18

管理者需要的最重要的品质之一是与员工建立强大的沟通渠道。

通过扎实的沟通方法，您可以建立建立在信任、尊重和理解基础上的工作关系。这可以证明是标准管理和成功管理之间的区别。

发现在项目管理期间使用的最佳沟通技巧。以及在创造工作场所士气和成功方面应遵循哪些方法。

什么是好的沟通技巧？

在项目管理过程中使用了三种主要的沟通技巧：

互动交流。
拉动沟通。
推送沟通。

互动交流

当经理需要披露敏感或有价值的数据时，使用交互式通信。通常，信息会尽快得到确认，并且可以通过以下方式共享：

电话。
面对面会议
视频会议。

在社会和经济变化期间，我们学会了适应新的沟通方式。

远程入职、在家工作和虚拟建立客户，都是新近标准化的业务实践。交互式通信已成为全球企业的最前沿。

“面对面”会议现在已被技术进步虚拟化。在这些会议中，你仍然可以反映阅读氛围、肢体语言，甚至语气等内容。

交互式沟通是衡量特定客户需求的好方法。更不用说，它是为正在进行的项目展示新数据或更新的最佳方法。特别是对于那些急需重要信息的人，如项目工人、承包商或经纪人。

内部博客

如果您想创建更开放的工作场所文化，您应该考虑引入内部博客。

这是一个很棒的工具，可以让员工发布并跟上新的工作场所发展和项目。

内部博客是当今数字世界中最前沿的交流方式之一。虚拟书面形式使我们能够在全新的平台和受众上表达和分享自己。

它可能听起来像一个花哨的公告板或每月通讯。但是内部博客提供了一个前所未有的内容共享平台。无论是关于工作场所黑客的快速帖子还是关于新项目的简短博客文章——这样的交流会唤起工作场所的联系和凝聚力。

微软、Whole Foods 和 Facebook 等全球规模的企业都支持内部博客——而且他们做得还不错。阅读为什么您应该考虑在您的企业中创建一个内部博客。

推送通信

推送通信用于跨信息或数据发送，而无需即时响应。用于推送通信的一些方法包括：

电子邮件。
通讯和公告。
项目计划和模板。

通过推送通信发送的信息通常不是“时间关键的” 。它通常用于跨项目大纲或计划更新发送。

你不应该坚持所有形式的工作场所沟通的推送方法。它不允许来自客户或项目成员的接受性沟通。员工可能会认为这种片面的沟通方式非常忽视。

理想情况下，推送通信应该用于每月通讯或项目评估等。在向客户发送信息和评论时也是如此。

拉动沟通

拉式通信使我们能够随时获取信息和数据。拉式通信的一些示例包括：

网站和登陆页面。
知识库。
管理软件和应用程序。

当客户想要在闲暇时访问项目信息时，它被证明特别有用。或者当信息需要转发给承包商时。它体现了您和您的项目成员或客户之间的明确程度的信任和透明度。

如何确保项目期间的良好沟通？

在商业世界中，您应该使用所有三种形式的通信技术。

当然，这也取决于您的客户及其服务需求。这些示例步骤可以帮助建立良好的工作场所沟通。

当需要立即中继和响应时使用交互式通信。
在展示大量信息时使用拉式沟通。
当客户和项目成员需要可访问性时，使用推送通信。

您可以内化一些额外的技术，以帮助确保项目期间的良好沟通。

定期举行会议

确保每个人都跟上项目时间表和成就的最有效方法之一是定期沟通。

定期举行会议是增加共识的一种行之有效的方法。这对于截止日期、目标和变更等信息尤其重要。

会议不仅可以让管理人员展示信息，还可以让项目成员表达自己的意见。他们可以利用这段时间就项目提出想法和问题。甚至提出他们在生产过程中遇到的问题和疑虑。

像这样的会议可以证明是提供指导和支持的好方法。这可以帮助员工感到被重视、尊重和关心——这是雇主和管理者的一项基本法律义务。

然而，明智的做法是规范这些会议，通过注释要点并为每个会议坚持合理的时间长度。您还可以提出一个计划，人们可以在其中分享有关该项目的任何想法和问题。

以精确和清晰的沟通为目标

可能证明不可能立即毫不犹豫地对提出的每一个请求采取行动。但是，当您转发更新和反馈时，请注意确保您清晰准确地呈现它。

请注意不要在面对面交流中浪费时间，尤其是在发回回复时。这样，迫切的问题得到解答，项目可以继续完成。

花一些时间通过考虑以下内容来概述您的回应：

你在和谁说话（他们是员工、客户、客户等吗？）。
他们多久需要您的反馈？
如果需要更多信息（过去提出的任何需要解决的请求？）。

倾听所有请求和意见

我们并不是要求您遵循建议框中的每个想法。但是试着倾听每个人的意见并考虑他们。

对一个想法或观点的共同观点可以证明比用你的潜意识评估它更有成效。您的员工会尊重您花时间评估他们的想法并提供全面的反馈。

没有完美的工作场所沟通模型。不同的方法将适合不同类型的企业。

工作场所文化为员工的行为和产出定下了基调。因此，您可以自行试用和使用适合您公司设置的最佳形式。通过构建最佳方法，您可以显着提高员工敬业度、工作成就和客户承诺。

随着每个纽带的加强，良好沟通的结果将转化为卓越的项目完成和业务继承。