Kommunikationstechniken zur Verwendung während des Projektmanagements

Eine der wichtigsten Eigenschaften, die Manager brauchen, ist der Aufbau starker Kommunikationskanäle mit den Mitarbeitern.

Durch solide Kommunikationsmethoden können Sie Arbeitsbeziehungen aufbauen, die auf Vertrauen, Respekt und Verständnis aufbauen. Und dies kann sich als der Unterschied zwischen Standard- und erfolgreichem Management herausstellen.

Entdecken Sie die besten Kommunikationstechniken für das Projektmanagement. Und welche Methoden zu befolgen sind, um Arbeitsmoral und Erfolg zu schaffen.

Was gilt als gute Kommunikationstechnik?

Es gibt drei Hauptformen von Kommunikationstechniken, die während des Projektmanagements verwendet werden:

1. Interaktive Kommunikation.
2. Kommunikation ziehen.
3. Push-Kommunikation.

Interaktive Kommunikation

Interaktive Kommunikation wird verwendet, wenn Manager sensible oder wertvolle Daten offenlegen müssen. Normalerweise werden die Informationen so schnell wie möglich bestätigt und können weitergegeben werden über:

• Telefonanrufe.
• Persönliche Treffen
• Videokonferenzen.

Im Zuge des gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Wandels haben wir gelernt, uns auf neue Kommunikationsmethoden einzustellen.

Das Onboarding aus der Ferne, das Arbeiten von zu Hause aus und der virtuelle Aufbau eines Kundenstamms sind alles neu normalisierte Geschäftspraktiken. Und interaktive Kommunikation ist dabei in Unternehmen auf der ganzen Welt an vorderster Stelle gestanden.

Meetings von Angesicht zu Angesicht wurden nun durch den technologischen Fortschritt virtualisiert. Und in diesen Meetings können Sie immer noch Dinge wie Leseatmosphäre, Körpersprache und sogar den Tonfall reflektieren.

Interaktive Kommunikation ist ein großartiges Mittel, um spezifische Kundenbedürfnisse abzuschätzen. Ganz zu schweigen davon, dass es die beste Methode ist, um neue Daten oder Updates für laufende Projekte zu präsentieren. Besonders für diejenigen, die sofort wichtige Informationen benötigen, wie Projektmitarbeiter, Auftragnehmer oder Makler.

Internes Bloggen

Wenn Sie eine offenere Arbeitsplatzkultur schaffen möchten, sollten Sie die Einführung von internem Blogging in Erwägung ziehen.

Es ist ein großartiges Tool, mit dem Mitarbeiter neue Entwicklungen und Projekte am Arbeitsplatz veröffentlichen und über diese auf dem Laufenden bleiben können.

Internes Bloggen zählt zu den modernsten Kommunikationsmitteln in unserer heutigen digitalen Welt. Eine virtuelle schriftliche Form ermöglicht es uns, uns auf einer völlig neuen Plattform und einem völlig neuen Publikum auszudrücken und zu teilen.

Es mag wie ein ausgefallenes Schwarzes Brett oder ein monatlicher Newsletter klingen. Aber internes Bloggen beherbergt eine Plattform für den Austausch von Inhalten wie nie zuvor. Ob es sich um einen schnellen Beitrag zu einem Hack am Arbeitsplatz oder einen kurzen Blogartikel zu einem neuen Projekt handelt – eine solche Kommunikation ruft Bindung und Zusammenhalt am Arbeitsplatz hervor.

Globale Unternehmen wie Microsoft, Whole Foods und Facebook setzen sich alle für internes Bloggen ein – und sie schneiden nicht schlecht ab. Lesen Sie, warum Sie in Betracht ziehen sollten, einen internen Blog in Ihrem Unternehmen zu starten.

Push-Kommunikation

Push-Kommunikation wird verwendet, um Informationen oder Daten zu übertragen, ohne dass eine sofortige Antwort erforderlich ist. Einige Methoden, die für die Push-Kommunikation verwendet werden, beinhalten:

• E-Mails.
• Newsletter und Bulletins.
• Projektpläne und Vorlagen.

Die per Push-Kommunikation gesendeten Informationen sind normalerweise nicht „zeitkritisch“ . Es wird normalerweise zum Senden von Projektskizzen oder Aktualisierungen von Plänen verwendet.

Sie sollten nicht bei allen Formen der Arbeitsplatzkommunikation an der Push-Methode festhalten. Es erlaubt keine empfängliche Kommunikation von Kunden oder Projektmitgliedern. Und Mitarbeiter können die einseitige Form der Kommunikation als ziemlich nachlässig empfinden.

Idealerweise sollte Push-Kommunikation in Dingen wie monatlichen Newslettern oder Projektbewertungen eingesetzt werden. Und auch beim Versenden von Informationen und Bewertungen an Kunden.

Kommunikation ziehen

Pull-Kommunikation ermöglicht es uns, Informationen und Daten zu erhalten, wann immer wir es wollen. Einige Beispiele für Pull-Kommunikation können sein:

• Websites und Landingpages.

• Wissensbasis.

• Verwaltungssoftware und Apps.

Es hat sich als besonders nützlich erwiesen, wenn Kunden in aller Ruhe auf Projektinformationen zugreifen möchten. Oder wenn Informationen an Auftragnehmer weitergegeben werden müssen. Es verkörpert ein klares Maß an Vertrauen und Transparenz zwischen Ihnen und Ihren Projektmitgliedern oder Kunden.

Wie kann ich eine gute Kommunikation während Projekten sicherstellen?

Innerhalb der Geschäftswelt sollten Sie alle drei Formen der Kommunikationstechniken anwenden.

Und natürlich kommt es auch auf Ihre Kundschaft und deren Servicebedarf an. Diese Beispielschritte können dabei helfen, eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz zu schaffen.

• Verwenden Sie interaktive Kommunikation, wenn eine sofortige Weitergabe und Reaktion erforderlich ist.

• Verwenden Sie Pull-Kommunikation, wenn Sie große Informationsmengen präsentieren.

• Nutzen Sie die Push-Kommunikation, wenn Kunden und Projektmitglieder Zugänglichkeit wünschen.

Es gibt einige zusätzliche Techniken, die Sie verinnerlichen können, um eine gute Kommunikation während der Projekte sicherzustellen.

Halten Sie regelmäßig Besprechungen ab

Regelmäßige Kommunikation ist eine der effizientesten Methoden, um sicherzustellen, dass alle über Projektzeitpläne und -erfolge auf dem Laufenden sind.

Regelmäßige Treffen sind eine bewährte Methode, um das gemeinsame Verständnis zu steigern. Dies ist besonders wichtig für Informationen wie Fristen, Ziele und Änderungen.

Das Treffen ermöglicht nicht nur den Managern, Informationen zu präsentieren, sondern auch den Projektmitgliedern, sich zu äußern. Sie können diese Zeit nutzen, um Ideen und Fragen zum Projekt zu stellen. Oder sie äußern sogar Probleme und Bedenken, auf die sie während der Produktion gestoßen sind.

Meetings wie diese können sich als großartige Methode erweisen, um Orientierung und Unterstützung zu bieten. Was dazu beitragen kann, dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt, respektiert und umsorgt fühlen – eine grundlegende gesetzliche Pflicht, die Arbeitgebern und Managern obliegt.

Es ist jedoch ratsam, diese Treffen zu regeln, indem Sie Punkte anmerken und sich an eine angemessene Zeitdauer für jedes Treffen halten. Sie können auch ein Schema präsentieren, in dem die Leute Ideen und Fragen zum Projekt austauschen können.

Streben Sie nach präziser und klarer Kommunikation

Es könnte sich als unmöglich erweisen, jeder gestellten Anfrage sofort und ohne Zögern nachzukommen. Aber wenn Sie Updates und Feedback weitergeben, achten Sie darauf, dass Sie es klar und präzise präsentieren.

Achten Sie darauf, bei der persönlichen Kommunikation keine Zeit zu verschwenden, insbesondere wenn Sie Antworten zurücksenden. So werden brennende Fragen beantwortet und Projekte können ihrem Abschluss entgegengeführt werden.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Antwort zu skizzieren, indem Sie Folgendes berücksichtigen:

• Mit wem sprechen Sie (sind es Mitarbeiter, Kunden, Kunden usw.?).

• Wie schnell benötigen sie Ihr Feedback?

• Wenn zusätzliche Informationen benötigt werden (irgendwelche früheren Anfragen, die angesprochen werden müssen?).

Hören Sie sich alle Anfragen und Meinungen an

Wir bitten Sie nicht, jede Idee in der Vorschlagsbox umzusetzen. Aber versuchen Sie, auf die Meinung aller zu hören und sie zu berücksichtigen.

Eine gemeinsame Perspektive auf eine Idee oder einen Standpunkt kann sich als produktiver erweisen, als sie mit Ihrem Unterbewusstsein zu bewerten. Ihre Mitarbeiter werden Sie dafür respektieren, dass Sie sich die Zeit nehmen, ihre Idee zu bewerten und gründliches Feedback zu geben.

Das perfekte Modell für die Kommunikation am Arbeitsplatz gibt es nicht. Verschiedene Methoden eignen sich für verschiedene Arten von Unternehmen.

Die Arbeitsplatzkultur gibt den Ton für das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter an. Es liegt also an Ihnen, das beste Formular zu testen und zu verwenden, das zu Ihrer Unternehmensstruktur passt. Indem Sie die beste Methode entwickeln, können Sie das Mitarbeiterengagement, die Arbeitsleistung und das Kundenengagement erheblich verbessern.

Wenn sich jede Bindung verstärkt, werden die Ergebnisse einer guten Kommunikation zu einem außergewöhnlichen Projektabschluss und einer Unternehmensnachfolge.