項目管理期間使用的溝通技巧
已發表: 2022-01-18
管理者需要的最重要的品質之一是與員工建立強大的溝通渠道。
通過紮實的溝通方法，您可以建立建立在信任、尊重和理解基礎上的工作關係。 這可以證明是標準管理和成功管理之間的區別。
發現在項目管理期間使用的最佳溝通技巧。 以及在創造工作場所士氣和成功方面應遵循哪些方法。
什麼是好的溝通技巧？
在項目管理過程中使用了三種主要的溝通技巧：
- 互動交流。
- 拉動溝通。
- 推送溝通。
互動交流
當經理需要披露敏感或有價值的數據時，使用交互式通信。 通常，信息會盡快得到確認，並且可以通過以下方式共享：
- 電話。
- 面對面會議
- 視頻會議。
在社會和經濟變化期間，我們學會了適應新的溝通方式。
遠程入職、在家工作和虛擬建立客戶，都是新近標準化的業務實踐。 交互式通信已成為全球企業的最前沿。
“面對面”會議現在已被技術進步虛擬化。 在這些會議中，你仍然可以反映閱讀氛圍、肢體語言，甚至語氣等內容。
交互式溝通是衡量特定客戶需求的好方法。 更不用說，它是為正在進行的項目展示新數據或更新的最佳方法。 特別是對於那些急需重要信息的人，如項目工人、承包商或經紀人。
內部博客
如果您想創建更開放的工作場所文化，您應該考慮引入內部博客。
這是一個很棒的工具，可以讓員工發布並跟上新的工作場所發展和項目。
內部博客是當今數字世界中最前沿的交流方式之一。 虛擬書面形式使我們能夠在全新的平台和受眾上表達和分享自己。
它可能聽起來像一個花哨的公告板或每月通訊。 但是內部博客提供了一個前所未有的內容共享平台。 無論是關於工作場所黑客的快速帖子還是關於新項目的簡短博客文章——這樣的交流會喚起工作場所的聯繫和凝聚力。
微軟、Whole Foods 和 Facebook 等全球規模的企業都支持內部博客——而且他們做得還不錯。 閱讀為什麼您應該考慮在您的企業中創建一個內部博客。
推送通信
推送通信用於跨信息或數據發送，而無需即時響應。 用於推送通信的一些方法包括：
- 電子郵件。
- 通訊和公告。
- 項目計劃和模板。
通過推送通信發送的信息通常不是“時間關鍵的” 。 它通常用於跨項目大綱或計劃更新發送。
你不應該堅持所有形式的工作場所溝通的推送方法。 它不允許來自客戶或項目成員的接受性溝通。 員工可能會認為這種片面的溝通方式非常忽視。
理想情況下，推送通信應該用於每月通訊或項目評估等。 在向客戶發送信息和評論時也是如此。
拉動溝通
拉式通信使我們能夠隨時獲取信息和數據。 拉式通信的一些示例包括：
網站和登陸頁面。
知識庫。
管理軟件和應用程序。
當客戶想要在閒暇時訪問項目信息時，它被證明特別有用。 或者當信息需要轉發給承包商時。 它體現了您和您的項目成員或客戶之間的明確程度的信任和透明度。
如何確保項目期間的良好溝通？
在商業世界中，您應該使用所有三種形式的通信技術。
當然，這也取決於您的客戶及其服務需求。 這些示例步驟可以幫助建立良好的工作場所溝通。
當需要立即中繼和響應時使用交互式通信。
在展示大量信息時使用拉式溝通。
當客戶和項目成員需要可訪問性時，使用推送通信。
您可以內化一些額外的技術，以幫助確保項目期間的良好溝通。
定期舉行會議
確保每個人都跟上項目時間表和成就的最有效方法之一是定期溝通。
定期舉行會議是增加共識的一種行之有效的方法。 這對於截止日期、目標和變更等信息尤其重要。
會議不僅可以讓管理人員展示信息，還可以讓項目成員表達自己的意見。 他們可以利用這段時間就項目提出想法和問題。 甚至提出他們在生產過程中遇到的問題和疑慮。
像這樣的會議可以證明是提供指導和支持的好方法。 這可以幫助員工感到被重視、尊重和關心——這是雇主和管理者的一項基本法律義務。
然而，明智的做法是規範這些會議，通過註釋要點並為每個會議堅持合理的時間長度。 您還可以提出一個計劃，人們可以在其中分享有關該項目的任何想法和問題。
以精確和清晰的溝通為目標
可能證明不可能立即毫不猶豫地對提出的每一個請求採取行動。 但是，當您轉發更新和反饋時，請注意確保您清晰準確地呈現它。
請注意不要在面對面交流中浪費時間，尤其是在發回回复時。 這樣，迫切的問題得到解答，項目可以繼續完成。
花一些時間通過考慮以下內容來概述您的回應：
你在和誰說話（他們是員工、客戶、客戶等嗎？）。
他們多久需要您的反饋？
如果需要更多信息（過去提出的任何需要解決的請求？）。
傾聽所有請求和意見
我們並不是要求您遵循建議框中的每個想法。 但是試著傾聽每個人的意見並考慮他們。
對一個想法或觀點的共同觀點可以證明比用你的潛意識評估它更有成效。 您的員工會尊重您花時間評估他們的想法並提供全面的反饋。
沒有完美的工作場所溝通模型。 不同的方法將適合不同類型的企業。
工作場所文化為員工的行為和產出定下了基調。 因此，您可以自行試用和使用適合您公司設置的最佳形式。 通過構建最佳方法，您可以顯著提高員工敬業度、工作成就和客戶承諾。
隨著每個紐帶的加強，良好溝通的結果將轉化為卓越的項目完成和業務繼承。