Técnicas de comunicação a serem usadas durante o gerenciamento de projetos

Uma das qualidades mais importantes que os gerentes precisam é construir fortes canais de comunicação com os funcionários.

Por meio de métodos de comunicação sólidos, você pode desenvolver relações de trabalho baseadas em confiança, respeito e compreensão. E isso pode ser a diferença entre o gerenciamento padrão e o bem-sucedido.

Descubra as melhores técnicas de comunicação para usar durante a gestão de projetos. E quais métodos seguir na criação de moral e sucesso no local de trabalho.

O que é considerado uma boa técnica de comunicação?

Existem três formas principais de técnicas de comunicação usadas durante o gerenciamento de projetos:

1. Comunicação interativa.
2. Puxe a comunicação.
3. Empurre a comunicação.

Comunicação interativa

A comunicação interativa é usada quando os gerentes precisam divulgar dados confidenciais ou valiosos. Normalmente, a informação é reconhecida com a maior brevidade possível, podendo ser partilhada através de:

• Telefonemas.
• Reuniões presenciais
• Videoconferências.

Durante as mudanças sociais e econômicas, aprendemos a nos adaptar a novos métodos de comunicação.

A integração remota, o trabalho em casa e a criação de clientes virtualmente são práticas comerciais recém-normalizadas. E a comunicação interativa tornou-se a vanguarda disso, em empresas em todo o mundo.

O encontro 'face a face' agora foi virtualizado pelos avanços tecnológicos. E nessas reuniões, você ainda pode refletir coisas como atmosferas de leitura, linguagem corporal e até mesmo tom de voz.

A comunicação interativa é um ótimo meio para avaliar as necessidades específicas da clientela. Sem falar que é o melhor método para apresentar novos dados ou atualizações para projetos em andamento. Especialmente para aqueles que precisam de informações vitais sem demora, como trabalhadores de projeto, empreiteiros ou corretores.

Blogs internos

Se você deseja criar uma cultura de local de trabalho mais aberta, considere a introdução de blogs internos.

É uma ótima ferramenta que permite que os funcionários publiquem e acompanhem novos desenvolvimentos e projetos no local de trabalho.

Os blogs internos contam como um dos métodos de comunicação mais avançados em nosso mundo digital atual. Uma forma escrita virtual nos permite nos expressar e compartilhar em uma plataforma e público totalmente novos.

Pode soar como um quadro de avisos sofisticado ou um boletim informativo mensal. Mas os blogs internos abrigam uma plataforma para compartilhamento de conteúdo como nunca antes. Seja um post rápido sobre um hack no local de trabalho ou um pequeno artigo de blog sobre um novo projeto – uma comunicação como essa evoca o vínculo e a coesão no local de trabalho.

Empresas de escala global como Microsoft, Whole Foods e Facebook defendem blogs internos – e não estão indo muito mal. Leia por que você deve considerar iniciar um blog interno em sua empresa.

Comunicação push

A comunicação push é usada para enviar informações ou dados sem a necessidade de uma resposta instantânea. Alguns métodos usados ​​para comunicação push envolvem:

• E-mails.
• Boletins e boletins.
• Planos e modelos de projetos.

As informações enviadas por meio de comunicação push normalmente não são 'de tempo crítico' . Geralmente é usado para enviar esboços de projetos ou atualizações de planos.

Você não deve seguir o método push para todas as formas de comunicação no local de trabalho. Não permite comunicação receptiva de clientes ou membros do projeto. E os funcionários podem ver a forma unilateral de comunicação como bastante negligente.

Idealmente, a comunicação push deve ser usada em coisas como boletins mensais ou avaliações de projetos. E também ao enviar informações e avaliações aos clientes.

Puxe a comunicação

A comunicação pull nos permite obter informações e dados sempre que quisermos. Alguns exemplos de comunicação pull podem incluir:

• Sites e páginas de destino.

• Base de conhecimento.

• Softwares e aplicativos de gerenciamento.

É especialmente útil quando os clientes desejam acessar as informações do projeto à vontade. Ou quando as informações precisam ser transmitidas aos empreiteiros. Ele personifica um nível claro de confiança e transparência entre você e os membros ou clientes do seu projeto.

Como posso garantir uma boa comunicação durante os projetos?

No mundo dos negócios, você deve fazer uso de todas as três formas de técnicas de comunicação.

E, claro, também recai sobre sua clientela e suas necessidades de serviço. Essas etapas de exemplo podem ajudar a criar uma boa comunicação no local de trabalho.

• Use comunicação interativa quando for necessário retransmissão e resposta imediata.

• Use comunicação pull ao apresentar grandes quantidades de informações.

• Use a comunicação push quando clientes e membros do projeto quiserem acessibilidade.

Existem algumas técnicas adicionais que você pode internalizar para ajudar a garantir uma boa comunicação durante os projetos.

Faça reuniões regularmente

Uma das maneiras mais eficientes de garantir que todos estejam atualizados com os cronogramas e as realizações do projeto é por meio da comunicação regular.

A realização de reuniões regulares é um método comprovado para aumentar a compreensão compartilhada. Isso é especialmente importante para informações como prazos, objetivos e mudanças.

A reunião não apenas permite que os gerentes apresentem informações, mas também permite que os membros do projeto se expressem. Eles podem usar esse tempo para fazer ideias e perguntas sobre o projeto. Ou até mesmo levantar questões e preocupações que encontraram durante a produção.

Reuniões como essas podem ser um ótimo método para fornecer orientação e suporte. O que pode ajudar os funcionários a se sentirem valorizados, respeitados e cuidados – um dever legal fundamental que recai sobre empregadores e gerentes.

No entanto, é aconselhável regular essas reuniões, anotando pontos e mantendo um tempo razoável para cada uma. Você também pode apresentar um esquema onde as pessoas possam compartilhar ideias e dúvidas sobre o projeto.

Busque uma comunicação precisa e clara

Pode ser impossível atender a todas as solicitações levantadas imediatamente e sem hesitação. Mas quando você transmitir atualizações e feedback, tome cuidado para garantir que você os apresente de forma clara e precisa.

Esteja ciente para não perder tempo durante a comunicação pessoal, especialmente ao enviar respostas. Dessa forma, perguntas importantes são respondidas e os projetos podem continuar até a conclusão.

Dedique algum tempo para delinear sua resposta considerando:

• Com quem você está falando (são funcionários, clientes, clientes, etc.?).

• Em quanto tempo eles exigem seu feedback?

• Se forem necessárias informações adicionais (alguma solicitação anterior levantada que precise ser abordada?).

Ouça todas as solicitações e opiniões

Não estamos pedindo que você siga todas as ideias da caixa de sugestões. Mas tente ouvir a opinião de todos e levá-los em consideração.

Uma perspectiva compartilhada sobre uma ideia ou ponto de vista pode ser mais produtiva do que avaliá-la com seu subconsciente. Seus funcionários vão respeitá-lo por dedicar um tempo para avaliar sua ideia e fornecer feedback completo.

Não existe um modelo perfeito para a comunicação no local de trabalho. Diferentes métodos se adequarão a diferentes tipos de negócios.

A cultura do local de trabalho define o tom para o comportamento e a produção dos funcionários. Portanto, cabe a você testar e utilizar o melhor formulário que se adapta à configuração da sua empresa. Ao criar o melhor método, você pode aumentar significativamente o envolvimento dos funcionários, as realizações no trabalho e o comprometimento da clientela.

À medida que cada vínculo se fortalece, os resultados de uma boa comunicação se transformarão em uma excepcional conclusão de projetos e sucessão de negócios.