Tecniche di comunicazione da utilizzare durante la gestione del progetto

Una delle qualità più importanti di cui i manager hanno bisogno è la creazione di forti canali di comunicazione con i dipendenti.

Attraverso solidi metodi di comunicazione, puoi sviluppare relazioni di lavoro basate su fiducia, rispetto e comprensione. E questa può rivelarsi la differenza tra una gestione standard e una di successo.

Scopri le migliori tecniche di comunicazione da utilizzare durante la gestione del progetto. E quali metodi seguire per creare morale e successo sul posto di lavoro.

Qual è considerata una buona tecnica di comunicazione?

Esistono tre forme principali di tecniche di comunicazione utilizzate durante la gestione del progetto:

1. Comunicazione interattiva.
2. Tirare la comunicazione.
3. Comunicazione push.

Comunicazione interattiva

La comunicazione interattiva viene utilizzata quando i manager devono divulgare dati sensibili o preziosi. Di norma, le informazioni vengono acquisite il prima possibile e possono essere condivise tramite:

• Chiamate telefoniche.
• Incontri di persona
• Videoconferenze.

Durante i cambiamenti sociali ed economici, abbiamo imparato ad adattarci a nuovi metodi di comunicazione.

L'onboarding da remoto, il lavoro da casa e la creazione virtuale della clientela sono tutte pratiche commerciali recentemente normalizzate. E la comunicazione interattiva è diventata l'avanguardia di questo, nelle aziende di tutto il mondo.

L'incontro "faccia a faccia" è stato ora virtualizzato dai progressi tecnologici. E all'interno di questi incontri, puoi ancora riflettere cose come le atmosfere di lettura, il linguaggio del corpo e persino il tono della voce.

La comunicazione interattiva è un ottimo mezzo per misurare le esigenze specifiche della clientela. Per non parlare del fatto che è il metodo migliore per presentare nuovi dati o aggiornamenti per progetti in corso. Soprattutto per coloro che hanno bisogno di informazioni vitali senza indugio, come lavoratori a progetto, appaltatori o intermediari.

Blog interno

Se vuoi creare una cultura del posto di lavoro più aperta, dovresti prendere in considerazione l'introduzione del blog interno.

È un ottimo strumento che consente ai dipendenti di pubblicare e tenersi al passo con i nuovi sviluppi e progetti sul posto di lavoro.

Il blog interno è considerato uno dei metodi più all'avanguardia per la comunicazione nel nostro attuale mondo digitale. Una forma scritta virtuale ci consente di esprimerci e condividere noi stessi su una piattaforma e un pubblico completamente nuovi.

Potrebbe sembrare una bacheca di fantasia o una newsletter mensile. Ma il blog interno ospita una piattaforma per la condivisione di contenuti come mai prima d'ora. Che si tratti di un post veloce su un hack sul posto di lavoro o di un breve articolo di blog su un nuovo progetto, una comunicazione come questa evoca legame e coesione sul posto di lavoro.

Le aziende su scala globale come Microsoft, Whole Foods e Facebook sostengono tutte i blog interni e non stanno andando troppo male. Leggi perché dovresti considerare di avviare un blog interno alla tua attività.

Comunicazione push

La comunicazione push viene utilizzata per inviare informazioni o dati senza la necessità di una risposta immediata. Alcuni metodi utilizzati per la comunicazione push prevedono:

• E-mail.
• Newsletter e bollettini.
• Piani e modelli di progetto.

Le informazioni inviate tramite la comunicazione push non sono normalmente "time-critical" . Di solito viene utilizzato per l'invio di bozze di progetto o aggiornamenti ai piani.

Non dovresti attenerti al metodo push per tutte le forme di comunicazione sul posto di lavoro. Non consente comunicazioni ricettive da parte di clienti o membri del progetto. E i dipendenti possono considerare la forma di comunicazione unilaterale come piuttosto negligente.

Idealmente, la comunicazione push dovrebbe essere utilizzata in cose come newsletter mensili o valutazioni di progetti. E anche quando si inviano informazioni e recensioni ai clienti.

Tirare la comunicazione

La comunicazione pull ci consente di ottenere informazioni e dati ogni volta che lo desideriamo. Alcuni esempi di comunicazione pull possono includere:

• Siti web e landing page.

• Base di conoscenza.

• Software e app gestionali.

Si è dimostrato particolarmente utile quando i clienti desiderano accedere alle informazioni sul progetto a proprio piacimento. O quando le informazioni devono essere trasmesse agli appaltatori. Rappresenta un chiaro livello di fiducia e trasparenza tra te e i membri o clienti del tuo progetto.

Come posso garantire una buona comunicazione durante i progetti?

Nel mondo degli affari, dovresti utilizzare tutte e tre le forme di tecniche di comunicazione.

E, naturalmente, ricade anche sulla tua clientela e sulle sue esigenze di servizio. Questi passaggi di esempio possono aiutare a creare una buona comunicazione sul posto di lavoro.

• Utilizzare la comunicazione interattiva quando è necessario un relè e una risposta immediati.

• Utilizzare la comunicazione pull quando si presentano grandi quantità di informazioni.

• Usa la comunicazione push quando clienti e membri del progetto desiderano l'accessibilità.

Ci sono alcune tecniche aggiuntive che puoi interiorizzare per garantire una buona comunicazione durante i progetti.

Tenere riunioni su base regolare

Uno dei modi più efficienti per garantire che tutti siano al passo con le tempistiche e i risultati del progetto è la comunicazione regolare.

Tenere riunioni regolari è un metodo collaudato per aumentare la comprensione condivisa. Ciò è particolarmente importante per informazioni come scadenze, obiettivi e modifiche.

L'incontro non solo consente ai manager di presentare informazioni, ma consente anche ai membri del progetto di esprimersi. Possono usare questo tempo per porre idee e domande sul progetto. O anche sollevare problemi e preoccupazioni che hanno riscontrato durante la produzione.

Riunioni come queste possono rivelarsi un ottimo metodo per fornire guida e supporto. Ciò può aiutare i dipendenti a sentirsi apprezzati, rispettati e accuditi: un dovere legale fondamentale che spetta a datori di lavoro e dirigenti.

Tuttavia, è opportuno regolamentare questi incontri, annotando i punti e rispettando una durata ragionevole per ciascuno di essi. Puoi anche presentare uno schema in cui le persone possono condividere idee e domande sul progetto.

Puntare a una comunicazione precisa e chiara

Potrebbe risultare impossibile dare seguito a ogni richiesta avanzata immediatamente e senza esitazione. Ma quando trasmetti aggiornamenti e feedback, assicurati di presentarli in modo chiaro e preciso.

Fai attenzione a non perdere tempo durante la comunicazione di persona, specialmente quando restituisci le risposte. In questo modo, viene data una risposta a domande scottanti e i progetti possono continuare verso il completamento.

Dedica un po' di tempo per delineare la tua risposta considerando:

• Con chi stai parlando (sono dipendenti, clienti, clienti, ecc.?).

• Dopo quanto tempo richiedono il tuo feedback?

• Se sono necessarie ulteriori informazioni (eventuali richieste passate sollevate che devono essere affrontate?).

Ascolta tutte le richieste e le opinioni

Non ti stiamo chiedendo di portare a termine ogni idea nella casella dei suggerimenti. Ma prova ad ascoltare l'opinione di tutti e a tenerne conto.

Una prospettiva condivisa su un'idea o un punto di vista può rivelarsi più produttiva che valutarla con il tuo subconscio. I tuoi dipendenti ti rispetteranno per aver dedicato del tempo a valutare la loro idea e fornire un feedback completo.

Non esiste il modello perfetto per la comunicazione sul posto di lavoro. Metodi diversi si adattano a diversi tipi di attività.

La cultura del posto di lavoro dà il tono al comportamento e all'output dei dipendenti. Quindi, sta a te provare e utilizzare il modulo migliore che si adatta alla configurazione della tua azienda. Costruendo il metodo migliore, puoi migliorare significativamente il coinvolgimento dei dipendenti, i risultati lavorativi e l'impegno della clientela.

Man mano che ogni legame si rafforza, i risultati di una buona comunicazione si trasformeranno in un completamento eccezionale del progetto e in una successione aziendale.