Techniki komunikacji do wykorzystania podczas zarządzania projektami

Jedną z najważniejszych cech potrzebnych menedżerom jest budowanie silnych kanałów komunikacji z pracownikami.

Dzięki solidnym metodom komunikacji możesz rozwijać relacje w pracy oparte na zaufaniu, szacunku i zrozumieniu. I to może okazać się różnicą między standardowym a skutecznym zarządzaniem.

Odkryj najlepsze techniki komunikacji do wykorzystania podczas zarządzania projektami. I jakimi metodami kierować się w tworzeniu morale i sukcesu w miejscu pracy.

Co jest uważane za dobrą technikę komunikacji?

Istnieją trzy główne formy technik komunikacyjnych stosowanych podczas zarządzania projektami:

1. Komunikacja interaktywna.
2. Pociągnij komunikację.
3. Komunikacja push.

Komunikacja interaktywna

Komunikacja interaktywna jest wykorzystywana, gdy menedżerowie muszą ujawnić wrażliwe lub cenne dane. Zwykle informacje są potwierdzane tak szybko, jak to możliwe i mogą być udostępniane za pośrednictwem:

• Rozmowy telefoniczne.
• Spotkania osobiste
• Konferencje wideo.

Podczas zmian społecznych i gospodarczych nauczyliśmy się dostosowywać do nowych metod komunikacji.

Zdalne wprowadzanie na pokład, praca w naszych domach i wirtualne budowanie klientów to nowe, znormalizowane praktyki biznesowe. A komunikacja interaktywna stała się awangardą w firmach na całym świecie.

Spotkanie „twarzą w twarz” zostało teraz zwirtualizowane dzięki postępowi technologicznemu. A podczas tych spotkań nadal możesz odzwierciedlić takie rzeczy, jak atmosfera czytania, mowa ciała, a nawet ton głosu.

Komunikacja interaktywna to świetny sposób na ocenę konkretnych potrzeb klientów. Nie wspominając o tym, że jest to najlepsza metoda prezentowania nowych danych lub aktualizacji dla trwających projektów. Zwłaszcza dla tych, którzy potrzebują bezzwłocznie ważnych informacji, takich jak pracownicy projektowi, kontrahenci lub brokerzy.

Blogowanie wewnętrzne

Jeśli chcesz stworzyć bardziej otwartą kulturę pracy, powinieneś rozważyć wprowadzenie wewnętrznego blogowania.

To świetne narzędzie, które pozwala pracownikom publikować i śledzić nowe wydarzenia w miejscu pracy i projekty.

Blogowanie wewnętrzne jest jedną z czołowych metod komunikacji w dzisiejszym cyfrowym świecie. Wirtualna forma pisemna pozwala nam wyrażać się i dzielić się na zupełnie nowej platformie i odbiorcach.

Może to brzmieć jak wymyślna tablica ogłoszeń lub comiesięczny biuletyn. Ale wewnętrzne blogowanie jest platformą do udostępniania treści, jak nigdy dotąd. Niezależnie od tego, czy jest to szybki post na temat hackowania w miejscu pracy, czy krótki wpis na blogu dotyczący nowego projektu – taka komunikacja wywołuje więź i spójność w miejscu pracy.

Globalne firmy, takie jak Microsoft, Whole Foods i Facebook, są mistrzami wewnętrznego blogowania – i nie radzą sobie zbyt źle. Przeczytaj, dlaczego warto rozważyć założenie wewnętrznego bloga w swojej firmie.

Komunikacja push

Komunikacja push służy do przesyłania informacji lub danych bez potrzeby natychmiastowej odpowiedzi. Niektóre metody używane do komunikacji push obejmują:

• E-maile.
• Biuletyny i biuletyny.
• Plany i szablony projektów.

Informacje przesyłane za pośrednictwem komunikacji push nie są zwykle „krytyczne czasowo” . Jest zwykle używany do wysyłania różnych zarysów projektów lub aktualizacji planów.

Nie należy trzymać się metody push we wszystkich formach komunikacji w miejscu pracy. Nie pozwala na otwartą komunikację od klientów lub członków projektu. A pracownicy mogą postrzegać jednostronną formę komunikacji jako dość lekceważącą.

Najlepiej byłoby, gdyby komunikacja push była używana w takich rzeczach, jak comiesięczne biuletyny lub oceny projektów. A także podczas wysyłania informacji i recenzji do klientów.

Pociągnij komunikację

Komunikacja typu pull pozwala nam uzyskać informacje i dane, kiedy tylko tego chcemy. Niektóre przykłady komunikacji pull mogą obejmować:

• Strony internetowe i strony docelowe.

• Baza wiedzy.

• Oprogramowanie do zarządzania i aplikacje.

Jest to szczególnie przydatne, gdy klienci chcą mieć dostęp do informacji o projekcie w wolnym czasie. Lub gdy informacje muszą zostać przekazane wykonawcom. Uosabia wyraźny poziom zaufania i przejrzystości między Tobą a członkami Twojego projektu lub klientami.

Jak zapewnić dobrą komunikację podczas projektów?

W świecie biznesu powinieneś wykorzystywać wszystkie trzy formy technik komunikacji.

I oczywiście spada to również na twoją klientelę i jej potrzeby w zakresie usług. Te przykładowe kroki mogą pomóc w stworzeniu dobrej komunikacji w miejscu pracy.

• Korzystaj z komunikacji interaktywnej, gdy potrzebne jest natychmiastowe przekazanie i odpowiedź.

• Używaj komunikacji typu pull podczas prezentowania dużej ilości informacji.

• Korzystaj z komunikacji push, gdy klienci i członkowie projektu chcą dostępności.

Istnieje kilka dodatkowych technik, które możesz zinternalizować, aby zapewnić dobrą komunikację podczas projektów.

Regularnie organizuj spotkania

Jednym z najskuteczniejszych sposobów zapewnienia, że ​​wszyscy są na bieżąco z harmonogramami i osiągnięciami projektu, jest regularna komunikacja.

Regularne spotkania to sprawdzona metoda na zwiększenie wspólnego zrozumienia. Jest to szczególnie ważne w przypadku informacji takich jak terminy, cele i zmiany.

Spotkanie nie tylko pozwala menedżerom na prezentację informacji, ale także pozwala członkom projektu na wyrażenie siebie. Mogą wykorzystać ten czas na zadawanie pomysłów i pytań dotyczących projektu. Lub nawet zgłaszać problemy i wątpliwości, na które natknęli się podczas produkcji.

Spotkania takie jak te mogą okazać się świetną metodą udzielania wskazówek i wsparcia. Dzięki temu pracownicy czują się doceniani, szanowani i otoczeni opieką – podstawowy obowiązek prawny spoczywający na pracodawcach i menedżerach.

Jednak mądrze jest uregulować te spotkania, dodając adnotacje i trzymając się rozsądnej długości czasu dla każdego z nich. Możesz również przedstawić schemat, w którym ludzie mogą dzielić się pomysłami i pytaniami dotyczącymi projektu.

Dąż do precyzyjnej i jasnej komunikacji

Może okazać się niemożliwe natychmiastowe i bez wahania zareagowanie na każde zgłoszone żądanie. Ale kiedy przekazujesz aktualizacje i opinie, upewnij się, że przedstawiasz je wyraźnie i precyzyjnie.

Uważaj, aby nie tracić czasu podczas osobistej komunikacji, zwłaszcza podczas odsyłania odpowiedzi. W ten sposób odpowiedzi na palące pytania i projekty mogą być kontynuowane w kierunku zakończenia.

Poświęć trochę czasu na nakreślenie odpowiedzi, biorąc pod uwagę:

• Z kim rozmawiasz (czy są to pracownicy, klienci, klienci itp.?).

• Jak szybko będą potrzebować Twojej opinii?

• Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje (wnioski z przeszłości, które wymagają rozpatrzenia?).

Wysłuchaj wszystkich próśb i opinii

Nie prosimy Cię o zapoznanie się z każdym pomysłem w polu sugestii. Ale spróbuj wysłuchać opinii wszystkich i wziąć je pod uwagę.

Wspólne spojrzenie na pomysł lub punkt widzenia może okazać się bardziej produktywne niż ocenianie go za pomocą podświadomości. Twoi pracownicy będą Cię szanować za poświęcenie czasu na ocenę ich pomysłu i przekazanie dokładnych informacji zwrotnych.

Nie ma czegoś takiego jak idealny model komunikacji w miejscu pracy. Różne metody będą odpowiadać różnym typom firm.

Kultura miejsca pracy nadaje ton zachowaniu i wydajności pracowników. Tak więc od Ciebie zależy, czy wypróbujesz i wykorzystasz najlepszą formę, która pasuje do konfiguracji Twojej firmy. Budując najlepszą metodę, możesz znacznie zwiększyć zaangażowanie pracowników, osiągnięcia w pracy i zaangażowanie klientów.

W miarę umacniania się każdej więzi, efekty dobrej komunikacji przełożą się na wyjątkowe zakończenie projektu i sukcesję biznesową.