تقنيات الاتصال لاستخدامها أثناء إدارة المشروع
نشرت: 2022-01-18
من أهم الصفات التي يحتاجها المديرون بناء قنوات اتصال قوية مع الموظفين.
من خلال أساليب الاتصال القوية ، يمكنك تطوير علاقات عمل مبنية على الثقة والاحترام والتفاهم. ويمكن أن يكون هذا هو الفرق بين الإدارة القياسية والناجحة.
اكتشف أفضل تقنيات الاتصال لاستخدامها أثناء إدارة المشروع. وما هي الأساليب التي يجب اتباعها في خلق الروح المعنوية في مكان العمل والنجاح.
ما الذي يعتبر أسلوب اتصال جيد؟
هناك ثلاثة أشكال رئيسية لتقنيات الاتصال المستخدمة أثناء إدارة المشروع:
- التواصل التفاعلي.
- سحب التواصل.
- دفع التواصل.
التواصل التفاعلي
يتم استخدام الاتصال التفاعلي عندما يحتاج المديرون إلى الكشف عن بيانات حساسة أو قيمة. عادة ، يتم الاعتراف بالمعلومات في أقرب وقت ممكن ، ويمكن مشاركتها من خلال:
- اتصالات هاتفية.
- اجتماعات شخصية
- مؤتمرات الفيديو.
خلال التغيرات الاجتماعية والاقتصادية ، تعلمنا التكيف مع أساليب الاتصال الجديدة.
يعد الالتحاق عن بُعد ، والعمل من منازلنا ، وبناء العملاء افتراضيًا ، كلها ممارسات تجارية طبيعية جديدة. وأصبح الاتصال التفاعلي في طليعة ذلك ، في الشركات في جميع أنحاء العالم.
أصبح اللقاء "وجهاً لوجه" افتراضيًا الآن من خلال التطورات التكنولوجية. وضمن هذه الاجتماعات ، لا يزال بإمكانك عكس أشياء مثل أجواء القراءة ولغة الجسد وحتى نبرة الصوت.
يعد الاتصال التفاعلي وسيلة رائعة لقياس احتياجات العملاء المحددة. ناهيك عن أنها أفضل طريقة لتقديم بيانات جديدة أو تحديثات للمشاريع الجارية. خاصة لأولئك الذين يحتاجون إلى معلومات حيوية دون تأخير ، مثل عمال المشروع أو المقاولين أو السماسرة.
التدوين الداخلي
إذا كنت ترغب في إنشاء ثقافة مكان عمل أكثر انفتاحًا ، فعليك التفكير في إدخال التدوين الداخلي.
إنها أداة رائعة تسمح للموظفين بنشر ومواكبة التطورات والمشاريع الجديدة في مكان العمل.
يُعد التدوين الداخلي أحد أهم طرق الاتصال في عالمنا الرقمي الحالي. يسمح لنا النموذج المكتوب الافتراضي بالتعبير عن أنفسنا ومشاركتها على منصة وجمهور جديد تمامًا.
قد يبدو وكأنه لوحة إعلانات فاخرة أو رسالة إخبارية شهرية. لكن المدونات الداخلية هي عبارة عن منصة لمشاركة المحتوى كما لم يحدث من قبل. سواء أكان ذلك منشورًا سريعًا عن اختراق في مكان العمل أو مقالة قصيرة على مدونة حول مشروع جديد - تواصل مثل هذا يثير الترابط والتماسك في مكان العمل.
تدعم الشركات العالمية مثل Microsoft و Whole Foods و Facebook التدوين الداخلي - وهي لا تعمل بشكل سيئ للغاية. اقرأ لماذا يجب أن تفكر في بدء مدونة داخلية في عملك.
دفع التواصل
يتم استخدام اتصال الدفع لإرسال المعلومات أو البيانات دون الحاجة إلى استجابة فورية. تتضمن بعض الطرق المستخدمة للاتصال بالدفع ما يلي:
- رسائل البريد الإلكتروني.
- الرسائل الإخبارية والنشرات.
- خطط المشروع والقوالب.
لا تعتبر المعلومات المرسلة من خلال الاتصال الفوري "ذات أهمية زمنية" في العادة. يتم استخدامه عادةً لإرسال مخططات المشروع أو تحديثات الخطط.
يجب ألا تلتزم بطريقة الدفع لجميع أشكال التواصل في مكان العمل. لا يسمح بالاتصال الاستقبالي من العملاء أو أعضاء المشروع. وقد ينظر الموظفون إلى شكل الاتصال أحادي الجانب على أنه مهمل تمامًا.
من الناحية المثالية ، يجب استخدام اتصال الدفع في أشياء مثل النشرات الإخبارية الشهرية أو تقييمات المشروع. وأيضًا عند إرسال المعلومات والمراجعات للعملاء.
سحب التواصل
يسمح لنا الاتصال بالسحب بالحصول على المعلومات والبيانات متى أردنا ذلك. يمكن أن تشمل بعض الأمثلة على سحب الاتصال ما يلي:
مواقع الويب والصفحات المقصودة.
قاعدة المعرفة.
برامج وتطبيقات الإدارة.
ثبت أنه مفيد بشكل خاص عندما يريد العملاء الوصول إلى معلومات المشروع في أوقات فراغهم. أو عندما يلزم نقل المعلومات إلى المقاولين. إنه يجسد مستوى واضحًا من الثقة والشفافية بينك وبين أعضاء مشروعك أو عملائك.
كيف يمكنني ضمان التواصل الجيد أثناء المشاريع؟
في عالم الأعمال ، يجب أن تستفيد من جميع أساليب الاتصال الثلاثة.
وبالطبع ، فإنه يقع أيضًا على عاتق عملائك واحتياجات خدمتهم. يمكن أن تساعد هذه الخطوات النموذجية في إنشاء اتصال جيد في مكان العمل.
استخدم الاتصال التفاعلي عند الحاجة إلى الترحيل والاستجابة الفورية.
استخدم أسلوب الجذب عند تقديم كميات كبيرة من المعلومات.
استخدم اتصال الدفع عندما يريد العملاء وأعضاء المشروع إمكانية الوصول.
هناك بعض الأساليب الإضافية التي يمكنك استيعابها للمساعدة في ضمان التواصل الجيد أثناء المشروعات.
عقد اجتماعات على أساس منتظم
واحدة من أكثر الطرق فعالية للتأكد من أن كل شخص على اطلاع دائم بالجداول الزمنية للمشروع والإنجازات هي من خلال التواصل المنتظم.
عقد اجتماعات منتظمة هو وسيلة مثبتة لزيادة التفاهم المشترك. هذا مهم بشكل خاص للمعلومات مثل المواعيد النهائية والأهداف والتغييرات.
لا يسمح الاجتماع للمديرين بتقديم المعلومات فحسب ، بل يسمح أيضًا لأعضاء المشروع بالتعبير عن أنفسهم. يمكنهم استخدام هذا الوقت لطرح الأفكار والأسئلة حول المشروع. أو حتى طرح المشكلات والمخاوف التي واجهوها أثناء الإنتاج.
يمكن أن تكون اجتماعات مثل هذه طريقة رائعة لتقديم التوجيه والدعم. والتي يمكن أن تساعد الموظفين على الشعور بالتقدير والاحترام والعناية - وهو واجب قانوني أساسي يقع على عاتق أصحاب العمل والمديرين.
ومع ذلك ، فمن الحكمة تنظيم هذه الاجتماعات ، من خلال شرح النقاط والالتزام بمدة زمنية معقولة لكل منها. يمكنك أيضًا تقديم مخطط حيث يمكن للأشخاص مشاركة أي أفكار وأسئلة حول المشروع.
اهدف إلى التواصل الدقيق والواضح
قد يكون من المستحيل تنفيذ كل طلب يتم رفعه على الفور وبدون تردد. ولكن عند نقل التحديثات والتعليقات ، احرص على تقديمها بوضوح ودقة.
احذر من تضييع الوقت أثناء التواصل الشخصي ، خاصة عند إرسال الردود مرة أخرى. وبهذه الطريقة ، تتم الإجابة على الأسئلة الملحة ويمكن أن تستمر المشاريع حتى الانتهاء.
خصص بعض الوقت لتلخيص إجابتك من خلال التفكير في:
مع من تتحدث (هل هم موظفين ، عملاء ، عملاء ، إلخ؟).
متى يطلبون ملاحظاتك في أقرب وقت؟
إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية (أي طلبات سابقة أثيرت تحتاج إلى معالجة؟).
استمع لجميع الطلبات والآراء
نحن لا نطلب منك متابعة كل فكرة في مربع الاقتراحات. لكن حاول الاستماع إلى آراء الجميع وأخذها في الاعتبار.
يمكن أن يكون المنظور المشترك لفكرة أو وجهة نظر أكثر إنتاجية من تقييمها باستخدام عقلك الباطن. سيحترمك موظفوك لأخذ الوقت الكافي لتقييم فكرتهم وتقديم ملاحظات شاملة.
لا يوجد شيء مثل النموذج المثالي للاتصال في مكان العمل. الأساليب المختلفة تناسب أنواع مختلفة من الأعمال.
تحدد ثقافة مكان العمل نغمة سلوك الموظف ومخرجاته. لذا ، الأمر متروك لك للتجربة واستخدام أفضل شكل يناسب إعداد شركتك. من خلال بناء أفضل طريقة ، يمكنك تعزيز مشاركة الموظفين وإنجازات العمل والتزام العملاء بشكل كبير.
مع تقوية كل رابطة ، ستتحول نتائج الاتصال الجيد إلى استكمال استثنائي للمشروع وتعاقب الأعمال.