Técnicas de comunicación para usar durante la gestión de proyectos
Publicado: 2022-01-18
Una de las cualidades más importantes que necesitan los gerentes es crear sólidos canales de comunicación con los empleados.
A través de sólidos métodos de comunicación, puede desarrollar relaciones de trabajo basadas en la confianza, el respeto y la comprensión. Y esto puede llegar a ser la diferencia entre la gestión estándar y la exitosa.
Descubre las mejores técnicas de comunicación para usar durante la gestión de proyectos. Y qué métodos seguir para crear la moral y el éxito en el lugar de trabajo.
¿Qué se considera una buena técnica de comunicación?
Hay tres formas principales de técnicas de comunicación utilizadas durante la gestión de proyectos:
- Comunicación interactiva.
- Tire de la comunicación.
- Empuje la comunicación.
Comunicación interactiva
La comunicación interactiva se utiliza cuando los gerentes necesitan divulgar datos confidenciales o valiosos. Normalmente, la información se reconoce lo antes posible y se puede compartir a través de:
- Llamadas telefónicas.
- Reuniones en persona
- Video conferencias.
Durante los cambios sociales y económicos, hemos aprendido a adaptarnos a nuevos métodos de comunicación.
Incorporarse de forma remota, trabajar desde nuestros hogares y crear una clientela virtualmente son prácticas comerciales recientemente normalizadas. Y la comunicación interactiva se ha convertido en la vanguardia de esto, en empresas de todo el mundo.
Los avances tecnológicos ahora han virtualizado las reuniones 'cara a cara' . Y dentro de estas reuniones, todavía puedes reflejar cosas como atmósferas de lectura, lenguaje corporal, incluso tono de voz.
La comunicación interactiva es un gran medio para medir las necesidades específicas de la clientela. Sin mencionar que es el mejor método para presentar nuevos datos o actualizaciones para proyectos en curso. Especialmente para aquellos que necesitan información vital sin demora, como trabajadores de proyectos, contratistas o intermediarios.
blogs internos
Si desea crear una cultura de trabajo más abierta, debe considerar la introducción de blogs internos.
Es una gran herramienta que permite a los empleados publicar y mantenerse al día con nuevos desarrollos y proyectos en el lugar de trabajo.
Los blogs internos cuentan como uno de los métodos de comunicación más vanguardistas en nuestro mundo digital actual. Una forma escrita virtual nos permite expresarnos y compartirnos en una plataforma y una audiencia completamente nuevas.
Puede sonar como un elegante tablón de anuncios o un boletín mensual. Pero los blogs internos albergan una plataforma para compartir contenido como nunca antes. Ya sea una publicación rápida sobre un truco en el lugar de trabajo o un breve artículo de blog sobre un nuevo proyecto, una comunicación como esta evoca la unión y la cohesión en el lugar de trabajo.
Las empresas a escala mundial como Microsoft, Whole Foods y Facebook defienden los blogs internos, y no lo están haciendo tan mal. Lea por qué debería considerar iniciar un blog interno en su empresa.
Empuje la comunicación
La comunicación push se utiliza para enviar información o datos sin necesidad de una respuesta instantánea. Algunos métodos utilizados para la comunicación push implican:
- correos electrónicos
- Boletines y boletines.
- Planos y plantillas de proyectos.
La información enviada a través de la comunicación push normalmente no es 'crítica en el tiempo' . Por lo general, se usa para enviar esquemas de proyectos o actualizaciones de planes.
No debe ceñirse al método push para todas las formas de comunicación en el lugar de trabajo. No permite la comunicación receptiva de clientes o miembros del proyecto. Y los empleados pueden ver la forma unilateral de comunicación como bastante negligente.
Idealmente, la comunicación de empuje debe usarse en cosas como boletines mensuales o evaluaciones de proyectos. Y también al enviar información y reseñas a los clientes.
Tire de la comunicación
La comunicación pull nos permite obtener información y datos cuando lo deseamos. Algunos ejemplos de comunicación pull pueden incluir:
Sitios web y páginas de destino.
Base de conocimientos.
Software y aplicaciones de gestión.
Ha demostrado ser especialmente útil cuando los clientes desean acceder a la información del proyecto cuando lo deseen. O cuando la información debe transmitirse a los contratistas. Personifica un nivel claro de confianza y transparencia entre usted y los miembros o clientes de su proyecto.
¿Cómo puedo garantizar una buena comunicación durante los proyectos?
Dentro del mundo de los negocios, debe hacer uso de las tres formas de técnicas de comunicación.
Y por supuesto, también recae en tu clientela y sus necesidades de servicio. Estos pasos de ejemplo pueden ayudar a crear una buena comunicación en el lugar de trabajo.
Utilice la comunicación interactiva cuando se necesite una transmisión y una respuesta inmediatas.
Utilice la comunicación pull cuando presente grandes cantidades de información.
Utilice la comunicación push cuando los clientes y los miembros del proyecto deseen accesibilidad.
Hay algunas técnicas adicionales que puede internalizar para ayudar a garantizar una buena comunicación durante los proyectos.
Celebrar reuniones periódicamente
Una de las formas más eficientes de garantizar que todos estén al día con los cronogramas y los logros del proyecto es a través de una comunicación regular.
La celebración de reuniones periódicas es un método comprobado para aumentar la comprensión compartida. Esto es especialmente importante para información como plazos, objetivos y cambios.
La reunión no solo permite que los gerentes presenten información, sino que también permite que los miembros del proyecto se expresen. Pueden usar este tiempo para hacer ideas y preguntas sobre el proyecto. O incluso plantear problemas y preocupaciones con los que se han encontrado durante la producción.
Reuniones como estas pueden resultar un gran método para brindar orientación y apoyo. Lo que puede ayudar a los empleados a sentirse valorados, respetados y cuidados, un deber legal fundamental que recae en los empleadores y gerentes.
Sin embargo, es aconsejable regular estas reuniones, anotando puntos y respetando un tiempo razonable para cada una. También puede presentar un esquema donde las personas puedan compartir sus ideas y preguntas sobre el proyecto.
Apunta a una comunicación clara y precisa
Puede resultar imposible actuar de inmediato y sin dudar en cada solicitud planteada. Pero cuando transmita actualizaciones y comentarios, asegúrese de presentarlos de manera clara y precisa.
Tenga cuidado de no perder el tiempo durante la comunicación en persona, especialmente cuando envíe respuestas. De esa manera, se responden preguntas candentes y los proyectos pueden continuar hasta su finalización.
Dedica algo de tiempo a esbozar tu respuesta considerando:
¿Con quién está hablando (son empleados, clientes, consumidores, etc.?).
¿Qué tan pronto requieren sus comentarios?
Si se necesita información adicional (¿cualquier solicitud anterior planteada que deba abordarse?).
Escuche todas las solicitudes y opiniones.
No te estamos pidiendo que sigas con todas las ideas del buzón de sugerencias. Pero intente escuchar la opinión de todos y tomarlos en consideración.
Una perspectiva compartida sobre una idea o punto de vista puede resultar más productiva que evaluarla con tu subconsciente. Sus empleados lo respetarán por tomarse el tiempo para evaluar su idea y proporcionar comentarios completos.
No existe el modelo perfecto para la comunicación en el lugar de trabajo. Diferentes métodos se adaptarán a diferentes tipos de negocios.
La cultura del lugar de trabajo marca la pauta para el comportamiento y rendimiento de los empleados. Por lo tanto, depende de usted probar y utilizar la mejor forma que se adapte a la configuración de su empresa. Al crear el mejor método, puede mejorar significativamente el compromiso de los empleados, los logros laborales y el compromiso de la clientela.
A medida que se fortalezca cada vínculo, los resultados de una buena comunicación se convertirán en una finalización excepcional del proyecto y una sucesión empresarial.