Tehnici de comunicare de utilizat în timpul managementului de proiect

Una dintre cele mai importante calități de care au nevoie managerii este construirea unor canale puternice de comunicare cu angajații.

Prin metode solide de comunicare, puteți dezvolta relații de muncă bazate pe încredere, respect și înțelegere. Și aceasta se poate dovedi a fi diferența dintre managementul standard și cel de succes.

Descoperiți cele mai bune tehnici de comunicare de utilizat în timpul managementului de proiect. Și ce metode să urmați pentru a crea moralul și succesul la locul de muncă.

Ce este considerată o tehnică bună de comunicare?

Există trei forme principale de tehnici de comunicare utilizate în timpul managementului de proiect:

1. Comunicare interactivă.
2. Trageți comunicarea.
3. Comunicare push.

Comunicare interactivă

Comunicarea interactivă este utilizată atunci când managerii trebuie să dezvăluie date sensibile sau valoroase. În mod normal, informațiile sunt confirmate cât mai curând posibil și pot fi partajate prin:

• Apeluri telefonice.
• Întâlniri în persoană
• Videoconferințe.

În timpul schimbărilor societale și economice, am învățat să ne adaptăm la noile metode de comunicare.

Integrarea de la distanță, lucrul de la casele noastre și construirea de clientelă virtuală sunt toate practicile de afaceri nou normalizate. Iar comunicarea interactivă a devenit primul loc în acest sens, în afacerile de pe tot globul.

Întâlnirea „față în față” a fost acum virtualizată de progresele tehnologice. Și în cadrul acestor întâlniri, puteți încă reflecta lucruri precum atmosfere de lectură, limbajul corpului, chiar și tonul vocii.

Comunicarea interactivă este un mijloc excelent pentru a evalua nevoile specifice ale clienților. Ca să nu mai vorbim, este cea mai bună metodă de a prezenta date noi sau actualizări pentru proiectele în derulare. Mai ales pentru cei care au nevoie de informații vitale fără întârziere, cum ar fi lucrătorii la proiect, contractorii sau brokerii.

Blogging intern

Dacă doriți să creați o cultură la locul de muncă mai deschisă, ar trebui să luați în considerare introducerea blogging-ului intern.

Este un instrument excelent care permite angajaților să posteze și să țină pasul cu noile dezvoltări și proiecte la locul de muncă.

Bloggingul intern contează ca una dintre cele mai avansate metode de comunicare în lumea noastră digitală actuală. O formă scrisă virtuală ne permite să ne exprimăm și să ne împărtășim pe o platformă și un public complet noi.

S-ar putea să sune ca un buletin de informare elegant sau un buletin informativ lunar. Dar blogging-ul intern găzduiește o platformă pentru partajarea conținutului ca niciodată. Fie că este vorba despre o postare rapidă despre un hack la locul de muncă sau despre o scurtă articol de blog despre un proiect nou – o astfel de comunicare evocă legătura și coeziune la locul de muncă.

Afacerile la scară globală, cum ar fi Microsoft, Whole Foods și Facebook, susțin blogging-ul intern – și nu se descurcă prea rău. Citiți de ce ar trebui să vă gândiți să începeți un blog intern în afacerea dvs.

Comunicare push

Comunicarea push este folosită pentru a trimite informații sau date fără a fi nevoie de un răspuns instantaneu. Unele metode utilizate pentru comunicarea push implică:

• E-mailuri.
• Buletine informative și buletine informative.
• Planuri și șabloane de proiect.

Informațiile trimise prin comunicare push nu sunt în mod normal „critice în timp” . Este de obicei folosit pentru a trimite proiecte sau actualizări ale planurilor.

Nu ar trebui să rămâneți la metoda push pentru toate formele de comunicare la locul de muncă. Nu permite comunicarea receptivă din partea clienților sau a membrilor proiectului. Și angajații pot vedea forma unilaterală de comunicare ca fiind destul de neglijentă.

În mod ideal, comunicarea push ar trebui utilizată în lucruri precum buletinele informative lunare sau evaluările de proiecte. Și, de asemenea, atunci când trimiteți informații și recenzii către clienți.

Trageți comunicarea

Comunicarea pull ne permite să obținem informații și date oricând ne dorim. Câteva exemple de comunicare prin tragere pot include:

• Site-uri web și pagini de destinație.

• Bază de cunoștințe.

• Software de management și aplicații.

Se dovedește util în special atunci când clienții doresc să acceseze informațiile despre proiect în timpul liber. Sau atunci când informațiile trebuie transmise contractorilor. Acesta personifică un nivel clar de încredere și transparență între dvs. și membrii proiectului sau clienții dvs.

Cum pot asigura o bună comunicare în timpul proiectelor?

În lumea afacerilor, ar trebui să utilizați toate cele trei forme de tehnici de comunicare.

Și, desigur, depinde și de clientela dvs. și de nevoile lor de servicii. Acești pași exemplu pot ajuta la crearea unei bune comunicări la locul de muncă.

• Utilizați comunicarea interactivă atunci când este nevoie de o retransmisie și un răspuns imediat.

• Utilizați comunicarea de tip pull atunci când prezentați cantități mari de informații.

• Utilizați comunicarea push atunci când clienții și membrii proiectului doresc accesibilitate.

Există câteva tehnici suplimentare pe care le puteți internaliza pentru a asigura o bună comunicare în timpul proiectelor.

Țineți întâlniri în mod regulat

Una dintre cele mai eficiente modalități de a vă asigura că toată lumea este la curent cu termenele și realizările proiectului este comunicarea regulată.

Organizarea de întâlniri regulate este o metodă dovedită pentru creșterea înțelegerii comune. Acest lucru este deosebit de important pentru informații precum termene limită, obiective și modificări.

Întâlnirea nu permite doar managerilor să prezinte informații, ci și membrilor proiectului să se exprime. Ei pot folosi acest timp pentru a pune idei și întrebări despre proiect. Sau chiar ridică probleme și preocupări pe care le-au întâlnit în timpul producției.

Întâlniri ca acestea se pot dovedi a fi o metodă excelentă de a oferi îndrumare și sprijin. Ceea ce poate ajuta angajații să se simtă apreciați, respectați și îngrijiți – o obligație legală fundamentală care revine angajatorilor și managerilor.

Cu toate acestea, este înțelept să reglementăm aceste întâlniri, adnotând puncte și respectând o durată rezonabilă de timp pentru fiecare. De asemenea, puteți prezenta o schemă în care oamenii pot împărtăși orice idei și întrebări despre proiect.

Urmărește o comunicare precisă și clară

S-ar putea dovedi imposibil să luați în considerare fiecare cerere ridicată imediat și fără ezitare. Dar când transmiteți actualizări și feedback, aveți grijă să vă asigurați că le prezentați clar și cu precizie.

Fiți conștienți de a nu pierde timpul în timpul comunicării în persoană, în special atunci când trimiteți răspunsuri înapoi. În acest fel, întrebările arzătoare primesc răspuns și proiectele pot continua spre finalizare.

Dedicați ceva timp pentru a vă contura răspunsul, luând în considerare:

• Cu cine vorbești (sunt angajați, clienți, clienți etc.?).

• Cât de curând au nevoie de feedback-ul tău?

• Dacă sunt necesare informații suplimentare (cereri anterioare ridicate care necesită abordare?).

Ascultă toate cererile și opiniile

Nu vă cerem să urmați fiecare idee din caseta de sugestii. Dar încercați să ascultați părerile tuturor și să le luați în considerare.

O perspectivă comună asupra unei idei sau a unui punct de vedere se poate dovedi a fi mai productivă decât evaluarea acesteia cu subconștientul. Angajații tăi te vor respecta pentru că ți-ai acordat timp pentru a-și evalua ideea și pentru a oferi feedback amănunțit.

Nu există modelul perfect pentru comunicarea la locul de muncă. Diferite metode se vor potrivi diferitelor tipuri de afaceri.

Cultura la locul de muncă dă tonul pentru comportamentul și rezultatele angajaților. Deci, depinde de dvs. să încercați și să utilizați cea mai bună formă care se potrivește configurației companiei dvs. Prin construirea celei mai bune metode, puteți spori semnificativ angajamentul angajaților, realizările în muncă și angajamentul clienților.

Pe măsură ce fiecare legătură se întărește, rezultatele unei bune comunicări se vor transforma în finalizarea excepțională a proiectelor și succesiunea afacerii.