AZ управления бизнес-процессами (BPM)

Управлять и вести бизнес непросто.

Это требует большого опыта и постоянной заботы. Представьте свой бизнес в виде автомобиля с несколькими рабочими частями. Части должны работать вместе, чтобы вести бизнес туда, куда вы хотите.

Процессы — двигатель вашего бизнеса. Управление бизнес-процессами — это то, как вы эффективно управляете процессами, чтобы плавно и быстро достичь своих бизнес-целей.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Бизнес-процесс — это документированный набор действий, которые помогают достичь результата. Документированный процесс содержит рабочие процессы, правила и условия, определяющие каждый этап. В нем есть подробный план того, как должен выполняться комплекс мероприятий.

Управление бизнес-процессами — это практика управления всеми бизнес-процессами организации, направленная на достижение соответствующих бизнес-целей. Это непрерывная деятельность, которая определяет области улучшения и вносит изменения в существующие процессы.

3 типа управления бизнес-процессами

BPM работает в нескольких формах. Некоторые процессы могут быть полностью автоматизированы. Некоторым требуется человеческий вклад для принятия решений. Все организации нуждаются во всех трех типах BPM в разном объеме.

1. Документоориентированный BPM

В ориентированном на документы процессе весь процесс строится на основе конкретного документа. Цель процесса — отправить документ нескольким утверждающим в рабочем процессе и получить его утверждение. Ориентированное на документы BPM снижает потребность в пересылке документов по электронной почте туда и обратно. Вы можете предотвратить потерю документа на диске с содержимым среди многих других файлов.

Источник

Пример ориентированного на документы BPM

Процесс утверждения бюджета ориентирован на документы BPM. Инициатор заполняет форму со всеми подробностями о запросе бюджета и отправляет ее следующему человеку в рабочем процессе. В зависимости от запрошенной суммы, позиций в бюджете или любых других условий процесс утверждения назначается уполномоченному органу в этом процессе.

2. Ориентированный на человека BPM

В ориентированном на человека процессе большая часть тяжелой работы выполняется людьми. Решения принимаются людьми, чтобы решить, что происходит после каждого шага в процессе. Автоматизация шагов здесь ограничена.

Ориентированная на человека система BPM разработана так, чтобы быть удобной для человека. Он имеет визуальный интерфейс, чтобы помочь сотрудникам понять процесс и легко им управлять. Вы должны уделять особое внимание процессам, ориентированным на человека, поскольку они напрямую влияют на сотрудников и клиентов.

Источник

Пример ориентированного на человека BPM

Лучшим примером процесса, ориентированного на человека, является процесс найма в вашей компании. Руководитель команды понимает, что нужен дополнительный сотрудник, и просит его у своего руководителя. Менеджер рассматривает заявку и передает ее в отдел кадров. Руководитель отдела кадров публикует объявление о вакансии и начинает отбор кандидатов на основе заранее определенных критериев отбора.

3. Ориентированный на интеграцию BPM

В процессе, ориентированном на интеграцию, основное внимание уделяется созданию плавного потока данных между сетью программных инструментов. Он в основном сосредоточен вокруг интеграции различных программных систем. Автоматизированный и интегрированный набор инструментов означает меньше ручной работы и более высокую производительность.

Источник

Пример ориентированного на интеграцию BPM

Наиболее распространенным примером процесса, ориентированного на интеграцию, является связанная система инструментов, используемых маркетингом и продажами. Для эффективной продажи продукта необходим хорошо информированный отдел маркетинга и продаж.

Маркетинговая кампания запускается в маркетинговом инструменте, источник лидов отслеживается в аналитическом инструменте и сохраняется в CRM с подробной информацией о пути лида. Команда продаж использует эту информацию для привлечения лидов и превращения их в клиентов. Процесс только «сосредоточен» вокруг определенного типа. На самом деле он принадлежит более чем к одному типу.

Чем BPM отличается от управления проектами?

Проекты — это разовые мероприятия. Они ориентированы на достижение разовых целей. Например, проект разработки приложений. Это предполагает много сотрудничества и спонтанных решений.

С другой стороны, цель BPM — улучшить процессы, которые всегда активны и происходят в организации. Например, процесс утверждения заказа на покупку. Сотрудники, участвующие в процессе, заранее знают свои обязанности.

Между проектами и процессами есть одно сходство. Оба разбиты на отдельные задачи. Каждая задача назначается командам или отдельным сотрудникам. Вот основные различия между проектом и процессом:

В то время как проекты помогают вам достичь определенных результатов, BPM — это общекорпоративная практика, направленная на постоянное совершенствование существующих процессов, определяющих основу вашего бизнеса.

Основные этапы жизненного цикла BPM

Как упоминалось ранее, BPM выполняется в виде последовательности шагов, составляющих цикл. Вот как работает жизненный цикл BPM.

• Дизайн. Выберите процесс. Разработайте примерную структуру процесса и определите этапы рабочего процесса. Назначьте заинтересованные стороны для каждого шага.
• Модель. Перенесите дизайн в систему BPM и смоделируйте процесс. Он должен давать четкую картину каждого шага, условия и заинтересованной стороны.
• Выполнять. Разверните процесс в среде выполнения. Обучите сотрудников тому, как работает новый процесс и каковы их обязанности.
• Монитор. Определите правильные показатели для отслеживания и мониторинга процесса. Регулярно проводите тщательный анализ.
• Оптимизировать . Используйте результаты анализа для повышения производительности процесса. Постоянно оптимизируйте процесс для достижения наибольшей эффективности.

Почему вы должны рассмотреть BPM?

Процессы есть везде. Все стандартные бизнес-операции в вашей компании происходят как процессы. Когда вы начинаете серьезно относиться к процессам, они становятся инструментами, помогающими вам достигать бизнес-целей.

BPM положительно влияет на несколько команд и сотрудников. Основное преимущество заключается в том, что вы становитесь эффективной и гибкой организацией. Работа происходит очень быстро, что приводит к более быстрому пути к улучшению вашего бизнеса.

Например, когда процесс адаптации сотрудников становится эффективным, это оказывает на организацию три положительных эффекта.

• Отдел кадров четко понимает этапы адаптации, что помогает им улучшить процесс адаптации.
• Другие отделы, участвующие в адаптации (например, ИТ, финансы), четко понимают свои обязанности, что упрощает их работу.
• Новый сотрудник впечатлен адаптацией и чувствует себя комфортно на новом рабочем месте, что сокращает время адаптации в новой команде.

5 основных преимуществ BPM

Есть бесчисленные преимущества, которые являются результатом хорошей практики BPM. Вот пять основных преимуществ.

1. Станьте гибкой компанией

Когда организации строго следуют задокументированным процессам, все ясно понимают свои цели. Сотрудники осведомлены о своих обязанностях и знают, что делать. Это фиксирует неудачу быстро и учится культуре быстрой работы. Организация, гибкая к изменениям, может с легкостью пережить все трудные времена. Гибкость дает пространство для экспериментов и в конечном итоге приводит к гибкой организации.

2. Увеличьте производительность и уменьшите количество ошибок

Поскольку процессы тщательно планируются и строятся в BPM, каждая задача выполняется быстро и безошибочно. Сотрудникам не нужно полагаться на свое начальство, чтобы сказать им, что делать. В процессе четко прописаны их обязанности, что повышает продуктивность каждого сотрудника, участвующего в процессе.

Ошибки случаются не часто. Даже если они это делают, их легко отследить до определенного этапа рабочего процесса. После их устранения будут приняты меры, чтобы такая ошибка больше не повторялась.

3. Контролируйте доступность данных

Безопасность данных становится все более серьезной проблемой для ИТ-руководителей. Сотрудникам необходим доступ к данным из разных источников для выполнения работы. BPM также предотвращает случайные проблемы с доступом к данным. Допустим, сотрудник запрашивает определенный вид в программном инструменте.

ИТ-отдел отвечает за отображение только тех данных, к которым имеет доступ конкретная должность, и не более того. При разработке процесса вы определяете очистку данных для каждого шага и рабочей роли. BPM действует как мера безопасности, гарантирующая, что сотрудники получают доступ только к тому, что им нужно.

4. Цифровая трансформация

Цифровая трансформация — одна из основных целей ИТ-руководителей. Цифровая трансформация — это использование цифровых технологий для повышения качества обслуживания сотрудников и клиентов. BPM идеально подходит под это определение.

Процессы всегда ориентированы как на сотрудников, так и на клиентов. Поскольку цель BPM — сделать процессы эффективными, вы автоматически подвергаетесь цифровому преобразованию. Более целенаправленный подход к цифровому преобразованию заключается в использовании платформы BPM без кода. Бизнес-пользователи могут создавать простые приложения на основе рабочих процессов самостоятельно, без помощи ИТ-специалистов.

5. Обеспечьте соблюдение договоренностей

BPM — это простой подход к соблюдению всех соглашений. Поскольку BPM работает по правилам и условиям, вы создаете процесс в соответствии с вашими внутренними и внешними соглашениями о политике. Процесс работает на основе этих правил, что делает обязательным их соблюдение. Мониторинг процессов является частью жизненного цикла BPM. Вы можете следить за всеми процессами и получать уведомления, если в процессе есть какие-либо элементы, близкие к нарушению политики.

Практическое руководство по началу работы с BPM

Очевидно, что BPM начинается в соответствии с упомянутым выше жизненным циклом. Но вот практичный и действенный способ начать BPM на небольшом уровне и измерить результаты.

1. Выберите существующий процесс и проанализируйте его

Выберите один важный бизнес-процесс, с которым вы столкнулись. Чтобы получить наилучшие результаты, выберите процесс, который происходит в больших объемах. Как только вы выберете процесс, начните анализ.

Соберите подробную информацию о количестве транзакций, времени цикла, времени, затраченном на выполнение каждого шага, наиболее распространенных типах ошибок, теневых задачах и уровнях квалификации сотрудников, вовлеченных в процесс. К концу анализа составьте список вещей, которые нужно исправить, чтобы упростить процесс.

2. Определите свои цели и перестройте процесс

Как правило, все процессы должны быть направлены на достижение конкретной цели. Цель должна быть четко определена и измерима. Создавайте режимы измерения, устанавливая соответствующие KPI.

Например, вашей целью может быть повышение качества обслуживания сотрудников. Есть несколько точек соприкосновения, которые определяют опыт сотрудников. Он начинается с проверки кандидатов, процесса адаптации, процесса обучения, запросов на обслуживание и любого другого процесса, характерного для отдела. Каждый из этих процессов имеет KPI, которые могут указывать на эффективность процесса.

После того, как цели установлены, выберите инструмент BPM с правильным набором функций, который соответствует вашим потребностям. Специальный инструмент управления процессами позволяет хранить все процессы в одном месте. Вместо того, чтобы отслеживать их в нескольких инструментах и ​​электронных письмах, вы можете легко вносить изменения в процесс и измерять результаты.

Теперь вы знаете и ошибки, и цели процесса. Преодолейте разрыв, изменив процесс. Вот несколько советов, которые следует учитывать при изменении процесса:

• Назначьте одну заинтересованную сторону для всего процесса и разных заинтересованных сторон для каждого шага
• Удалите шаги, которые не добавляют ценности процессу
• Если шаг существует только для информирования кого-либо, удалите его и отправьте автоматическое электронное письмо из инструмента BPM, чтобы предотвратить задержки.
• Показывать только те данные, которые необходимы для определенного шага, и скрывать все ненужные данные, которые могут запутать сотрудников.
• Выявляйте ситуации, когда процессу может потребоваться оторваться от обычного рабочего процесса, и проработайте альтернативные шаги.
• Централизуйте процесс и убедитесь, что все участники процесса могут легко находить элементы в процессе.

3. Внедрите переработанный процесс

Прежде чем приступить к внедрению совершенно нового процесса, заручитесь поддержкой заинтересованных сторон и высшего руководства. Большинство усилий BPM терпят неудачу из-за отсутствия заинтересованности сотрудников. Когда сотруднику необходимо выйти из своей зоны комфорта, вы должны дать ему вескую причину для этого.

Объясните им, какие ошибки будут предотвращены и как их работа упростится. Когда заинтересованные стороны вкладывают свои усилия в ваш новый процесс, гораздо легче успешно внедрить новый процесс.

Следующим шагом является фактическая реализация процесса. Делайте это небольшими последовательными шагами, которые легко контролировать. Подождите, пока люди приспособятся и адаптируются к новым методам. Кроме того, при необходимости настройте новый процесс во время реализации.

4. Контролируйте и оптимизируйте процесс

Процесс становится эффективным благодаря постоянному мониторингу и оптимизации. Вы должны иметь возможность измерять KPI, чтобы внимательно следить за производительностью процесса. Процессы не нуждаются в активном изучении, но они нуждаются в тщательном анализе через регулярные промежутки времени.

Инструмент BPM имеет возможности отчетности и аналитики, которые дают подробные сведения о каждом процессе, который вы создаете в инструменте. Инструмент дает немедленные уведомления, когда элементы близки к нарушению SLA. Самый важный шаг — принять меры и изменить процесс на основе сгенерированных отчетов, а не оставлять их в сторонке.

Последние мысли

BPM — это больше, чем просто практика. Это корпоративная культура, которая медленно развивается после внедрения. Команды начинают применять целенаправленный подход к своей деятельности. Процессы важны для организации. Они определяют, насколько быстро и гладко вы достигнете своих бизнес-целей.

Начните с одного процесса. Попробуйте использовать надежный подход BPM, чтобы сделать его лучше. Как только это настроено и работает хорошо, перейдите к следующему процессу. Продолжайте в том же духе, и к концу переноса всех процессов в BPM у вас будет эффективный и гибкий бизнес.

Откройте для себя подходящее программное обеспечение для управления бизнес-процессами уже сегодня — только на G2.