Das Business Process Management (BPM) von AZ

Ein Unternehmen zu führen und zu führen ist nicht einfach.

Es braucht viel Erfahrung und ständige Sorgfalt. Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als ein Auto mit mehreren Arbeitsteilen vor. Die Teile müssen zusammenarbeiten, um das Geschäft dorthin zu bringen, wo Sie es haben wollen.

Prozesse sind der Motor Ihres Unternehmens. Mit Geschäftsprozessmanagement verwalten Sie Prozesse effektiv, um Ihre Geschäftsziele reibungslos und schnell zu erreichen.

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Ein Geschäftsprozess ist eine dokumentierte Reihe von Aktivitäten, die dazu beitragen, ein Ergebnis zu erzielen. Ein dokumentierter Prozess enthält Arbeitsabläufe, Regeln und Bedingungen, die jede Phase definieren. Es enthält einen detaillierten Plan, wie die Reihe von Aktivitäten ausgeführt werden soll.

Geschäftsprozessmanagement ist die Praxis des Managements aller Geschäftsprozesse einer Organisation, die auf das Erreichen ihrer jeweiligen Geschäftsziele ausgerichtet ist. Es handelt sich um eine fortlaufende Aktivität, bei der Verbesserungsbereiche identifiziert und Änderungen an bestehenden Prozessen vorgenommen werden.

3 Arten von Geschäftsprozessmanagement

BPM funktioniert in mehreren Formen. Einige Prozesse können vollständig automatisiert werden. Einige brauchen menschlichen Input, um Entscheidungen zu treffen. Alle Organisationen benötigen alle drei Arten von BPM in unterschiedlichen Mengen.

1. Dokumentzentriertes BPM

In einem dokumentenzentrierten Prozess wird der gesamte Prozess mit einem bestimmten Dokument im Kern aufgebaut. Das Ziel des Prozesses besteht darin, das Dokument an mehrere Genehmiger im Workflow zu senden und es genehmigen zu lassen. Dokumentenorientiertes BPM reduziert die Notwendigkeit, Dokumente per E-Mail hin und her zu senden. Sie können verhindern, dass das Dokument neben vielen anderen Dateien im Inhaltslaufwerk verloren geht.

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Beispiel für dokumentzentriertes BPM

Ein Budgetgenehmigungsprozess ist dokumentzentriertes BPM. Der Initiator füllt ein Formular mit allen Details zum Budgetantrag aus und sendet es an die nächste Person im Workflow. Basierend auf dem beantragten Betrag, den Posten im Budget oder einer anderen Bedingung wird der Genehmigungsprozess der im Prozess benannten Behörde zugewiesen.

2. Menschenzentriertes BPM

In einem menschenzentrierten Prozess wird die meiste schwere Arbeit von Menschen erledigt. Die Entscheidungen werden von Menschen getroffen, um zu entscheiden, was nach jedem Schritt im Prozess passiert. Die Automatisierung von Schritten ist hier begrenzt.

Ein benutzerorientiertes BPM-System ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Es verfügt über eine visuelle Benutzeroberfläche, die den Mitarbeitern hilft, den Prozess zu verstehen und ihn einfach zu verwalten. Sie sollten besonders auf menschenzentrierte Prozesse achten, da sie sich direkt auf Mitarbeiter und Kunden auswirken.

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Beispiel für menschenzentriertes BPM

Das beste Beispiel für einen menschenzentrierten Prozess ist der Einstellungsprozess in Ihrem Unternehmen. Eine Teamleiterin erkennt den Bedarf an einem zusätzlichen Mitarbeiter und bittet ihren Vorgesetzten um einen. Der Vorgesetzte prüft die Anfrage und leitet sie an die Personalabteilung weiter. Ein HR-Manager veröffentlicht die Stellenausschreibung und beginnt mit dem Screening von Kandidaten auf der Grundlage vorher festgelegter Auswahlkriterien.

3. Integrationszentriertes BPM

In einem integrationszentrierten Prozess liegt der Fokus auf der Schaffung eines reibungslosen Datenflusses zwischen dem Netzwerk von Softwaretools. Es konzentriert sich hauptsächlich auf die Integration verschiedener Softwaresysteme. Ein automatisierter und integrierter Werkzeugsatz bedeutet weniger manuelle Arbeit und höhere Produktivität.

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Beispiel für integrationszentriertes BPM

Das häufigste Beispiel für einen integrationszentrierten Prozess ist das verbundene System von Tools, die von Marketing und Vertrieb verwendet werden. Der effektive Verkauf eines Produkts erfordert eine gut vernetzte und informierte Marketing- und Vertriebsabteilung.

Eine Marketingkampagne wird in einem Marketingtool gestartet, die Quelle der Leads wird in einem Analysetool verfolgt und in einem CRM mit detaillierten Informationen zur Reise des Leads gespeichert. Das Vertriebsteam verwendet diese Informationen, um Leads anzusprechen und sie zu Kunden zu machen. Ein Prozess ist nur um einen bestimmten Typ 'zentriert'. In Wirklichkeit gehört es zu mehr als einem Typ.

Wie unterscheidet sich BPM von Projektmanagement?

Projekte sind einmalige Ereignisse. Sie konzentrieren sich darauf, einmalige Ziele zu erreichen. Ein App-Entwicklungsprojekt ist ein Beispiel. Es beinhaltet viel Zusammenarbeit und spontane Entscheidungen.

Andererseits ist das Ziel von BPM, Prozesse zu verbessern, die in einer Organisation immer aktiv sind und stattfinden. Beispielsweise ein Bestellgenehmigungsprozess. Mitarbeiter im Prozess kennen ihre Verantwortlichkeiten frühzeitig.

Es gibt eine Ähnlichkeit zwischen Projekten und Prozessen. Beides wird in einzelne Aufgaben heruntergebrochen. Jede Aufgabe wird Teams oder einzelnen Mitarbeitern zugewiesen. Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen einem Projekt und einem Prozess:

Während Projekte Ihnen helfen, bestimmte Ergebnisse zu erzielen, ist BPM eine unternehmensweite Praxis, die sich auf die kontinuierliche Verbesserung bestehender Prozesse konzentriert, die den Kern Ihres Unternehmens definieren.

Hauptphasen eines BPM-Lebenszyklus

Wie bereits erwähnt, erfolgt BPM in einer Abfolge von Schritten, die einen Zyklus bilden. So funktioniert ein BPM-Lebenszyklus.

• Entwurf. Wählen Sie einen Prozess aus. Entwerfen Sie einen groben Rahmen des Prozesses und definieren Sie die Schritte des Workflows. Weisen Sie die Stakeholder für jeden Schritt zu.
• Modell. Übertragen Sie das Design in ein BPM-System und modellieren Sie den Prozess. Es sollte ein klares Bild von jedem Schritt, jeder Bedingung und jedem Beteiligten geben.
• Ausführen. Stellen Sie den Prozess in Ihrer Laufzeitumgebung bereit. Schulen Sie die Mitarbeiter, wie der neue Prozess funktioniert und was ihre Verantwortlichkeiten sind.
• Monitor. Identifizieren Sie die richtigen Metriken, um den Prozess zu verfolgen und zu überwachen. Führen Sie in regelmäßigen Abständen eine gründliche Analyse durch.
• Optimieren . Verwenden Sie die Erkenntnisse aus der Analyse, um die Leistung des Prozesses zu verbessern. Optimieren Sie den Prozess ständig, um die beste Effizienz zu erzielen.

Warum sollten Sie BPM in Betracht ziehen?

Prozesse sind überall. Alle Standard-Geschäftsaktivitäten in Ihrem Unternehmen laufen als Prozesse ab. Wenn Sie anfangen, Prozesse ernst zu nehmen, werden sie zu Werkzeugen, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

BPM wirkt sich positiv auf mehrere Teams und Mitarbeiter aus. Der zugrunde liegende Vorteil besteht darin, dass Sie zu einer effizienten und agilen Organisation werden. Die Arbeit geschieht sehr schnell, was zu einem schnelleren Weg zur Verbesserung Ihres Unternehmens führt.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter-Onboarding-Prozess effizient gestaltet wird, hat dies drei positive Auswirkungen auf die Organisation.

• Die Personalabteilung kennt die Schritte des Onboardings genau, was ihnen hilft, ein besseres Onboarding-Erlebnis zu bieten
• Andere Abteilungen, die am Onboarding beteiligt sind (wie IT, Finanzen), sind sich ihrer Aufgaben bewusst und erleichtern ihre Arbeit
• Der neue Mitarbeiter ist von der Einarbeitung beeindruckt und fühlt sich mit dem neuen Arbeitsplatz wohl, was seine Einarbeitungszeit in ein neues Team verkürzt

5 Hauptvorteile von BPM

Es gibt unzählige Vorteile, die sich aus einer guten BPM-Praxis ergeben. Hier sind fünf Hauptvorteile.

1. Werden Sie ein agiles Unternehmen

Wenn Organisationen sich strikt an dokumentierte Prozesse halten, sind sich alle über ihre Ziele im Klaren. Die Mitarbeiter sind über ihre Verantwortlichkeiten informiert und wissen, was zu tun ist. Dies fixiert ein schnelles Scheitern und lernt schnell eine Arbeitskultur. Eine Organisation, die flexibel auf Veränderungen reagiert, kann alle schwierigen Zeiten mit Leichtigkeit überstehen. Flexibilität lässt Raum für Experimente und führt schließlich zu einer agilen Organisation.

2. Steigern Sie die Produktivität und reduzieren Sie Fehler

Da Prozesse in BPM minutiös geplant und aufgebaut werden, geht jede Aufgabe schnell und fehlerfrei. Mitarbeiter müssen sich nicht darauf verlassen, dass ihre Vorgesetzten ihnen sagen, was sie zu tun haben. Der Prozess legt ihre Verantwortlichkeiten klar fest, was die Produktivität aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter erhöht.

Fehler treten nicht oft auf. Selbst wenn dies der Fall ist, lassen sie sich leicht bis zu einem bestimmten Schritt im Workflow verfolgen. Sobald sie behoben sind, werden Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass derselbe Fehler nicht erneut auftritt.

3. Kontrollieren Sie die Zugänglichkeit der Daten

Datensicherheit wird für IT-Führungskräfte immer wichtiger. Mitarbeiter müssen auf Daten aus verschiedenen Quellen zugreifen, um ihre Arbeit zu erledigen. BPM verhindert auch versehentliche Datenzugriffsprobleme. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter fordert eine bestimmte Ansicht in einem Softwaretool an.

Die IT ist dafür verantwortlich, nur die Daten anzuzeigen, für die eine bestimmte Jobrolle eine Zugriffsberechtigung hat, und nicht mehr. Beim Entwerfen eines Prozesses definieren Sie die Datenfreigabe für jeden Schritt und jede Aufgabenrolle. BPM fungiert als Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur auf das zugreifen, was sie benötigen.

4. Digitale Transformation

Die digitale Transformation ist eines der Hauptziele für IT-Führungskräfte. Bei der digitalen Transformation geht es darum, digitale Technologie zu nutzen, um die Erfahrungen von Mitarbeitern und Kunden zu verbessern. BPM passt perfekt in diese Definition.

Im Mittelpunkt von Prozessen stehen immer sowohl Mitarbeiter als auch Kunden. Da das Ziel von BPM darin besteht, Prozesse effizient zu gestalten, durchlaufen Sie automatisch die digitale Transformation. Ein fokussierterer Ansatz für die digitale Transformation ist eine No-Code-BPM-Plattform. Geschäftsanwender können einfache Workflow-basierte Anwendungen ohne IT-Hilfe selbst erstellen.

5. Stellen Sie die Einhaltung von Vereinbarungen sicher

BPM ist ein einfacher Ansatz, um alle Vereinbarungen einzuhalten. Da BPM an Regeln und Bedingungen arbeitet, erstellen Sie den Prozess in Übereinstimmung mit Ihren internen und externen Richtlinienvereinbarungen. Der Prozess läuft auf diesen Regeln ab, was die Einhaltung zu einer Notwendigkeit macht. Die Prozessüberwachung ist Teil des BPM-Lebenszyklus. Sie können alle Prozesse im Auge behalten und benachrichtigt werden, wenn es Elemente im Prozess gibt, die einem Richtlinienverstoß nahe kommen.

Ein umsetzbarer Leitfaden für den Einstieg in BPM

BPM beginnt offensichtlich gemäß dem oben erwähnten Lebenszyklus. Aber hier ist ein praktischer und umsetzbarer Weg, um BPM auf einer kleinen Ebene zu starten und die Ergebnisse zu messen.

1. Wählen Sie einen bestehenden Prozess aus und analysieren Sie ihn

Wählen Sie einen wichtigen Geschäftsprozess aus, mit dem Sie Probleme haben. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, wählen Sie einen Prozess, der in großen Mengen abläuft. Sobald Sie den Prozess ausgewählt haben, starten Sie die Analyse.

Sammeln Sie detaillierte Informationen über die Anzahl der Transaktionen, die Zykluszeit, die für jeden Schritt benötigte Zeit, die häufigsten Arten von Fehlern, Schattenaufgaben und das Qualifikationsniveau der am Prozess beteiligten Mitarbeiter. Am Ende Ihrer Analyse erhalten Sie eine Liste der Dinge, die behoben werden müssen, um den Prozess zu rationalisieren.

2. Legen Sie Ihre Ziele fest und gestalten Sie den Prozess neu

Als Faustregel gilt, dass alle Prozesse darauf ausgerichtet sein sollten, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Ziel sollte klar definiert und messbar sein. Erstellen Sie Messmodi, indem Sie geeignete KPIs festlegen.

Ihr Ziel kann beispielsweise darin bestehen, eine bessere Mitarbeitererfahrung zu bieten. Es gibt mehrere Berührungspunkte, die die Mitarbeitererfahrung bestimmen. Es beginnt mit dem Kandidatenscreening, dem Onboarding-Prozess, dem Schulungsprozess, Serviceanfragen und allen anderen abteilungsspezifischen Prozessen. Jeder dieser Prozesse verfügt über KPIs, die die Effizienz des Prozesses anzeigen können.

Sobald die Ziele festgelegt sind, wählen Sie ein BPM-Tool mit den richtigen Funktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Ein dediziertes Prozessmanagement-Tool hält alle Prozesse an einem Ort. Anstatt sie in mehreren Tools und E-Mails zu verfolgen, können Sie Änderungen am Prozess vornehmen und die Ergebnisse einfach messen.

Jetzt kennen Sie sowohl die Fehler als auch die Ziele des Prozesses. Schließen Sie die Lücke, indem Sie den Prozess neu gestalten. Hier sind einige Hinweise, die Sie bei der Neugestaltung des Prozesses beachten sollten:

• Benennen Sie einen Stakeholder für den gesamten Prozess und verschiedene Stakeholder für jeden Schritt
• Entfernen Sie Schritte, die dem Prozess keinen Mehrwert hinzufügen
• Wenn ein Schritt nur dazu dient, jemanden zu informieren, entfernen Sie den Schritt und senden Sie eine automatisierte E-Mail vom BPM-Tool, um Verzögerungen zu vermeiden
• Zeigen Sie nur die Daten an, die für einen bestimmten Schritt erforderlich sind, und blenden Sie alle irrelevanten Daten aus, die Mitarbeiter verwirren könnten
• Identifizieren Sie Situationen, in denen der Prozess möglicherweise vom üblichen Arbeitsablauf abweichen muss, und erarbeiten Sie die alternativen Schritte
• Zentralisieren Sie den Prozess und stellen Sie sicher, dass alle am Prozess Beteiligten Elemente im Prozess leicht finden können

3. Implementieren Sie den neu gestalteten Prozess

Bevor Sie fortfahren und einen völlig neuen Prozess hineinzwängen, holen Sie sich die Zustimmung der Stakeholder und des oberen Managements ein. Die meisten BPM-Bemühungen scheitern an mangelnder Zustimmung der Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter seine Komfortzone verlassen muss, sollten Sie ihm einen überzeugenden Grund dafür geben.

Erklären Sie ihnen, welche Fehler vermieden werden und wie ihre Arbeit erleichtert wird. Wenn die Stakeholder ihre Bemühungen in Ihren neuen Prozess investieren, ist es so viel einfacher, den neuen Prozess erfolgreich zu implementieren.

Der nächste Schritt ist die tatsächliche Umsetzung des Prozesses. Machen Sie es in kleinen progressiven Schritten, die leicht zu kontrollieren sind. Warten Sie, bis sich die Menschen an die neuen Methoden gewöhnen und anpassen. Passen Sie den neuen Prozess bei Bedarf auch während der Implementierung an.

4. Überwachung und Optimierung des Prozesses

Effizient wird ein Prozess durch ständige Überwachung und Optimierung. Sie müssen in der Lage sein, die KPIs zu messen, um die Leistung eines Prozesses genau im Auge zu behalten. Prozesse bedürfen keiner aktiven Hinterfragung, wohl aber einer gründlichen Analyse in regelmäßigen Abständen.

Das BPM-Tool verfügt über Berichts- und Analysefunktionen, die detaillierte Einblicke in jeden Prozess geben, den Sie im Tool erstellen. Das Tool gibt sofortige Benachrichtigungen aus, wenn Elemente kurz vor SLA-Verstößen stehen. Der wichtigste Schritt besteht darin, Maßnahmen zu ergreifen und den Prozess basierend auf den generierten Berichten zu ändern, anstatt sie in der Ecke sitzen zu lassen.

Abschließende Gedanken

BPM ist mehr als nur eine Praxis. Es ist eine unternehmensweite Kultur, die sich nach der Implementierung langsam entwickelt. Teams beginnen, ihre Aktivitäten zielorientiert anzugehen. Prozesse sind wichtig für eine Organisation. Sie bestimmen, wie schnell und reibungslos Sie Ihre Geschäftsziele erreichen.

Beginnen Sie mit einem Prozess. Versuchen Sie, einen soliden BPM-Ansatz zu wählen, um ihn zu verbessern. Sobald dies eingerichtet ist und gut läuft, fahren Sie mit dem nächsten Prozess fort. Fahren Sie damit fort, bis Sie alle Prozesse in BPM integriert haben, führen Sie jetzt ein effizientes und agiles Unternehmen.

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