AZ Manajemen Proses Bisnis (BPM)

Mengelola dan menjalankan bisnis bukanlah hal yang mudah.

Dibutuhkan banyak pengalaman dan perawatan konstan. Bayangkan bisnis Anda sebagai mobil dengan banyak bagian yang berfungsi. Bagian-bagiannya perlu bekerja sama untuk membawa bisnis ke tempat yang Anda inginkan.

Proses adalah mesin bisnis Anda. Manajemen proses bisnis adalah bagaimana Anda mengelola proses secara efektif untuk membuat perjalanan yang mulus dan cepat menuju tujuan bisnis Anda.

Apa itu manajemen proses bisnis (BPM)?

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang terdokumentasi yang membantu mencapai hasil. Proses terdokumentasi berisi alur kerja, aturan, dan kondisi yang menentukan setiap tahap. Ini memiliki rencana rinci tentang bagaimana serangkaian kegiatan harus dilaksanakan.

Manajemen proses bisnis adalah praktik mengelola semua proses bisnis organisasi yang difokuskan untuk mencapai tujuan bisnisnya masing-masing. Ini adalah aktivitas berkelanjutan yang mengidentifikasi area perbaikan dan membuat perubahan pada proses yang ada.

3 jenis manajemen proses bisnis

BPM bekerja dalam berbagai bentuk. Beberapa proses dapat sepenuhnya otomatis. Beberapa membutuhkan masukan manusia untuk membuat keputusan. Semua organisasi membutuhkan ketiga jenis BPM dalam jumlah yang berbeda.

1. BPM yang berpusat pada dokumen

Dalam proses dokumen-sentris, seluruh proses dibangun dengan dokumen tertentu pada intinya. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengirim dokumen ke beberapa pemberi persetujuan dalam alur kerja dan membuatnya disetujui. BPM yang berpusat pada dokumen mengurangi kebutuhan untuk mengirim dokumen melalui email bolak-balik. Anda dapat mencegah kehilangan dokumen di drive konten, di antara banyak file lainnya.

Sumber

Contoh BPM yang berpusat pada dokumen

Proses persetujuan anggaran adalah BPM yang berpusat pada dokumen. Pemrakarsa mengisi formulir dengan semua detail tentang permintaan anggaran dan mengirimkannya ke orang berikutnya dalam alur kerja. Berdasarkan jumlah yang diminta, item dalam anggaran, atau kondisi lainnya, proses persetujuan diberikan kepada otoritas yang ditunjuk dalam proses tersebut.

2. BPM yang berpusat pada manusia

Dalam proses yang berpusat pada manusia, sebagian besar pengangkatan berat dilakukan oleh manusia. Keputusan dibuat oleh manusia untuk memutuskan apa yang terjadi setelah setiap langkah dalam proses. Otomatisasi langkah terbatas di sini.

Sistem BPM yang berpusat pada manusia dirancang agar ramah manusia. Ini memiliki antarmuka visual untuk membantu karyawan memahami proses dan mengelolanya dengan mudah. Anda harus memberi perhatian ekstra pada proses yang berpusat pada manusia karena mereka berdampak langsung pada karyawan dan pelanggan.

Sumber

Contoh BPM yang berpusat pada manusia

Contoh terbaik dari proses yang berpusat pada manusia adalah proses perekrutan di perusahaan Anda. Seorang pemimpin tim menyadari kebutuhan akan karyawan tambahan dan memintanya kepada manajernya. Manajer meninjau permintaan dan meneruskannya ke departemen SDM. Seorang eksekutif SDM memposting lowongan pekerjaan dan mulai menyaring kandidat, berdasarkan kriteria seleksi yang telah ditentukan.

3. BPM yang berpusat pada integrasi

Dalam proses integrasi-sentris, fokusnya adalah menciptakan aliran data yang lancar antara jaringan perangkat lunak. Ini terutama berpusat di sekitar integrasi sistem perangkat lunak yang berbeda. Satu set alat otomatis dan terintegrasi berarti lebih sedikit pekerjaan manual dan produktivitas yang lebih tinggi.

Sumber

Contoh BPM yang berpusat pada integrasi

Contoh paling umum dari proses integrasi-sentris adalah sistem alat yang terhubung yang digunakan oleh pemasaran dan penjualan. Menjual produk secara efektif membutuhkan departemen pemasaran dan penjualan yang sangat terhubung dan terinformasi.

Kampanye pemasaran dimulai dengan alat pemasaran, sumber prospek dilacak dalam alat analitik, dan disimpan dalam CRM dengan informasi terperinci tentang perjalanan prospek. Tim penjualan menggunakan informasi ini untuk melibatkan prospek dan mengubahnya menjadi pelanggan. Sebuah proses hanya 'berpusat' di sekitar tipe tertentu. Pada kenyataannya, itu milik lebih dari satu jenis.

Bagaimana BPM berbeda dari manajemen proyek?

Proyek adalah peristiwa satu kali. Mereka fokus untuk mencapai tujuan satu kali. Proyek pengembangan aplikasi adalah contohnya. Ini melibatkan banyak kolaborasi dan keputusan spontan.

Di sisi lain, tujuan BPM adalah untuk meningkatkan proses yang selalu aktif dan terjadi dalam suatu organisasi. Misalnya, proses persetujuan pesanan pembelian. Karyawan dalam proses mengetahui tanggung jawab mereka dengan baik sebelumnya.

Ada satu kesamaan antara proyek dan proses. Keduanya dipecah menjadi tugas individu. Setiap tugas ditugaskan ke tim atau karyawan individu. Berikut adalah perbedaan utama antara proyek dan proses:

Sementara proyek membantu Anda mencapai hasil tertentu, BPM adalah praktik di seluruh perusahaan yang berfokus pada peningkatan berkelanjutan dari proses yang ada yang menentukan inti bisnis Anda.

Tahapan utama dari siklus hidup BPM

Seperti disebutkan sebelumnya, BPM dilakukan dalam urutan langkah yang membentuk siklus. Inilah cara kerja siklus hidup BPM.

• Rancangan. Pilih sebuah proses. Rancang kerangka kasar proses dan tentukan langkah-langkah alur kerja. Tetapkan pemangku kepentingan untuk setiap langkah.
• Model. Mentransfer desain ke dalam sistem BPM dan memodelkan prosesnya. Ini harus memberikan gambaran yang jelas tentang setiap langkah, kondisi, dan pemangku kepentingan.
• Menjalankan. Terapkan proses ke lingkungan runtime Anda. Latih karyawan tentang cara kerja proses baru dan apa tanggung jawab mereka.
• Memantau. Identifikasi metrik yang tepat untuk melacak dan memantau proses. Lakukan analisis menyeluruh secara berkala.
• Optimalkan . Gunakan wawasan dari analisis untuk meningkatkan kinerja proses. Selalu optimalkan proses untuk mendapatkan efisiensi terbaik.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan BPM?

Proses ada dimana-mana. Semua aktivitas bisnis standar di perusahaan Anda terjadi sebagai proses. Ketika Anda mulai mengambil proses dengan serius, mereka menjadi alat yang membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda.

BPM berdampak pada banyak tim dan karyawan dengan cara yang positif. Manfaat mendasarnya adalah Anda menjadi organisasi yang efisien dan gesit. Pekerjaan terjadi dengan sangat cepat, yang mengarah ke perjalanan yang lebih cepat menuju peningkatan bisnis Anda.

Misalnya, ketika proses orientasi karyawan dibuat efisien, ada tiga dampak positif bagi organisasi.

• Departemen SDM jelas tentang langkah-langkah orientasi, yang membantu mereka memberikan pengalaman orientasi yang lebih baik
• Departemen lain yang terlibat dalam orientasi (seperti TI, keuangan) jelas dalam tugasnya membuat pekerjaan mereka lebih mudah
• Karyawan baru terkesan dengan orientasi dan merasa nyaman dengan tempat kerja baru, yang mengurangi waktu mereka untuk beradaptasi dengan tim baru

5 manfaat utama BPM

Ada banyak manfaat yang dihasilkan dari praktik BPM yang baik. Berikut adalah lima manfaat utama.

1. Menjadi perusahaan yang gesit

Ketika organisasi secara ketat mengikuti proses terdokumentasi, semua orang jelas tentang tujuan mereka. Karyawan diberitahu tentang tanggung jawab mereka dan tahu apa yang harus dilakukan. Ini memperbaiki kegagalan dengan cepat dan mempelajari budaya kerja cepat. Sebuah organisasi yang fleksibel terhadap perubahan dapat melewati semua masa sulit dengan mudah. Fleksibilitas memungkinkan ruang untuk eksperimen dan akhirnya mengarah ke organisasi yang gesit.

2. Meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan

Karena proses direncanakan dan dibangun dengan cermat di BPM, setiap tugas menjadi cepat dan bebas kesalahan. Karyawan tidak perlu bergantung pada atasan mereka untuk memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan. Proses tersebut dengan jelas menyatakan tanggung jawab mereka yang meningkatkan produktivitas setiap karyawan yang terlibat dalam proses tersebut.

Kesalahan tidak sering terjadi. Bahkan jika mereka melakukannya, mereka mudah dilacak ke langkah tertentu dalam alur kerja. Setelah diperbaiki, tindakan akan diambil untuk memastikan bahwa kesalahan yang sama tidak terjadi lagi.

3. Kontrol aksesibilitas data

Keamanan data menjadi perhatian yang lebih besar bagi para pemimpin TI. Karyawan perlu mengakses data dari berbagai sumber untuk menyelesaikan pekerjaan. BPM juga mencegah masalah akses data yang tidak disengaja. Katakanlah seorang karyawan meminta tampilan tertentu dalam alat perangkat lunak.

TI bertanggung jawab untuk hanya menampilkan data bahwa peran pekerjaan tertentu memiliki izin untuk mengakses dan tidak lebih. Saat merancang suatu proses, Anda menentukan izin data untuk setiap langkah dan peran pekerjaan. BPM bertindak sebagai langkah keamanan untuk memastikan bahwa karyawan hanya mengakses apa yang mereka butuhkan.

4. Transformasi digital

Transformasi digital adalah salah satu tujuan utama bagi para pemimpin TI. Transformasi digital adalah tentang memanfaatkan teknologi digital untuk meningkatkan pengalaman karyawan dan pelanggan. BPM sangat cocok dengan definisi ini.

Proses selalu fokus pada karyawan dan pelanggan. Karena tujuan BPM adalah untuk membuat proses menjadi efisien, Anda secara otomatis menjalani transformasi digital. Pendekatan yang lebih terfokus pada transformasi digital adalah melalui platform BPM tanpa kode. Pengguna bisnis dapat membuat aplikasi berbasis alur kerja sederhana sendiri tanpa bantuan TI.

5. Pastikan kepatuhan dengan perjanjian

BPM adalah pendekatan yang mudah untuk mematuhi semua perjanjian. Karena BPM bekerja berdasarkan aturan dan ketentuan, Anda membuat proses sesuai dengan perjanjian kebijakan internal dan eksternal Anda. Proses berjalan pada aturan-aturan ini membuat kepatuhan menjadi suatu keharusan. Pemantauan proses adalah bagian dari siklus hidup BPM. Anda dapat mengawasi semua proses dan diberi tahu jika ada item dalam proses yang mendekati pelanggaran kebijakan.

Panduan yang dapat ditindaklanjuti untuk memulai BPM

BPM jelas dimulai sesuai dengan siklus hidup yang disebutkan di atas. Tapi inilah cara praktis dan dapat ditindaklanjuti untuk memulai BPM pada tingkat kecil dan mengukur hasilnya.

1. Pilih proses yang ada dan analisislah

Pilih satu proses bisnis penting yang selama ini Anda perjuangkan. Untuk mengalami hasil terbaik, pilih proses yang terjadi dalam volume besar. Setelah Anda memilih proses, mulai analisis.

Kumpulkan informasi rinci tentang jumlah transaksi, waktu siklus, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah, jenis kesalahan yang paling umum, tugas bayangan, dan tingkat keterampilan karyawan yang terlibat dalam proses. Pada akhir analisis Anda, dapatkan daftar hal-hal yang harus diperbaiki untuk merampingkan proses.

2. Tentukan tujuan Anda dan rancang ulang prosesnya

Sebagai aturan praktis, semua proses harus difokuskan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuannya harus jelas dan terukur. Buat mode pengukuran dengan menetapkan KPI yang sesuai.

Misalnya, tujuan Anda mungkin memberikan pengalaman karyawan yang lebih baik. Ada beberapa titik sentuh yang menentukan pengalaman karyawan. Itu dimulai pada penyaringan kandidat, proses orientasi, proses pelatihan, permintaan layanan, dan proses khusus departemen lainnya. Masing-masing proses tersebut memiliki KPI yang dapat menunjukkan efisiensi proses tersebut.

Setelah sasaran ditetapkan, pilih alat BPM dengan serangkaian fitur yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Alat manajemen proses khusus menyimpan semua proses di satu tempat. Alih-alih melacaknya di beberapa alat dan email, Anda dapat membuat perubahan pada proses dan mengukur hasil dengan mudah.

Sekarang Anda tahu kesalahan dan tujuan dari proses tersebut. Menjembatani kesenjangan dengan mendesain ulang proses. Berikut adalah beberapa petunjuk yang perlu diingat saat mendesain ulang proses:

• Tunjuk satu pemangku kepentingan untuk seluruh proses dan pemangku kepentingan yang berbeda untuk setiap langkah
• Hapus langkah-langkah yang tidak menambah nilai pada proses
• Jika langkah hanya ada untuk memberi tahu seseorang, hapus langkah tersebut dan kirim email otomatis dari alat BPM untuk mencegah penundaan
• Tampilkan hanya data yang diperlukan untuk langkah tertentu dan sembunyikan semua data tidak relevan yang dapat membingungkan karyawan
• Identifikasi situasi di mana proses mungkin perlu melepaskan diri dari alur kerja yang biasa dan mencari langkah-langkah alternatif
• Pusatkan proses dan pastikan semua orang yang terlibat dalam proses dapat menemukan item dalam proses dengan mudah

3. Terapkan proses yang didesain ulang

Sebelum Anda melanjutkan dan memeras dalam proses yang sama sekali baru, dapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan dan manajemen tingkat atas. Sebagian besar upaya BPM gagal karena kurangnya dukungan karyawan. Ketika seorang karyawan diminta untuk pindah dari zona nyaman mereka, Anda harus memberi mereka alasan kuat untuk melakukannya.

Jelaskan kepada mereka kesalahan apa yang akan dicegah dan bagaimana pekerjaan mereka akan menjadi lebih mudah. Ketika para pemangku kepentingan menginvestasikan upaya mereka dalam proses baru Anda, jauh lebih mudah untuk menerapkan proses baru dengan sukses.

Langkah selanjutnya adalah benar-benar mengimplementasikan proses. Lakukan dalam langkah-langkah progresif kecil yang mudah dikendalikan. Tunggu sampai orang menyesuaikan dan beradaptasi dengan metode baru. Juga, tweak proses baru selama implementasi jika diperlukan.

4. Pantau dan optimalkan prosesnya

Sebuah proses dibuat efisien dengan pemantauan dan optimasi yang konstan. Anda harus dapat mengukur KPI untuk mengawasi kinerja suatu proses. Proses tidak membutuhkan pemeriksaan aktif, tetapi mereka membutuhkan analisis menyeluruh secara berkala.

Alat BPM memiliki kemampuan pelaporan dan analitik yang memberikan wawasan terperinci tentang setiap proses yang Anda buat di alat. Alat ini memberikan pemberitahuan langsung ketika item mendekati pelanggaran SLA. Langkah paling penting adalah mengambil tindakan dan memodifikasi proses berdasarkan laporan yang dihasilkan alih-alih membiarkannya duduk di pojok.

Pikiran terakhir

BPM lebih dari sekadar praktik. Ini adalah budaya di seluruh perusahaan yang perlahan-lahan berkembang setelah diterapkan. Tim mulai mengambil pendekatan berorientasi tujuan terhadap aktivitas mereka. Proses penting bagi sebuah organisasi. Mereka menentukan seberapa cepat dan lancar Anda mencapai tujuan bisnis Anda.

Mulailah dengan satu proses. Cobalah mengambil pendekatan BPM yang solid untuk membuatnya lebih baik. Setelah itu diatur dan berjalan dengan baik, lanjutkan ke proses selanjutnya. Terus lakukan itu, pada akhir menarik semua proses ke BPM, Anda sekarang menjalankan bisnis yang efisien dan gesit.

Temukan perangkat lunak manajemen proses bisnis yang tepat untuk kebutuhan Anda hari ini – hanya di G2.