İş Süreçleri Yönetiminin (BPM) AZ'si

Bir işletmeyi yönetmek ve işletmek kolay değildir.

Çok fazla deneyim ve sürekli bakım gerektirir. İşinizi birden fazla çalışma parçasına sahip bir araba olarak hayal edin. İşi istediğiniz yere götürmek için parçaların birlikte çalışması gerekir.

Süreçler işinizin motorudur. İş süreci yönetimi, iş hedeflerinize doğru sorunsuz ve hızlı bir yolculuk yapmak için süreçleri nasıl etkili bir şekilde yönettiğinizdir.

İş süreci yönetimi (BPM) nedir?

Bir iş süreci, bir sonuca ulaşılmasına yardımcı olan belgelenmiş bir faaliyetler dizisidir. Belgelenmiş bir süreç, her aşamayı tanımlayan iş akışlarını, kuralları ve koşulları içerir. Faaliyetlerin nasıl yürütülmesi gerektiğine dair ayrıntılı bir planı vardır.

İş süreci yönetimi, ilgili iş hedeflerine ulaşmaya odaklanan bir organizasyonun tüm iş süreçlerini yönetme uygulamasıdır. İyileştirme alanlarını belirleyen ve mevcut süreçlerde değişiklikler yapan sürekli bir faaliyettir.

3 tür iş süreci yönetimi

BPM birden çok biçimde çalışır. Bazı işlemler tamamen otomatikleştirilebilir. Bazıları karar vermek için insan girdisine ihtiyaç duyar. Tüm kuruluşlar, farklı miktarlarda üç tür BPM'ye ihtiyaç duyar.

1. Belge merkezli BPM

Belge merkezli bir süreçte, tüm süreç, özünde belirli bir belge ile oluşturulur. Sürecin amacı, belgeyi iş akışında birden çok onaylayana göndermek ve onaylatmaktır. Belge merkezli BPM, belgeleri e-postayla gönderme ihtiyacını azaltır. Diğer birçok dosyanın yanı sıra içerik sürücüsündeki belgenin kaybolmasını önleyebilirsiniz.

Kaynak

Belge merkezli BPM örneği

Bütçe onay süreci, belge merkezli BPM'dir. Başlatıcı, bütçe talebiyle ilgili tüm ayrıntıları içeren bir formu doldurur ve iş akışındaki bir sonraki kişiye gönderir. Talep edilen miktara, bütçedeki kalemlere veya başka herhangi bir koşula göre onay süreci, süreçte belirlenen yetkiliye devredilir.

2. İnsan merkezli BPM

İnsan merkezli bir süreçte, ağır kaldırmanın çoğu insanlar tarafından yapılır. Kararlar, süreçteki her adımdan sonra ne olacağına karar vermek için insanlar tarafından verilir. Adımların otomasyonu burada sınırlıdır.

İnsan merkezli bir BPM sistemi, insan dostu olacak şekilde tasarlanmıştır. Çalışanların süreci anlamalarına ve kolayca yönetmelerine yardımcı olacak görsel bir arayüze sahiptir. Çalışanları ve müşterileri doğrudan etkilediği için insan merkezli süreçlere ekstra özen göstermelisiniz.

Kaynak

İnsan merkezli BPM örneği

İnsan merkezli bir sürece en iyi örnek, şirketinizdeki işe alım sürecidir. Bir ekip lideri, fazladan bir çalışana ihtiyaç olduğunu anlar ve yöneticisine bir tane talep eder. Yönetici talebi inceler ve İK departmanına iletir. Bir İK yöneticisi, iş ilanını ilan eder ve önceden belirlenmiş seçim kriterlerine göre adayları taramaya başlar.

3. Entegrasyon merkezli BPM

Entegrasyon merkezli bir süreçte, yazılım araçları ağı arasında sorunsuz bir veri akışı oluşturmaya odaklanılır. Esas olarak farklı yazılım sistemlerinin entegrasyonu etrafında toplanmıştır. Otomatikleştirilmiş ve entegre bir araç seti, daha az manuel çalışma ve daha yüksek üretkenlik anlamına gelir.

Kaynak

Entegrasyon merkezli BPM örneği

Entegrasyon merkezli sürecin en yaygın örneği, pazarlama ve satış tarafından kullanılan bağlantılı araçlar sistemidir. Bir ürünü etkili bir şekilde satmak, yüksek düzeyde bağlantılı ve bilgili bir pazarlama ve satış departmanına ihtiyaç duyar.

Bir pazarlama aracında bir pazarlama kampanyası başlatılır, olası satışların kaynağı bir analiz aracında izlenir ve olası müşteri yolculuğuna ilişkin ayrıntılı bilgiler içeren bir CRM'de saklanır. Satış ekibi bu bilgileri potansiyel müşterilerle etkileşim kurmak ve onları müşterilere dönüştürmek için kullanır. Bir süreç yalnızca belirli bir tür etrafında 'ortalanır'. Gerçekte, birden fazla türe aittir.

BPM'nin proje yönetiminden farkı nedir?

Projeler tek seferlik etkinliklerdir. Tek seferlik hedeflere ulaşmaya odaklanırlar. Bir uygulama geliştirme projesi bir örnektir. Çok fazla işbirliği ve spontane kararlar içerir.

Öte yandan, BPM'nin amacı, bir organizasyonda her zaman aktif olan ve gerçekleşen süreçleri iyileştirmektir. Örneğin, bir satınalma siparişi onay süreci. Süreçteki çalışanlar sorumluluklarını önceden bilirler.

Projeler ve süreçler arasında bir benzerlik vardır. Her ikisi de bireysel görevlere ayrılmıştır. Her görev ekiplere veya bireysel çalışanlara atanır. Bir proje ve süreç arasındaki temel farklar şunlardır:

Projeler belirli sonuçlara ulaşmanıza yardımcı olurken, BPM, işinizin özünü tanımlayan mevcut süreçlerin sürekli iyileştirilmesine odaklanan şirket çapında bir uygulamadır.

Bir BPM yaşam döngüsünün ana aşamaları

Daha önce de belirtildiği gibi, BPM, bir döngü oluşturan bir dizi adımla yapılır. İşte bir BPM yaşam döngüsü nasıl çalışır.

• Tasarım. Bir süreç seçin. Sürecin kaba bir çerçevesini tasarlayın ve iş akışının adımlarını tanımlayın. Her adım için paydaşları atayın.
• modeli. Tasarımı bir BPM sistemine aktarın ve süreci modelleyin. Her adımın, durumun ve paydaşın net bir resmini vermelidir.
• Uygulamak. İşlemi çalışma zamanı ortamınıza dağıtın. Çalışanları yeni sürecin nasıl işlediği ve sorumluluklarının neler olduğu konusunda eğitin.
• Monitör. Süreci izlemek ve izlemek için doğru metrikleri belirleyin. Düzenli aralıklarla kapsamlı bir analiz yapın.
• Optimize et . Sürecin performansını artırmak için analizden elde edilen bilgileri kullanın. En iyi verimliliğe sahip olmak için süreci sürekli olarak optimize edin.

Neden BPM'yi düşünmelisiniz?

Süreçler her yerde. Şirketinizdeki tüm standart iş faaliyetleri süreç olarak gerçekleşir. Süreçleri ciddiye almaya başladığınızda, iş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olan araçlar haline gelirler.

BPM, birden fazla ekibi ve çalışanı olumlu yönde etkiler. Bunun altında yatan fayda, verimli ve çevik bir organizasyon olmanızdır. İş çok hızlı gerçekleşir ve işinizi geliştirmeye yönelik daha hızlı bir yolculuk sağlar.

Örneğin, bir çalışanın işe alışma süreci verimli hale getirildiğinde, organizasyon üzerinde üç olumlu etkisi vardır.

• İK departmanı, daha iyi bir işe alım deneyimi sunmalarına yardımcı olan, işe alım adımları konusunda nettir
• İşe alışma sürecine dahil olan diğer departmanlar (BT, finans gibi) işlerini kolaylaştıran görevleri konusunda nettir
• Yeni çalışan, işe girişten etkilenir ve yeni işyerinde kendini rahat hisseder, bu da yeni bir ekibe uyum sağlama süresini kısaltır

BPM'nin 5 temel faydası

İyi BPM uygulamasından kaynaklanan sayısız fayda vardır. İşte beş temel fayda.

1. Çevik bir şirket olun

Kuruluşlar belgelenmiş süreçleri sıkı bir şekilde takip ettiğinde, herkes hedefleri konusunda nettir. Çalışanlar sorumlulukları konusunda bilgilendirilir ve ne yapmaları gerektiğini bilir. Bu, hızlı bir başarısızlığı giderir ve hızlı çalışma kültürünü öğrenir. Değişikliklere karşı esnek olan bir organizasyon, tüm zor zamanları kolaylıkla atlatabilir. Esneklik, deneyler için alan sağlar ve sonunda çevik bir organizasyona yol açar.

2. Üretkenliği artırın ve hataları azaltın

BPM'de süreçler titizlikle planlanıp yapılandırıldığından, her görev hızlı ve hatasız olur. Çalışanların onlara ne yapacaklarını söylemeleri için üstlerine güvenmeleri gerekmez. Süreç, sürece dahil olan her çalışanın verimliliğini artıran sorumluluklarını açıkça belirtir.

Hatalar sık ​​sık oluşmaz. Yapsalar bile, iş akışındaki belirli bir adımı izlemek kolaydır. Düzeltildikten sonra aynı hatanın tekrarlanmaması için önlemler alınacaktır.

3. Veri erişilebilirliğini kontrol edin

Veri güvenliği, BT liderleri için daha büyük bir endişe haline geliyor. Çalışanların işleri halletmek için farklı kaynaklardan gelen verilere erişmesi gerekir. BPM ayrıca yanlışlıkla veri erişimi sorunlarını da önler. Bir çalışanın bir yazılım aracında belirli bir görüş istediğini varsayalım.

BT, yalnızca belirli iş rolünün erişim iznine sahip olduğu verileri göstermekten sorumludur, daha fazlasını değil. Bir süreç tasarlarken, her adım ve iş rolü için veri izni tanımlarsınız. BPM, çalışanların yalnızca ihtiyaç duydukları şeylere erişmelerini sağlamak için bir güvenlik önlemi görevi görür.

4. Dijital dönüşüm

Dijital dönüşüm, BT liderlerinin birincil hedeflerinden biridir. Dijital dönüşüm, çalışanların ve müşterilerin deneyimlerini geliştirmek için dijital teknolojiden yararlanmakla ilgilidir. BPM bu tanıma mükemmel bir şekilde uyuyor.

Süreçler her zaman hem çalışanlara hem de müşterilere odaklanır. BPM'nin amacı süreçleri verimli kılmak olduğundan, otomatik olarak dijital dönüşüme girersiniz. Dijital dönüşüme daha odaklı bir yaklaşım, kodsuz bir BPM platformudur. İş kullanıcıları, BT yardımı olmadan kendi başlarına basit iş akışı tabanlı uygulamalar oluşturabilir.

5. Anlaşmalara uygunluğu sağlayın

BPM, tüm anlaşmalara uymak için kolay bir yaklaşımdır. BPM, kurallar ve koşullar üzerinde çalıştığı için, süreci iç ve dış politika sözleşmelerinize uygun olarak oluşturursunuz. Süreç, uyumu bir zorunluluk haline getiren bu kurallar üzerinde çalışır. Süreç izleme, BPM yaşam döngüsünün bir parçasıdır. Tüm süreçleri takip edebilir ve süreçte politika ihlaline yakın herhangi bir öğe varsa haberdar olabilirsiniz.

BPM'yi kullanmaya başlamak için uygulanabilir bir kılavuz

BPM, açıkça yukarıda belirtilen yaşam döngüsüne göre başlar. Ancak, BPM'yi küçük bir düzeyde başlatmanın ve sonuçları ölçmenin pratik ve uygulanabilir bir yolu var.

1. Mevcut bir süreci seçin ve analiz edin

Zorlandığınız önemli bir iş sürecini seçin. En iyi sonuçları elde etmek için büyük hacimlerde gerçekleşen bir süreç seçin. İşlemi seçtikten sonra analizi başlatın.

İşlem sayısı, döngü süresi, her adımı tamamlamak için geçen süre, en yaygın hata türleri, gölge görevler ve sürece dahil olan çalışanların beceri düzeyleri hakkında ayrıntılı bilgi toplayın. Analizinizin sonunda, süreci kolaylaştırmak için düzeltilmesi gereken şeylerin bir listesine ulaşın.

2. Hedeflerinize karar verin ve süreci yeniden tasarlayın

Genel bir kural olarak, tüm süreçler belirli bir hedefe ulaşmaya odaklanmalıdır. Hedef açıkça tanımlanmalı ve ölçülebilir olmalıdır. Uygun KPI'ları ayarlayarak ölçüm modları oluşturun.

Örneğin, hedefiniz daha iyi bir çalışan deneyimi sunmak olabilir. Çalışan deneyimini belirleyen birden fazla temas noktası vardır. Aday taraması, işe alım süreci, eğitim süreci, hizmet talepleri ve departmana özgü diğer süreçlerle başlar. Bu süreçlerin her birinin, sürecin verimliliğini gösterebilecek KPI'ları vardır.

Hedefler belirlendikten sonra, ihtiyaçlarınıza uygun doğru özelliklere sahip bir BPM aracı seçin. Özel bir süreç yönetimi aracı, tüm süreçleri tek bir yerde tutar. Bunları birden fazla araç ve e-postada takip etmek yerine, süreçte değişiklikler yapabilir ve sonuçları kolayca ölçebilirsiniz.

Artık sürecin hem hatalarını hem de hedeflerini biliyorsunuz. Süreci yeniden tasarlayarak boşluğu kapatın. Süreci yeniden tasarlarken akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:

• Tüm süreç için bir paydaş ve her adım için farklı paydaşlar belirleyin
• Sürece değer katmayan adımları kaldırın
• Bir adım yalnızca birisini bilgilendirmek için mevcutsa, adımı kaldırın ve gecikmeleri önlemek için BPM aracından otomatik bir e-posta gönderin
• Yalnızca belirli bir adım için gerekli olan verileri gösterin ve çalışanların kafasını karıştırabilecek tüm alakasız verileri gizleyin
• Sürecin olağan iş akışından kopması gerekebileceği durumları belirleyin ve alternatif adımlar üzerinde çalışın
• Süreci merkezileştirin ve sürece dahil olan herkesin süreçteki öğeleri kolayca bulabilmesini sağlayın

3. Yeniden tasarlanan süreci uygulayın

Devam etmeden ve tamamen yeni bir süreci sıkıştırmadan önce, paydaşlardan ve üst yönetimden destek alın. Çoğu BPM çabası, çalışanların katılımının olmaması nedeniyle başarısız olur. Bir çalışanın konfor alanından çıkması gerektiğinde, ona bunu yapmaları için ikna edici bir neden vermelisiniz.

Onlara hangi hataların önleneceğini ve işlerinin nasıl kolaylaşacağını açıklayın. Paydaşlar çabalarını yeni sürecinize yatırdıklarında, yeni süreci başarılı bir şekilde uygulamak çok daha kolaydır.

Bir sonraki adım, süreci gerçekten uygulamaktır. Bunu, kontrol edilmesi kolay küçük aşamalı adımlarla yapın. İnsanlar yeni yöntemlere uyum sağlayana ve adapte olana kadar bekleyin. Ayrıca, gerekirse uygulama sırasında yeni süreci düzeltin.

4. Süreci izleyin ve optimize edin

Sürekli izleme ve optimizasyon ile bir süreç verimli hale getirilir. Bir sürecin performansını yakından takip edebilmek için KPI'ları ölçebilmeniz gerekir. Süreçlerin aktif bir incelemeye ihtiyacı yoktur, ancak düzenli aralıklarla kapsamlı bir analize ihtiyaçları vardır.

BPM aracı, araçta oluşturduğunuz her süreç hakkında ayrıntılı bilgiler veren raporlama ve analiz yeteneklerine sahiptir. Araç, öğeler SLA ihlallerine yakın olduğunda anında bildirim verir. En önemli adım, oluşturulan raporlara göre onları köşeye sıkıştırmak yerine aksiyon almak ve süreci değiştirmektir.

Son düşünceler

BPM sadece bir uygulamadan daha fazlasıdır. Uygulandığında yavaş yavaş gelişen şirket çapında bir kültürdür. Takımlar, faaliyetlerine hedef odaklı bir yaklaşım benimsemeye başlar. Süreçler bir organizasyon için önemlidir. İş hedeflerinize ne kadar hızlı ve sorunsuz ulaştığınızı belirlerler.

Tek bir işlemle başlayın. Daha iyi hale getirmek için sağlam bir BPM yaklaşımı benimsemeyi deneyin. Bu ayarlanıp iyi çalıştığında, bir sonraki işleme geçin. Bunu yapmaya devam edin, tüm süreçleri BPM'ye çekmenin sonunda artık verimli ve çevik bir iş yürütüyorsunuz.

İhtiyaçlarınız için doğru iş süreci yönetimi yazılımını bugün keşfedin - yalnızca G2'de.