AZ zarządzania procesami biznesowymi (BPM)

Zarządzanie i prowadzenie firmy nie jest łatwe.

Wymaga dużego doświadczenia i stałej opieki. Wyobraź sobie swoją firmę jako samochód z wieloma działającymi częściami. Części muszą ze sobą współpracować, aby prowadzić działalność tam, gdzie chcesz.

Procesy są motorem Twojego biznesu. Zarządzanie procesami biznesowymi to sposób, w jaki efektywnie zarządzasz procesami, aby bezproblemowo i szybko osiągnąć cele biznesowe.

Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Proces biznesowy to udokumentowany zestaw działań, które pomagają osiągnąć wynik. Udokumentowany proces zawiera przepływy pracy, reguły i warunki, które definiują każdy etap. Zawiera szczegółowy plan wykonania zestawu czynności.

Zarządzanie procesami biznesowymi to praktyka zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi organizacji, która koncentruje się na osiąganiu swoich celów biznesowych. Jest to ciągłe działanie, które identyfikuje obszary doskonalenia i wprowadza zmiany w istniejących procesach.

3 rodzaje zarządzania procesami biznesowymi

BPM działa w wielu formach. Niektóre procesy można całkowicie zautomatyzować. Niektórzy potrzebują ludzkiego wkładu do podejmowania decyzji. Wszystkie organizacje potrzebują wszystkich trzech rodzajów BPM w różnych ilościach.

1. BPM zorientowany na dokument

W procesie skoncentrowanym na dokumentach cały proces jest zbudowany z konkretnym dokumentem w jego rdzeniu. Celem procesu jest wysłanie dokumentu do wielu osób zatwierdzających w przepływie pracy i uzyskanie jego zatwierdzenia. BPM zorientowany na dokumenty zmniejsza potrzebę przesyłania dokumentów w tę i z powrotem. Możesz zapobiec utracie dokumentu na dysku zawartości, wśród wielu innych plików.

Źródło

Przykład BPM zorientowanego na dokumenty

Proces zatwierdzania budżetu to BPM zorientowany na dokumenty. Inicjator wypełnia formularz ze wszystkimi szczegółami wniosku budżetowego i przesyła go do kolejnej osoby w obiegu. W oparciu o wnioskowaną kwotę, pozycje w budżecie lub dowolny inny warunek, proces zatwierdzania jest przypisywany wyznaczonemu w tym procesie organowi.

2. BPM zorientowany na człowieka

W procesie skoncentrowanym na człowieku większość ciężarów jest wykonywana przez ludzi. Decyzje są podejmowane przez ludzi, aby decydować, co dzieje się po każdym etapie procesu. Automatyzacja kroków jest tutaj ograniczona.

System BPM zorientowany na człowieka został zaprojektowany tak, aby był przyjazny dla człowieka. Posiada wizualny interfejs, który pomaga pracownikom zrozumieć proces i łatwo nim zarządzać. Należy zwrócić szczególną uwagę na procesy zorientowane na człowieka, ponieważ mają one bezpośredni wpływ na pracowników i klientów.

Źródło

Przykład BPM zorientowanego na człowieka

Najlepszym przykładem procesu zorientowanego na człowieka jest proces zatrudniania w Twojej firmie. Lider zespołu zdaje sobie sprawę z potrzeby zatrudnienia dodatkowego pracownika i prosi o niego swojego przełożonego. Kierownik dokonuje przeglądu wniosku i przekazuje go do działu HR. Kierownik działu HR publikuje ofertę pracy i rozpoczyna selekcję kandydatów na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów selekcji.

3. BPM zorientowany na integrację

W procesie skoncentrowanym na integracji nacisk kładziony jest na stworzenie płynnego przepływu danych między siecią narzędzi programowych. Koncentruje się głównie na integracji różnych systemów oprogramowania. Zautomatyzowany i zintegrowany zestaw narzędzi oznacza mniej pracy ręcznej i wyższą produktywność.

Źródło

Przykład BPM zorientowanego na integrację

Najczęstszym przykładem procesu integracyjnego jest połączony system narzędzi wykorzystywanych przez marketing i sprzedaż. Skuteczna sprzedaż produktu wymaga dobrze połączonego i dobrze poinformowanego działu marketingu i sprzedaży.

Kampania marketingowa rozpoczynana jest w narzędziu marketingowym, źródło leadów jest śledzone w narzędziu analitycznym i przechowywane w CRM ze szczegółowymi informacjami o drodze leada. Zespół sprzedaży wykorzystuje te informacje do angażowania potencjalnych klientów i przekształcania ich w klientów. Proces jest „skoncentrowany” tylko wokół określonego typu. W rzeczywistości należy do więcej niż jednego typu.

Czym BPM różni się od zarządzania projektami?

Projekty są wydarzeniami jednorazowymi. Skupiają się na osiągnięciu jednorazowych celów. Przykładem jest projekt rozwoju aplikacji. Wymaga dużo współpracy i spontanicznych decyzji.

Z drugiej strony celem BPM jest doskonalenie procesów, które są zawsze aktywne i zachodzą w organizacji. Na przykład proces zatwierdzania zamówienia zakupu. Pracownicy w procesie znają swoje obowiązki z dużym wyprzedzeniem.

Istnieje jedno podobieństwo między projektami a procesami. Oba są podzielone na poszczególne zadania. Każde zadanie przydzielane jest zespołom lub poszczególnym pracownikom. Oto kluczowe różnice między projektem a procesem:

Podczas gdy projekty pomagają osiągnąć określone wyniki, BPM to praktyka obejmująca całą firmę, która koncentruje się na ciągłym doskonaleniu istniejących procesów, które definiują rdzeń Twojej firmy.

Główne etapy cyklu życia BPM

Jak wspomniano wcześniej, BPM odbywa się w sekwencji kroków, które składają się na cykl. Oto jak działa cykl życia BPM.

• Projekt. Wybierz proces. Zaprojektuj ogólne ramy procesu i zdefiniuj etapy przepływu pracy. Przypisz interesariuszy do każdego kroku.
• Model. Przenieś projekt do systemu BPM i zamodeluj proces. Powinna dawać jasny obraz każdego kroku, warunku i interesariusza.
• Wykonać. Wdróż proces w środowisku wykonawczym. Przeszkol pracowników, jak działa nowy proces i jakie są ich obowiązki.
• Monitor. Określ odpowiednie metryki do śledzenia i monitorowania procesu. Przeprowadzaj dokładną analizę w regularnych odstępach czasu.
• Optymalizacja . Wykorzystaj spostrzeżenia z analizy, aby poprawić wydajność procesu. Ciągle optymalizuj proces, aby uzyskać najlepszą wydajność.

Dlaczego warto rozważyć BPM?

Procesy są wszędzie. Wszystkie standardowe czynności biznesowe w Twojej firmie odbywają się jako procesy. Kiedy zaczynasz traktować procesy poważnie, stają się one narzędziami, które pomogą Ci osiągnąć cele biznesowe.

BPM wpływa pozytywnie na wiele zespołów i pracowników. Główną korzyścią jest to, że stajesz się wydajną i zwinną organizacją. Praca odbywa się bardzo szybko, co prowadzi do szybszej podróży w kierunku poprawy Twojej firmy.

Na przykład, gdy proces onboardingu pracowników jest wydajny, istnieją trzy pozytywne skutki dla organizacji.

• Dział HR jasno określa etapy onboardingu, co pomaga im zapewnić lepsze wrażenia z onboardingu
• Inne działy zaangażowane w onboarding (takie jak IT, finanse) jasno określają swoje obowiązki, co ułatwia im pracę
• Nowy pracownik jest pod wrażeniem onboardingu i czuje się komfortowo w nowym miejscu pracy, co skraca jego czas na przystosowanie się do nowego zespołu

5 podstawowych zalet BPM

Z dobrych praktyk BPM wynikają niezliczone korzyści. Oto pięć podstawowych korzyści.

1. Zostań zwinną firmą

Gdy organizacje ściśle przestrzegają udokumentowanych procesów, wszyscy jasno określają swoje cele. Pracownicy są informowani o swoich obowiązkach i wiedzą, co robić. To szybko naprawia porażkę i szybko uczy się kultury pracy. Organizacja elastyczna na zmiany może z łatwością przejść przez wszystkie trudne czasy. Elastyczność daje miejsce na eksperymenty i ostatecznie prowadzi do sprawnej organizacji.

2. Zwiększ produktywność i zredukuj błędy

Ponieważ procesy są skrupulatnie planowane i konstruowane w BPM, każde zadanie jest szybkie i bezbłędne. Pracownicy nie muszą polegać na swoich przełożonych, którzy powiedzą im, co mają robić. Proces jasno określa ich obowiązki, co zwiększa produktywność każdego pracownika zaangażowanego w proces.

Błędy nie zdarzają się często. Nawet jeśli tak, można je łatwo śledzić do konkretnego etapu przepływu pracy. Po ich naprawieniu zostaną podjęte środki, aby ten sam błąd nie powtórzył się.

3. Kontroluj dostępność danych

Bezpieczeństwo danych staje się coraz większym problemem dla liderów IT. Aby wykonać pracę, pracownicy muszą mieć dostęp do danych z różnych źródeł. BPM zapobiega również przypadkowym problemom z dostępem do danych. Załóżmy, że pracownik prosi o pewien widok w narzędziu programowym.

Dział IT jest odpowiedzialny za pokazywanie tylko tych danych, do których dane stanowisko ma dostęp, a nie więcej. Projektując proces, definiujesz rozliczanie danych dla każdego kroku i roli stanowiska. BPM działa jako środek bezpieczeństwa, aby zapewnić pracownikom dostęp tylko do tego, czego potrzebują.

4. Transformacja cyfrowa

Transformacja cyfrowa to jeden z głównych celów liderów IT. Transformacja cyfrowa polega na wykorzystaniu technologii cyfrowej do poprawy doświadczeń pracowników i klientów. BPM idealnie pasuje do tej definicji.

Procesy zawsze skupiają się zarówno na pracownikach, jak i klientach. Ponieważ celem BPM jest usprawnienie procesów, automatycznie przechodzisz transformację cyfrową. Bardziej skoncentrowane podejście do transformacji cyfrowej opiera się na platformie BPM bez kodu. Użytkownicy biznesowi mogą samodzielnie tworzyć proste aplikacje oparte na przepływach pracy bez pomocy działu IT.

5. Zapewnij zgodność z umowami

BPM to łatwe podejście do przestrzegania wszystkich umów. Ponieważ BPM działa na zasadach i warunkach, tworzysz proces zgodnie z wewnętrznymi i zewnętrznymi umowami dotyczącymi polityki. Proces przebiega na tych zasadach, co sprawia, że ​​zgodność jest koniecznością. Monitorowanie procesu jest częścią cyklu życia BPM. Możesz mieć na oku wszystkie procesy i otrzymywać powiadomienia, jeśli w procesie są jakieś elementy, które są bliskie naruszenia zasad.

Praktyczny przewodnik, jak zacząć korzystać z BPM

BPM oczywiście zaczyna się zgodnie z cyklem życia wspomnianym powyżej. Ale oto praktyczny i praktyczny sposób na rozpoczęcie BPM na małym poziomie i mierzenie wyników.

1. Wybierz istniejący proces i przeanalizuj go

Wybierz jeden ważny proces biznesowy, z którym się zmagałeś. Aby uzyskać najlepsze wyniki, wybierz proces, który odbywa się w dużych ilościach. Po wybraniu procesu rozpocznij analizę.

Zbieraj szczegółowe informacje na temat liczby transakcji, czasu cyklu, czasu potrzebnego na wykonanie każdego kroku, najczęstszych rodzajów błędów, zadań w tle i poziomu umiejętności pracowników zaangażowanych w proces. Pod koniec analizy przygotuj listę rzeczy, które należy naprawić, aby usprawnić proces.

2. Określ swoje cele i przeprojektuj proces

Z reguły wszystkie procesy powinny być skoncentrowane na osiągnięciu określonego celu. Cel powinien być jasno określony i mierzalny. Twórz tryby pomiaru, ustawiając odpowiednie KPI.

Na przykład Twoim celem może być zapewnienie lepszej obsługi pracowników. Istnieje wiele punktów styku, które określają doświadczenie pracownika. Zaczyna się od sprawdzenia kandydatów, procesu onboardingu, procesu szkoleniowego, zgłoszeń serwisowych i każdego innego procesu specyficznego dla działu. Każdy z tych procesów posiada KPI, które mogą wskazywać na efektywność procesu.

Po ustaleniu celów wybierz narzędzie BPM z odpowiednim zestawem funkcji, które odpowiadają Twoim potrzebom. Dedykowane narzędzie do zarządzania procesami utrzymuje wszystkie procesy w jednym miejscu. Zamiast śledzić je za pomocą wielu narzędzi i wiadomości e-mail, możesz wprowadzać zmiany w procesie i łatwo mierzyć wyniki.

Teraz znasz zarówno błędy, jak i cele procesu. Wypełnij lukę, przeprojektowując proces. Oto kilka wskazówek, o których należy pamiętać podczas przeprojektowywania procesu:

• Wyznacz jednego interesariusza dla całego procesu i różnych interesariuszy dla każdego kroku
• Usuń kroki, które nie dodają wartości do procesu
• Jeśli krok istnieje tylko po to, aby kogoś poinformować, usuń go i wyślij automatyczną wiadomość e-mail z narzędzia BPM, aby zapobiec opóźnieniom
• Pokaż tylko te dane, które są niezbędne dla danego kroku i ukryj wszystkie nieistotne dane, które mogą zmylić pracowników
• Zidentyfikuj sytuacje, w których proces może wymagać oderwania się od zwykłego przepływu pracy i opracowania alternatywnych kroków
• Scentralizuj proces i upewnij się, że wszyscy zaangażowani w proces mogą łatwo znaleźć elementy w procesie

3. Wdrożenie przeprojektowanego procesu

Zanim przejdziesz do przodu i wciśniesz zupełnie nowy proces, uzyskaj akceptację interesariuszy i wyższego kierownictwa. Większość wysiłków BPM kończy się niepowodzeniem z powodu braku poparcia pracowników. Kiedy pracownik musi opuścić swoją strefę komfortu, powinieneś dać mu do tego przekonujący powód.

Wyjaśnij im, jakim błędom unikniesz i w jaki sposób ich praca stanie się łatwiejsza. Gdy interesariusze inwestują swoje wysiłki w nowy proces, o wiele łatwiej jest go pomyślnie wdrożyć.

Następnym krokiem jest faktyczne wdrożenie procesu. Rób to małymi, progresywnymi krokami, które są łatwe do kontrolowania. Poczekaj, aż ludzie dostosują się i dostosują do nowych metod. W razie potrzeby dostosuj również nowy proces podczas wdrażania.

4. Monitoruj i optymalizuj proces

Proces jest wydajny dzięki ciągłemu monitorowaniu i optymalizacji. Musisz być w stanie zmierzyć KPI, aby uważnie obserwować wydajność procesu. Procesy nie wymagają aktywnej kontroli, ale wymagają dokładnej analizy w regularnych odstępach czasu.

Narzędzie BPM posiada funkcje raportowania i analizy, które dają szczegółowy wgląd w każdy proces zbudowany w narzędziu. Narzędzie daje natychmiastowe powiadomienia, gdy przedmioty są bliskie naruszeniom SLA. Najważniejszym krokiem jest podjęcie działań i modyfikacja procesu na podstawie wygenerowanych raportów, a nie pozostawianie ich w kącie.

Końcowe przemyślenia

BPM to coś więcej niż tylko praktyka. Jest to kultura ogólnofirmowa, która po wdrożeniu powoli się rozwija. Zespoły zaczynają przyjmować zorientowane na cel podejście do swoich działań. Procesy są ważne dla organizacji. To one decydują o tym, jak szybko i płynnie osiągniesz swoje cele biznesowe.

Zacznij od jednego procesu. Spróbuj zastosować solidne podejście do BPM, aby było lepiej. Po skonfigurowaniu i sprawnym działaniu przejdź do następnego procesu. Kontynuuj to, pod koniec wprowadzania wszystkich procesów do BPM, teraz prowadzisz wydajną i zwinną firmę.

Odkryj już dziś odpowiednie oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, które odpowiada Twoim potrzebom — tylko w G2.