AZ al managementului proceselor de afaceri (BPM)

Gestionarea și conducerea unei afaceri nu este ușor.

Este nevoie de multă experiență și grijă constantă. Imaginați-vă afacerea ca pe o mașină cu mai multe piese de lucru. Piesele trebuie să lucreze împreună pentru a duce afacerea acolo unde doriți.

Procesele sunt motorul afacerii tale. Managementul proceselor de afaceri este modul în care gestionați procesele în mod eficient pentru a face o călătorie lină și rapidă către obiectivele dvs. de afaceri.

Ce este managementul proceselor de afaceri (BPM)?

Un proces de afaceri este un set documentat de activități care ajută la obținerea unui rezultat. Un proces documentat conține fluxuri de lucru, reguli și condiții care definesc fiecare etapă. Are un plan detaliat al modului în care setul de activități ar trebui să fie executat.

Managementul proceselor de afaceri este practica de a gestiona toate procesele de afaceri ale unei organizații care se concentrează pe atingerea obiectivelor sale de afaceri respective. Este o activitate continuă care identifică zonele de îmbunătățire și aduce modificări proceselor existente.

3 tipuri de management al proceselor de afaceri

BPM funcționează în mai multe forme. Unele procese pot fi complet automatizate. Unii au nevoie de aport uman pentru a lua decizii. Toate organizațiile au nevoie de toate cele trei tipuri de BPM în cantități diferite.

1. BPM centrat pe document

Într-un proces centrat pe document, întregul proces este construit cu un anumit document în nucleu. Scopul procesului este de a trimite documentul către mai mulți aprobatori din fluxul de lucru și de a-l obține aprobat. BPM centrat pe document reduce nevoia de a trimite documente prin e-mail înainte și înapoi. Puteți preveni pierderea documentului din unitatea de conținut, printre multe alte fișiere.

Sursă

Exemplu de BPM centrat pe document

Un proces de aprobare a bugetului este BPM centrat pe document. Inițiatorul completează un formular cu toate detaliile despre cererea de buget și îl trimite următoarei persoane din fluxul de lucru. Pe baza sumei solicitate, a elementelor din buget sau a oricărei alte condiții, procesul de aprobare este atribuit autorității desemnate în cadrul procesului.

2. BPM centrat pe om

Într-un proces centrat pe om, cea mai mare parte a greutății este făcută de oameni. Deciziile sunt luate de oameni pentru a decide ce se întâmplă după fiecare pas al procesului. Automatizarea pașilor este limitată aici.

Un sistem BPM centrat pe om este conceput pentru a fi prietenos cu oamenii. Are o interfață vizuală pentru a ajuta angajații să înțeleagă procesul și să-l gestioneze cu ușurință. Ar trebui să acordați o atenție sporită proceselor centrate pe om, deoarece acestea afectează direct angajații și clienții.

Sursă

Exemplu de BPM centrat pe om

Cel mai bun exemplu de proces centrat pe om este procesul de angajare în compania dumneavoastră. Un lider de echipă realizează nevoia unui angajat suplimentar și solicită unul managerului ei. Managerul analizează cererea și o transmite departamentului de resurse umane. Un director de resurse umane afișează postul disponibil și începe selecția candidaților, pe baza unor criterii de selecție predeterminate.

3. BPM centrat pe integrare

Într-un proces centrat pe integrare, accentul se pune pe crearea unui flux fluid de date între rețeaua de instrumente software. Este centrat în principal pe integrarea diferitelor sisteme software. Un set automat și integrat de instrumente înseamnă mai puțină muncă manuală și o productivitate mai mare.

Sursă

Exemplu de BPM centrat pe integrare

Cel mai comun exemplu de proces centrat pe integrare este sistemul conectat de instrumente utilizate de marketing și vânzări. Vinderea unui produs în mod eficient necesită un departament de marketing și vânzări extrem de conectat și informat.

O campanie de marketing este începută într-un instrument de marketing, sursa clienților potențiali este urmărită într-un instrument de analiză și stocată într-un CRM cu informații detaliate despre călătoria clientului potențial. Echipa de vânzări folosește aceste informații pentru a implica clienții potențiali și a-i transforma în clienți. Un proces este doar „centrat” în jurul unui anumit tip. În realitate, aparține mai multor tipuri.

Prin ce diferă BPM de managementul de proiect?

Proiectele sunt evenimente unice. Ei sunt concentrați pe atingerea obiectivelor unice. Un proiect de dezvoltare a aplicației este un exemplu. Implică multă colaborare și decizii spontane.

Pe de altă parte, scopul BPM este de a îmbunătăți procesele care sunt mereu active și se întâmplă într-o organizație. De exemplu, un proces de aprobare a unei comenzi de cumpărare. Angajații din proces își cunosc responsabilitățile cu mult înainte.

Există o asemănare între proiecte și procese. Ambele sunt împărțite în sarcini individuale. Fiecare sarcină este atribuită echipelor sau angajaților individuali. Iată diferențele cheie dintre un proiect și un proces:

În timp ce proiectele vă ajută să obțineți anumite rezultate, BPM este o practică la nivel de companie care se concentrează pe îmbunătățirea continuă a proceselor existente care definesc nucleul afacerii dumneavoastră.

Etapele principale ale ciclului de viață BPM

După cum am menționat mai devreme, BPM se face într-o secvență de pași care alcătuiesc un ciclu. Iată cum funcționează un ciclu de viață BPM.

• Proiecta. Alegeți un proces. Proiectați un cadru brut al procesului și definiți pașii fluxului de lucru. Atribuiți părțile interesate pentru fiecare pas.
• Model. Transferați designul într-un sistem BPM și modelați procesul. Ar trebui să ofere o imagine clară a fiecărui pas, condiție și părți interesate.
• A executa. Implementați procesul în mediul dumneavoastră de rulare. Instruiți angajații cu privire la modul în care funcționează noul proces și care sunt responsabilitățile lor.
• Monitorizați. Identificați valorile potrivite pentru a urmări și monitoriza procesul. Efectuați o analiză amănunțită la intervale regulate.
• Optimizați . Utilizați informațiile din analiză pentru a îmbunătăți performanța procesului. Optimizați constant procesul pentru a avea cea mai bună eficiență.

De ce ar trebui să luați în considerare BPM?

Procesele sunt peste tot. Toate activitățile comerciale standard din compania dvs. au loc ca procese. Când începi să iei în serios procesele, acestea devin instrumente care te ajută să-ți atingi obiectivele de afaceri.

BPM afectează mai multe echipe și angajați într-un mod pozitiv. Beneficiul de bază este că deveniți o organizație eficientă și agilă. Munca are loc foarte repede, ceea ce duce la o călătorie mai rapidă spre îmbunătățirea afacerii dvs.

De exemplu, atunci când procesul de integrare a angajaților este eficient, există trei impacturi pozitive asupra organizației.

• Departamentul de resurse umane este clar cu privire la pașii integrării, ceea ce îi ajută să ofere o experiență mai bună de integrare
• Alte departamente care sunt implicate în onboarding (cum ar fi IT, finanțe) sunt clare cu privire la sarcinile lor, ușurându-le munca
• Noul angajat este impresionat de integrare și se simte confortabil cu noul loc de muncă, ceea ce îi reduce timpul de adaptare la o nouă echipă

5 beneficii principale ale BPM

Există nenumărate beneficii care rezultă din buna practică BPM. Iată cinci beneficii principale.

1. Deveniți o companie agilă

Atunci când organizațiile urmează cu strictețe procesele documentate, toată lumea își are clar obiectivele. Angajații sunt informați cu privire la responsabilitățile lor și știu ce trebuie să facă. Acest lucru fixează un eșec rapid și învață rapid cultura muncii. O organizație care este flexibilă la schimbări poate traversa cu ușurință toate momentele dificile. Flexibilitatea permite loc pentru experimente și în cele din urmă duce la o organizare agilă.

2. Creșteți productivitatea și reduceți erorile

Deoarece procesele sunt planificate și construite meticulos în BPM, fiecare sarcină este rapidă și fără erori. Angajații nu trebuie să se bazeze pe superiorii lor pentru a le spune ce să facă. Procesul precizează clar responsabilitățile lor, ceea ce crește productivitatea fiecărui angajat implicat în proces.

Erorile nu apar des. Chiar dacă o fac, sunt ușor de urmărit până la un anumit pas din fluxul de lucru. Odată remediate, se vor lua măsuri pentru a se asigura că aceeași eroare nu se mai repetă.

3. Controlați accesibilitatea datelor

Securitatea datelor devine o preocupare mai mare pentru liderii IT. Angajații trebuie să acceseze date din diferite surse pentru a lucra. BPM previne, de asemenea, problemele accidentale de acces la date. Să presupunem că un angajat solicită o anumită vizualizare într-un instrument software.

IT este responsabil să arate numai datele pe care un anumit loc de muncă are autorizație de acces și nu mai mult. În timp ce proiectați un proces, definiți ștergerea datelor pentru fiecare pas și rol. BPM acționează ca o măsură de securitate pentru a se asigura că angajații accesează doar ceea ce au nevoie.

4. Transformare digitală

Transformarea digitală este unul dintre obiectivele principale pentru liderii IT. Transformarea digitală se referă la valorificarea tehnologiei digitale pentru a îmbunătăți experiențele angajaților și clienților. BPM se încadrează perfect în această definiție.

Procesele se concentrează întotdeauna atât pe angajați, cât și pe clienți. Deoarece scopul BPM este de a eficientiza procesele, treceți automat la transformarea digitală. O abordare mai concentrată a transformării digitale este printr-o platformă BPM fără cod. Utilizatorii business pot crea singuri aplicații simple bazate pe flux de lucru fără ajutor IT.

5. Asigurați respectarea acordurilor

BPM este o abordare ușoară pentru a respecta toate acordurile. Deoarece BPM lucrează pe reguli și condiții, creați procesul în conformitate cu acordurile de politică interne și externe. Procesul rulează pe aceste reguli, făcând conformarea o necesitate. Monitorizarea proceselor este o parte a ciclului de viață BPM. Puteți urmări toate procesele și puteți fi notificat dacă există elemente în proces care sunt aproape de o încălcare a politicii.

Un ghid practic pentru a începe cu BPM

BPM începe evident conform ciclului de viață menționat mai sus. Dar iată o modalitate practică și acționabilă de a începe BPM la un nivel mic și de a măsura rezultatele.

1. Alegeți un proces existent și analizați-l

Alegeți un proces de afaceri important cu care v-ați luptat. Pentru a experimenta cele mai bune rezultate, alegeți un proces care are loc în volume mari. După ce ați selectat procesul, începeți analiza.

Colectați informații detaliate despre numărul de tranzacții, timpul ciclului, timpul necesar pentru a finaliza fiecare pas, cele mai comune tipuri de erori, sarcini umbra și nivelurile de calificare ale angajaților implicați în proces. Până la sfârșitul analizei, ajungeți la o listă de lucruri care trebuie remediate pentru a simplifica procesul.

2. Decideți-vă obiectivele și reproiectați procesul

Ca regulă generală, toate procesele ar trebui să se concentreze pe atingerea unui obiectiv specific. Scopul trebuie să fie clar definit și măsurabil. Creați moduri de măsurare setând KPI-uri adecvate.

De exemplu, obiectivul dvs. poate fi oferirea unei experiențe mai bune angajaților. Există mai multe puncte de contact care determină experiența angajatului. Începe de la selectarea candidaților, procesul de integrare, procesul de instruire, solicitările de servicii și orice alt proces specific departamentului. Fiecare dintre aceste procese are KPI-uri care pot indica eficiența procesului.

Odată stabilite obiectivele, alegeți un instrument BPM cu setul potrivit de caracteristici care se potrivesc nevoilor dvs. Un instrument dedicat de management al proceselor păstrează toate procesele într-un singur loc. În loc să le urmăriți în mai multe instrumente și e-mailuri, puteți face modificări procesului și puteți măsura rezultatele cu ușurință.

Acum știți atât erorile, cât și obiectivele procesului. Reduceți decalajul prin reproiectarea procesului. Iată câteva indicații de care trebuie să țineți cont atunci când reproiectați procesul:

• Desemnați o parte interesată pentru întregul proces și diferiți părți interesate pentru fiecare pas
• Eliminați pașii care nu adaugă valoare procesului
• Dacă un pas există doar pentru a informa pe cineva, eliminați pasul și trimiteți un e-mail automat din instrumentul BPM pentru a preveni întârzierile
• Afișați numai datele necesare pentru un anumit pas și ascundeți toate datele irelevante care ar putea deruta angajații
• Identificați situațiile în care procesul ar putea avea nevoie să se desprindă de fluxul de lucru obișnuit și să elaboreze pașii alternativi
• Centralizați procesul și asigurați-vă că toți cei implicați în proces pot găsi cu ușurință articolele din proces

3. Implementați procesul reproiectat

Înainte de a continua și de a introduce un proces complet nou, obțineți acceptarea părților interesate și a conducerii superioare. Majoritatea eforturilor BPM eșuează din cauza lipsei de acceptare a angajaților. Când unui angajat trebuie să treacă din zona de confort, ar trebui să îi oferiți un motiv convingător pentru a face acest lucru.

Explicați-le ce erori vor fi prevenite și cum le va deveni munca mai ușoară. Când părțile interesate își investesc eforturile în noul dumneavoastră proces, este mult mai ușor să implementați cu succes noul proces.

Următorul pas este implementarea efectivă a procesului. Fă-o în pași mici progresivi care sunt ușor de controlat. Așteptați până când oamenii se adaptează și se adaptează la noile metode. De asemenea, modificați noul proces în timpul implementării, dacă este necesar.

4. Monitorizați și optimizați procesul

Un proces este eficientizat prin monitorizare și optimizare constantă. Trebuie să fiți capabil să măsurați KPI-urile pentru a urmări îndeaproape performanța unui proces. Procesele nu necesită o examinare activă, dar au nevoie de o analiză amănunțită la intervale regulate.

Instrumentul BPM are capabilități de raportare și analiză care oferă informații detaliate despre fiecare proces pe care îl construiți în instrument. Instrumentul oferă notificări imediate atunci când articolele sunt aproape de încălcări ale SLA. Cel mai important pas este să luați măsuri și să modificați procesul pe baza rapoartelor generate în loc să le lăsați în colț.

Gânduri finale

BPM este mai mult decât o practică. Este o cultură la nivel de companie care se dezvoltă încet odată implementată. Echipele încep să adopte o abordare orientată spre obiective față de activitățile lor. Procesele sunt importante pentru o organizație. Ele determină cât de repede și fără probleme vă atingeți obiectivele de afaceri.

Începeți cu un singur proces. Încercați să adoptați o abordare BPM solidă pentru a o îmbunătăți. Odată ce este configurat și funcționează bine, treceți la următorul proces. Continuați să faceți asta, până la sfârșitul introducerii tuturor proceselor în BPM, acum conduceți o afacere eficientă și agilă.

Descoperiți astăzi software-ul de management al proceselor de afaceri potrivit pentru nevoile dvs. - numai pe G2.