La AZ de la gestión de procesos de negocio (BPM)

Administrar y administrar un negocio no es fácil.

Se necesita mucha experiencia y cuidado constante. Imagine su negocio como un automóvil con múltiples piezas de trabajo. Las partes deben trabajar juntas para llevar el negocio a donde usted quiere que vaya.

Los procesos son el motor de su negocio. La gestión de procesos comerciales es la forma en que administra los procesos de manera efectiva para hacer un viaje rápido y sin problemas hacia sus objetivos comerciales.

¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?

Un proceso de negocio es un conjunto documentado de actividades que ayudan a lograr un resultado. Un proceso documentado contiene flujos de trabajo, reglas y condiciones que definen cada etapa. Tiene un plan detallado de cómo se debe ejecutar el conjunto de actividades.

La gestión de procesos comerciales es la práctica de administrar todos los procesos comerciales de una organización que se centra en lograr sus respectivos objetivos comerciales. Es una actividad continua que identifica áreas de mejora y realiza cambios en los procesos existentes.

3 tipos de gestión de procesos de negocio

BPM funciona en múltiples formas. Algunos procesos se pueden automatizar por completo. Algunos necesitan aportes humanos para tomar decisiones. Todas las organizaciones necesitan los tres tipos de BPM en diferentes cantidades.

1. BPM centrado en documentos

En un proceso centrado en documentos, todo el proceso se construye con un documento en particular como núcleo. El objetivo del proceso es enviar el documento a varios aprobadores en el flujo de trabajo y obtener su aprobación. El BPM centrado en documentos reduce la necesidad de enviar y recibir documentos por correo electrónico. Puede evitar perder el documento en la unidad de contenido, entre muchos otros archivos.

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Ejemplo de BPM centrado en documentos

Un proceso de aprobación de presupuesto es BPM centrado en documentos. El iniciador llena un formulario con todos los detalles sobre la solicitud de presupuesto y lo envía a la siguiente persona en el flujo de trabajo. Con base en el monto solicitado, las partidas en el presupuesto o cualquier otra condición, el proceso de aprobación se asigna a la autoridad designada en el proceso.

2. BPM centrado en el ser humano

En un proceso centrado en el ser humano, la mayor parte del trabajo pesado lo realizan los humanos. Las decisiones las toman los humanos para decidir qué sucede después de cada paso en el proceso. La automatización de pasos está limitada aquí.

Un sistema BPM centrado en el ser humano está diseñado para ser amigable con el ser humano. Tiene una interfaz visual para ayudar a los empleados a comprender el proceso y administrarlo fácilmente. Debe prestar especial atención a los procesos centrados en el ser humano, ya que afectan directamente a los empleados y clientes.

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Ejemplo de BPM centrado en el ser humano

El mejor ejemplo de un proceso centrado en el ser humano es el proceso de contratación en su empresa. Un líder de equipo se da cuenta de la necesidad de un empleado adicional y solicita uno a su gerente. El gerente revisa la solicitud y la pasa al departamento de recursos humanos. Un ejecutivo de recursos humanos publica la oferta de trabajo y comienza a seleccionar candidatos, según criterios de selección predeterminados.

3. BPM centrado en la integración

En un proceso centrado en la integración, la atención se centra en crear un flujo fluido de datos entre la red de herramientas de software. Se centra principalmente en la integración de diferentes sistemas de software. Un conjunto de herramientas automatizado e integrado significa menos trabajo manual y mayor productividad.

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Ejemplo de BPM centrado en la integración

El ejemplo más común de un proceso centrado en la integración es el sistema conectado de herramientas utilizado por marketing y ventas. Vender un producto de manera efectiva necesita un departamento de marketing y ventas altamente conectado e informado.

Una campaña de marketing se inicia en una herramienta de marketing, la fuente de clientes potenciales se rastrea en una herramienta de análisis y se almacena en un CRM con información detallada sobre el viaje del cliente potencial. El equipo de ventas utiliza esta información para captar clientes potenciales y convertirlos en clientes. Un proceso solo se 'centra' en torno a un tipo particular. En realidad, pertenece a más de un tipo.

¿En qué se diferencia BPM de la gestión de proyectos?

Los proyectos son eventos de una sola vez. Están enfocados en lograr objetivos de una sola vez. Un proyecto de desarrollo de aplicaciones es un ejemplo. Implica mucha colaboración y decisiones espontáneas.

Por otro lado, el objetivo de BPM es mejorar los procesos que siempre están activos y sucediendo en una organización. Por ejemplo, un proceso de aprobación de una orden de compra. Los empleados en el proceso conocen sus responsabilidades con suficiente antelación.

Hay una similitud entre proyectos y procesos. Ambos se dividen en tareas individuales. Cada tarea se asigna a equipos o empleados individuales. Estas son las diferencias clave entre un proyecto y un proceso:

Si bien los proyectos lo ayudan a lograr resultados particulares, BPM es una práctica de toda la empresa que se enfoca en la mejora continua de los procesos existentes que definen el núcleo de su negocio.

Etapas principales de un ciclo de vida BPM

Como se mencionó anteriormente, BPM se realiza en una secuencia de pasos que conforman un ciclo. Así es como funciona un ciclo de vida de BPM.

• Diseño. Elige un proceso. Diseñe un marco aproximado del proceso y defina los pasos del flujo de trabajo. Asigne las partes interesadas para cada paso.
• Modelo. Transferir el diseño a un sistema BPM y modelar el proceso. Debe dar una imagen clara de cada paso, condición y parte interesada.
• Ejecutar. Implemente el proceso en su entorno de tiempo de ejecución. Capacite a los empleados sobre cómo funciona el nuevo proceso y cuáles son sus responsabilidades.
• Monitor. Identifique las métricas correctas para rastrear y monitorear el proceso. Realice un análisis exhaustivo a intervalos regulares.
• optimizar Utilice los conocimientos del análisis para mejorar el rendimiento del proceso. Optimizar constantemente el proceso para tener la mejor eficiencia.

¿Por qué debería considerar BPM?

Los procesos están en todas partes. Todas las actividades comerciales estándar en su empresa suceden como procesos. Cuando comienza a tomarse los procesos en serio, se convierten en herramientas que lo ayudan a alcanzar sus objetivos comerciales.

BPM impacta a múltiples equipos y empleados de manera positiva. El beneficio subyacente es que se convierte en una organización eficiente y ágil. El trabajo sucede muy rápidamente, lo que lleva a un viaje más rápido hacia la mejora de su negocio.

Por ejemplo, cuando un proceso de incorporación de empleados se hace eficiente, hay tres impactos positivos en la organización.

• El departamento de recursos humanos tiene claros los pasos de incorporación, lo que les ayuda a brindar una mejor experiencia de incorporación
• Otros departamentos que están involucrados en la incorporación (como TI, finanzas) tienen claros sus deberes, lo que facilita su trabajo.
• El nuevo empleado está impresionado con la incorporación y se siente cómodo con el nuevo lugar de trabajo, lo que reduce su tiempo para adaptarse a un nuevo equipo.

5 beneficios principales de BPM

Hay innumerables beneficios que resultan de una buena práctica de BPM. Aquí hay cinco beneficios principales.

1. Conviértete en una empresa ágil

Cuando las organizaciones siguen estrictamente los procesos documentados, todos tienen claros sus objetivos. Los empleados están informados de sus responsabilidades y saben qué hacer. Esto soluciona una cultura de trabajo que falla rápido y aprende rápido. Una organización que es flexible a los cambios puede navegar a través de todos los tiempos difíciles con facilidad. La flexibilidad deja espacio para los experimentos y eventualmente conduce a una organización ágil.

2. Aumente la productividad y reduzca los errores

Dado que los procesos se planifican y construyen meticulosamente en BPM, cada tarea es rápida y sin errores. Los empleados no necesitan depender de sus superiores para decirles qué hacer. El proceso establece claramente sus responsabilidades, lo que aumenta la productividad de todos los empleados involucrados en el proceso.

Los errores no ocurren con frecuencia. Incluso si lo hacen, son fáciles de rastrear hasta un paso particular en el flujo de trabajo. Una vez corregidos, se tomarán medidas para que no vuelva a ocurrir el mismo error.

3. Controle la accesibilidad de los datos

La seguridad de los datos se está convirtiendo en una preocupación cada vez mayor para los líderes de TI. Los empleados necesitan acceder a datos de diferentes fuentes para realizar el trabajo. BPM también evita problemas de acceso accidental a datos. Digamos que un empleado solicita una determinada vista en una herramienta de software.

TI es responsable de mostrar solo los datos a los que tiene autorización de acceso el puesto de trabajo en particular y no más. Al diseñar un proceso, usted define la autorización de datos para cada paso y rol de trabajo. BPM actúa como una medida de seguridad para garantizar que los empleados accedan solo a lo que necesitan.

4. Transformación digital

La transformación digital es uno de los principales objetivos de los líderes de TI. La transformación digital se trata de aprovechar la tecnología digital para mejorar las experiencias de los empleados y clientes. BPM encaja perfectamente en esta definición.

Los procesos siempre se enfocan tanto en los empleados como en los clientes. Dado que el objetivo de BPM es hacer que los procesos sean eficientes, automáticamente se somete a una transformación digital. Un enfoque más enfocado a la transformación digital es a través de una plataforma BPM sin código. Los usuarios comerciales pueden crear aplicaciones simples basadas en flujos de trabajo por su cuenta sin ayuda de TI.

5. Velar por el cumplimiento de los acuerdos

BPM es un enfoque fácil para cumplir con todos los acuerdos. Dado que BPM funciona con reglas y condiciones, usted crea el proceso de conformidad con sus acuerdos de políticas internas y externas. El proceso se ejecuta en estas reglas, lo que hace que el cumplimiento sea una necesidad. El monitoreo de procesos es una parte del ciclo de vida de BPM. Puede controlar todos los procesos y recibir una notificación si hay algún elemento en el proceso que esté cerca de una infracción de política.

Una guía práctica para comenzar con BPM

BPM obviamente comienza de acuerdo con el ciclo de vida mencionado anteriormente. Pero aquí hay una forma práctica y procesable de comenzar BPM en un nivel pequeño y medir los resultados.

1. Elija un proceso existente y analícelo

Elija un proceso comercial importante con el que haya estado luchando. Para experimentar los mejores resultados, elija un proceso que ocurra en grandes volúmenes. Una vez que seleccione el proceso, comience el análisis.

Recopile información detallada sobre la cantidad de transacciones, el tiempo del ciclo, el tiempo necesario para completar cada paso, los tipos de errores más comunes, las tareas paralelas y los niveles de habilidad de los empleados involucrados en el proceso. Al final de su análisis, llegue a una lista de cosas que se arreglarán para agilizar el proceso.

2. Decide tus objetivos y rediseña el proceso

Como regla general, todos los procesos deben estar enfocados en lograr un objetivo específico. El objetivo debe estar claramente definido y medible. Cree modos de medición estableciendo KPI apropiados.

Por ejemplo, su objetivo puede ser brindar una mejor experiencia a los empleados. Existen múltiples puntos de contacto que determinan la experiencia de los empleados. Comienza en la selección de candidatos, el proceso de incorporación, el proceso de capacitación, las solicitudes de servicio y cualquier otro proceso específico del departamento. Cada uno de estos procesos tiene KPIs que pueden indicar la eficiencia del proceso.

Una vez que se establecen los objetivos, elija una herramienta de BPM con el conjunto adecuado de características que se ajusten a sus necesidades. Una herramienta de gestión de procesos dedicada mantiene todos los procesos en un solo lugar. En lugar de rastrearlos en múltiples herramientas y correos electrónicos, puede realizar cambios en el proceso y medir los resultados fácilmente.

Ahora conoce tanto los errores como los objetivos del proceso. Cierre la brecha rediseñando el proceso. Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta al rediseñar el proceso:

• Designe una parte interesada para todo el proceso y diferentes partes interesadas para cada paso
• Eliminar pasos que no agregan valor al proceso
• Si existe un paso solo para informar a alguien, elimínelo y envíe un correo electrónico automático desde la herramienta BPM para evitar demoras.
• Muestre solo los datos que son necesarios para un paso en particular y oculte todos los datos irrelevantes que puedan confundir a los empleados
• Identifique situaciones en las que el proceso podría necesitar separarse del flujo de trabajo habitual y elaborar los pasos alternativos.
• Centralice el proceso y asegúrese de que todos los involucrados en el proceso puedan encontrar elementos en el proceso fácilmente

3. Implementar el proceso rediseñado

Antes de seguir adelante y exprimir un proceso completamente nuevo, obtenga la aceptación de las partes interesadas y la alta dirección. La mayoría de los esfuerzos de BPM fallan debido a la falta de aceptación de los empleados. Cuando se requiere que un empleado salga de su zona de confort, debe darle una razón convincente para que lo haga.

Explíqueles qué errores se van a evitar y cómo se les facilitará el trabajo. Cuando las partes interesadas invierten sus esfuerzos en su nuevo proceso, es mucho más fácil implementar el nuevo proceso con éxito.

El siguiente paso es implementar realmente el proceso. Hágalo en pequeños pasos progresivos que sean fáciles de controlar. Espere hasta que las personas se ajusten y se adapten a los nuevos métodos. Además, modifique el nuevo proceso durante la implementación si es necesario.

4. Monitoriza y optimiza el proceso

Un proceso se vuelve eficiente mediante el monitoreo y la optimización constantes. Debe ser capaz de medir los KPI para vigilar de cerca el rendimiento de un proceso. Los procesos no necesitan un escrutinio activo, pero necesitan un análisis exhaustivo a intervalos regulares.

La herramienta BPM tiene capacidades de informes y análisis que brindan información detallada sobre cada proceso que crea en la herramienta. La herramienta brinda notificaciones inmediatas cuando los elementos están cerca de incumplimientos de SLA. El paso más importante es tomar medidas y modificar el proceso en función de los informes generados en lugar de dejarlos sentados en un rincón.

Pensamientos finales

BPM es más que una simple práctica. Es una cultura de toda la empresa que se desarrolla lentamente una vez implementada. Los equipos comienzan a adoptar un enfoque orientado a objetivos hacia sus actividades. Los procesos son importantes para una organización. Determinan la rapidez y la fluidez con la que alcanzará sus objetivos comerciales.

Comience con un proceso. Intente adoptar un enfoque sólido de BPM para mejorarlo. Una vez que esté configurado y funcionando bien, vaya al siguiente proceso. Continúe haciendo eso, al final de incorporar todos los procesos en BPM, ahora está ejecutando un negocio eficiente y ágil.

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