من الألف إلى الياء لإدارة عمليات الأعمال (BPM)

إدارة الأعمال وإدارتها ليس بالأمر السهل.

يتطلب الكثير من الخبرة والرعاية المستمرة. تخيل عملك كسيارة ذات أجزاء عمل متعددة. يجب أن تعمل الأجزاء معًا لنقل الأعمال إلى حيث تريدها.

العمليات هي محرك عملك. إدارة العمليات التجارية هي الطريقة التي تدير بها العمليات بفعالية للقيام برحلة سلسة وسريعة نحو أهداف عملك.

ما هي إدارة العمليات التجارية (BPM)؟

عملية الأعمال هي مجموعة موثقة من الأنشطة التي تساعد في تحقيق نتيجة. تحتوي العملية الموثقة على مهام سير العمل والقواعد والشروط التي تحدد كل مرحلة. لديها خطة مفصلة لكيفية تنفيذ مجموعة الأنشطة.

إدارة العمليات التجارية هي ممارسة إدارة جميع العمليات التجارية للمؤسسة التي تركز على تحقيق أهداف العمل الخاصة بها. إنه نشاط مستمر يحدد مجالات التحسين ويُجري تغييرات على العمليات الحالية.

3 أنواع من إدارة العمليات التجارية

يعمل BPM في أشكال متعددة. يمكن أن تكون بعض العمليات مؤتمتة بالكامل. يحتاج البعض إلى مدخلات بشرية لاتخاذ القرارات. تحتاج جميع المؤسسات إلى جميع الأنواع الثلاثة من BPM بكميات مختلفة.

1. وثيقة تتمحور حول BPM

في عملية تتمحور حول المستند ، يتم إنشاء العملية بأكملها مع وجود مستند معين في جوهرها. الهدف من العملية هو إرسال المستند إلى جهات اعتماد متعددة في سير العمل والموافقة عليها. يقلل BPM المرتكز على المستندات من الحاجة إلى إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. يمكنك منع فقدان المستند في محرك المحتوى ، من بين العديد من الملفات الأخرى.

مصدر

مثال على BPM تتمحور حول المستندات

عملية الموافقة على الموازنة تتمحور حول BPM. يملأ البادئ نموذجًا بكل التفاصيل حول طلب الموازنة ويرسله إلى الشخص التالي في سير العمل. بناءً على المبلغ المطلوب ، أو العناصر الموجودة في الميزانية ، أو أي شرط آخر ، يتم تعيين عملية الموافقة للسلطة المعينة في العملية.

2. BPM المتمحور حول الإنسان

في عملية تتمحور حول الإنسان ، يقوم الإنسان بمعظم عمليات رفع الأحمال الثقيلة. يتخذ البشر القرارات لتقرير ما يحدث بعد كل خطوة في العملية. أتمتة الخطوات محدودة هنا.

تم تصميم نظام BPM المرتكز على الإنسان ليكون صديقًا للإنسان. يحتوي على واجهة مرئية لمساعدة الموظفين على فهم العملية وإدارتها بسهولة. يجب أن تولي اهتمامًا إضافيًا للعمليات التي تتمحور حول الإنسان لأنها تؤثر بشكل مباشر على الموظفين والعملاء.

مصدر

مثال على BPM المتمحور حول الإنسان

أفضل مثال على عملية تتمحور حول الإنسان هو عملية التوظيف في شركتك. يدرك قائد الفريق الحاجة إلى موظف إضافي ويطلب واحدًا إلى مديره. يقوم المدير بمراجعة الطلب وإحالته إلى قسم الموارد البشرية. ينشر مسؤول الموارد البشرية الوظيفة الشاغرة ويبدأ في فحص المرشحين ، بناءً على معايير الاختيار المحددة مسبقًا.

3. BPM مركزية التكامل

في عملية تتمحور حول التكامل ، ينصب التركيز على إنشاء تدفق سلس للبيانات بين شبكة أدوات البرامج. يتمحور بشكل أساسي حول تكامل أنظمة البرامج المختلفة. تعني مجموعة الأدوات الآلية والمتكاملة عملًا يدويًا أقل وإنتاجية أعلى.

مصدر

مثال على BPM المتمحور حول التكامل

المثال الأكثر شيوعًا لعملية تتمحور حول التكامل هو النظام المتصل للأدوات الذي يستخدمه التسويق والمبيعات. يحتاج بيع المنتج بشكل فعال إلى قسم تسويق ومبيعات متصل للغاية ومستنير.

تبدأ حملة تسويقية في أداة تسويق ، ويتم تعقب مصدر العملاء المتوقعين في أداة تحليلات ، ويتم تخزينه في CRM مع معلومات مفصلة عن رحلة العميل المتوقع. يستخدم فريق المبيعات هذه المعلومات لجذب العملاء المحتملين وتحويلهم إلى عملاء. العملية تتمحور فقط حول نوع معين. في الواقع ، ينتمي إلى أكثر من نوع.

كيف تختلف BPM عن إدارة المشاريع؟

المشاريع هي أحداث لمرة واحدة. إنهم يركزون على تحقيق أهداف لمرة واحدة. مشروع تطوير التطبيق هو مثال. إنه ينطوي على الكثير من التعاون والقرارات العفوية.

من ناحية أخرى ، فإن هدف BPM هو تحسين العمليات التي تكون نشطة دائمًا وتحدث في المؤسسة. على سبيل المثال ، عملية الموافقة على أمر الشراء. يعرف الموظفون في العملية مسؤولياتهم مسبقًا.

هناك تشابه واحد بين المشاريع والعمليات. كلاهما مقسم إلى مهام فردية. يتم تعيين كل مهمة إلى فرق أو موظفين فرديين. فيما يلي الاختلافات الرئيسية بين المشروع والعملية:

بينما تساعدك المشاريع على تحقيق نتائج معينة ، فإن BPM هي ممارسة على مستوى الشركة تركز على التحسين المستمر للعمليات الحالية التي تحدد جوهر عملك.

المراحل الرئيسية لدورة حياة BPM

كما ذكرنا سابقًا ، يتم إجراء BPM في سلسلة من الخطوات التي تشكل دورة. إليك كيفية عمل دورة حياة BPM.

• تصميم. اختر عملية. صمم إطار عمل تقريبي للعملية وحدد خطوات سير العمل. تعيين أصحاب المصلحة لكل خطوة.
• نموذج. انقل التصميم إلى نظام BPM ونمذجة العملية. يجب أن يعطي صورة واضحة عن كل خطوة وشرط وأصحاب المصلحة.
• نفذ - اعدم. انشر العملية في بيئة وقت التشغيل. تدريب الموظفين على كيفية عمل العملية الجديدة وما هي مسؤولياتهم.
• مراقب. حدد المقاييس الصحيحة لتتبع العملية ومراقبتها. قم بإجراء تحليل شامل على فترات منتظمة.
• تحسين . استخدم الرؤى من التحليل لتحسين أداء العملية. تحسين العملية باستمرار للحصول على أفضل كفاءة.

لماذا يجب أن تفكر في BPM؟

العمليات في كل مكان. تحدث جميع الأنشطة التجارية القياسية في شركتك كعمليات. عندما تبدأ في أخذ العمليات على محمل الجد ، فإنها تصبح أدوات تساعدك على تحقيق أهداف عملك.

تؤثر BPM على فرق وموظفين متعددين بطريقة إيجابية. الفائدة الأساسية هي أن تصبح منظمة فعالة ورشيقة. يحدث العمل بسرعة كبيرة ، مما يؤدي إلى رحلة أسرع نحو تحسين عملك.

على سبيل المثال ، عندما تكون عملية إعداد الموظف فعالة ، فهناك ثلاثة تأثيرات إيجابية على المؤسسة.

• يتضح لقسم الموارد البشرية خطوات الإعداد ، مما يساعدهم على تقديم تجربة أفضل في الإعداد
• الإدارات الأخرى المشاركة في الإعداد (مثل تكنولوجيا المعلومات والتمويل) واضحة في واجباتها مما يجعل عملها أسهل
• الموظف الجديد منبهر بالتحضير ويشعر بالراحة في مكان العمل الجديد ، مما يقلل من وقتهم للتكيف مع فريق جديد

5 فوائد أساسية لـ BPM

هناك فوائد لا حصر لها تنتج من ممارسات BPM الجيدة. فيما يلي خمس فوائد أساسية.

1. كن شركة رشيقة

عندما تتبع المنظمات بدقة العمليات الموثقة ، يكون الجميع واضحًا بشأن أهدافهم. يتم إبلاغ الموظفين بمسؤولياتهم ويعرفون ما يجب القيام به. هذا يثبت الفشل بسرعة ويتعلم ثقافة العمل بسرعة. يمكن للمنظمة التي تتسم بالمرونة تجاه التغييرات أن تمر عبر جميع الأوقات الصعبة بسهولة. تتيح المرونة مساحة للتجارب وتؤدي في النهاية إلى منظمة رشيقة.

2. زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء

نظرًا لأن العمليات يتم التخطيط لها بدقة وإنشاؤها في BPM ، فإن كل مهمة تكون سريعة وخالية من الأخطاء. لا يحتاج الموظفون إلى الاعتماد على رؤسائهم لإخبارهم بما يجب عليهم فعله. تحدد العملية بوضوح مسؤولياتهم مما يزيد من إنتاجية كل موظف مشارك في العملية.

لا تحدث الأخطاء في كثير من الأحيان. حتى لو فعلوا ذلك ، فمن السهل تتبعهم لخطوة معينة في سير العمل. بمجرد إصلاحها ، سيتم اتخاذ تدابير لضمان عدم حدوث نفس الخطأ مرة أخرى.

3. التحكم في الوصول إلى البيانات

أصبح أمن البيانات مصدر قلق أكبر لقادة تكنولوجيا المعلومات. يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى البيانات من مصادر مختلفة لإنجاز العمل. تمنع BPM أيضًا مشكلات الوصول إلى البيانات العرضية. لنفترض أن الموظف يطلب عرضًا معينًا في أداة برمجية.

تكنولوجيا المعلومات هي المسؤولة عن إظهار البيانات فقط التي يمتلك دور وظيفي معين تصريح للوصول إليها وليس أكثر. أثناء تصميم عملية ، تقوم بتحديد تصفية البيانات لكل خطوة ودور وظيفي. تعمل BPM كإجراء أمني لضمان وصول الموظفين إلى ما يحتاجون إليه فقط.

4. التحول الرقمي

يعد التحول الرقمي أحد الأهداف الأساسية لقادة تكنولوجيا المعلومات. يتعلق التحول الرقمي بالاستفادة من التكنولوجيا الرقمية لتعزيز تجارب الموظفين والعملاء. يناسب BPM هذا التعريف تمامًا.

تركز العمليات دائمًا على كل من الموظفين والعملاء. نظرًا لأن هدف BPM هو جعل العمليات فعالة ، فأنت تخضع تلقائيًا للتحول الرقمي. النهج الأكثر تركيزًا للتحول الرقمي هو من خلال منصة BPM بدون رمز. يمكن لمستخدمي الأعمال إنشاء تطبيقات بسيطة تستند إلى سير العمل بأنفسهم بدون مساعدة من قسم تكنولوجيا المعلومات.

5. ضمان الامتثال للاتفاقيات

BPM هو نهج سهل للامتثال لجميع الاتفاقيات. نظرًا لأن BPM تعمل وفقًا للقواعد والشروط ، فإنك تنشئ العملية وفقًا لاتفاقيات السياسة الداخلية والخارجية الخاصة بك. تعمل العملية على هذه القواعد مما يجعل الامتثال أمرًا ضروريًا. مراقبة العملية هي جزء من دورة حياة BPM. يمكنك الاحتفاظ بعلامات تبويب على جميع العمليات وإخطارك إذا كانت هناك أي عناصر في العملية قريبة من انتهاك السياسة.

دليل عملي لبدء استخدام BPM

من الواضح أن BPM تبدأ وفقًا لدورة الحياة المذكورة أعلاه. ولكن إليك طريقة عملية وقابلة للتنفيذ لبدء BPM على مستوى صغير وقياس النتائج.

1. اختر عملية موجودة وقم بتحليلها

اختر إحدى العمليات التجارية المهمة التي كنت تكافح من أجلها. لتجربة أفضل النتائج ، اختر عملية تحدث بكميات كبيرة. بمجرد تحديد العملية ، ابدأ التحليل.

اجمع معلومات مفصلة عن عدد المعاملات ووقت الدورة والوقت المستغرق لإكمال كل خطوة وأنواع الأخطاء الأكثر شيوعًا ومهام الظل ومستويات مهارة الموظفين المشاركين في العملية. بنهاية التحليل ، توصل إلى قائمة بالأشياء التي يجب إصلاحها لتبسيط العملية.

2. حدد أهدافك وأعد تصميم العملية

كقاعدة عامة ، يجب أن تركز جميع العمليات على تحقيق هدف محدد. يجب أن يكون الهدف محددًا بوضوح وقابل للقياس. إنشاء أوضاع القياس عن طريق تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة.

على سبيل المثال ، قد يكون هدفك هو تقديم تجربة أفضل للموظفين. هناك نقاط اتصال متعددة تحدد تجربة الموظف. يبدأ في فحص المرشح ، وعملية الإعداد ، وعملية التدريب ، وطلبات الخدمة ، وأي عملية أخرى خاصة بالقسم. تحتوي كل عملية من هذه العمليات على مؤشرات أداء رئيسية يمكن أن تشير إلى كفاءة العملية.

بمجرد تحديد الأهداف ، اختر أداة BPM مع المجموعة المناسبة من الميزات التي تناسب احتياجاتك. أداة مخصصة لإدارة العمليات تحافظ على جميع العمليات في مكان واحد. بدلاً من تتبعها في أدوات ورسائل بريد إلكتروني متعددة ، يمكنك إجراء تغييرات على العملية وقياس النتائج بسهولة.

الآن أنت تعرف كل من أخطاء وأهداف العملية. سد الفجوة بإعادة تصميم العملية. فيما يلي بعض المؤشرات التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء إعادة تصميم العملية:

• قم بتعيين صاحب مصلحة واحد للعملية بأكملها وأصحاب مصلحة مختلفين لكل خطوة
• قم بإزالة الخطوات التي لا تضيف قيمة إلى العملية
• إذا كانت هناك خطوة لإبلاغ شخص ما فقط ، فقم بإزالة الخطوة وأرسل بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا من أداة BPM لمنع التأخير
• اعرض فقط البيانات الضرورية لخطوة معينة وقم بإخفاء جميع البيانات غير ذات الصلة التي قد تربك الموظفين
• حدد المواقف التي قد تحتاج فيها العملية إلى الابتعاد عن سير العمل المعتاد واتبع الخطوات البديلة
• اجعل العملية مركزية وتأكد من أن جميع المشاركين في العملية يمكنهم العثور على العناصر في العملية بسهولة

3. تنفيذ عملية إعادة التصميم

قبل المضي قدمًا والضغط في عملية جديدة تمامًا ، احصل على موافقة من أصحاب المصلحة والإدارة العليا. تفشل معظم جهود BPM بسبب عدم قبول الموظف. عندما يُطلب من الموظف الانتقال من منطقة الراحة الخاصة به ، يجب أن تمنحه سببًا مقنعًا للقيام بذلك.

اشرح لهم الأخطاء التي سيتم منعها وكيف سيصبح عملهم أسهل. عندما يستثمر أصحاب المصلحة جهودهم في عمليتك الجديدة ، يصبح تنفيذ العملية الجديدة بنجاح أسهل بكثير.

الخطوة التالية هي تنفيذ العملية فعليًا. افعل ذلك بخطوات تقدمية صغيرة يسهل التحكم فيها. انتظر حتى يتكيف الناس مع الأساليب الجديدة. أيضًا ، قم بتعديل العملية الجديدة أثناء التنفيذ إذا لزم الأمر.

4. مراقبة العملية وتحسينها

يتم جعل العملية فعالة من خلال المراقبة المستمرة والتحسين. يجب أن تكون قادرًا على قياس مؤشرات الأداء الرئيسية من أجل مراقبة أداء العملية عن كثب. لا تحتاج العمليات إلى التدقيق النشط ، لكنها تحتاج إلى تحليل شامل على فترات منتظمة.

تحتوي أداة BPM على إمكانيات إعداد التقارير والتحليلات التي تقدم رؤى مفصلة حول كل عملية تقوم بإنشائها في الأداة. تقدم الأداة إخطارات فورية عندما تكون العناصر قريبة من انتهاكات اتفاقية مستوى الخدمة. أهم خطوة هي اتخاذ إجراء وتعديل العملية بناءً على التقارير التي تم إنشاؤها بدلاً من تركها في الزاوية.

افكار اخيرة

BPM أكثر من مجرد ممارسة. إنها ثقافة على مستوى الشركة يتم تطويرها ببطء بمجرد تنفيذها. تبدأ الفرق في اتباع نهج موجه نحو الهدف تجاه أنشطتها. العمليات مهمة للمؤسسة. إنهم يحددون مدى سرعة وسلاسة الوصول إلى أهداف عملك.

ابدأ بعملية واحدة. حاول اتباع نهج BPM قوي لجعله أفضل. بمجرد إعداد ذلك وتشغيله بشكل جيد ، انتقل إلى العملية التالية. استمر في القيام بذلك ، بنهاية سحب جميع العمليات إلى BPM ، فأنت تدير الآن عملاً فعالاً ورشيقاً.

اكتشف برنامج إدارة عمليات الأعمال المناسب لاحتياجاتك اليوم - فقط على G2.