业务流程管理 (BPM) 的 AZ

管理和经营企业并不容易。

这需要大量的经验和不断的照顾。 将您的业务想象为具有多个工作部件的汽车。 这些部分需要协同工作，才能将业务带到您想要的地方。

流程是您业务的引擎。 业务流程管理是您如何有效地管理流程以顺利、快速地实现业务目标。

什么是业务流程管理 (BPM)？

业务流程是一组记录在案的有助于实现结果的活动。 记录的过程包含定义每个阶段的工作流、规则和条件。 它有一个关于如何执行这组活动的详细计划。

业务流程管理是管理组织的所有业务流程的实践，该组织专注于实现其各自的业务目标。 这是一项持续的活动，可识别改进领域并对现有流程进行更改。

3类业务流程管理

BPM 以多种形式工作。 有些过程可以完全自动化。 有些人需要人工输入来做出决定。 所有组织都需要不同数量的所有三种类型的 BPM。

1. 以文档为中心的 BPM

在以文档为中心的流程中，整个流程是以特定文档为核心构建的。 该过程的目标是将文档发送给工作流中的多个审批者并获得批准。 以文档为中心的 BPM 减少了来回通过电子邮件发送文档的需要。 您可以防止丢失内容驱动器中的文档以及许多其他文件。

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以文档为中心的 BPM 示例

预算审批流程是以文档为中心的 BPM。 发起人填写一份包含有关预算请求的所有详细信息的表格，并将其发送给工作流中的下一个人。 根据请求的金额、预算中的项目或任何其他条件，审批流程将分配给流程中的指定机构。

2.以人为中心的BPM

在以人为中心的过程中，大部分繁重的工作都是由人类完成的。 这些决定是由人类做出的，以决定过程中每个步骤之后会发生什么。 步骤的自动化在这里受到限制。

以人为中心的 BPM 系统旨在人性化。 它具有可视化界面，可帮助员工了解流程并轻松管理。 您应该特别注意以人为本的流程，因为它们直接影响员工和客户。

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以人为中心的 BPM 示例

以人为中心的流程的最佳示例是贵公司的招聘流程。 团队负责人意识到需要增加一名员工，并向她的经理请求增加一名员工。 经理审查请求并将其传递给人力资源部门。 人力资源主管根据预定的选择标准发布职位空缺并开始筛选候选人。

3. 以集成为中心的 BPM

在以集成为中心的流程中，重点是在软件工具网络之间创建流畅的数据流。 它主要围绕不同软件系统的集成。 一套自动化和集成的工具意味着更少的手动工作和更高的生产力。

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以集成为中心的 BPM 示例

以集成为中心的流程最常见的例子是营销和销售使用的连接工具系统。 有效地销售产品需要一个高度连接和消息灵通的营销和销售部门。

营销活动在营销工具中开始，潜在客户的来源在分析工具中跟踪，并存储在 CRM 中，其中包含有关潜在客户旅程的详细信息。 销售团队使用这些信息来吸引潜在客户并将其转变为客户。 一个进程只以特定类型为中心。 实际上，它属于不止一种类型。

BPM 与项目管理有何不同？

项目是一次性事件。 他们专注于实现一次性目标。 应用程序开发项目就是一个例子。 它涉及大量的协作和自发的决定。

另一方面，BPM 的目标是改进组织中始终活跃和发生的流程。 例如，采购订单审批流程。 在此过程中的员工提前了解自己的职责。

项目和过程之间有一个相似之处。 两者都分解为单独的任务。 每个任务都分配给团队或个人员工。 以下是项目和流程之间的主要区别：

虽然项目可以帮助您实现特定的结果，但 BPM 是一种全公司范围的实践，专注于持续改进定义业务核心的现有流程。

BPM 生命周期的主要阶段

如前所述，BPM 是按组成循环的一系列步骤完成的。 以下是 BPM 生命周期的工作方式。

• 设计。 选择一个过程。 设计一个粗略的流程框架并定义工作流程的步骤。 为每个步骤分配利益相关者。
• 模型。 将设计转移到 BPM 系统中并对流程进行建模。 它应该清楚地描述每个步骤、条件和利益相关者。
• 执行。 将该流程部署到您的运行时环境中。 培训员工了解新流程的运作方式以及他们的职责。
• 监视器。 确定正确的指标来跟踪和监控流程。 定期进行彻底的分析。
• 优化。 使用分析中的见解来提高流程的性能。 不断优化流程以获得最佳效率。

为什么要考虑 BPM？

流程无处不在。 贵公司的所有标准业务活动都作为流程发生。 当您开始认真对待流程时，它们就会成为帮助您实现业务目标的工具。

BPM 以积极的方式影响多个团队和员工。 潜在的好处是您成为一个高效且敏捷的组织。 工作发生得非常快，从而更快地改善您的业务。

例如，当员工入职流程变得高效时，会对组织产生三个积极影响。

• 人力资源部门明确了入职的步骤，这有助于他们提供更好的入职体验
• 参与入职培训的其他部门（如 IT、财务）明确了他们的职责，使他们的工作更轻松
• 新员工对入职印象深刻，对新工作场所感觉很舒服，这减少了他们适应新团队的时间

BPM 的 5 个主要好处

良好的 BPM 实践可带来无数好处。 这里有五个主要好处。

1. 成为敏捷公司

当组织严格遵循记录的流程时，每个人都清楚自己的目标。 员工被告知他们的责任并知道该做什么。 这可以解决快速失败和快速学习的工作文化。 一个对变化灵活的组织可以轻松度过所有困难时期。 灵活性为实验提供了空间，并最终导致了敏捷组织。

2. 提高生产力并减少错误

由于流程是在 BPM 中精心规划和构建的，因此每项任务都是快速且无错误的。 员工不需要依靠他们的上级来告诉他们该做什么。 该过程清楚地说明了他们的职责，从而提高了参与该过程的每个员工的生产力。

错误不会经常发生。 即使他们这样做了，他们也很容易跟踪到工作流程中的特定步骤。 一旦它们被修复，将采取措施确保不再发生相同的错误。

3. 控制数据可访问性

数据安全正成为 IT 领导者更关心的问题。 员工需要访问不同来源的数据才能完成工作。 BPM 还可以防止意外的数据访问问题。 假设一名员工在软件工具中请求某个视图。

IT 只负责显示特定工作角色有权访问的数据，而不是更多。 在设计流程时，您为每个步骤和工作角色定义数据清除。 BPM 作为一种安全措施，可确保员工仅访问他们需要的内容。

4. 数字化转型

数字化转型是 IT 领导者的主要目标之一。 数字化转型是关于利用数字技术来增强员工和客户的体验。 BPM 完全符合这个定义。

流程始终关注员工和客户。 由于 BPM 的目标是提高流程效率，因此您会自动进行数字化转型。 一种更集中的数字化转型方法是通过无代码 BPM 平台。 业务用户无需 IT 帮助即可自行创建简单的基于工作流的应用程序。

5. 确保遵守协议

BPM 是遵守所有协议的简便方法。 由于 BPM 根据规则和条件工作，因此您可以根据内部和外部政策协议创建流程。 该过程根据这些规则运行，因此合规性成为必要。 流程监控是 BPM 生命周期的一部分。 您可以密切关注所有流程，并在流程中有任何接近违反政策的项目时收到通知。

BPM 入门指南

BPM 显然是根据上面提到的生命周期开始的。 但这是一种实用且可操作的方法，可以在小范围内启动 BPM 并衡量结果。

1. 选择现有流程并对其进行分析

选择一个您一直在努力解决的重要业务流程。 要体验最佳结果，请选择一个大量发生的过程。 选择流程后，开始分析。

收集有关交易数量、周期时间、完成每个步骤所用时间、最常见的错误类型、影子任务以及流程中涉及的员工的技能水平的详细信息。 在分析结束时，列出要修复的事项以简化流程。

2. 确定你的目标并重新设计流程

根据经验，所有流程都应专注于实现特定目标。 目标应该是明确定义和可衡量的。 通过设置适当的 KPI 创建测量模式。

例如，您的目标可能是提供更好的员工体验。 有多个接触点决定了员工体验。 它从候选人筛选、入职流程、培训流程、服务请求和任何其他部门特定流程开始。 这些流程中的每一个都有可以指示流程效率的 KPI。

设定目标后，选择具有适合您需求的一组正确功能的 BPM 工具。 专用流程管理工具将所有流程保存在一个地方。 无需在多个工具和电子邮件中跟踪它们，您可以轻松更改流程并衡量结果。

现在您知道该过程的错误和目标。 通过重新设计流程来弥补差距。 在重新设计流程时，请牢记以下几点：

• 为整个过程指定一个利益相关者，为每个步骤指定不同的利益相关者
• 删除不会为流程增加价值的步骤
• 如果某个步骤仅用于通知某人，请删除该步骤并从 BPM 工具发送一封自动电子邮件以防止延迟
• 仅显示特定步骤所需的数据，并隐藏所有可能使员工感到困惑的不相关数据
• 确定流程可能需要脱离常规工作流程并制定替代步骤的情况
• 集中流程并确保参与流程的每个人都可以轻松找到流程中的项目

3. 实施重新设计的流程

在您继续推进一个全新的流程之前，请先获得利益相关者和高层管理人员的支持。 由于缺乏员工的支持，大多数 BPM 工作都失败了。 当员工需要离开他们的舒适区时，你应该给他们一个令人信服的理由。

向他们解释将要防止哪些错误以及他们的工作将如何变得更容易。 当利益相关者将他们的精力投入到您的新流程中时，成功实施新流程会容易得多。

下一步是实际实施该过程。 以易于控制的小渐进步骤进行。 等到人们调整并适应新方法。 此外，如果需要，在实施过程中调整新流程。

4. 监控和优化流程

通过不断的监控和优化，流程变得高效。 您需要能够衡量 KPI，以便密切关注流程的性能。 流程不需要主动审查，但需要定期进行全面分析。

BPM 工具具有报告和分析功能，可以详细了解您在该工具中构建的每个流程。 当项目接近 SLA 违规时，该工具会立即发出通知。 最重要的一步是根据生成的报告采取行动并修改流程，而不是让他们坐在角落里。

最后的想法

BPM 不仅仅是一种实践。 这是一种公司范围内的文化，一旦实施就会慢慢发展。 团队开始对他们的活动采取以目标为导向的方法。 流程对组织很重要。 它们决定了您实现业务目标的速度和顺利程度。

从一个过程开始。 尝试采用可靠的 BPM 方法使其变得更好。 一旦设置好并运行良好，就进入下一个过程。 继续这样做，在将所有流程引入 BPM 结束时，您现在正在运行一个高效且敏捷的业务。

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